Исследование систем управления. 5

    СОДЕРЖАНИЕ 
 

ВВЕДЕНИЕ 3

1 Исследование систем управления…………………………………………...4

2 Оценка эффективности использования системного подхода в управлении предприятием………………………………………………………………...10

2.1 Системный подход в управлении 10

2.2 Целеполагание в  управлении 15

2.3 Анализ внешней  и внутренней среды  экономического объекта  с учетом его  миссии и цели 19

2.4 Природа и состав  функций менеджмента 25

2.5 Корректирование  организационной  структуры управления 27

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………30 
 
 
 

    ВВЕДЕНИЕ 

    Целью выполнения данной работы является закрепление знаний, которые были получены на практических и лекционных занятиях по дисциплине «исследование систем управления».

    В качестве примера рассмотрим СТО  «Дизель», которая является одной  из ведущих станций Новосибирска по ремонту и техническому обслуживанию, известная многим автовладельцам высоким  уровнем сервисного обслуживания и  профессионализмом своих специалистов .

    Данная  организация находится в городе Новосибирске. Технологический процесс заключается в следующем: в отделе по техническому обслуживанию и ремонту автомобилей, предоставляются такие услуги как монтаж, автомойка, и непосредственно сам ремонт.

    В отделе по ремонту ведется осмотр неисправного автомобиля, дается бесплатная консультация, так же указывается, сколько  времени займет ремонт, на какую  сумму, и выдача гарантии (в зависимости  от услуги). Так же предоставляются  услуги и по замене масла. В отделе по монтажу шин автовладелец пользуется услугами регулировки давления в  болонах, замены шин и дисков и  т.д. На автомойке по желанию клиента  сделают химическую чистку салона автомобиля; мойку корпуса, а так же мытье  двигателя и др. механизмов.

    В отделе электронного оборудования предоставляется  выбор сигнализации или аудиотехники, затем устанавливается с гарантийным  сроком. Автосервис подберет любую  краску на ваш вкус. Перед покраской  автомобиля выполняется шлифовка и  шпаклевка, а затем непосредственная покраска автомобиля. Так же тонизируют стекла любого вида затененности. После  того, как автовладельцы воспользовались  нужными услугами, они оплачивают данную работу.

    Специалисты СТО «Дизель» обслуживают автомобили как импортного, так отечественного производства, а иногородние клиенты  обслуживаются вне очереди.

    В работе рассмотрен системный подход к управлению предприятием. После каждой теоретической части следует практическая часть, в которой излагаются практические подходы к управлению рассматриваемого предприятия.  

1. Исследование  систем управления

    Экономическая  стабильность организации, её выживаемость и эффективность деятельности в  условиях рыночных отношений неразрывно связаны с её непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование  организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней  среде.

    Сегодня достаточно ясно обозначились факторы, определяющие необходимость постоянных внутренних изменений для адаптации  организации к внешней среде. Это:

• рынок сбыта производимой или продаваемой продукции и вида услуг;
• рынок поставщика или потребителя исходных материалов, энергии, товаров и услуг;
• финансовый рынок;
• рынок труда;
• окружающая природная среда.

    Без учета этих факторов невозможно планировать  стратегию развития. Поэтому успех  любого предприятия или организации  и возможность их выживания зависят  от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям.

    Прежде  чем перейти к анализу СТО «Дизель», как некой управляемой системе, имеющей внутреннюю структуру, существующую в независимой от собственников внешней среде, дадим некоторые основные понятия.

    Организация  – это открытая система взаимодействующих  и управляемых частей (подразделений, людей и т.д.), работающая с определённой целью, смыслом, миссией и имеющая  в своём распоряжении ресурсы:

1. финансовые ресурсы;
2. материальные ресурсы (оборудование и т.п.);
3. людские ресурсы;
4. информационные ресурсы;
5. временные ресурсы.

    Любая организация, вне зависимости от её назначения, может быть описана  с помощью ряда параметров, среди  которых главными являются: цели организации, её организационная структура, внешняя  и внутренняя среда, совокупность ресурсов, нормативная и правовая основа, специфика  процессов функционирования, система  социальных и экономических отношений, организационная культура. Каждая организация  имеет свою систему управления, которая  также является предметом исследования.

