Изучение информации как объекта коммерческой деятельности

 

     Иркутский Государственный Технический Университет 

 

ФАКУЛЬТЕТ Бизнеса и Управления

 

КАФЕДРА  Управления Промышленными Предприятиями

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовой проект

Тема: Изучение информации как объекта коммерческой деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка УПИ-10-1

Конюхова Н.Н.

 

Проверил:   Солопанов Е.Ю.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г.Иркутск  2011г. .               

Содержание.

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Роль информации в коммерческой деятельности…………………………..4
2. Стратегия коммерческой информации………………………………………6
3. Основные принципы построения информационной системы в коммерции……………………………………………………………………………...9

4.   Технология коммерческого распространения информаци……………….11

  4.1 Автоматизированные банки данных……………………………………...12

4.2 Информационные продукты и услуги на технических носители………13

4.3 Видеотекст……………………………………………………………........14

4.4 Коммуникации……………………………………………………………..15

4.5  Автоматизация документооборота………………………………………16

4.6 Основные режимы обслуживания пользователей………………………17   

Заключение …………………………………………………………….............18

Список литературы

     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

      Распространение информации уже не мыслимо без применения новых информационных технологий. Новые информационные технологии уже давно прошли тот этап, когда они разрабатывались для внутренних потребностей той или иной организации, превратившись в самостоятельный и довольно прибыльный вид бизнеса, направленный на удовлетворение разнообразных информационных потребностей широкого круга пользователей.

         Уже ни для кого не секрет, что в мировой экономике в настоящее время доля компьютерных и информационных технологий очень существенна. Компьютерно-информационная индустрия, как и всякая другая индустрия развивается по привычным экономическим законам. Но все-таки она имеет некоторые существенные особенности, которые в корне отличают ее от всей предыдущей социально-экономической практики.

      Под индустрией коммерческого распространения информации понимается индустрия, предоставляющая потребителям и пользователям информационные продукты и услуги в коммерческом режиме; основанная на применении новых информационных технологий, под которыми подразумеваются современные виды информационного обслуживания, организованные на базе средств вычислительной техники и средств связи.

      В данной работе предлагается рассмотреть вопросы связанные :

• с ролью информации в коммерческой деятельности,
• стратегии распространения коммерческой информации
• и технология распространения коммерческой информации.

     В частности, особое внимание занимает следующие технологии распространения информации: автоматизированные банки данных,  информационные продукты  услуги на технических носителях, видеотекст.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Роль информации в коммерческой деятельности.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных решений. Передача информации и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современных компьютеров и других технических средствах связи.

В деятельности коммерческих организаций, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих филиалов, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм системы обработки информации позволяют решать задачи разного характера (торгово-закупочные, бухгалтерские и складские операции, автоматизация учета, организации технологического процесса и т.п.). Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий продукцией, поступающей с внешних и внутренних складов по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений, обеспечивающих снижение издержек и повышение эффективности организации.

Большое значение имеет информация о возникновении отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Соответственную роль в принятии решений играет дополнительная информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, законах, новинках. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями, вырабатываемых управленческих решений.

- по объекту и качеству - краткость и четкость, своевременность поступления;

- по целенаправленности - удовлетворение конкретных потребностей;

- по точности и достоверности - правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Большой проблемой в современных условиях российской экономики является быстрое донесение важной информации филиалам организации, оперативные расчеты с поставщиками и клиентами. Современные условия требуют, чтобы расчеты совершались практически «день-в-день», чтобы избежать потерь денежных средств и задержек поставок в результате инфляционных процессов.

Единственным решением этих проблем является разработка и внедрение так называемых информационных технологий, основывающихся на использовании вычислительной техники и электронных средств коммуникации.

Относительно низкая стоимость, надежность, простота обслуживания и эксплуатации расширяет сферу применения информационных технологий, прежде всего за счет тех областей человеческой деятельности, в которых раньше компьютеры не использовались из-за высокой стоимости, сложности обслуживания и взаимодействия. К таким областям относится аптечная деятельность, где применение информационных технологий позволило реально повысить производительность труда специалистов, связанных с обработкой информации.

