Кадровое обеспечение системы управления организацией

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВПО ДГТУ)

 

Международный факультет

Кафедра «Документоведение и языковая коммуникация»

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Организационное проектирование»

«Кадровое обеспечение системы управления организацией»

 

 

Студент                               гр. МДУ41

                                     Е.Л. Светличная

Руководитель                                                     ст.преподаватель  
                                                                             С. В. Зайцева   

                            

 

 

 

                                    Ростов - на – Дону

                                                2012

Содержание

Введение…………………………………………………………………….3

1. Кадровая структура организации……………………………………...5

1.1 Структура и штатная численность кадровой службы ………………5 1.2 Роль и место кадровой службы в системе управления

           организацией………………………………………………....………....….6

2 Организация подбора персонала предприятия ……………………..9

2.1Профессионально-квалификационные требования к работникам          кадровых служб………………………………………………………..…9

2.2 Количественный состав кадровой службы управления

персоналом ………………………………………………………………..14

3 Анализ кадрового состава общего отдела Правительства Ростовской    области……………………………………………………………………..18

3.1 Структура общего отдела, должностной и численный состав, основные задачи и функции общего отдела Правительства Ростовской области…………………………………………………………………..…18

3.2 Анализ  Положения об общем отделе Правительства Ростовской области……………………………………………………………………..22

Заключение………………………………………………………………..26

Список использованных источников……………………………………28 
          Приложение А Структура Общего отдела …………………………….30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                               ВВЕДЕНИЕ

 

Под кадровым обеспечением системы  управления персоналом понимается необходимый  количественный и качественный состав работников кадровых служб предприятия.

Не так давно на российских предприятиях наблюдалась проблема чрезвычайно  низкого уровня профессиональной подготовки, что объяснялось отсутствием  специалистов в области менеджмента, недостаточным количеством социологов, психологов. Следствие такого низкого профессионального уровня – некомпетентность в принятии решений по управлению персоналом. Наблюдался низкий уровень образования, неблагоприятный возрастной состав, низкая оплата труда кадровиков. И как следствие – высокая текучесть кадров.

В настоящее время  подразделения по управлению персоналом организаций укомплектованы во многих случаях людьми, не имеющими профессиональных навыков. К тому же требования к кадрам и должностные инструкции не отвечают современным задачам организаций. Крайне необходима система подготовки и переподготовки работников центров управления персоналом.

Таким образом, наблюдаются большие трудности, связанные с отбором, наймом и расстановкой работников службы управления персоналом, которые могли бы успешно решать широкий спектр вопросов деятельности предприятия и совместно с другими службами активно влиять на эффективность работы предприятия. Именно проблема подбора таких сотрудников в кадровые службы выступает в качестве цели курсовой работы.

Решение проблемы кадрового обеспечения  системы управления персоналом включает в себя решение следующих задач курсовой работы:

1. Анализ структуры и штата кадровой службы, а также роли и места подразделения в управлении человеческими ресурсами на предприятии;

2. Определение требований к работникам кадровых служб;

3. Определение численности персонала кадровых служб;

4. Анализ Положения об общем отделе Правительства РО.

 Методы исследования - сравнительный анализ, метод группировки и графический метод. Объект исследования – общий отдел Правительства Ростовской области.

Источниками для написания курсовой работы стали следующие документы: Постановление Правительства РФ «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Областной закон о Правительстве Ростовской области от 01.08.2011 г. № 635-ЗС, Регламент Правительства Ростовской Области, Положение об общем отделе Правительства Ростовской Области, а также специализированные журналы и учебные пособия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Кадровая структура организации

 

1. Структура и штатная численность кадровой службы

В структуре отдела (управления) кадров в зависимости от численности  работающих и стоящих задач могут  создаваться различные сектора, бюро, группы (руководящих кадров и специалистов, рабочих кадров, укрепления дисциплины, работы с молодежью, мобильности кадров, социального обеспечения, табельного учета, воинского учета и т.д.) или их функции возлагаются на отдельных исполнителей. В состав отдела кадров могут входить инспектора по кадрам, инженеры по подготовке кадров, социологи, психологи, физиологи, начальники бюро, другие руководители и специалисты.