    Управление  – это процесс распределения  и движения указанных выше видов  ресурсов в организации с заранее  заданной целью по заранее разработанному стратегическому плану с непрерывным  контролем результатов работ.

    Система управления – это совокупность действий, определяющих направление управленческой деятельности. Структурно процесс управление представлен на рисунке 1.1. 

    Система управления должна отвечать современным  рыночным условиям:

• обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро изменять ассортимент изделий (услуг);
• быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершено новых видов контроля, организации и разделения труда;
• учитывать серьёзную конкуренцию на рынке товаров и услуг, в корне изменившую требования к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;
• учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия решений.
• учитывать изменение структуры издержек производства;
• принимать во внимание необходимость учёта неопределённости внешней среды.

    Процесс управления предусматривает согласованные  действия, которые обеспечивают осуществление  общей цели или набора целей, стоящих  перед организацией. Для координации  действий должен существовать специальный  орган, реализующий функцию управление. Поэтому в любой организации  выделяется управляемая и управляемые  части. Схема взаимодействия между  ними показана на рисунке 1.2 .

      Часть деловой  организации, реализующая функции  управления, состоит из: многих взаимодействующих звеньев и представляет собой управляющую систему, обеспечивающую в рамках организации выполнение ряда специфических функций. На сегодня одним из основных принципов построения любых систем является иерархия. В современной теории организации понятие «иерархия» применяется, в основном,  для отражения вертикального подчинения между различными уровнями управление организацией: иерархией властных полномочий, иерархией функций и функциональных обязанностей - соответственно подчинение по службе, функциональное подчинение.

    Современный тип иерархической структуры  управления имеет много разновидностей. Их можно условно разделить на два вида: бюрократической и органические типы структур управления. Приведем краткую  характеристику основных организационных  структур.

    Организационная структура аппарата управления - форма  разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность  создаются для выполнения определенного  набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения  их должностные лица наделяются определенными  правами на распоряжения ресурсами  и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций.

    Схема организационной структуры управления отражает статическое положение  подразделений и должностей и  характер связи между ними.

    Различают связи:

     - линейные (административное подчинение),

     -функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчинения),

     - межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного  и того же уровня). 

    В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов  организационных структур управления:

     - линейная;

     - функциональная;

     - линейно-функциональная;

     - матричная;

     - дивизиональная;

     - множественная.

    В линейной структуре управления каждый руководитель обеспечивает руководство  нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности. Достоинство - простота, экономичность, предельное единоначалие. Основной недостаток - высокие требования к квалификации руководителей. Сейчас практически не используется.

    Функциональная  организационная структура реализует  тесную связь административного  управления с осуществлением функционального  управления (рисунок 1.1).

    Д- директор; ФН - функциональные начальники; И - исполнители

    Рисунок 1.1 Функциональная структура управления

    На  рисунке 1.1 административные связи функциональных начальников с исполнителями (И1 - И4) такие же, как и для исполнителя И5 (они не показаны в целях обеспечения ясности рисунка).

    В этой структуре нарушен принцип  единоначалия и затруднена кооперация. Практически она не используется.

    Линейно-функциональная структура - ступенчатая иерархическая. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают  помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно  не подчинены функциональным руководителям  высших ступеней управления. Она применялась наиболее широко (рисунок 1.2). 

    Д- директор; ФН - функциональный начальники; ФП - функциональные

    подразделения; ОП - подразделения основного производства.

    Рисунок 1.2 Линейно-функциональная структура управления

    Иногда  такую систему называют штабной, так как функциональные руководители соответствующего уровня составляют штаб линейного руководителя (на рисунке 1.2 функциональные начальники составляют штаб директора).

    Дивизиональная (филиальная структура) изображена на рисунек 1.3 Дивизионы (филиалы) выделяются или по области деятельности или географически.

    Рисунок 1.3 Дивизиональная структура управления 

    Матричная структура (рисунки 1.4, 1.5) характерна тем, что исполнитель может иметь двух и более руководителей (один - линейный, другой - руководитель программы или направления). Такая схема давно применялась в управлении НИОКР, а сейчас широко применяется в фирмах, ведущих работу по многим направлениям. Она все более вытесняет из применения линейно-функциональную. 

