Классификация документов Архивного фонда РФ

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..…3

Глава 1. Архивный фонд РФ, его состав, классификация находящихся в  нем документов………………………………………………………………………...5

1. Состав Архивного фонда РФ……………………………………………..…..5
2. Федеральное архивное агентство России……………………………….….11
3. Понятие о классификации документов Архивного фонда РФ……………13

Глава 2. Классификация  документов Архивного фонда РФ………………….14

2.1. Классификация документов в пределах Архивного фонда РФ………….14

2.2. Классификация документов в пределах архива…………………………..18

2.3. Дело как единица классификации документов…………………………...24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….30

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………….31

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день можно с уверенностью признать, что  одним из важнейших резервуаров памяти человечества являются архивы.

Архивы - это самая  ценная часть социальной памяти по множеству причин: они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Другими словами, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - обеспечивают долговременную память общества.

Существуют маркетинговые  исследования Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного  дела. В процессе деятельности всех юридических лиц разных форм собственности в год образуется примерно 400 млрд. листов документов. Из этих 400 млрд. листов документов порядка 3% поступает на хранение в архивы. Документы, поступающие на вечное хранение в архивы, это документы Архивного фонда РФ. Конечно, они требуют своей классификации и стандартизации.

Основной учетной единицей Архивного фонда РФ является дело, или единица хранения. Дело - это  папка, в которой может быть от пяти до 300 и более листов. По данным последней паспортизации государственных и муниципальных государственных архивов, в них содержится 213 млн. дел. Помимо этого еще более 100 млн. дел содержится в ведомственных архивах, то есть в архивах министерств, ведомств и организаций, которые потом могут сдавать эти документы. Необходимость классификации этих документов является важнейшей проблемой.

Объект данной курсовой работы - Архивный фонд РФ, предметом являются документы Архивного фонда РФ, их классификация и особенности.

Целью курсовой работы является изучение классификации документов Архивного фонда РФ.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть состав  Архивного фонда РФ

2. Определить классификацию  документов Архивного фонда РФ

3. Определить классификацию  документов в пределах Архивного фонда РФ

4. Определить классификацию  документов в пределах архива

5. Определить классификацию  документов в пределах архивного  фонда

Источниковая  база: нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам архивного дела. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон от N125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ.

Глава 1. Архивный фонд РФ, его  состав, классификация находящихся  в нем документов.

1.1. Состав Архивного  фонда РФ

Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ и подлежащих постоянному хранению.¹

В состав Архивного фонда  РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы  независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места  хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Можно составить характеристику состава документов АФ РФ :

1) группы документов, образовавшихся в деятельности  учреждений, организаций, предприятий,  существующих и существовавших  на территории, входившей в состав  СССР, - высших, центральных и местных  органов государственной власти  и государственного управления, суда, арбитража, прокуратуры; воинских учреждений, частей, учебных заведений и других организаций армии, флота, пограничных и внутренних войск; учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики; науки и культуры: профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций; учреждений религиозного культа за период до отделения церкви от государства;

2) документы отечественных  учреждений, организаций и предприятий,  находящихся или находившихся за границей;

3) национализированные  Советским государством документы  частных, сословных и других  корпоративных архивов;

4) документы личного  происхождения, поступившие в  собственность государства (частные  архивы и документальные коллекции советских и дореволюционных государственных, общественных деятелей, ученых, деятелей культуры, искусства, новаторов и передовиков производства, коллекционеров, переданные в государственные архивы по актам дарения, завещаниям или на другом законном основании);

5) поступившие в собственность  государства, в том числе из-за  рубежа, документальные памятники  истории и культуры (летописи, рукописные  книги, рисунки и т.п.).

Отнесение документов к  составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы  на носителях любого вида, находящиеся  в федеральной собственности, собственности  субъекта Российской Федерации или  муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Включение документов, находящихся  в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, системности и целостности путём комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей. При отнесении документов к составу Архивного фонда РФ учитывается также фактор степени полноты сохранности фонда.

