Источники информации

 

Федеральное агентство по образованию РФ

Государственное образовательное учреждение  
высшего профессионального образования  
«Красноярский государственный торгово-экономический институт»

 

Кафедра менеджмента

 

РЕФЕРАТ

 

по курсу  «Контроллинг в организации»

 

на  тему: «Источники информации»

 

 

 

 

 

ВЫПОЛНИЛИ:	РУКОВОДИТЕЛЬ:
студентки 5 курса	К.э.н., доцент
специальности 080507.65	Здрестова-Захаренкова С.В.
очной формы обучения
группы ЭМ-07-4
Барановская У.С Гультяева Т.П.

 

 

 

 

Красноярск 2011г.

 

 

Содержание

Ведение 2

1. Основные определения и понятия источников информации. 4

2. Общая характеристика и сущность информационных источников организации. 7

3. Классификация источников информации по основным признакам 12

4. Применение в источников информации в  реальной  «жизни ». 16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 21

Библиографический список. 23

 

 

 

 

 

 

 

 

Ведение

 

По мере своего создания экономика  информационного общества начинает использовать не два, а четыре основных ресурса: труд, капитал, индивидуальную, групповую и региональную свободу, а также релевантную информацию (постоянно обновляемые теоретические  знания и различного рода сведения, в том числе практические навыки людей). Первые два из них служат факторами производства, последние  два – необходимыми условиями  их эффективного использования. В такой  экономике имеет место систематическое  увеличение потенциального выпуска, за счет постоянного обновления технологической  базы производства, прежде всего путем  применения новых информационно-коммуникативных  технологий.

Совокупный спрос сдвигается в  сторону информационных потребностей, которые все более и более  индивидуализируются.

Совокупное предложение сдвигается в сторону увеличения производства информационных товаров и услуг. Появляются новые продукты и новые  услуги, новые отрасли, новые специальности  и новые рабочие места. В результате создание, распространение, обновление и применение информации происходит опережающими темпами (по сравнению  с использованием любых других ресурсов).

В результате усложнения общественного  поведения увеличиваются информационные потребности людей. Информация превращается в массовый продукт. Растущую потребность  в информации начинают испытывать не только руководители, но и миллионы граждан. Это связано с децентрализацией (повышением степени свободы индивидуумов, социальных групп и регионов) современного общества, когда важнейшие решения  о своем поведении индивидуумы  и организации принимают самостоятельно, независимо от центральной власти.

Информация становится не просто сообщением, имеющим конкретное содержание, а  экономической категорией. Она получает рыночную оценку и перестает быть бесплатным товаром. На ее основе функционирует и труд, и капитал. Возникает информационный рынок, где информация продается и покупается, а операции с информацией приносят прибыли и убытки. Расширяются инвестиции в информацию с целью получения новой информации, создания различного рода инноваций для извлечения дополнительной прибыли, а также для воздействия на поведение людей.

Сегодня знаменитое выражение Френсиса Бэкона “знание - сила”, как никогда  прежде, приобретает конкретный смысл. Информация становится в современном  обществе важнейшим фактором экономического роста.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Основные определения и понятия источников информации.

 

Термин «информация» — один из самых популярных в нашем лексиконе. Очевидно, что любая деятельность человека основывается на информации.

Информация – это сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают  имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке  в виде знаков, в том числе и  записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем  передачи людьми устным, письменным или  другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.).

Информация, являясь отражением материальной сущности, служит способом описания взаимодействия между источником информации и получателем. Одно и то же сообщение одному получателю может дать много информации, а  другому - мало или ничего. То есть «информировать»  в терминах теории информации означает сообщать ранее неизвестное. Так  как информацию можно хранить, преобразовывать  и передавать, должны быть ее носители, передатчики, каналы связи и приемники. Эта среда объединяет источники  информации и ее получателей в  информационную систему. Активными  участниками информационного обмена необязательно должны быть люди: обмен  информацией происходит также в  животном и растительном мире, но когда  речь идет о человеке как об участнике  информационного процесса, то имеется  в виду смысловая или семантическая информация.

