История возникновения ERP-систем

    Введение 

    По  мере структурирования промышленных компаний все более популярными становятся современные автоматизированные системы  поддержки управленческой деятельности, так называемые, ERP-системы (от Enterprise resources planning – Управление ресурсами предприятия).

    В соответствии со Словарем APICS (American Production and Inventory Control Society), термин «ERP-система» (Enterprise Resource Planning — Управление ресурсами предприятия) может употребляться в двух значениях. Во-первых, это — информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов. Во-вторых (в более общем контексте), это — методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибьюции и оказания услуг.

    Основными требованиями, предъявляемыми к ERP-системам являются:

• централизация данных в единой базе,
• близкий к реальному времени режим работы,
• сохранение общей модели управления для предприятий любых отраслей,
• поддержка территориально-распределенных структур,
• работа на широком круге аппаратно-программных платформ и СУБД.

    Цель  курсовой работы: изучить системы планирования ресурсов предприятия (ERP-системы). Цель реализуется путем выполнения следующих задач:

• Описать структуру ERP-систем,
• Изучить механизмы использования ERP-систем,
• Определить проблемы внедрения ERP-систем в России,
• Описать перспективы развития ERP-систем.

    История возникновения ERP-систем

    ERP является результатом сорокалетней  эволюции управленческих и информационных  технологий.

    В 60е годы началось использование  вычислительной техники для автоматизации  различных областей деятельности предприятий. Тогда же появился класс систем планирования потребностей в материалах (MRP - Material Requirements Planning). В основе функционирования подобных систем лежало понятие спецификации изделия (BOM - Bill Of Materials) и производственной программы (MPS- Master Production Schedule). Спецификация показывало готовое изделие в разрезе входящих в него компонентов. Производственная программа содержала информацию о временном промежутке, виде и количестве готовых изделий, запланированных к выпуску предприятием. При помощи BOM и MPS происходила процедура разузлования спецификации, на основании чего, предприятие получало информацию о потребностях в материалах для производства необходимого количества готовых изделий в соответствии с MPS. Затем, информация о потребностях преобразовывалась в серию заказов на закупку и производство. Также, в данном процессе учитывалась информация об остатках сырья и материалов на складах.

      Использование систем MRP позволило  компаниям достичь следующих  результатов: 

     - снизить уровень запасов сырья  и материалов на складах - снизить  уровень запасов в незавершенном  производстве - повысить эффективность  производственного цикла - сократить  сроки выполнения заказов 

      Несмотря на высокую эффективность  систем MRP в них был один существенный  недостаток, а именно, они не учитывали  в своей работе производственные  мощности предприятия. Это привело  к расширению функциональности MRP систем модулем планирования  потребностей в мощностях (CRP - Capacity Requirements Planning). Связь между CRP и MPS позволяла учитывать наличие необходимых мощностей для производства определенного количества готовых изделий. Системы MRP имеющие в своем составе модуль CRP стали называться системами планирования потребностей в материалах замкнутого цикла (Closed Loop MRP).

      В 80х годах появился новый  класс систем - системы планирования  производственных ресурсов предприятия  (Manufacturing Resource Planning). Из-за схожести аббревиатур такие системы стали называть MRPII.

      Основное отличие MRPII от MRP, заключается  в том, что системы MRPII предназначены  для планирования всех ресурсов  предприятия (включая финансовые  и кадровые).

      В следствии усовершенствования систем MRPII и их дальнейшего функционального расширения появился класс систем ERP. Термин ERP был введен независимой исследовательской компанией Gartner Group в начале 90х годов. ERP системы, предназначены не только для производственных предприятий, они также эффективно позволяют автоматизировать деятельность компаний предоставляющих услуги.  

    Определение ERP-системы     

    ERP-система  (англ. Enterprise Resource Planning System — Система планирования ресурсов предприятия) —  это корпоративная информационная система (КИС), предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании.      

    Системами уровня ERP называют пакеты программ, обеспечивающие функциональность, которая обычно выполняется  двумя или более системами. Формально, программный пакет, включающий одновременно и расчет заработной платы и ведение  учета (например, QuickBooks), считается системой класса ERP.

    Но  чаще этот термин обозначает более крупные и универсальные программы. Внедрение ERP-системы устраняет необходимость  во внешних интерфейсах между  системами и дает дополнительные преимущества: от стандартизации бизнес-процессов и более дешевого обслуживания до упрощения и улучшения отчетности, поскольку все данные хранятся в единой базе данных.      