Критерии, то есть признаки, на основании которых определяется ценность документов, не является категорией устойчивой, они могут изменяться под влиянием различного рода факторов, например развития госаппарата, процессов документирования, количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает, на смену им появляются другие.²

К федеральной собственности  относятся архивные документы:

1) хранящиеся в федеральных  государственных архивах, федеральных  музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность);

2) федеральных органов  государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России);

3) бывших неприятельских  государств, перемещенные в Союз  ССР в результате Второй мировой  войны и находящиеся на территории  Российской Федерации, если иное  не предусмотрено законодательством  Российской Федерации о перемещенных  культурных ценностях;

4) отнесенные к федеральной  собственности федеральными законами.

К собственности субъекта Российской Федерации относятся  архивные документы:

1) хранящиеся в государственных  архивах субъекта Российской  Федерации, музеях и библиотеках  субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);

2) государственных органов  и организаций субъекта Российской  Федерации.

К муниципальной собственности относятся архивные документы:

1) органов местного  самоуправления и муниципальных  организаций;

2) хранящиеся в муниципальных  архивах, музеях и библиотеках  (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи  и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

К частной собственности  относятся архивные документы:

1) организаций, действующих  на территории Российской Федерации  и не являющихся государственными  или муниципальными, в том числе  общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства;

2) созданные гражданами  или законно приобретенные ими.  Эти документы могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военоначальников, писателей, художников, новаторов и т.д. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

Передача права собственности  другим лицам на архивные фонды и  архивные документы федеральных  государственных архивов и центров  хранения документации, а также архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, отнесенных к федеральной собственности, осуществляется по постановлению правительства РФ по представлению Федерального архивного агентства.

Архивные документы, находящиеся  в государственной или муниципальной  собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами.

В случае приватизации государственных  или муниципальных предприятий  образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе  документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности.³

Документы архивного  фонда Российской Федерации, находящиеся  в частной собственности, могут  отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке правопреемства или иным способом. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук.

1.2. Федеральное архивное  агентство России

Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного дела - Федеральное архивное агентство России, ее органы и учреждения.

Федеральное архивное агентство  является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела.⁴

В систему Федерального архивного агентства России входят:

- государственные органы управления архивным делом республик в составе РФ, краев, областей, автономных областей и округов, городов, районов;

- архивные учреждения: федеральные государственные архивы и центры хранения документации, центральные государственные архивы и центры хранения документации республик в составе РФ, государственные архивы и центры хранения документации краев, областей, автономных областей и округов, городов, районов.

Государственными архивами с постоянным составом документов являются: Государственный архив Российской федерации, Российский государственный  архив древних актов (РГАДА), Российский государственный исторический архив (РГИА), Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ), Российский государственный архив экономики (РГАЭ), Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ), Российский государственный военный архив (РГВА), Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ), Российский государственный научно-технический архив (РГНТА, бывший ЦГАНТД) с филиалом в Москве, Российский государственный архив фотодокументов (РГАФД), Российский государственный архив кинофотодокументов с филиалом в г. Владимире (РГАКФД), Центр хранения современной документации, Центр хранения документов молодежных организаций, Центр хранения историко-документальных коллекций, Центр хранения страхового фонда.

- научно-исследовательские учреждения (ВНИИДАД) и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность.

Таким образом, Федеральный  закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы.

1.3. Понятие о классификации документов Архивного фонда РФ

Классификация документов Архивного фонда РФ - это их научная группировка по наиболее существенным признакам.

Классификация - это основа организации Архивного фонда  РФ. Классификация документов Архивного  фонда РФ включает в себя три ступени (этапа) с учетом уровней объектов классификации. Классификация осуществляется в пределах:

- Архивного фонда РФ в целом;

- государственного архива;

- архивного фонда.

Классификация документов Архивного фонда РФ строится на основе следующих признаков:

- по формам собственности;

- историческим периодам;

- видам носителей информации, способам и технике закрепления информации;

- срокам хранения и др.⁵

Глава 2. Классификация документов Архивного фонда РФ

1. . Классификация документов в пределах Архивного фонда РФ

Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

По формам собственности  документы классифицируются на документы  федеральной, субъектов Российской Федерации, муниципальной и частной  собственности.

По историческим эпохам: в современных российских государственных архивах исторически сложилось деление всех документов Архивного фонда РФ на документы периода до 1917 г. и после 1917 г. (дореволюционные и советские).

