Категории секретарей
Введение
Для нормального функционирования
и успешного развития любой организации
необходим руководитель, осуществляющий
организационно-
За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. И если совсем недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с «правой рукой руководителя», регулирующей различные производственные процессы. Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими его решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнёрами, отвечая по телефону, организуя приёмы, совещания презентации, обмениваясь деловыми бумагами.
Понятие «секретарь» сегодня достаточно сложное и имеет много градаций, хотя в Средние века в обязанности секретаря входили только работа с деловыми бумагами написание писем. Сейчас у секретаря функций прибавилось, в связи с этим появилось множество разновидностей этой старинной должности – от секретаря – помощника руководителя, офис-менеджера, секретаря-референта, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения, секретаря приёмной (или секретаря на reception) до технического секретаря. Только в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) зафиксировано более двух десятков различных названий должности секретаря.
В данной работе будет рассмотрено четыре основные категории секретаря: помощник руководителя, офис-менеджер, секретарь-референт и секретарь на reception.
Цель работы – выявить специфику каждой из основных категорий секретаря.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
- изучить характеристику каждой из основных категорий секретаря;
- ознакомиться с основными и специфическими функциями, обязанностями и правами секретаря;
- проанализировать положение каждой из основный категорий секретаря по значимости в обеспечении управления фирмой.
Актуальность данной темы определяется тем, что профессия секретаря была востребована в Средние века и особенно является востребованной в наши дни. Так как ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без секретаря. С появлением новой техники и новых условий труда выделяются секретари, выполняющие разные функции. Теперь человек, окончивший школу и прошедший курсы секретаря не может претендовать на должность помощника руководителя в солидной фирме, так как у него не достаточно опыта, умений и знаний. Следовательно, необходимо понимать разницу, например, между секретарём на reception и офис-менеджером.
Данная тема не осталась без внимания учёных. Каждая категория расписывается достаточно чётко, невозможно на основе имеющийся литературы не заметить разницу между ними. Есть авторы, которые свои работы полностью посвящают определённой категории секретарей. Так, например, у Т.В. Рыбченковой ряд статей об офис-менеджере, или у И. Юрасова о секретаре референте. Так же есть попытки сравнения категорий секретарей. Так выше упомянутая Т.В. Рыбченкова сравнивает офис-менеджера и секретаря-референта. В целом тема изучена хорошо. Но есть и перспектива дальнейшего её изучения, так как мир постоянно меняется, появляется новая техника, а значит у секретаря – новые инструменты труда, новые функции, следователь, появляются новые категории.
1. Роль секретаря в современном обществе.
1.1 Характеристика основных
категорий секретарской
Слово «секретарь» происходит от французского слова «secretaire» и первоначально
означало доверенное лицо (по-французски secret – тайна). Хороший секретарь по существу остаётся таковым и сейчас. В России должность секретаря появляется в XVIII в., сначала именно как должность личного секретаря императора, и в Толковом словаре В. Даль определяет: «статс-секретарь, доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения и в законодательных актах этого периода очерчены сферы его деятельность и служебные обязанности. В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку определённого лица или какого-нибудь учреждения». Таким образом, в определениях на первый план выдвигается работа с документами. Кроме того, в них подчёркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение.
Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современном секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».
Совсем недавно
малопопулярная и низкооплачиваемая
профессия секретаря стала
Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно – правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Основные наименования: секретарь руководителя, секретарь референт, секретарь приёмной (или секретарь на reception), офис – менеджер или администратор офиса.
Должность секретаря приёмной (или секретаря на reception) – это первая ступенька карьеры. Существует несколько наименований секретаря на reception:
- секретарь – ресепшионист;
- секретарь офиса или секретарь приёмной;
- дежурный секретарь;
- администратор или администратор офиса;
- секретарь – администратор.
Обязанностей немного, но они чрезвычайно ответственны: это организация приёма посетителей (включая предложение чая или кофе), ответы на телефонные звонки и их распределение, отправка и получение корреспонденции, при необходимости – ведение документации и печатание документов. Степень самостоятельности невелика. В работнике, занимающем должность секретаря приёмной, ценится прежде всего умение точно следовать инструкциям и указанием руководителя. Знание иностранного языка, как правило, необязательно. Так как секретарь ресепшионист – это первый человек, которого видят посетители организации, именно он создаёт благоприятный и достойный имидж компании, он должен производить хорошее впечатление, а следовательно, обладать приятным голосом и внешностью, навыками делового общения, от него требуется так же коммуникабельность, безусловная исполнительность, доброжелательность, вежливость, умение сдерживать свои эмоции, терпение.