Когда говорят об информации, то упоминают  ряд ее свойств, от которых непосредственно  зависит эффективность принимаемых  решений.

Информация достоверна, если она  не искажает истинного положения  дел. Информация адекватна, если с помощью  полученной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ  определенного уровня соответствия. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Информация выражена кратко и четко, если она не содержит в себе ненужных сведений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена. Информация своевременна (оперативность информации), если она не потеряла актуальность и несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

Кроме этих свойств информации можно  оценить ее ценность — меру расширения совокупности сведений, которыми располагает  потребитель информации при ее получении  и интерпретации, степень снижения состояния неопределенности.

Информационные  потоки — это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Поэтому мы не рассматриваем преобразование информации (например, бухгалтерскую проводку) в качестве информационных потоков в системе контроллинга.

 Цель работы с  информационными потоками — оптимизация  работы предприятия. Существует  множество методов достижения этой цели.

Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

• своевременность, т.е. информация по затратам,  выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;
• достоверность (чтобы не тратить дополнительные усилия и время на проверку информации);
• релевантность (существенность), т.е. информация должна помогать принимать решения;
• полезность (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);
• полнота, т.е. не должно быть упущений;
• понятность, т.е. информация не должна требовать значительных усилий для "расшифровки";
• регулярность поступления.

Чтобы обеспечить выполнение этих требований к информации, сотрудники, работающие в системе контроллинга, вынуждены разбираться с информационными потоками.

Не секрет, что информационные потоки, когда ими не занимаются специально, далеки от совершенства: может происходить дублирование информации; она может не доходить до адресата; после получения информации могут потребоваться уточнения. Отсюда вытекает необходимость совершенствования системы информационных потоков, изменения алгоритмов прохождения документов, автоматизации передачи информации. Как это касается системы контроллинга?

Во-первых, система сбора  контроллинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков. Например, если необходимо собирать данные по затратам цехов еженедельно (а затем и ежедневно), но согласно заведенному порядку заборные карты по материалам попадают к экономисту раз в месяц, то скорее всего задача не будет решена. Таким образом, службе контроллинга не удастся построить свою подсистему сбора информации без учета работы остальных информационных потоков на предприятии.

Во-вторых, часто сама общая  система информационных подтоков не выдерживает критики: документы проходят слишком медленно (например, чтобы получить данные, визу, необходимо идти в соседний отдел); никто не отвечает за документ в целом, каждый отвечает только за часть документа. В таком случае не имеет смысла встраивать подсистему контроллинга, которая должна работать хорошо, в систему, которая работает плохо (тогда и система контроллинга будет работать плохо, поскольку она опирается на информацию  из  общей системы). Кроме того, разобравшись в системе информационных потоков предприятия, можно обнаружить множество "узких мест", лишних звеньев, которые можно устранить (для этого контроллеры на предприятиях будут иметь достаточные полномочия).

Для бизнеса роль информации и в  качестве товара, и в качестве ресурса  становится все более важной. Прогресс в коммуникационной сфере увеличивает  объем доступной информации и  в то же время существенно усложняет  процесс управления этой информацией.

2. Общая характеристика и сущность информационных источников организации.

 

О том, что «информация является критическим ресурсом, который, если хорошо им распорядиться, может принести большое конкурентное преимущество», каждый из нас неоднократно слышал или читал. Более того, информация стала стратегическим ресурсом, сегодня  ее ставят в один ряд с фундаментальными понятиями мироздания - веществом  и энергией.

Любая организация существует в  некоторой внешней среде. Эта  же организация порождает свою внутреннюю среду. В соответствии с источником возникновения информации по отношению  к организации имеется внутренняя и внешняя информация, составляющая в целом информационные ресурсы  этой организации.

Рассмотрим более подробно, что  может представлять собой внешняя  информация по целевому назначению.

1. Рыночная информация.