         Особую роль для фирм имеет внешняя информация, поступающая из внешней среды. Чаще всего такой информацией является информация о конъюнктуре, которая складывается на рынке. Особую важность эта информация приобретает  для фирм и предприятий, собирающихся выходить на рынок. Эта информация разрешает такие важные проблемы для фирм: что производить, в каком объеме, и для кого будет выпускаться продукция. Без решения этих проблем, фирма обречена. Информация подобного рода может        

быть получена/ куплена за определенную сумму у специализированных компаний, занимающихся сбором информации, у фирм-конкурентов, статистических органов, кроме того, может быть получена из средств массовой информации и других источников. Таким образом, информация играет огромную роль и является неотъемлемой частью ее функционирования .             

 

 

 

                                 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Стратегия коммерческой информации.

Стратегический план должен обосновываться обширными исследованиями и фактическими данными. Чтобы эффективно конкурировать в сегодняшнем мире бизнеса, фирма должна постоянно заниматься сбором и анализом огромного количества информации об отрасли, рынке, конкуренции и других факторах.

Сбор необходимой информации для принятия рациональных решений - иногда означает использование уже имеющихся знаний, однако, чаще всего приходится получать огромное количество информации. Для решения проблем в области коммерции необходимы концепции, методы и данные (рис. 2).

Рис. 2. Система коммерческой информации

Одним из важных типов концепции является гипотеза, представляющая собой соотношение двух или более факторов возникновения будущей ситуации. Гипотезы могут быть основаны на теоретических рассуждениях, исследованиях рынка, технологических достижениях, информации из различных источников и даже предположениях.

Концепция нового товара представляет собой предположительное описание товара или услуги, которые предприятие собирается выпустить на рынок.

Методы являются подходами, которые можно использовать для разрешения проблем. Методологическую основу исследований рынка составляют общенаучные, аналитические и прогностические методы, а также приемы, заимствованные из разных областей знаний.

Для проведения исследований рынка наиболее широко используются методы документального анализа, опросы потребителей, экспертные оценки, экспериментальные и экономико-математические методы обработки информации (многомерные методы, корреляционно-регрессионный анализ, имитационные методы, методы статистической теории принятия решений и др.). Применение конкретных методов исследований рынка определяется возможностями предприятия.

Данные, т.е. факты и цифры, связанные с исследуемой проблемой, можно разбить на два основных класса:

1) первичные;

2) вторичные.

Первичные данные - те, которые должны быть собраны специально для решения данной проблемы.

Вторичные данные - те, которые уже были зарегистрированы до начала работы над проблемой.

Внутренние вторичные данные - это финансовая отчетность (балансы, расшифровки, отчеты), результаты проведенных исследований, списки клиентов, их отзывы и т.п.

Внешние вторичные данные - это сведения, опубликованные в различных статистических справочниках, специализированных изданиях, периодической печати и т.д.

Основными преимуществами использования вторичных данных являются:

-     большая экономия времени;

-     небольшие затраты на получение информации.

Недостатки использования вторичных данных следующие:

-     возможное устаревание, поскольку многие из них собирают с периодичностью 5-10 лет;

-     структура или разбивка таких данных по классам может не соответствовать нуждам потребителя;

-     детализация подобных данных может быть недостаточна для конкретных коммерческих целей.

При сборе вторичной информации, опубликованной в различных источниках (в печати, отчетах и пр.), следует обратить внимание на то, что информация должна:

-     относиться к тем регионам и группам населения, которые обслуживает предприятие;

-     быть точной, что сложно для предприятий, обслуживающих небольшие регионы и узкий контингент потребителей;

-     быть свежей.

Существует несколько способов сбора исходных данных для коммерческих целей: наблюдение за поведением людей, проведение опросов, эксперименты и панель.

Наблюдение за поведением людей является важным способом сбора данных об их поведении в различных ситуациях. В ряде развитых стран применяются устройства, присоединяемые к телевизорам, с целью регистрации времени просмотра и выбора программ. Член семьи, просто включающий телевизор или начинающий смотреть определенную программу, должен нажать кнопку на этом устройстве и затем еще раз нажать ее при выключении телевизора или прекращении просмотра. Данные по телефонным линиям поступают на предприятие, проводящее исследования. Данные о рейтингах телевизионных программ используются, в частности, рекламодателями.

Данные личных наблюдений также представляют весьма ценный источник информации.  
В этом случае наблюдатели по согласованию с потребителями наблюдают за способами использования своих товаров. Этот подход достаточно гибок, однако весьма дорог и недостаточно надежен, поскольку разные наблюдатели могут прийти к разным выводам при оценке одного и того же события. Кроме того, наблюдения могут выявить, что именно потребитель делает, однако не позволяют понять причину (например, почему клиент покупает или не покупает тот или иной товар).