    Системы планирования ресурсов предприятия - ERP ( ERP, Enterprise Resource Planning ) - служат для интеграции всех данных и процессов организации в единую систему. Для этого типичная ERP-система использует множество различных программных и аппаратных компонентов. Ключевым компонентом большинства ERP-систем является единая база данных, хранящая в себе данные различных системных модулей.      

    ERP заменяет старые разрозненные  компьютерные системы по финансам, управлению персоналом, контролю  над производством, логистике,  складу одной унифицированной  системой, состоящей из программных модулей, которые повторяют функциональность старых систем. Программы, обслуживающие финансы, производство или склад теперь связаны вместе, и из одного отдела можно заглянуть в информацию другого. ERP-системы большинства поставщиков достаточно гибки и легко настраиваемы, их можно устанавливать модулями, не приобретая сразу весь пакет. Например, многие компании приобретают сначала только финансовые или HR модули, оставляя на будущее автоматизацию других функций.      

    ERP-система  автоматизирует процедуры, образующие бизнес-процессы. Например, выполнение заказа клиента: принятие заказа, его размещение, отгрузка со склада, доставка, выставление счёта, получение оплаты. ERP-система «подхватывает» заказ клиента и служит своего рода дорожной картой, по которой автоматизируются различные шаги на пути исполнения заказа. Когда представитель фронтофиса вводит заказ клиента в ERP-систему, у него есть доступ ко всей информации, необходимой для того, чтобы запустить заказ на выполнение. Например, он тут же получает доступ к кредитному рейтингу клиента и истории его заказов из финансового модуля, узнает о наличии товара из складского модуля и о графике отгрузки товаров из модуля логистики.      

    Термин ERP может означать не только информационную систему, но и соответствующую методологию управления, реализуемую и поддерживаемую этой информационной системой.     

    В идеале, единая база данных ERP-системы  содержит все данные программных  модулей:

• производство (управление подготовкой и обеспечением производственных процессов, управление спецификациями материалов, календарное планирование, управление мощностями, управление последовательностью операций, управление качеством, управление затратами, производственный процесс, производственные проекты, управление производственным потоком);
• управление поставками (учет наличия товаров, ввод заказа, управление закупками, выбор конфигурации изделий, планирование цепочек поставок, расписание поставок, технический контроль, обработка претензий, расчет комиссионных);
• финансы (главная книга, управление наличными средствами, расчеты с кредиторами и дебиторами, учет основных средств);
• проекты (калькуляция затрат, выставление счетов, временные и материальные затраты, организация работ);
• трудовые ресурсы (управление трудовыми ресурсами, начисление заработной платы, обучение, учет отработанных часов, поощрения);
• управление сбытом, и связями с клиентами/заказчиками (сбыт и маркетинг, комиссии, гарантийное обслуживание, поддержка контактов с клиентами и справочная служба);
• информационное хранилище (различные интерфейсы самообслуживания для заказчиков, поставщиков и сотрудников, возможность удаленной работы, вопросы безопасности, актуальности и достоверности данных.).

    Преимущества внедрения и использования ERP-системы

    ERP-системы  интегрируют виды  деятельности фирмы. 

    Процессы  планирования ресурсов предприятий  являются межфункциональными, заставляющими фирму выходить за традиционные, функциональные и локальные рамки. Кроме того, различные бизнес-процессы предприятия часто связаны между собой. Более того, данные, располагавшиеся ранее на различных неоднородных системах, сейчас интегрированы в единую систему.

    ERP-системы  делают возможной  организационную  стандартизацию.

    Системы планирования ресурсов предприятий  делают возможной организационную  стандартизацию различных географически  разделенных подразделений. В результате подразделения с нестандартными процессами можно сделать такими же, как и другие подразделения, имеющие  эффективные процессы. Более того, фирма может предстать перед  внешним миром как единая организация. Вместо того чтобы получать разные документы, когда какая-то фирма  имеет дело с разными филиалами  или предприятиями данной компании, эта компания может быть представлена миру в виде единого общего образа, что ведет к улучшению ее имиджа.

    ERP-системы  устраняют информационную  асимметрию.

    Системы планирования ресурсов предприятий  складывают всю информацию в одну и ту же основную БД, устраняя многочисленные информационные несоответствия. Это  приводит к нескольким результатам. Во-первых, обеспечивается повышение  контроля. Если один из пользователей  не выполняет свою работу, другой видит, что что-то не было сделано. Во-вторых, открывается доступ к информации для тех, кому она нужна; в идеале, обеспечивается улучшенная информация для принятия решений. В-третьих, информация перестает быть предметом посредничества, так как она становится доступной  и для руководства, и для служащих компании. В-четвертых, организация  может стать "плоской": так как  информация широко доступна, нет потребности в дополнительных малоценных работниках, чья основная деятельность - подготовка информации для распространения среди руководства и служащих компании.