Деятельность работников, занятых  комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих и утвержденными руководителем предприятия или структурного подразделения. При больших объемах работ за работником закрепляются определенные виды работ (прием на работу, увольнение с работы, оформление пенсий и т.д.). При распределении работ (операций) между исполнителями следует учитывать их квалификацию, опыт и деловые качества, что способствует ускорению выполнения заданий.

«Работники кадровой службы управления персоналом должны:

- хорошо знать трудовое законодательство, методические, нормативные и другие материалы, касающиеся работы с персоналом, учета личного состава; основы педагогики, социологии и психологии труда; передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом;

- владеть современными методами оценки персонала, профориентационной работы, долгосрочного и оперативного планирования работы с персоналом, регламентации функций структурных подразделений и работников; социальными технологиями управления;

- иметь ясное представление о перспективах развития предприятия, рынка, конъюнктуры; об основах научной организации труда, производства и управления; о структуре предприятия и основных функциях структурных подразделений»[8, с. 67].

В современных условиях имеется возможность разнообразить формы деятельности отдела кадров, постепенно преобразовывая их в центры управления персоналом (ЦУП), что даст возможность расширить сферу их деятельности.

 

1.2 Роль и  место кадровой службы в системе  управления организацией

По статусу кадровая служба управления персоналом, как правило, является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Руководит деятельностью службы обычно директор по кадрам, в подчинении которого могут находиться ряд отделов, секторов, групп или отдельных сотрудников, образованных по функциональному принципу (отдел кадров, сектор обучения и развития персонала, группа стимулирования и оплаты труда, менеджер по коммуникациям, инженер по технике безопасности и т.д.)

«Направления деятельности кадровой службы обусловлены теми же факторами, что и для всего предприятия. Они же и определяют функции службы управления персоналом, к которым обобщенно можно отнести следующие:

• планирование человеческих ресурсов,
• набор и отбор персонала,
• заключение и расторжение трудовых договоров, определение компенсационного пакета,
• профессиональная ориентация и адаптация,
• обучение, переподготовка и повышение квалификации кадров,
• развитие мотивации, карьеры сотрудников,
• управление дисциплиной,
• улучшение условий работы и решение социальных вопросов»[9, с. 113].

Структура кадровой службы может быть существенно различной  в зависимости от масштабов деятельности предприятия, стратегии и тактики  работы с персоналом. Для малого частного предприятия наиболее характерным  является осуществление функций кадровой службы одним сотрудником или же совмещение должности кадровика с какой-либо другой, например, часто функции кадрового делопроизводства выполняет секретарь, бухгалтер, юрист. А функции менеджера по персоналу принимает на себя сам директор предприятия – сам подбирает работников, сам назначает им зарплату, сам решает, какие курсы повышения квалификации им необходимы и т.д. на это уходит достаточно много его дорогостоящего времени.

Мировой опыт показывает, что «критической массой», при которой появляется реальная потребность в создании самостоятельного структурированного управления кадрами с помощью профессионала в области человеческих ресурсов, можно считать наличие в организации 50 – 70 сотрудников. Именно в этом случае открытие должности менеджера по персоналу экономически оправдано.

Среднее по численности  предприятие требует создания группы специалистов по кадрам (2-4 человека) или  отдела кадров.

Крупная же производственная или коммерческая структура становиться  перед острой необходимостью создания разветвленной службы управления персоналом по различным направлениям деятельности в области человеческих ресурсов, возглавляемой директором по персоналу или заместителем генерального директора.

При этом директор по персоналу  лично курирует следующие вопросы:

• Философия и политика предприятия по работе с персоналом.
• Организационная и функциональная структуры организации.
• Статистическая отчетность.
• Трудовое законодательство.
• Связи с профессиональными объединениями, клубами.
• Связи с правительственными, городскими, местными профильными организациями.

