Исследование системы коммуникаций на предприятии

Введение 

     Актуальность  исследования. Коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

     Роль  коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

     Коммуникация  является одним из самых важных факторов интеграции управления (до 80% рабочего времени менеджеров всех уровней расходуется на те или иные виды общения).

     Предметом исследования является система коммуникаций на предприятии.

     Объект  исследования – ООО «Белые горы».

     Цель  курсовой работы – проведение исследования системы коммуникаций предприятия и разработка экономически выгодных мероприятий по их совершенствованию.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Изучить сущность коммуникационного процесса в современном предприятии;
2. Проанализировать систему коммуникаций на основе фирмы «»;
3. Дать предложения и рекомендации по усовершенствованию коммуникационной политики предприятия.

     Теоретическая база исследования: в экономической и управленческой деятельности исследуемая нами проблематика нашла отражение в фундаментальных исследованиях многих отечественных и зарубежных менеджеров и экономистов.

      Одним из первых и одним из наиболее известных авторов, кто серьезным образом рассматривал коммуникацию и коммуникационный процесс на крупных предприятиях, был известный ученый Бернанд.

      Американский  ученый Кастельс в своей работе «Информационная эпоха» акцентировал особое внимание на то, что без коммуникационных процессов невозможно управление, потому, что оно, с одной стороны, опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой стороны – формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление.

      В книге «Концепция менеджмента» исследователь информационных процессов Коротков показывает, что эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях.

      Ученый  Красовский Ю.Д. в «Организационном поведении» выявил, какие функции выполняют коммуникации и какими способами можно сделать коммуникационный процесс более эффективным [11, с. 87]. Его соотечественник Кулицкий С.П. в книге «Основы организации деятельности в сфере управления» раскрывает коммуникационный процесс как один из факторов интеграции управления.

      Автор книги «Менеджмент с точки зрения здравого смысла» А. Трейси акцентирует внимание на коммуникационном процессе как средстве, с помощью которого модифицируется поведение сотрудников фирмы.

      В работе « Теория и методы принятия решений» исследователь Ларичев  О. И. выдвинул интересное предположение, что эффективность процесса зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива.

      Но  несравненным лидером в исследовании коммуникаций остается известный ученый Почепцов Г.Г., который в книгах «Коммуникационные технологии XX», «Теория коммуникации», «Теория и практика коммуникации» раскрывает особенности коммуникационного процесса.

     Эмпирическая  база. Данная курсовая работа будет основываться на конкретных данных, касающихся финансово-экономической работы ООО «Белые горы» (устав, бух. баланс, положение о структуре предприятия и т.д.)  а также на экономической информации из периодических изданий.

     Практическая  значимость работы. Внедрение всего комплекса предложенных мероприятий по совершенствованию системы коммуникаций ООО «Белые горы» позволит предприятию более эффективно управлять деятельностью персонала организации и, следовательно, получить наибольший экономический эффект.

     В курсовой работе  использованы такие  методы исследования, как организационный (сравнительный метод), методы обработки экспериментальных данных, теоретические методы, методы анализа.

     Структура курсовой работы. Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

1. Понятие и сущность коммуникаций в организации

     Коммуникации  – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации [7, с. 124]. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

     Информация  – это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации [3, с. 57].

     В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации.

     В первом случае коммуникация носит межличностный  характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица к другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.

     Коммуникация  и информация различные, но связанные  между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо наличие, как минимум, двух людей.

     Термин  «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию [1, с. 18]. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

     Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение  многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

     Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью [8, с. 113].

     Менеджеры затрачивают на коммуникации 50–90% своего времени. Это может показаться невероятным, но, если учесть, что менеджеру приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационные роли и роли, связанные с принятием решений, а также для выполнения всех управленческих функций, все становится на свои места. Именно потому, что коммуникации являются неотъемлемой частью всех основных видов деятельности менеджера, их называют связующим процессом. Следовательно, эффективные коммуникации просто необходимы для успеха, как отдельного работника, так и организации в целом.