    ERP-системы  обеспечивают информацией  в реальном времени.

    В традиционных системах большое количество информации фиксируется на бумаге, а затем передается другой части организации, где она или переоформляется (обычно агрегируется), или переводится в компьютерный формат. С ERP-системами большое количество информации собирается у источника и непосредственно помещается в компьютер. В результате, информация тут же становится доступной для других.

    ERP-системы  обеспечивают одновременный  доступ к одним  и тем же данным  для планирования  и контроля.

    Системы планирования ресурсов предприятия  используют единую БД, где большая  часть информации вводится один и  только один раз. Так как данные доступны в реальном времени, фактически все  пользователи организации имеют  доступ к одной и той же информации для планирования и контроля. Это  может способствовать более согласованному планированию и управлению по сравнению  с традиционными системами.

    ERP-системы  способствуют взаимодействию  и сотрудничеству  внутри организации. 

    Системы планирования ресурсов предприятий  также способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации (между различными функциональными  и географически разделенными подразделениями). Наличие взаимосвязанных процессов  приводит функциональные и географически  разделенные подразделения к  взаимодействию и сотрудничеству. Стандартизация процессов также способствует сотрудничеству, так как между процессами становится меньше противоречий. Кроме того, единая БД способствует взаимодействию, обеспечивая  каждое географически разделенное  и функциональное подразделение  нужной им информацией.

    ERP-системы  способствуют взаимодействию  и сотрудничеству  между организациями. 

    ERP-система  обеспечивает информационную магистраль  для организации взаимодействия  и сотрудничества с другими  организациями. Фирмы все больше  и больше открывают партнерам  свои БД для облегчения снабжения  и других видов деятельности. Чтобы данная система работала, необходим единый архив, которым  могут пользоваться партнеры; и  ERP-системы могут быть использованы  для содействия таким обменам. 

    Возможности ERP-систем.

    Основные  возможности ERP-систем можно представить  в виде четырех блоков: планирование, учет, анализ, управление.

    Планирование 

    Осуществлять  планирование деятельности предприятия  на различных уровнях значит:

• Формировать программу сбыта.
• Осуществлять производственное планирование (уточненная и утвержденная программа сбыта является основой плана производства, интеграция данных этих планов существенно облегчает процесс производственного планирования и обеспечивает их неразрывную связь).
• Формировать основной производственный план-график (детализированный оперативный производственный план, на основе которого осуществляется планирование и управление заказами на закупку и производство).
• Формировать планы на закупку.
• Осуществлять финансовое планирование и бюджетирование.
• Осуществлять предварительную оценку выполнимости сформированных планов на различных уровнях планирования для внесения необходимых коррекций или принятия решения о привлечении дополнительных ресурсов.

    Учет 

    В случае, если планы получили свое подтверждение, они приобретают статус актуальных планов, и начинается их реализация. Ранее смоделированный поток зависимых заказов превращается в реальный, порождающий потребности в материалах, трудовых ресурсах, мощностях и деньгах. Удовлетворение данных потребностей порождает учетные действия, обеспечивающие оперативную регистрацию прямых затрат, относящихся к производимой продукции (материальных, трудовых, эксплуатационных затрат в привязке к заданиям, технологическим операциям, проектным работам, работам по техобслуживанию...), и косвенных затрат, распределяемых по центрам финансовой ответственности. Все операции по регистрации прямых затрат вводятся, как правило, в натуральном выражении нормативного потребления (материальные - в соответствующих единицах измерения, трудовые - временные...). Для отражения соответствующего финансового результата ERP-системы предлагают мощные средства настройки финансовой интеграции, позволяющие обеспечить автоматический перевод потребленных ресурсов в их финансовый эквивалент.

    Анализ 

    За  счет оперативного отражения результатов  деятельности управленческий персонал получает возможность в режиме реального  времени осуществлять сравнительную  характеристику планов и результатов, а наличие дополнительных модулей  для расчета основных показателей  и построения математических моделей  значительно упрощает процесс бизнес-планирования.