 

2. Организация подбора  персонала предприятия

 

2.1 Профессионально-квалификационные  требования к работникам кадровых  служб

К работнику по кадрам предъявляются высокие нравственно-психологические  требования, поскольку он призван выполнять роль нравственного эталона, образца для подражания в соблюдении социальных и этических норм трудового коллектива. 
«Следующий перечень вопросов, рекомендуемых психологами, может помочь оценить отношение кандидата в работники по кадрам к другим людям:

проявляете ли вы активный интерес к делам, чувствам и переживаниям   окружающих вас людей?

внимательно ли слушаете их?

принимаете ли в расчет их просьбы?

думаете ли об их невысказанных  пожеланиях и нуждах?

охотно ли оставляете свои дела, чтобы помочь другим?»[10, с. 285]

стремитесь ли выразить одобрение действий, поступков других людей?

Если работнику неинтересны  проблемы и переживания другого  человека, если он игнорирует его мнения, просьбы, желания, не учитывает настроение, абсолютизирует собственную точку зрения, склонен к наиболее строгим мерам наказания, то такому человеку работа в кадровой службе противопоказана.

Основными профессионально  значимыми качествами организатора кадровой работы являются: гражданская  и эмоциональная зрелость; познавательные, организаторские и коммуникативные способности; необходимые знания, умения и навыки при ведущей роли социально-психологических знаний. Все эти качества проявляются в процессе профессионального обучения и в поведении работника по кадрам, где коммуникативный компонент выступает в качестве доминирующего. Как показывают исследования, проведенные среди сотрудников кадровых служб различных предприятий и организаций более 70% рабочего времени кадровиков занимают непосредственные контакты с людьми. 95% всех функциональных обязанностей руководителя кадровой службы должно быть направлено на изучение психологии человека.

Практика показывает, что уровень кадровой работы выше там, где данный участок возглавляет  специалист отрасли, прошедший необходимую специальную подготовку и имеющий опыт общественно-политической работы. Учитывая это обстоятельство, а также специфику и многопрофильность знаний, необходимых работнику по кадрам, можно определить основные источники формирования резерва руководителей кадровых служб на производстве. Такими источниками в нынешних условиях являются: работники предприятия, прошедшие аттестационный отбор и рекомендованные на выдвижение в резерв руководителей кадровых подразделений; руководители профсоюзных и других общественных организаций; мастера, молодые специалисты, проявившие склонности к психолого-педагогической работе, умение и желание работать с людьми, работники отделов кадров, отделов подготовки кадров, служб социального развития, отделов организации труда, имеющие необходимое образование и опыт работы.

При отборе кандидатов на должности руководителей кадровых служб могут использоваться следующие  методы: изучение личного дела и  других документов; изучение работника  путем общения с ним, а также  сложившегося общественного мнения о нем; изучение результатов различных исследований среди руководителей и специалистов; психологическое тестирование направленности личности, профессиональных интересов, индивидуально-психологических особенностей работника; изучение итогов производственной и общественной деятельности кандидата; практическое использование работника на различных должностях кадровой службы путем замещения отсутствующего руководителя во время его командировки, отпуска, болезни и т.д.

При отборе и выдвижении работников кадровых служб следует максимально учитывать мнение трудового коллектива, поскольку работник по кадрам в силу специфики своей деятельности должен отвечать высоким моральным требованиям. Такому работнику должны быть присущи ориентация на общение и взаимодействие с другими людьми, требовательность к себе и самокритичность, развитое чувство ответственности и неподдельный интерес к людям, простота и человечность, контроль своего поведения и эмоций, умение слушать.

Подготовка организатора работы с кадрами на производстве в составе может включать следующие формы: самостоятельное обучение по индивидуальным планам; практическую деятельность в кадровых службах и общественных организациях; стажировку в передовых организациях; обучение в университете правовых знаний; обучение в институтах и на факультетах повышения квалификации; выполнение отдельных поручений по изучению узких мест в кадровой работе и разработке конкретных программ по их устранению; подготовку лекций, докладов, других выступлений по социально-экономической, психолого-педагогической и кадровой тематике; участие в работе аттестационных комиссий и в профессиональной ориентации молодежи; привлечение к работе в общественном отделе кадров предприятия.