    Рисунок 1.4 Матричная структура управления, ориентированная на продукт 

    Множественная структура объединяет различные  структуры на разных ступенях управления. Например, филиальная структура управления может применяться для всей фирмы, а в филиалах - линейно-функциональная или матричная. 

    Рисунок 1.5 Матричная структура управления по проектам 

2. Оценка эффективности использования системного подхода в управлении предприятием

1. Системный подход в управлении

    Система – это нечто целое, представляющее собой единство закономерно расположенных и находящихся во взаимной связи частей.

    Система – это совокупность организации, однородных по своим задачам, или  учреждений объеденных в одно целое.

    Система – это техническое устройство, представляющее совокупность взаимосвязанных сооружений, машин, механизмов, служащих одной цели.

    Система – это порядок, обусловленный  планомерным расположением частей в определенной связи, строгой последовательностью  действий, принятый установившейся порядок  чего-либо.

    Система – это некоторая целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад  в характеристику целого.

    Все определения понятия «система», приведенные выше сводятся к одному, что система понимается как совокупность чего-либо, которая образует единство или целое. Если понятия систем рассматривать  с точки зрения объекта исследования, то из всех определений больше всего подходит третье (См. таблицу 2.1), т.е. система – это множество закономерно связанных друг с другом элементов, предметов, явлений и т.д., представляющее собой определенное целостное или единство т.к. организация представляет собой именно такой вид системы. Существует большое разнообразие систем и их классификаций в зависимости от целей исследования. В наиболее общем виде системы можно разделить на материальные (физические) и идеальные (абстрактные). Первая – это суть объекта живой или не живой природы и созданные человеком. Особый класс материальных, созданных человеком образуют социальные системы. Абстрактные системы – продукт человеческого мышления. Они также могут подразделяться на множество различных видов (особые системы – понятия, гипотезы, теории и т.д.).

    Классификация систем, предложенная С. Биром, заключалась  в следующем, он выделил 3 вида систем в зависимости от их склонности: простые, сложные, очень сложные. Так же два вида систем различных по характеру их поведения: детерминированные системы – системы, в которых составные элементы взаимодействуют четко, определенным образом, т.е. известно поведение системы; и вероятные системы – когда поведение системы нельзя точно предугадать. Детерминированные: простые – системы; состоящие из небольшого числа элементов, имеющие ограниченное число внутренних связей и поведение строго определено (оконная задвижка); сложные – системы, состоящие из большего числа элементов и связей между ними, но характеризуется вполне определенным поведением (ЭВМ). Вероятные: простые – системы, состоящие из небольшого числа элементов и внутренних связей, но характеризующиеся неопределенностью в поведении, поддающиеся описанию (контроль качества продукции); сложные – системы, состоящие из небольшого числа элементов и связей между ними, характеризующиеся в высшей степени неопределенностью поведения, предсказать которое можно в общем, виде, не детализируя (прибыль промышленного предприятия); очень сложные – системы, состоящие из большого числа элементов и связей, характеризующиеся высшей степени неопределенностью поведения (экономика, мозг, фирма).

    При более глубоком изучении систем подразделяют на статические и динамические системы. Для статических систем характерно, что их состояние с течением времени  остаётся постоянным. Динамические системы  изменяют, своё состояние во времени. По отношению к внешней среде  системы делятся на: закрытые – которые, практически не взаимодействуют с внешней средой (деревни); открытые – взаимодействуют с внешней средой и адаптируются к ее изменениям. Такие системы можно рассматривать по степени однородности входящих в них элементов: гомогенные - состоящие из однородных элементов обладающих свойством взаимозаменяемости (газы); гетерогенные – состоящие из разнородных элементов, не обладающих свойством взаимозаменяемости (механизмы).