Данные опросов получают в результате выяснения мнений, отношений, осведомленности, намерений, причин определенного поведения клиентов. Подобные вопросы перечислены в анкетах; важно сосредоточиться на вопросах, имеющих конкретное отношение к исследуемой проблеме. Исследования рынка, направленные на генерацию гипотез, должны выявить неизвестные положения, которые будут оцениваться в дальнейшем.

При проведении экспериментов данные получают в тщательно контролируемых условиях с целью анализа причин и результатов. При этом переменными являются условия и поведение потребителей. В качестве условий в этом случае могут рассматриваться экспериментальные независимые переменные и условия внешней среды. Экспериментальные независимые переменные контролирует экспериментатор; условия внешней среды определяются внешними факторами и не поддаются контролю.

Исследуемые изменения поведения потребителя называют зависимой переменной. Экспериментатор стремится изменить независимые переменные и затем установить изменения зависимой переменной.

В рыночных экспериментах независимыми переменными являются элементы коммерции: свойства товара, цена, средства продвижения. Идеальной зависимой переменной обычно является изменение объема продаж. Если его нельзя использовать в качестве зависимой переменной, то рассматривают другие факторы, тесно связанные с объемом продаж, например анализ предпочтений или намерений. Сложность проведения исследований связана с тем, что условия внешней среды могут существенно исказить результаты эксперимента и повлиять на зависимые переменные.

Коммерсантам важно знать, меняется ли поведение потребителей во времени, поэтому необходимо следить за поведением одних и тех же людей.

 

 

 

3.Основные принципы построения информационной системы в коммерции.

В настоящее время существует ряд систем обработки рыночной информации, предназначенных для решения различных задач.

Системы отслеживания связи с потребителем регистрируют потенциального потребителя после первого же контакта, например, после его телефонного звонка в ответ на рекламное объявление (дату и время контакта, личные данные, должность и т.д.).

При просмотре записей потенциальных потребителей можно выбрать конкретных потребителей или получить список действий, которые необходимо выполнить для них к определенной дате и т.п.

В этих системах предусматриваются дополнительные функции:

-     ведение списка прямой рассылки для отправки писем потенциальным потребителям;

-     печатание адресов на конвертах;

-     управление информацией, относящейся к обслуживанию и поддержке пользователей;

-     хранение демографической информации;

-     анализ эффективности прямой рассылки, рекламы и выставок (количество обращений).

Системы, предназначенные для управления коммерцией, решают другие задачи:

1)  прогнозирование с использованием методов экспоненциального сглаживания, динамической регрессии, экспертных систем, моделирования методами Монте-Карло;

2)  ценообразование (сравнение характеристик аналогичных товаров и услуг, расчет скидок);

3)  распределение территории сбыта;

4)  расчет бюджета коммерции и финансовое планирование;

5)  моделирование;

6)  поддержка принятия решений;

7)  экономический анализ;

8)  управление коммерческими проектами (ввод описаний работ, ресурсов, сроков с постепенной детализацией, просмотр информации, составление сетевых графиков, иерархических схем, гистограмм, отчетов и т.п.);

9)  составление отчетов по реализации;

10) планирование передвижения персонала;

11) оценка эффективности работы персонала;

12) анализ продаж (по видам товаров, производителям, видам покупателей, продавцам, учету расходов и т.д.).

Системы, предназначенные для исследований рынка, используют при разработке вопросников, анкет, проведении опросов, анкетировании, генерации случайных телефонных номеров, рассылке вопросников, сборе данных. Кроме того, предусматривается использование внешних баз данных с результатами исследований рыночной конъюнктуры.

Задачи коммерции решают с помощью следующих функциональных подсистем:

-     ведения коммерческой информации, обеспечивающей ввод и экспертизу первичной коммерческой информации, а также ввод, контроль и корректировку вторичной коммерческой информации;

-     информационного поиска, предоставляющей развитые средства формулирования запросов и отображения результатов их выполнения;

-     поддержки принятия решений в области коммерческой деятельности.

К обеспечивающим относят подсистемы:

-     подготовки контрактной документации;

-     контроля и анализа исполнения договоров;

-     библиотечную.