    Управление 

    Наличие оперативной информационной обратной связи о состоянии объекта  управления, как известно, является основой любой системы управления. ERP-системы предоставляют такого рода обратную (достоверную и оперативную) информацию о состоянии проектов, производства, запасов, наличии и  движении денежных средств и т.д., что в результате позволяет принимать  обоснованные управленческие решения.

    Основные  компоненты ERP-систем

    Системы планирования ресурсов предприятий  могут обеспечивать большое разнообразие функциональности, используя компоненты, которые часто называются "модулями".

    В качестве примера приведем список основных компонентов системы SAP R/3:

    Финансы (FI). Модуль предназначен для организации основной бухгалтерской отчетности, отчетности по дебиторам, кредиторам и вспомогательной бухгалтерии. Он включает в себя: Главную книгу, Бухгалтерию дебиторов, Бухгалтерию кредиторов, Финансовое управление, Специальный регистр, Консолидацию и Информационную систему учета и отчетности.

    Контроллинг (CO). Модуль обеспечивает учет затрат и прибыли предприятия и включает в себя: Учет затрат по местам их возникновения (центры затрат), Учет затрат по заказам, Учет затрат по проектам, Калькуляцию затрат, Контроль прибыльности (результатов), Контроль мест возникновения прибыли (центров прибыли), Учет выработки, Контроллинг деятельности предприятия.

    Управление  основными средствами (AM). Модуль предназначен для учета основных средств и управления ими. Ключевые элементы модуля: Техническое управление основными средствами, Техобслуживание и ремонт оборудования, Контроллинг инвестиций и продажа активов, Традиционный бухучет основных средств, Замена основных средств и амортизация, Управление инвестициями.

    Управление  проектами (PS). Прикладной модуль PS поддерживает планирование, управление и мониторинг долгосрочных проектов с высоким уровнем сложности. Ключевые элементы прикладного модуля PS: Контроль финансовых средств и ресурсов, Контроль качества, Управление временными данными, Информационная система управления проектами, Общие модули. 

    Производственное  планирование (PP). Модуль используется для организации планирования и контроля производственной деятельности предприятия. Ключевые элементы прикладного модуля: Спецификации (BOM), Технологические карты, Рабочие центры (места), Планирование сбыта (SOP), Производственное планирование (MPS), Планирование потребности в материалах (MRP), Управление производством (SFC), Производственные заказы, Калькуляция затрат на изделие, Учет затрат по процессам, Серийное производство, Канбан (Just in time), Планирование непрерывного производства.

    Управление  материальными потоками (MM). Модуль поддерживает функции снабжения и управления запасами, используемые в различных хозяйственных операциях. Ключевые элементы: Закупка материалов, Управление запасами, Управление складами, Контроль счетов, Оценка запасов материала, Аттестация поставщика, Обработка работ и услуг, Информационная система закупок и информационная система управления запасами.

    Сбыт (SD). Модуль решает задачи распределения, продаж, поставок и выставления счетов. Ключевые элементы: Предпродажная поддержка, Обработка запросов, Обработка предложений, Обработка заказов, Обработка поставок, Выставление счетов (фактурирование), Информационная система сбыта.

    Управление  качеством (QM). Этот модуль включает в себя информационную систему и систему управления качеством. Он обеспечивает поддержку планирования качества, проверку и контроль качества при производстве и закупках. Ключевые элементы: Проверка качества, Планирование качества, Информационная система контроля качества (QMIS).

    Техобслуживание и ремонт оборудования (PM). Модуль помогает учитывать затраты и планировать ресурсы на техобслуживание и ремонт. Ключевые элементы: Незапланированный ремонт, Управление сервисом, Планово-профилактический ремонт, Ведение спецификаций, Информационная система техобслуживания и ремонта.

    Управление  персоналом (HR). Полностью интегрированная система для планирования и управления работой персонала. Ключевые элементы: Администрирование персонала, Расчет зарплаты, Управление временными данными, Расчет командировочных расходов, Льготы, Набор новых сотрудников, Планирование и повышение квалификации персонала, Использование рабочей силы, Управление семинарами, Организационный менеджмент, Информационная система персонала.

    Управление  информационными  потоками (WF). Эта часть системы связывает интегрированные прикладные модули с общими для всех приложений технологиями, сервисными средствами и инструментами. Управление потоком операций (workflow) автоматизирует хозяйственные процессы в соответствии с заранее определенными процедурами и правилами. Модуль включает многофункциональную офисную систему с встроенной электронной почтой, систему управления документами, универсальный классификатор и систему интеграции с САПР. Когда происходит определенное событие, запускается соответствующий процесс, и диспетчер потока операций инициирует единицу потока операций (Workflow Item). Данные и документы объединяются и обрабатываются на каждом шаге в соответствии с определенной логикой.