Выполнение указанных  функций в полном объеме предъявляет высокие требования к деловой и профессиональной квалификации работников службы управления персоналом, предполагает личное взаимодействие с руководством предприятия, его функциональными и линейными подразделениями.

«Работники службы управления персоналом должны:

хорошо знать трудовое законодательство, методические, нормативные  и другие материалы, касающиеся работы с персоналом, учета личного состава; основы педагогики, социологии и психологам труда; передовой отечественный  и зарубежный опыт в области управления персоналом;

владеть современными методами оценки персонала, профориентационной работы, долгосрочного и оперативного планирования работы с персоналом, регламентации функций структурных  подразделений и работников, социальными  технологиями управления;

иметь ясное представление  о перспективах развития предприятия, рынка, конъюнктуры; об основах научной  организации труда, производства и  управления; о структуре предприятия  и основных функциях структурных подразделений»[11, с. 137].

Стратегия управления персоналом должна быть в большей мере ориентирована на быстрые перемены в производстве, новую технологию, динамизм внешнего окружения, конкуренцию. Такой подход к проблеме управления кадрами ставит во главу угла человеческие ценности, рост квалификации персонала, адаптацию кадров к меняющимся экономическим условиям. Изменения среды и целей функционирования предприятия приводят к необходимости переориентации практики кадровой работы. В основу этих изменений должно быть положено требование интеграции функций по управлению кадрами, трудом и социальными процессами как необходимое условие решения комплекса задач по использованию человеческого фактора на производстве.

С учетом изложенного  перед, кадровой службой управления персоналом могут быть поставлены следующие задачи:

1. Определение текущей перспективной потребности в персонале, выполняющем требуемое количество работы определенного качества в нужный момент времени на определенном месте (участке, отделе, цехе).

2. Управление кадровыми  процессами: изучение и анализ рынка труда, подбор, адаптация персонала, профориентация и профотбор, контроль за текучестью, высвобождением кадров.

3. Развитие персонала,  формирование резерва, продвижение  кадров, разработка индивидуальных  планов карьеры и соответствующих  критериев ее развития.

4. Закрепление персонала  и стимулирование высокой производительности  труда: обеспечение высокого уровня  производительности труда посредством  организации системы материального  и морального стимулирования; развитие  состязательности в труде, системы поощрения заслуг и стимулирования групповой деятельности; участие работников в распределении прибыли, социальных выплат; развитие социальной инфраструктуры; регулирование рабочего времени; разработка системы штрафов, санкций.

5. Организация эффективной деятельности работников: расстановка кадров в соответствии с производственными задачами, с учетом склонностей и квалификации работников; контроль за условиями труда; организация рабочих мест; обеспечение ритмичности работы.

6. Обучение персонала:  организация всех видов профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала в соответствии с индивидуальными потребностями и требованиями современного производства.

7. Организация участия  трудящихся в управлении, взаимодействие  с представительствами трудящихся (советы трудовых коллективов, профсоюзы и т.д.).

8. Изучение социальных  процессов в коллективе, организация  оценки персонала как информационной  основы принятия решений по  кадровым вопросам.

9. Совершенствование  деятельности самой службы управления персоналом.

 

 

 

2.2  Количественный  состав кадровой службы управления  персоналом

Работа любой организации  неизбежно связана с необходимостью комплектования штата сотрудника. При этом одной из центральных задач является отбор кадров в службу управления персоналом.

Поиск и отбор кадров традиционно рассматривается как  функция кадровых служб. Но для создания этой кадровой службы руководители предприятия  должны найти и подобрать кадровых работников. При отборе кадровых работников используются те же принципы и методы, что и при отборе остального персонала предприятия.

Прежде чем производить  набор работников в кадровые службы, нужно определить их количественный состав.

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и Уставом организации. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

• общая численность работников организации;
• конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;
• социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий – рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;
• сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и т.п.);
• техническое обеспечение управленческого труда и др.

В связи с этим организации  самостоятельно определяют численность  работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер.