Обширнейшая составляющая внешней  информации, объединяющая очень разнообразные  сведения, от очень «узкоспециализированных» (примером могут служить аналитические  сведения о структуре магазинов  в узком сегменте розничного рынка) до весьма общих, касающихся, например, мнений аналитиков о мировых рыночных тенденциях какого-либо товара. Рыночная информация влияет на маркетинговую  деятельность фирм и разработку новых  товаров и услуг. Следует отметить, что рыночная информация является товаром  для огромного количества экономических  субъектов – специализирующихся на рыночных исследованиях компаний, рекламных агентств, банков и т.д.

2. Информация о конкурентах. 

Представляет собой одну из составляющих рыночной информации, но настолько  важную, что обычно рассматривается  особо. Эта информация может касаться используемых конкурентами производственных технологий, маркетинговой политики, специалистов, поставщиков сырья  и т.п. [1,102]

3. Макроэкономическая и геополитическая  информация (эта информация может  требоваться фирмам для долгосрочного  стратегического планирования).

4. Информация о поставщиках:  издержки, надежность, качество и  время доставки.

5. Внешняя финансовая информация: валютные курсы, динамика курсов  акций, движение на рынке капитала  и т.д.

6. Информация из государственных  органов и органов управления: законы, постановления, сообщения  налоговых органов и пр. (такая  информация необходима предприятиям  для того, чтобы соблюдать правовые  нормы, а также определять эффективные  с точки зрения минимизации  налоговых выплат способы ведения  бизнеса).

Внутренняя деловая среда формируется  совокупностью структурных подразделений  предприятия с работающими там  людьми, а также технологическими, социальными, экономическими и другими  отношениями между ними. Они порождают  плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информацию.

В отличие от внешней информации информация внутренней среды, как правило, точная и достаточно полно отражает финансово-хозяйственное состояние  предприятия. Обработка внутренней информации обычно осуществляется с  помощью стандартных формализованных  процедур. Эта информация передается и используется в рамках следующих  систем:

- транзакционных, предназначенных  для операционной работы;

- внутрифирменного электронного  документооборота;

- электронных хранилищ информации  и документов;

- бумажного документооборота и  документов на бумажных носителях.

По целевому назначению внутренняя информация может быть разделена  на следующие категории.

1. Информация о производстве  и сбыте: издержки, производительность  труда, качество продукции, отходы  производства, поставки, методы и  каналы сбыта и т.д.

2. Информация о трудовых ресурсах: уровень квалификации и обучение  персонала, расходы на кадровое  обеспечение, моральное состояние  сотрудников.

3. Внутренняя финансовая информация: финансовые показатели работы  фирмы по данным бухгалтерских  балансов и другой отчетности.

Бизнес-информация может быть получена через официальные (при помощи специализированных поставщиков информации) и неофициальные  информационные каналы; характер способа  получения бизнес-информации может  быть как активным (в этом случае речь идет о поиске источников информации), так и пассивным (здесь подразумевается  анализ информации из уже известных  источников). Для практических целей  обычно используют различные комбинации источников и способов получения  информации (см. табл. 1).

 

Таблица 1. Источники бизнес-информации в зависимости от канала и характера  способа ее получения

 

 

Количество внешних источников информации растет невероятными темпами. Развитие информационных технологий увеличивает  как число, так и качество баз  данных на CD-ROM и в режиме он-лайн. Всемирная компьютерная сеть – Интернет, - предлагает астрономическое количество информационных сайтов и средств  обмена информацией по всему миру. В процессе информационного поиска все больше фирм ориентируются на использование средств поиска в  режиме он-лайн, таких, как поисковые  системы в Интернете.

В качестве примеров источников получения  внешней информации приведем ряд  Интернет-источников.

1. Через сервер Ресурсного центра малого предпринимательства - самостоятельной некоммерческой организации, занимающейся проведением исследований и сбором информации в области малого предпринимательства, – доступны следующие базы данных и материалы:

• контактная информация и функции структур поддержки малого предпринимательства в России, а также описание их информационных ресурсов;
• статистические показатели по малому предпринимательству, по всем экономическим районам и регионам;
• федеральное и региональное законодательство в сфере малого предпринимательства;
• федеральные и региональные источники информации по малому предпринимательству (базы данных, информация в Internet, пресса, программы обучения);
• результаты проведенных исследований по вопросам малого предпринимательства.