Вспомогательные средства должны обеспечивать комфортные условия работы: диалоговый интерфейс, интерактивную помощь и т.д. Необходимым условием является объединение всех средств в общую интегрированную систему.

Объем информации, доступный пользователю в рамках системы автоматизации коммерческой деятельности, складывается из следующих компонентов:

-     персональная база данных, которую создает и ведет пользователь;

-     альтернативные базы данных, внешние по отношению к данному пользователю и существующие независимо от него;

-     базы данных других локальных пользователей;

-     интегрированные банки данных коммерческой информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Технология коммерческого распространения информации.

      Результатом применения новых информационных технологий является предоставление пользователю интересующих его данных в виде информационных услуг на базе информационных продуктов. При этом данные определяются как события, записи или инструкции, представленные в любой конвенциональной форме, выражающие любую информацию и поддающиеся компьютерной обработке.

Совокупность данных, сформированная их производителями для дальнейшего распространения, представляет собой информационный продукт, или продукт информационной деятельности, который может существовать как в вещественной, так и в невещественной форме. Таким образом, информационный продукт отражает информационную модель производителя, в которой воплощены в первую очередь его собственные представления о некоторой предметной области. Однако ценность информационного продукта для пользователей, а следовательно, и его коммерческий успех зависят от того, насколько он сможет удовлетворить потребности пользователей. При этом получаемая информация воспринимается как первичные данные, которым еще только предстоит стать информацией, будучи воспринятой в рамках информационных моделей пользователей (представлений пользователей об интересующей их предметной области).

Разумеется, производители коммерческих продуктов стараются учесть в своих моделях также и модели пользователей. Тем не менее информационные модели производителей и пользователей никогда не могут полностью совпасть, так как:

пользователи часто не оформляют (явно или неявно) свои достаточно смутные представления о том, какая информация им нужна, в четкие информационные модели, что препятствует учету этих представлений в концепции продукта;если даже такие модели каким-то образом и существуют, то, во-первых, производитель может о них не знать и/или неверно их воспринимать и, во-вторых, эти модели у разных пользователей могут не совпадать друг с другом, делая тем самым построение абстрактной информационной модели "пользователя вообще" трудноразрешимой, а нередко - и не имеющей практического смысла, задачей.

Несовпадение информационных моделей производителей и пользователей проявляются главным образом в том, что пользователю нужны данные в другом объеме и в другой структуре по сравнению с тем, как это сделано в информационном продукте. При традиционных информационных технологиях такие несовпадения обычны. Новые информационные технологии, в отличии от традиционных, предполагает предоставление пользователю не только информационного продукта, но и средств доступа к нему (средств поиска, обработки, представления и т.п.). эти средства позволяют пользователю не просто визуализировать содержание компьютерных файлов, в которых воплощен информационный продукт, но и получить информацию в объеме и формате, которые релевантны именно его потребностям.

В идеальном случае средства доступа должны обеспечить поиск и представление информации, соответствующей потребностям пользователя, где бы она не находилась. Подобная возможность традиционно связывается с понятием информационной услуги.

Появление информационных услуг расширило спрос на информационные продукты, так как способствовало индивидуализации предложения данных - его приближения к индивидуальным предпочтениям отдельных пользователей, а также сближению информационных моделей производителей и пользователей. Кроме того, пользователю не обязательно уже обладать целиком информационным продуктом, что при прочих равных условиях удешевляет реально получаемую информацию.

Таким образом, информационная услуга является на ряду с информационным продуктом важнейшей характеристикой новых информационных технологий (это единство отражается и в вошедшей за последнее время в обиход аббревиатурой "ИПУ" - "информационные продукты и услуги"). В наиболее общем виде современные технологии коммерческого распространения информации подразумевают, что пользователи со своего терминального устройства "общаются" с информационными продуктами, основными из которых являются базы данных (БД), при помощи специальных программных средств. Поскольку подобное "общение", или сеанс, осуществляется по схеме "запрос - ответ" и протекает в реальном времени (т.е. отклик на запросы появляется непосредственно в ходе сеанса, а не по его окончании, как при пакетном (batch) режиме), о соответствующих технологиях говорят как о диалоговых, или интерактивных (online). Основные их виды - удаленные банки данных, ИПУ на технических носителях, видеотекст.

 

 

4.1 Автоматизированные банки данных.