     Однако, хотя важнейшая роль коммуникаций в  успехе организаций признается всеми, опросы показывают, что, по мнению 73% американских, 63% английских и 85% японских менеджеров, именно неэффективные коммуникации сегодня становятся основным барьером на пути достижения организационных целей [17, с. 32]. Еще один опрос почти 250 тысяч работников из двух тысяч компаний выявил, что коммуникации – одна из серьезнейших проблем организаций. Разобравшись в сути коммуникаций на личностном и организационном уровнях, можно научиться снижать вероятность неэффективного общения и стать более эффективным менеджером. Эффективный менеджер – это менеджер, который эффективен именно в сфере коммуникаций. Такой управленец знаком с природой коммуникационного процесса, обладает отличными навыками устного и письменного общения и понимает, как на качество коммуникаций влияет среда.

     В ходе обмена информацией активную роль играют обе стороны. Например, если вы, будучи менеджером, рассказываете подчиненному об изменении его рабочего задания, то это лишь начало процесса обмена. Чтобы коммуникации были эффективными, ваш собеседник должен продемонстрировать, что понял свою задачу и то, каких результатов вы от него ожидаете. Коммуникации эффективны только при условии, что одна сторона предлагает информацию, а другая её верно воспринимает, а для этого к данному процессу необходимо относиться с огромным вниманием [4, с. 150].

     Таким образом, коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Коммуникации являются неотъемлемой частью всех основных видов деятельности менеджера. Субъектами коммуникаций могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. 

     1.2. Сущность и основные элементы коммуникационного процесса 

     Коммуникационный  процесс – обмен информацией между двумя или более людьми.

     Основная  цель коммуникации – достичь понимания обмениваемой информации, т.е. сообщения. Но сам по себе факт обмена информацией еще не гарантирует, что процесс был успешным. Конечно, доводилось сталкиваться с примерами неэффективных коммуникаций с друзьями, родственниками или коллегами. Чтобы лучше понять суть этого процесса и то, чем определяется его эффективность, необходимо иметь представление о том, из каких этапов он состоит.

     Процесс коммуникации включает четыре базовых  элемента:

     1) Отправитель – лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи.

     2) Сообщение – собственно информация, закодированная в символы.

     3) Канал – средство передачи информации.

     4) Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует [5, с. 12].

     В ходе коммуникации отправитель и  получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную идею. Это трудно, поскольку на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью утрачен. Эти этапы следующие:

1. Генерирование идеи
2. Кодирование и выбор канала
3. Передача
4. Декодирование

     Генерирование идеи предполагает следующее: коммуникации начинаются с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую важную идею или сообщение надо донести. К сожалению, многие такие попытки дают сбой уже на первом этапе, поскольку отправитель не уделяет достаточного времени обдумыванию идеи. Важно помнить, что на этом этапе идея еще не воплощена в словах или в другой форме, в которой она будет передаваться. Отправитель только решил, какую именно концепцию он хочет донести. Чтобы сделать это эффективно, надо учесть множество факторов. Например, менеджер, желающий сообщить людям о результатах оценки их деятельности, должен четко понимать, что ему необходимо донести до подчиненных конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о способах улучшения результатов. Его сообщение не должно состоять из смутных похвал общего характера или критики.

     Этап  кодирования и выбора канала заключается в том, что прежде, чем передать идею, отправитель должен закодировать ее в определенные символы: слова, интонацию и жесты (язык тела). Именно такое кодирование превращает идею в сообщение.

     Он  должен также выбрать канал, совместимый  с типом символов, использованных для кодирования. Самыми известными из них являются устная речь, письмо и электронные средства: компьютеры, электронная почта, видеозаписи и видеоконференции. Если канал не подходит для физической формы выбранных символов, передача невозможна.