2. SIORA – сервисная бизнес-сеть, предлагающая широкий спектр услуг для поддержки предпринимательства, организации и развития малого и среднего бизнеса, среди которых:

• информация;
• электронный аккредитив;
• стратегический консалтинг;
• коммерческий арбитраж;
• бизнес-планирование; и т.д.

3. Информационно-сервисный портал "Оборудование для малого и среднего бизнеса", предоставляющий информацию об оборудовании, производимом и поставляемом в России (торговом, холодильном, медицинском, полиграфическом, деревообрабатывающем, сварочном, упаковочном, пищевом, складском, строительном, выставочном оборудование и оборудовании для автосервиса). Здесь также можно найти информацию о выставках, организовать тендер. Проект разработан Агентством развития бизнеса в рамках проекта СИОРА.

4. Российское агентство поддержки малого и среднего бизнеса, являющееся в настоящее время координатором сети региональных агентств, которая по существу представляет собой единую территориально распределенную консалтинговую структуру, призванную служить каналом получения и распространения деловой информации для малых и средних предприятий.

5. Официальный сайт Общероссийского объединения Российская ассоциация развития малого предпринимательства.

6. Официальный портал поддержки малого предпринимательства Москвы «Малый бизнес Москвы», объединяющий ресурсы Системы информационного обеспечения малого предпринимательства Москвы и в полной мере соответствующий информационным потребностям предпринимателей города. Целевое назначение данного портала – предоставить предпринимателям по возможности исчерпывающую информацию об организации и ведении собственного бизнеса в Москве, начиная от общих законодательных норм и заканчивая конкретными рекомендациями и советами, касающимися повседневной предпринимательской практики.

Подводя итоги сказанному выше, еще  раз подчеркнем, что информация является одним из основных ресурсов экономического роста предприятия, поскольку именно она позволяет:

• определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;
• осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;
• принимать обоснованные и своевременные управленческие решения;
• координировать деятельность как отдельных сотрудников, так и подразделений, направляя их усилия на достижение общих поставленных целей.

Поэтому на любом предприятии организуется и систематически ведется работа в следующих основных направлениях:

• выявление проблем и определение информационных потребностей;
• отбор источников информации;
• сбор информации;
• обработка информации и оценка ее полноты и значимости;
• анализ информации и выявление тенденций в избранных сферах;
• разработка прогнозов и альтернатив поведения предприятия;
• оценка альтернатив различных действий, выбор стратегии и принятие управляющих решений для реализации стратегических планов.

3. Классификация источников информации по основным признакам

Взаимосвязь материального и информационного потоков является очевидной, однако соответствие одного потока другому является условной. Собственно говоря, содержание материального потока, как правило, отображают данные информационного потока, но повременным параметрам они могут не совпадать. На практике в экономических системах материальные и информационные потоки нередко опережают или опаздывают друг относительно друга.

 

 

Табл. 2 Классификация источников информации

 

Классификационные признаки	Вид информации
Уровень часовой временной синхронизации	Опережающие Отстающие Синхронные
Направление движения	Встречные Однонаправленные Обратнонаправленые Разнонаправленные
Вид объединяемых потоком систем	Горизонтальный Вертикальный
Место прохождения	Внешние Наружный
Направление движения по отношению к  экономической экономичный системе	Внутренние Входящие Исходящие
Вид носителей информации	Бумажные Магнитные Электронные и др
Источник исток, родник формирования	Директивные (управленческие) Нормативно справочные Мониторинговые Учетно-аналитические Вспомогательные
Уровень открытости	Открытые Закрытые (конфиденциальные) Обычные Заказные
Наполняемость и важность	Элементарные Комплексные Ключевые Базисные
Способ передачи передача	Курьерские, почтовые Телефонные, телеграфные Телетайпные Радиотелекоммуникационные|телекоммуникационый,телекоммуникационный| Электронные, факсимильные