Должность секретаря предполагает несколько большую самостоятельность.
Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь – административно) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями. Это новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря – референта.
Как известно, секретарь и референт – достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации – это помощник, который организует деятельность первого руководитель, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт – это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчёты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.
Секретарь – референт – это доверенное лицо руководитель, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточится на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря – референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.
Т.И. Овчинникова в своей статье «Секретарь – референт – работа творческая» называет секретаря – референта работник нового типа. И даёт ему следующую характеристику:
- способность эффективно оперировать информацией;
- высокая мобильность;
- потребность в самореализации и самовыражении.
Секретарь – референт в компании – это специалист, который проявляет интеллектуальные и креативные способности.
Офис – менеджер – сотрудник, без которого не обходится ни одна организация. Человеку непосвященному работа офис – менеджера может показаться элементарной: разговаривай по телефону, подноси шефу кофе да приветливо улыбайся посетителям. Но не всё так просто: не даром секретарь считается «лицом» компании, и от того, какое впечатление он произведет на клиента, как будет общаться, в немалой степени зависит успех будущего сотрудничества.
Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной техники и её координацию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят:
- руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно – технического персонала и работников информационного и документационного обеспечения;
- секретари, помощники и референты руководства управленческих структур;
- координаторы офисной деятельности.
В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работников офиса. До недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей основной деятельности, что не всегда оправданно.
Для эффективной организации офисной работы требуется профессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями.
Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис – менеджера.
Офис – менеджер (office-manager) – это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения). Образно говоря, офис – менеджер – это первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно – хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения).
Офис – менеджер должен не столько помогать руководителю организации в выполнении его функций, сколько взять на себя ответственность за реализацию всей оперативной работы фирмы, активно участвовать и в разработке её стратегии, и в работе по управлению персоналом, а проектировании управленческих процессов, операций и процедур. Делегирование полномочий по решению задач с уровня высшего руководителя на более низкие уровни – воплощение этой тенденции и является деятельность офис – менеджера.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащий, утверждённый постановлением Минтруда России от 21.08.98 №37, относит должность секретаря помощника руководителя к категории технических исполнителей.
Международная ассоциация секретарей даёт такое определение секретарю руководителя: " Это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.
Квалифицированный секретарь помощник руководителя освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвёртому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.
Занимающая должность, расположение рабочего места и доверие, которое обычно оказывает руководитель своему ближайшему (в прямом и переносном смысле) помощнику, обуславливают то, что личный секретарь оказывается информированным о различных аспектах личной жизни руководителя.
Одна из основных задач секретаря – никогда не забывать об оказанном ему доверии, надёжно хранить полученную информацию и ни при каких обстоятельствах не использовать её во вред организации и руководителю.
Личный секретарь руководителя не должен поддерживать чьи-либо интересы, за исключением интересов руководителя. Он – связующее звено между руководителем и внешним миром, между руководителем и коллективом. Секретарь руководителя учувствует в каждом этапе управления, начиная с подготовки управленческого решения и заканчивая результатами его исполнения. От ответственности, организованности, оперативности и компетентности секретаря зависит административно – управленческий процесс в организации.
Таким образом, каждая из представленных категорий является важным звеном в структуре управления. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители в большей степени должны заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих практических, тактических и операционных функций своим подчинённым.
1.2 Функции, обязанности и требования, предъявляемые к секретарям
Персонал, выполняющий функции организации, координации, контроля:
- руководители структурных подразделений офиса. В их подчинении может находится инженерно – технический персонал и работники информационного и документационного обеспечения;
- секретари, помощники и референты руководителей;
- офис – менеджеры (управляющие делами, координирующие всю офисную деятельность).