    Отраслевые  решения (IS). Объединяет прикладные модули SAP SAP R/3 и дополнительную функциональность, специфичную для отрасли. Сегодня имеются отраслевые решения для промышленности: авиационной и космической, оборонной, автомобильной, нефтяной и газовой, химической, фармацевтической, машиностроительной, товаров народного потребления, электронной и непроизводственной сферы: банки, страхование, государственные органы, телекоммуникации, коммунальное хозяйство, здравоохранение, розничная торговля.

    Базисная  система. Служит основой системы SAP R/3 и гарантирует интеграцию всех прикладных модулей и независимость от аппаратной платформы. Базисная система обеспечивает возможность работы в многоуровневой распределенной архитектуре клиент-сервер.

    4. Модели, объекты и процессы ERP-систем 

    Понятия модель, объект и процесс (МОП) являются ключевыми в структуре любой ERP-системы. Процесс конфигурирования ERP-системы  состоит в выборе и отражении  в системе моделей, объектов и  процессов, используемых организацией.

    Модели 

    В ERP-системах заложено несколько моделей. Эти модели - отображение реального  мира в системе, и их качество важно  для отражения реальности. Например, модель организационных структур позволяет  фиксировать информацию вплоть до буферного  накопителя. И информация может быть объединена, начиная с буфера памяти, до уровня корпоративной группы.

    Такие возможности дают не только пользу, но и требуют затрат. С одной  стороны, они могут обеспечить системе  определенный уровень детализации  организации, необходимый для моделирования  фирмы. С другой стороны, если модель фирмы меняется, она должна быть изменена и в системе. В результате, если модели меняются часто, это обходится  довольно дорого.

    Существуют  определенные предположения, касающиеся тех основных моделей, которые должны быть адаптированы при внедрении. Например, организационная модель системы R/3 потребовала от компании Microsoft описать каждое подразделение для целей моделирования оценки либо как центр затрат, либо как центр прибыли. К сожалению, это представление отличалось от существующей организационной модели, и Microsoft пришлось приспосабливаться к модели.

    Объекты

    Объект  можно определить как интерфейс  между "внутренней" средой - содержанием и организацией самого объекта - и "внешней" средой - окружением, в котором он функционирует. Внутренняя среда - это компьютерная программа, а внешняя - это мир, в котором функционирует система.

    Объекты предприятия - пища для информационных процессов. Например, под таким объектом предприятия, как "документ", обычно понимается счет. Кроме того, объектами также являются реализации моделей (в форме перечня счетов, списков производителей, списков продукции и т. д.). Объекты предприятия известные как документы генерируются системами в качестве выходных данных (например, счета) или используются ими в качестве входных данных (заказы клиентов). Объекты предприятия, являющиеся реализациями моделей (например, списки производителей), обеспечивают структуру производственных систем.

    Процессы 

    Процессы - это потоки деятельности и информации, необходимые для выполнения определенной задачи или группы задач. Обычно организации  должны выбирать процессы, соответствующие  их потребностям, из набора процессов, содержащихся в ERP-системе. Поскольку, в принципе, существует множество  способов выполнения задачи или групп  задач, каждый из процессов не является единственно возможным. А так  как они не являются единственно  возможными, ожидается, что одни процессы будут работать лучше, чем другие. В рамках ERP-систем существуют многочисленные процессы, охватывающие несколько функций.

    На  рисунке 1 изображен процесс управления заказами SAP. Этот процесс отображается в многочисленных модулях SAP, интегрированных между собой. В традиционной функционально-ориентированной системе, напротив, существовало бы, по меньшей мере, четыре различные системы (товарооборот и распределение, производственное планирование, управление материалами и финансы), которые не были бы интегрированы. И обмен информацией между ними производился бы вручную, если бы вообще производился.

    Рис.1 Процесс управления заказами SAP

    Внедрение процессов системами планирования ресурсов предприятий, в конечном счете, требует многих решений, которые  обычно принимаются группой внедрения. Среди этих решений такие, как, например, кому выдать кредит и кому отказать, или, когда предложить скидки и кто  их должен получить.

    До  внедрения ERP-систем фирмы в целом  не использовали общие и глобальные модели, объекты и процессы (МОПы). Однако внедрение ERP-систем обычно требует общих МОПов по нескольким причинам: требования системы, обслуживание клиентов, управление процессами, общекорпоративная БД, создание ценности и снижение расходов.