    По  степени организованности системы  делятся на: хорошо организованные – возможность определения элементов системы их взаимосвязи между собой и существуют цели системы; плохо организованные системы – они характеризуются некоторым набором макропараметров и закономерностей, выявленных не на основе исследования всего объекта, а только по представленной выборке компонентов характеризующих объект или процесс в целом. Самоорганизующиеся – (развивающиеся) непредсказуемость поведения, способность адаптироваться к изменяющимся условиям, способность менять структуру, способность противостоять энтропийным тенденциям, способность формировать варианты развития и выбирать лучшее. И одна из последних классификации систем это по характеру взаимодействия с внешней средой: закрытые (замкнутые) – это системы управления с обратной связью или системы управления по отклонениям, при управлении такой системой используется информация о выходе; Незамкнутые – это такие системы, в которых для выработки управляющих воздействий используется информация о выходе; Комбинированные – это такие системы, при которых управляющие воздействия формируется на информации на входе и на выходе.

    Производственный  процесс рассматриваемой организации  состоит в следующем: между клиентом и обслуживающем персоналом проходит общение, в котором он сообщает какие  виды услуг ему необходимы; после  чего его направляют к тому специалисту, который ему необходим; дается консультация о предоставление услуг; гарантия ( в зависимости от услуги); оплата за услуги.

    Данная  система по характеру сложности  относится к сложным вероятностным  системам, так как число элементов  в организации достаточно большое, как и число связей между этими  элементами. Также она является системой открытого типа и гетерогенной системой, то есть взаимодействует с внешней  средой, состоит из разнообразных  элементов и не обладает свойством  взаимозаменяемости.

    Факторы, на которые организация обязана  реагировать, понимается как сложность  внешней среды. В данном случае у  организации сложность внешней  среды не высокая, потому что число  факторов не большое.

    Экономическая система как совокупность, составляющих ее подсистем и элементов, которые  непосредственно образуют эти подсистемы, представлена в виде таблицы (см. таблицу  2.1).

      Неопределенность внешней среды  - не высока, так как станция  имеет всего три фактора, неопределенность  которых высока: поставщики, потребители  и конкуренты. Анализ внешней  среды организации представлен  в виде таблицы (см. таблицу 2.2)

    Таблица 2.1 Экономический объект как система, состоящая из совокупности подсистем и образующих подсистемы элементов

    Таблица 2.2 Анализ внешней среды СТО «Дизель»

    Изменение фактора внешней среды такого как повышение цен на материалы, приведет к тому, что увеличатся затраты на закупку материалов, что  повлечет за собой увеличение оплаты за предоставляемые услуги. Следовательно, будет уменьшен поток потребителей и снижена прибыль организации. Усилия обслуживающего персонала будут  снижены.

    Открытие  рядом со станцией мини-кафе, повлечет за собой увеличение потока потребителей, а так же постоянные клиенты кафе могут заинтересоваться в услугах  станции и стать постоянными  клиентами, что приведет к прибыли  организации. С другой стороны можно  лишиться потока потребителей, так  как другая станция может иметь  наилучшую репутацию в обществе, чем станция «Дизель».

    Изменения фактора внешней среды такого как увеличение заработной платы  обслуживающего персонала может  привести к повышению качества услуг, а следовательно конкурентно  способности организации, т.е. заинтересованность квалифицированных специалистов с  других станций. Но в связи с повышением заработной платы повыситься цены на оказываемые услуги, что повлечет за собой уменьшение потребителей.

    Увольнение  из отдела по окраске автомобилей  квалифицированного специалиста по собственному желанию может привести к сокращению услуг, на время пока не будет найден новый специалист, что повлечет за собой уменьшение потребителей. Но, что бы этого не произошло остальным коллегам по работе придется его заменить, т.е. нагрузка у остального персонала будет  значительно выше, чем была раньше, что приведет к возврату потребителей. Так же у организации есть возможность  найти специалиста с наибольшим опытом, следовательно, увеличение качества услуг.

2.2 Целеполагание в управлении

    Миссия  – понимается как утверждение, раскрывающее смысл существования орган6изации, в котором проявляется отличии  данной организации от ей подобных.

    Значение  соответствующей миссии, которая  формально выражена и эффективно представлена сотрудникам организации, невозможно преувеличить. Выработанные на ее основе цели, служат в качестве критериев для всего последующего процесса принятия управленческих решений. Если руководитель не имеет точного  представления об основной цели собственной  организации, то у них не будет  логической точки отсчета для  выбора наилучшей альтернативы. Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для  определения целей и стратегий  на различных организационных уровнях.