Профессиональные функции
Так у секретаря на reception следующие обязанности: приём звонков на русском и / или иностранном языке, переадресация входящих звонков; приём, передача и регистрация телефонограмм; приём и отправка факсимильных сообщений; делопроизводство в том или ином объёме:
- Регистрация входящей корреспонденции, передача её по назначению;
- Регистрация и отправка исходящей корреспонденции;
- Компьютерный набор и распечатка небольших по объёму документов (писем, телеграмм и др.).
Приём и передача писем по электронной почте; поиск необходимой для работы офиса информации в Интернете, печатных изданиях, по телефону; организация подписки на периодические издания и контроль за своевременной доставкой подписанных изданий в офис; хозяйственное обеспечение офиса:
- Закупка канцелярских принадлежностей;
- обеспечение офиса расходными материалами;
- Закупка хозтоваров.
Заказ визиток; координация работы офисных водителей и курьеров; заказ авиа- и железнодорожных билетов; бронирование гостиниц; работа с почтовыми и курьерскими службами; организация пропуска посетителей (автомобилей) на территорию организации; встреча и регистрация посетителей, создание условий для комфортного ожидания; взаимодействие с арендаторами; выполнение отдельных поручений руководства и многое другое, вплоть до проведения первичного собеседования по телефону с соискателями.
К секретарям первой ступени – секретарь на ресепшин, как к любому специалисту предъявляют требования. Основные – образование, опыт работы, знание компьютера, знание иностранного языка.
Требования:
- Образование: могут принять и студентку института, но гораздо чаще требуется либо среднее специальное образование, либо законченное высшее;
- Опыт работы: как правило, требуется опыт работы в аналогичной должности не менее одного года. Однако, чем выше уровень образования, тем ниже требования к стажу работы. От специалиста с высшим образованием могут на потребовать опыт работы;
- Знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне – одно из основных требований к кандидату на эту должность;
- Знание основ делопроизводства;
- Компьютер. Уверенный пользователь: Word, Exel, Outlook, Интернет;
- Офисная техника. Умение пользоваться мини – АТС, факсимильным аппаратом, ксероксом;
- Хорошие коммуникативные навыки;
- Знание делового этикета
- Знание основных правил ведения телефонных переговоров;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Приветствуется знание основ конфликтологии.
Хоть секретарь на reception и считается первой ступенью в карьере секретаря, функции, которые он выполняет чрезвычайно важны для всей организации. Следовательно, если эту должность будет занимать не квалифицированный человек, то это печально может обернуться для организации.
Секретарь – референт – это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря – референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:
- функции по документационному обеспечению управления;
- функции по бездокументационному обслуживанию руководителя.
Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь – референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где работают секретари – референты выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создаётся, функции по делопроизводственному обеспечению сосредотачиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря – референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.
К функциям секретаря – референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приёма посетителей; телефонное обслуживание; обеспечение рабочего покоя руководителя; контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы; организация встреч и переговоров руководителя; подготовка командировок руководителя; организация и участие в работе совещаний; контроль исполнения поручений руководства; организация рабочего дня руководства, резервирование времени; организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатации оргтехники.
Секретарь – референт является надёжным помощником руководителя. Вместе с тем на нём замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, и деловыми партнёрами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря – референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции. Сегодня секретаря – референта руководителя не только часто называют «правой рукой» руководителя, но и сравнивают с «центральной нервной системой» фирмы, что лишний раз подчёркивает важность коммуникационной составляющей в бездокументном обслуживании.
Особую группу функций секретаря – референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:
- просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы;
- поиск и обработка необходимой руководителю информации;
- знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.
Секретарь – референт отвечает (письменно или по телефону) на все приглашения (руководитель отвечает лично только в том случае, если не может присутствовать на мероприятии или церемонии). Секретарь – референт заботится о цветах, подарках, поздравлениях сотрудникам фирмы. А в трагических ситуациях (болезни, автомобильные аварии и т.п.) организует и необходимую помощь (по поручению руководителя, а в его отсутствие – по собственной инициативе).
Кроме традиционных обязанностей, сегодня секретарю – референту делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах.
Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря – референта входит приём клиентов и гостей фирмы, Деятельность в ранках связей с общественностью, формирование архивов и т.д. Секретарь – референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневно фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.