 

Технология баз и банков данных является ведущим направлением организации внутримашинного информационного обеспечения. Развитие технологий баз и банков данных определяется рядом факторов: ростом информационных потребностей пользователей, требованиями эффективного доступа к информации, появлением новых видов массовой памяти, увеличением ее объемов, новыми средствами и возможностями в области коммуникации и многим другим.

В отличие от локально организованных информационных массивов, ориентированных на решение отдельных задач, база данных является интегрированной системой информации, удовлетворяющей ряду требований:

• сокращению избыточности в хранении данных;
• устранению противоречивости в них;
• совместному использованию для решения большого круга задач, в том числе и новых;
• удобству доступа к данным;
• безопасности хранения данных в базе, защиты данных;
• независимости данных от изменяющихся внешних условий в результате развития информационного обеспечения;
• снижению затрат не только на создание и хранение данных, но и на поддержание их в актуальном состоянии;

* наличию гибких организационных форм эксплуатации.

Реализация указанных требований дает высокую производительность и эффективность работы с данными для пользователей в их объемах.

База данных - это динамичный объект, меняющий значения при изменении состояния отражаемой предметной области ( внешних условий по отношению к базе). Под предметной областью понимается часть реального мира (объектов, процессов), которая должна быть адекватно, в полном информационном объеме представлена в базе данных. Данные в базе организуются в единую целостную систему, что обеспечивает более производительную работу пользователей с большими объемами данных.

Кроме важнейших составляющих БД и СУБД банк данных включает и ряд других составляющих.

Языковые средства включают языки программирования, языки запросов и ответов, языки описания данных.

Методические средства -- это инструкции и рекомендации по созданию и функционированию БнД, выбору СУБД.

Технической основой БнД является ЭВМ, удовлетворяющая определенным требованиям по своим техническим характеристикам.

Преимущества работы с БнД для пользователя окупают затраты и издержки на его создание, так как:

*повышается производительность работы пользователей, достигается эффективное удовлетворение их информационных потребностей;

• централизованное управление данными освобождает прикладных программистов от организации данных, обеспечивает независимость прикладных программ от данных;
• развитая организация БД позволяет выполнять разнообразные нерегламентированные запросы, новые приложения;
• снижаются затраты не только на создание и хранение данных, но и на их поддержание в актуальном и динамичном состоянии; уменьшаются потоки данных, циркулирующих в системе, сокращается их избыточность и дублирование.

 

 

4.2 Информационные продукты и услуги на технических носителях.

 

Информационными продуктами, распространяемыми на технических носителях (магнитных лентах, дискетах, оптических дисках), являются текстовые файлы, БД, программы и т.п.. соответствующие информационные услуги, состоящие в организации доступа к этим продуктам, оказываются при помощи специальных программ, которые поставляются пользователю вместе с самими данными, выступая тем самым неотъемлемой частью информационного продукта (если только, разумеется, продуктами не являются сами программы (например, игры) или данные, ориентированные на обработку стандартными средствами, которые, как предполагается, есть у пользователя). Таким образом, распространение информации на технических носителях является той новой информационной технологией, которая по своему принципу и способу восприятия наиболее близка традиционно существовавшим: пользователь точно знает, что он получает, но не знает, нужно ли это ему в таком объеме.

Наиболее перспективным видом технических носителей являются компактные оптические диски (КОД), коммерческое использование которых началось в 80-х гг. КОД обладают такими параметрами, как большая емкость, высокая надежность и устойчивость к частичным повреждениям, хорошее быстродействие и относительно низкая цена в расчете на единицу информации.

   Все это делает КОД незаменимым средством для распространения больших массивов информации, особенно в таких случаях, когда продуктом является информация не только текстового характера, но и зрительные и звуковые образы.

Информация на КОД организована в виде иерархической структуры или пирамиды. На ее вершине находится таблица содержания, где перечисляются все предметные области, охватываемые электронным каталогом. Следующий уровень образует содержание каждой из областей, затем идет содержание соответствующих секторов, кластеров и в конце пирамиды находится перечень статей. Каждый из уровней представлен как меню, из которого можно перейти в меню следующего (в ту или иную сторону) уровня. Таким образом , преимущество электронного каталога над его печатным аналогом  состоит прежде всего в возможности достаточно быстрого и эффективного поиска. Однако, пожалуй, гораздо в большей степени оно проявляется в наличии звуковых фрагментов.