 

Векторная направленность материальных и информационных потоков также  имеет специфическую особенность, которая заключается в том, что  они могут быть как однонаправленные, так и разнонаправленные:

- опережающий информационный поток,  который двигается навстречу,  например, материальному потоку  содержит, как правило, сведения о заказе;

- опережающий информационный поток  в прямом направлении -это предварительные  сообщения о будущем прибытии  груза;

- одновременно и однонаправлено  с материальным потоком идет  информация о количественных  и качественных параметрах материального  потока (это синхронные потоки);

- вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах принятия груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Характеризуя связь направления  движения информационных потоков с  материальными и финансовыми, следует  указать на двойственность этих потоков.

Направленность информационного  потока совпадает с направлением движения материального потока, если информация о нем предоставлена  раньше времени или синхронно. Вместе с тем направленность информационного  потока может быть как встречной, так и обратной по отношению к  другим потокам. Встречный характер потока касается, прежде всего движения встречного финансового потока, который  обслуживает входящий или исходящий  материалопоток. Обратная направленность информационных потоков проявляется  при проведении мониторинга выполнения хозяйственных операций как внутри экономической системы, так и  вне нее.

К элементам информационных потоков  относятся:

-  телефонограммы и факсы;

-  накладные, поступающие с товаром;

- информация о поступлении и размещении грузов на складе;

- данные о транспортных тарифах и типах транспорта;

-  изменения в состоянии запасов;

- нармативно-справочная производственная информация;

- текущие сведения о производственных мощностях;

- данные о финансовых потоках и т.д.

Для обеспечения адекватного формирования информационных потоков необходимо соблюдать следующие принципы:

- данные должны собираться максимально близко к тому месту производственно- сбытовой деятельности, где происходят события, являющиеся их источником;

- данные должна быть представлены  в виде, пригодном для их преобразования  и сопоставления.

Измеряется информационный поток  количеством обработанной или переданной информации за единицу времени. Информационный поток основывается на перемещении  бумажных или электронных документов. В зависимости от этого, он может  измеряться

-  количеством обработанных  и переданных единиц бумажных  документов;

- или суммарным количеством  документострок в этих документах;

- или количеством информации (бит), которая содержится в том или  другом сообщении.

 

 

 

 

 

4. Применение в источников информации в  реальной  «жизни ».

 

Управление предприятием связано  с решением противоречивых и многоплановых  задач. К их числу относятся получение  прибыли, рост объема продаж, увеличение доли рынка, привлечение и удержание  специалистов, техническое перевооружение, формирование и обновление ассортимента. Все эти задачи приходится решать, не имея достаточно времени для сбора, анализа и обработки информации.

Взаимодействие предприятия и  информационной системы

Исполнение требований, предъявляемых  к информационным системам, еще не гарантирует, что она приживется на предприятии. Для этого информационная система должна вписаться в:

организационную структуру;

корпоративную культуру;

процесс формирования решений;

контекст.

Средством для формальных потоков  может быть электронный документооборот, а для неформальных — электронные  конференции, круглые столы, электронная  почта. Электронный документооборот, в отличие от бумажного, является более быстрым и позволяет  обеспечить одновременную работу нескольких специалистов над одним и тем  же документом.

Рис. 1. Информационные потоки

Электронные конференции и дискуссии  дают возможность сотрудникам свободно и в удобное для них время  обсуждать важные для предприятия  или подразделения проблемы.

Предприятие, в зависимости от своего сегмента рынка, может использовать организационную структуру, приближенную как к вертикальной, так и к  органической.

Информационная система, не соответствующая  организационной структуре предприятия, скорее всего, будет им отторгнута. Так, работа на сложном турбулентном рынке требует использования  горизонтальных связей. При их помощи предприятие может обработать большие  объемы динамично меняющейся информации и минимизировать упущенную выгоду. Информационная же система, предполагающая перенесение акцентов на формальный документооборот вдоль исполнительной вертикали, в случае своего внедрения  сделает ненужным использование  горизонтальных связей.