В небольших коммерческих организациях секретарь – референт, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровой и хозяйственными службами.
Часто в подчинении у секретаря – референта находится сотрудник, выполняющий обязанности младшего секретаря.
Требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора MS Word, системы электронных таблиц MS Exel и общее знакомство с операционной системой Widows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.
Профессиональный секретарь – референт должен иметь определённые знания и навыки, обладать определёнными личными и деловыми качествами. Профессия секретаря – референта предполагает высокий уровень образования.
Требуется знать: нормативно – методические документы по документационному обеспечению управления; основные принципы организации документооборота; основы архивного дела; основные прикладные программы; русский язык, один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы); правила ведения деловой беседы; принципы организации приёма посетителей, совещаний, деловых поездок; современные средства связи; основы профессиональной этики; принципы организации управленческого труда, правовые основы управления; основы административного, трудового и хозяйственного права; правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и её сотрудников.
Требуется уметь: составлять и оформлять основное виды и разновидности управленческих документов; рационально организовывать работу с управленческими документами, вести архив; находить, систематизировать и хранить информацию; пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов; вести деловые беседы и телефонные переговоры; организовывать совещания, презентации, служебные поездки; пользоваться современными средствами связи; организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание; планировать свою работу, планировать и обеспечивать время руководителя; обеспечивать эффективную работу руководителя.
Основные деловые качества, необходимые секретарю – референту: организаторские способности: умение организовывать свою работу, работу своего руководителя и работу офиса, умение организовывать совещания, презентации, бизнес – поездки, приёмы делегаций и другие мероприятия; ответственность, надёжность: умение брать на себя ответственность, всегда использовать только тщательно проверенную информацию; пунктуальность и исполнительность: своевременное и точно исполнение поручений, умение никогда ни о чём не забывать и никуда никогда не опаздывать; инициативность и самостоятельность: умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаться указаний руководителя по каждому поводу; преданность фирме, лояльность: чувство сопричастности делам фирмы, умение проявлять такт и осторожность, умение хранить конфиденциальные сведения; умение хранить служебную тайну конфиденциальную информацию; предвидение: уметь предупредить поручения руководителя.
Личные качества, необходимые секретарю – референту: коммуникабельность, умение адаптироваться: умение легко устанавливать контакты с людьми, быстро переключаться с одного вида деятельности на другой; доброжелательность, вежливость, любезность, отзывчивость, искреннее внимание к людям, готовность помочь другим, особенно в напряженных ситуациях, в конечном итоге – умение создать в офисе психологический комфорт; интеллигентность: культура речи, внешний вид; тактичность, дипломатичность: деликатность, умение тактично разрешить любые проблемы, ответить на любые вопросы, не оскорбив при этом самолюбия собеседника; трудолюбе, добросовестность; скромность, аккуратность; любознательность: стремление постоянно повышать свой уровень знаний, осваивать смежные области деятельности, быть в курсе последних достижений в области секретарского дела и деятельности фирмы.
В различных организациях обязанности секретаря – референта существенно различаются. Сегодня сфера деятельности секретарей – референтов постоянно расширяется, а его роль в структуре управления современной организации неуклонно повышается. Вместе с тем повышаются и требования, которые предъявляются к соискателям этой должности.
офис – менеджер с учётом специфики содержания деятельности должен выполнять ряд функций:
- административная (организационно – управленческая и координационная);
- регулятивная (планово – отчётная);
- контрольная (оценочно – учётная);
- информационная (коммуникационно-
документационная); - маркетинговая;
- хозяйственная (организация жизнеобеспечения офиса).
- Категории, способы управления качеством
- Категории упитанности мяса
- Категорирование производственных объектов по уровню опасности и его применение
- Категория вежливости японских глаголов
- Категория возвратности немецкого и русского глагола
- Категория лица и числа в немецком языке
- Категория «непереводимость» в русской критике начала XX века
- Категории преступлений
- Категории преступлений по УК Российской Федерации
- Категории преступления
- Категории преступления и их уголовно-правовое значение
- Категории, принципы и функции финансового менеджмента
- Категории производств по взрывопожарной и пожарной опасности
- Категории производств по взрывопожарной и пожарной опасности
