История развития секретарской службы

      Курсовая  работа

      по  дисциплине: «»

      на  тему: «История развития секретарской службы» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание

      Стр.

Введение           3

1. История развития секретарской службы     4

   1.1. Этапы развития секретарской службы при Петре І   4

   1.2. Этапы развития секретарской службы при Екатерине ІІ  5

   1.3. Значение секретаря в начале XIX века     8

   1.4. Октябрьский переворот 1917 года      9

   1.5. Статусы секретарей        11

2. Роль секретаря в структуре документационного обеспечения

    управления. Категории секретарей      13

Заключение          19

Список использованных источников      20  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      Профессия секретаря очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур.

        Можно без преувеличения сказать,  что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

        По сути дела, секретарь является  координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.

        Секретарская работа требует  умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как: работа с документами, со средствами связи и посетителями; подготовка и проведение совещаний.

        Цель данной работы раскрыть  тему, история развития секретарской  службы.

        Для достижения поставленной  цели, необходимо решить ряд задач: 

• рассмотреть историю развития секретарской службы в России;
• рассмотреть роль секретаря в структуре управления организацией;
• рассмотреть функции секретаря по документационному обслуживанию организации.

1. История развития  секретарской службы

1.1. Этапы развития  секретарской службы при Петре І 

      Многовековой  опыт российской государственности  сформировал аппарат гражданских  чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.

      Понять  особенности работы сегодняшнего секретаря  невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Начинается служба в приказах XVI-XVII вв.

      Документирование  управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных  позиций можно отнести к чисто секретарским.

      Глубокие  преобразования государственного аппарата проводил Петр І.

      Административная  реформа началась с создания Ближней  канцелярии, предшественницы правительствующего Сената – высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.

      Вокруг  царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А.М. Головин, А.Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая  поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.

      Кабинет-секретарь  докладывал царю важнейшие документы  государственной политики и приватные  письма, адресованные государю.

      Основным  законодательным актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность рассмотрения дел, функции чиновников в том  числе секретарей.

      Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

      Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки  наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».

      При Петре І был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» – требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

      В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена  на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

      С 1704 года важнейшие государственные  функции выполняет кабинет и  личная канцелярия царя. В царствование Петра І кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров».

      Функции его не очень ясны. В кабинет  поступали рапорты от дипломатических  представителей. Особую группу дел  кабинета представляли челобитные. После  смерти Петра І кабинет был  упразднен.

      Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли  разные лица, при последователях Петра І.

      С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества. 

1.2 Этапы развития  секретарской службы  при Екатерине  ІІ

      У императрицы Екатерины ІІ было много  доверенных лиц в качестве кабинет- секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р.Г. Державин)

      С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась  в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства.

      По  «Табелю о рангах» они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели  высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни.

      Выписки хранились у статс-секретаря, а  копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников («под кувертом») – с подписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».

      Многие  вопросы, изложенные в прошениях  на высочайшее имя решались вне очереди  в зависимости от покровительства  знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины 2 на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».

      Канцелярия  статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее пошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами.

      Канцелярия  каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали  языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений – дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.

      Два раза в неделю в восемь утра у  Екатерины II была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также  проходила через их руки.

      Статс-секретари  являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, в готовили проект закона «Об учреждении губернии».

      Архивы  статс-секретарей – ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма  в России.

      В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

      В конце XVIII века существовали пособия  по составлению документов, которыми пользовались секретари. («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.

      Реорганизация центрального аппарата и создание министерств  отвечало интересам Российской монархии XIX столетия.

      Иерархический принцип все больше пронизывал систему  органов управления. Это проявляется  и в организации государственной  службы на основе петровской «Табели  о рангах» и на основе «Положения о Министерствах».

      «Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.

1.3 Значение секретаря  в начале XIX века 

      Значение  секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных.

      Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе  органов управления.

      В соответствии с «Общим учреждением  министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

      Достаточно  отчетливо функции секретарей видны  в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях  имелись три уровня секретарской службы: обер- секретарь, секретарь, помощник секретаря.

      Работа  секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление  документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.

      Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанность по контролю за исполнением документов.

      XIX век по части продвижения секретарей  на высокое служебное место  мало отличался от XVIII.

      Блестящую карьеру сделал блестящий русский  реформатор М.М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря  знатного вельможи до видного сановника  Российской империи¹.

      Рядовые секретари канцелярии несли всю  тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.

      Во  второй половине XIX века новые структуры  управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение  на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

      В 1868 году в Харькове были созданы  специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.

      Выходили  специальные журналы 1884 год – «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и другие.

      Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения  с начальником, искусство овладения  хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.