«Первый метод основан на многофакторном анализе функционального разделения управленческого труда. В НИИ труда была разработана схема функционального разделения труда с учетом влияния на численность персонала определенных факторов. Число существенных факторов сводилось к одному - трем, а затем с помощью корреляционного анализа выводились математические формулы, выражающие в общем виде зависимость между численностью персонала данной функциональной группы и действующими факторами. При этом учитывались специфические особенности каждой отрасли промышленности. Наиболее широкое применение метод нашел на крупных промышленных предприятиях. Однако следует иметь в виду, что в условиях рыночной экономики и конкуренции отсутствует жесткая зависимость между производственными факторами и численностью персонала, в связи с чем этот метод имеет только рекомендательный характер.

Экономико-математические методы основаны на разработке экономико-математических моделей, которые выводятся из действия реального механизма явлений  и тем самым обеспечивают адекватное отражение содержательного процесса. Применение экономико-математических моделей пока ограничено.

В методе сравнений на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе  составляются проектировки потребности  в специалистах для менее развитой системы. предпринимаются попытки  использования этого метода на основе формирования однородных групп организаций и выделения в них типовых или передовых организаций.

Экспертный метод позволяет  получить представление о потребности  в специалистах на основе учета мнений (экспертизы) группы экспертов, суждения которых базируются на их научной  и профессиональной компетенции. Метод используется как составная часть других методов.

Метод прямого счета  предполагает определение численности  специалистов и служащих исходя из расчета необходимых затрат труда  на реализацию периодических функций  управления по устранению возмущающих отклонений»[7, с. 149- 152].

Одним из наиболее распространенных и доступных методов расчета  численности работников кадровой службы является ее определение через затраты  труда (времени) на выполнение управленческих работ, т.е. через трудоемкость.

В свою очередь, трудоемкость работ по управлению персоналом можно  определить следующими методами:

нормативным;

с помощью фотографии рабочего времени или хронометража;

расчетно-аналитическим;

методом аналогий и экспертным методом.

Нормы времени (выработки) устанавливаются в основном для простых, повторяющихся видов работ (машинописные, учетные, оформление документов). В настоящее время разработаны типовые нормы на подготовку и оформление документов по учету личного состава, по делопроизводству.

Зная нормативную (либо расчетную) трудоемкость работ, выполняемых  в течение года, например, в отделе кадров, можно рассчитать численность  отдела (Ч) по формуле:

 

 

где Т – общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в  отделе кадров, чел.-час.;

К – коэффициент, учитывающий  затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных Т (К=1,15);

- полезный фонд рабочего времени одного работника за год; час. (в среднем принимается равным 1910 час., но ежегодно уточняется)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Анализ кадрового состава общего отдела Правительства Ростовской области

 

3.1 Структура  общего отдела, должностной и  численный состав, основные задачи  и функции общего отдела Правительства  Ростовской области

Общий отдел Правительства Ростовской области является структурным подразделением Правительства Ростовской области. В состав отдела входят следующие подразделения: служба нормативных документов; сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области; архив; бюро машинописных и копировально-множительных работ; канцелярия. Структура Общего отдела представлена в Приложении А

Положение об отделе, его  структура и штатная численность  утверждаются Губернатором Ростовской области.

 Координацию деятельности отдела осуществляет заместитель Губернатора Ростовской области - руководитель аппарата Правительства Ростовской области. Руководство отделом осуществляет: начальник общего отдела, заместитель, ведущий специалист

Основной целью отдела является организация и обеспечение функционирования единой системы документирования и управления документацией в органах государственной власти области.

Каждое подразделение общего отдела имеет ряд функций.

Функции службы нормативных  документов: организует контроль за соблюдением  сроков и порядка подготовки, оформления, согласования проектов областных законов, планируемых к внесению на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области по инициативе Главы Правительства (Губернатора) Ростовской области и Правительства Ростовской области, в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области; осуществляет подготовку заключений на законопроекты, поступившие из Законодательного Собрания Ростовской области; осуществляет подготовку отзывов Правительства Ростовской области на проекты федеральных законов, поступившие из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и т.д.