     Если  канал не слишком соответствует идее, выработанной на первом этапе, эффективность коммуникации также снизится. Например, менеджер, желающий поговорить с подчиненным о недозволенности серьезных нарушений им мер безопасности, конечно, может сделать это в ходе непринужденной беседы за чашкой кофе или направить ему неофициальную записку [5, с. 19]. Но по этим каналам вряд ли можно донести идею, насколько серьезна данная проблема.

     Выбор средства передачи сообщения не должен ограничиваться выбором одного канала. Часто бывает желательно использовать комбинацию двух или более средств коммуникации. Это усложняет процесс, поскольку отправителю надо установить последовательность использования этих средств и определить, какое время будет их разделять. Однако исследования показывают, что одновременное использование устных и письменных средств коммуникации, как правило, эффективнее, чем, использование одного из этих средств.

     На  этапе передачи отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или ряда идей). Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие ошибочно принимают за процесс коммуникаций как таковой. Но ясно, что передача является лишь одним из важных этапов, через которые необходимо пройти одному человеку, чтобы донести идею до другого.

     Последний этап – этап декодирования. Получив сообщение, получатель декодирует его. Декодирование – это процесс перевода символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет, что имел в виду отправитель, формулируя идею. Если реакции на идею не требуется, процесс коммуникации на этом можно считать завершенным [5, с. 24].

     Но  по ряду причин, о которых мы поговорим  далее, получатель может придать  сообщению не такой смысл, какой  вкладывал в него отправитель. В менеджменте процесс коммуникации можно считать эффективным, если получатель подтвердил, что идея им понята правильно, реальными действиями, которых ожидал от него отправитель.

     Важную  роль играет обратная связь. Обеспечивая обратную связь, отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Получатель становится отправителем – он проходит через все этапы процесса коммуникации и доносит свою реакцию до отправителя, который в данном случае играет роль получателя.

     Эффективные коммуникации должны быть двусторонними: обратная связь необходима, чтобы определить, насколько сообщение было воспринято и понято [18, с. 75] Менеджер не может полагаться на то, что все сказанное или написанное им будет понято точно так, как он хотел. Менеджер, основывающийся на таком ошибочном предположении, изолирует себя от реальности. Не наладив обратной связи с получателем информации, он резко ограничивает эффективность своей управленческой деятельности.

     Таким образом, коммуникационный процесс – обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. 
 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ  КОММУНИКАЦИЙ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «БЕЛЫЕ ГОРЫ»

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия 

          Общество с ограниченной ответственностью «Белые горы» было образовано в июле 1995 года.

      Общество  является юридическим лицом и  строит свою деятельность на основании  Устава и действующего законодательства Российской Федерации. В состав Общества вошли шесть учреждений, все из которых являются юридическими лицами.

      В течение 1998 года (вторая половина) происходил монтаж автоматической линии по раздуву  преформ на полтора литра и  розливу минеральной воды в них.

      До  этого времени основной деятельностью  предприятия ООО «Белые горы»  являлась добыча и реализация экологически чистой минеральной воды путем самовывоза в цистернах машин в торговые точки г.Белгорода.

      В феврале 1999 года была налажена и запущена в производство техническая линия по автоматическому розливу минеральной воды и прохладительных безалкогольных напитков. К концу 2000 года на предприятии производилось уже пять наименований напитков, а к концу 2002 года их количество составило семнадцать видов.

      В 2000 году также был налажен розлив минеральной воды в пятилитровые бутыли ручным способом, в связи с тем, что данный вид продукции начал пользоваться спросом на рынке сбыта.

      ООО «Белые горы» находится вблизи областного центра г. Белгорода, что является довольно благоприятным моментом для завоевания рынков сбыта и реализации своей продукции (большие возможности потенциального спроса, установление деловых связей с партнерами, а также меньшие затраты на расходы по доставке продукции к покупателю).