      Обычно  секретари носили форму, соответствующую званию, подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом. Впервые служебный этикет форменной одежды нарушил М.М. Сперанский, явившись на прием к генерал-прокурору во французском кафтане и завитках. 

1.4 Октябрьский переворот 1917 года 

      Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний  о необходимости «выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях».

      Специальным декретом были отменены сословия гражданские  чины, так называемые «бывшие» стали  обращаться друг к другу – не «господин» или «Ваше благородие», а скромно по-советски «товарищ».

      В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям.

      Секретарями В. И. Ленина были образованные дамы из «высших»: Е. В. Стасова, Л. А. Фотиева, выпускницы Санкт-Петербургских высших женских  курсов.

      Рабочий день секретарей руководителей государства, наркомов, председателя и заместителей Высшего центрального исполнительного комитета был чрезвычайно загружен.

      Поручения следовали одно за другим. Не успевали выполняться одни, как надвигалась  новая волна. Революционный порядок  сформировал секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная преданность идее и ее воплощение в лице непосредственного начальника.

      Движение  за научную организацию труда  в 20-30-е годы сделало немало для  облегчения секретарского труда. Разрабатывались  правила работы с документами, за границей закупалось конторское оборудование.

      В 1932 году секретари были поделены на две неравноценные по престижу и  окладам группы. Одни назывались референтами  и помощниками, а другие – секретари-машинистки.

      Значительно изменилось отношение к секретарскому  делу в 60-е годы на гребне новой волны НОТовского движения, повышенного внимания власти к управлению и работе с документами.

      В 60-е годы создается нормативно-методическая база канцелярского труда.

      Меняется  престиж и повышается авторитет  одной из самых распространенных профессий с координацией подготовки секретарей в России и Международной ассоциации профессиональных секретарей. 

1.5 Статусы секретарей 

      Говоря  о статусе статс-секретарей, нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер- секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии.

      С образованием государственного совета в 1810 году, в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь  и статс-секретарь. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Советам, ясность их изложения, составления всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов- меморий, доклад царю.

      О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствует  высказывание министра внутренних дел П.А. Валуева, который писал: «Члены государственного совета – ничто, председатель – кое-что, государственный секретарь – все».

      Во  второй половине XIX века государственный  секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного Совета.

      Что же касается статс-секретарей и, прежде всего, исторического проявления этой должности, то здесь можно сказать  лишь то, что она берет свое начало из второй половине XIX века, когда статс-секретари – особо доверенные лица Екатерины II выполняли ее личные поручения секретарского характера, а также работали с прошениями. Важной привилегией статс-секретаря было право личного доклада царю и объявление словесных повелений императора.

      Рассказывая далее о статусах секретарей высокого уровня, нельзя не упомянуть об обер-секретарях в штате канцелярии департаментов  Правительствующего Сената. Должность  обер-секретаря Сената благополучно сохранилась, не изменив при этом как своего статуса, так и своих должностных обязанностей: старший секретарь, исполняющий контрольные функции².  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Роль секретаря  в структуре документационного  обеспечения управления. Категории секретарей 

      Секретарь - одна из самых распространенных профессий  на современном рынке труда. Без  секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь - это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной  информацией и находящийся в  курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

      За  последние годы профессия секретаря  претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня  его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

      Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя".

      Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много  разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского  персонала очень разнороден.

      Оператор  на телефоне в крупных организациях принимает все телефонные звонки и соединяет с нужными абонентами. Секретарь на телефоне принимает  телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки  о номенклатуре товаров или услуг, предоставляемых фирмой, по поручению руководителя связывается по телефону с собственными сотрудниками и представителями сторонних организаций. Технический секретарь работает с оргтехникой. Секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей. Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей, является координатором и диспетчером работы офиса.

      В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. © 37) должность  секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, ученый секретарь. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.

      Развитие в России новых социально-экономических отношений вызвало стремительный рост различного рода негосударственных предприятий и фирм. Руководитель каждой такой организации имеет секретаря. Секретари работают и у представителей свободных профессий - адвокатов, нотариусов, а также на малых частных предприятиях.

      Управленческий  персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в  основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь - административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.

      Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.

      Как известно, секретарь и референт - достаточно различные разновидности  секретарской профессии. Секретарь  руководителя организации - это помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт - это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

      Слово "секретарь" происходит от латинского слова secret ("секрет, тайна"), а слово "референт" означает "человек, сообщающий что-либо". Происхождение названия "секретарь-референт" отчасти объясняет роль и значение секретаря в структуре управления.

      Секретарь-референт - это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

      Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности  современного секретаря-референта  можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

• функции по документационному обеспечению управления;
• функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

      Выполняя  функции по документационному обеспечению  управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных  документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.