      Основной  целью ООО «Белые горы» является получение прибыли на основе предпринимательской деятельности. Основным видом деятельности общества с ограниченной ответственностью является производство и сбыт минеральной воды, тонизирующих и безалкогольных напитков на ее основе.

      Свою  продукцию предприятие реализует  в Белгородской и, частично, Воронежской  областях через многочисленных оптовых  покупателей, которые сотрудничают с предприятием в течение нескольких лет, т.е. можно сказать, что система  сбыта у предприятия сложившаяся.

      Позиция ООО «Белые горы» занимает существенное место на российском рынке по производству минеральной воды, имеет приемлемые цены для потребителей, сохраняя при этом высокое качество продукции, имеет постоянных потребителей, ежегодно повышает объемы продаж и выпуск продукции, модернизирует оборудование и повышает квалификацию своих сотрудников.

     Организационная структура ООО «Белые горы» представлена в приложении 4. Она состоит из девяти подразделений, в которых работают в общей сложности 334 человека.

     Структура завода включает:

1. Орган управления, который состоит из Правления, осуществляющего контроль, стратегическое планирование и управление, и дирекции, занимающейся оперативным управлением заводом.

2. Планово-экономический отдел, совмещённый с бухгалтерией, который занимается экономическими расчётами и планированием, а так же бухгалтерской деятельностью.

3. Производственный отдел, выполняющий добычу минеральной воды, её механическую очистку и разлив в фирменную тару.

4. Отдел сбыта и поставок, отвечающий за сбыт произведенной продукции, и осуществление её поставок заказчикам.

     Предприятие имеет отдел сбыта, что является правильным и эффективным решением руководства, т.к. отдел сбыта имеет следующие функции, которые имеют большое значение:

1. Изучение перспективного и текущего спроса на продукцию предприятия и требований к ее качеству, организация рекламы продукции.

2. Участие  в планировании ассортимента  выпускаемой предприятием продукции.

3. Оформление  договоров на сбыт готовой  продукции.

4. Разработка планов реализации готовой продукции, графиков ее отгрузки потребителям в соответствии с заключенными договорами.

5. Организация  приема, хранения, комплектации, консервации  и упаковки готовой продукции.

6. Организация  отгрузки готовой продукции, оформление отгрузочной документации, контроль и учет выполнения планов реализации готовой продукции.

7. Организация  работы складов готовой продукции  и подразделений предприятия,  производящих тару, рационализация  и автоматизация транспортно-складских  операций.

8. Участие в разработке нормативов запасов готовой продукции, контроль за их соблюдением.

9. Составление  отчетности по изготовлению и  поставкам 

     В Белгородской области у предприятия ООО «Белые горы» существует несколько конкурентов ( см. таблица 2).                                            

Таблица 2

Конкуренты ООО «Белые горы»

     По  данным таблицы можно сделать  следующие выводы: в Белгородской области есть несколько предприятий, которые занимаются реализацией минеральной воды и безалкогольных напитков на ее основе. Среди крупнейших конкурентов ООО «Белые горы», производящих минеральную воду и напитки на ее основе являются: ООО «Прайм», ООО «Святые источники»; по производству минеральной воды – «Благодатный источник», «Красиво». Лидирующее положение среди них за период 2008-2010 гг. на рынке занимает предприятие ООО «Белые горы» и имеет постоянную долю рынка 45 процентов.

     Второе  место по доли занимаемой на рынке  ООО «Святые источники» - 35 процентов  и третье место ООО «Прайм» - 20 процентов.

     Таким образом, ООО «Белые горы» является конкурентоспособным и занимает значительную долю рынка по производству минеральной воды и напитков на ее основе, за счет высокого качества своей продукции, то есть высокого качество сырья и комплектующих на основе, которых была изготовлена продукция, а также внедрения новейших линий по производству минеральной воды от итальяно – французских производителей.

          Основные экономические показатели  деятельности ООО «Белые горы»  приведены в таблице 3.

Таблица 3

Основные  экономические показатели ООО «Белые горы»