Документами советской  эпохи считаются документы, образовавшиеся в деятельности учреждений советской власти, возникших в результате Октябрьской революции. Документы учреждений Временного правительства отнесены к досоветскому периоду.

При классификации документов учреждений - фондообразователей, которые существовали до и после революции (заводы, фабрики, банки, научные и культурные учреждения и др.), разграничительной датой при делении по эпохам принята дата их национализации, конфискации и реорганизации.

Документы личного происхождения  относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок.

С учётом вида носителей, способов и технике закрепления  информации архивные фонды и архивные документы хранятся в общих и  специализированных отделах общих  архивов.

Например, специализированными  архивами являются Российский государственный  архив кинофотодокументов (РГАКФД), Центральный государственный архив  кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД Санкт-Петербурга), Центральный  архив аудиовизуальной документации Москвы (ЦААДМ), хранящие наиболее полные и ценные коллекции фотодокументов по истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и располагающие современным техническим оборудованием для проведения реставрационных работ с фотодокументами, изготовления их копий.

Фотодокументы Архивного  фонда Российской Федерации активно  используются для создания и обновления музейных экспозиций, выставочных проектов, фотоальбомов военно-патриотической тематики, монографий, энциклопедических, учебных  и справочных изданий и др.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, находящиеся  в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно - в государственных  архивах, музеях, библиотеках и  организациях Российской академии  наук;

2) временно - в государственных  органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.⁶

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе государственные академии наук, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно - в муниципальных  архивах, музеях и библиотеках;

2) временно - в органах  местного самоуправления, муниципальных  организациях и создаваемых ими  архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, находящиеся  в частной собственности, могут  храниться их собственниками или  владельцами самостоятельно или  могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Установлены следующие  сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации  до их поступления в государственные  и муниципальные архивы (ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»):

1) для включенных в  установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  документов органов государственной  власти, иных государственных органов  субъектов Российской Федерации  и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

3) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  документов органов местного  самоуправления и муниципальных  организаций - 5 лет;

4) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному  составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и  конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.⁷

Принадлежность документов к определённым отраслям государственной  и общественной деятельности.

Это признак применяется  для организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных архивов.

Таким образом, классификация  документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью  правильного распределения по государственным  архивам.

2. . Классификация документов в пределах архива

Внутри архива документы  группируются:

- по архивным фондам и архивным коллекциям;

- степени ценности;

- категориям доступа к документам.

Группировка документов по архивным фондам и коллекциям - основа классификации документов в пределах архива

Определение (уточнение) принадлежности документов данному фондообразователю называется фондированием.⁸

Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения (организации, предприятия, воинской части, корабля военного или торгового  флота, общественного объединения  и т.д.) или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд.

Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.

Часть документального  фонда, имеющая историческое, политическое, народно-хозяйственное, научное, социальное, культурное значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Видами архивного фонда  являются: архивный фонд учреждения, архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд. К архивному фонду  приравнивается архивная коллекция. Работа по фондированию документов осуществляется:

- в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;

- ведомственных архивах при отборе документов для передачи в госархивы;

- государственных архивах при необходимости создания объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправления ошибок фондирования, описания документов, переработки описей.

Важнейшую роль при классификации  документов играет принцип недробимости архивных фондов.

Материалы архивного  фонда учреждения (предприятия, общественной организации, войсковой части) или  отдельного лица представляют собой  исторически сложившийся комплекс документов. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов, обусловливают требование соблюдения их целостности.

В соответствии с принципами недробимости архивных фондов комплектование архивов должно осуществляться таким  образом, чтобы материалы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве.

Исторические связи  существуют не только между документами  внутри архивного фонда, но и между  архивными фондами и группами фондов, образующих комплексы, дробление  и распыление которых по различным архивам нарушает правильную классификацию документов. Концентрация в одном архиве комплексов фондов, имеющих органические связи, способствует научной организации документов и облегчает их всестороннее использование.

Исторически сложившиеся  комплексы архивных фондов могут образовывать фонды учреждений, связанных с временем существования, с масштабом деятельности, принадлежностью к одной отрасли государственного управления, экономики или культуры, одному ведомству, к конкретной административно - территориальной единице. Таким образом, принцип недробимости фондов тесным образом связан с признаками классификации.

Фондирование заключается  в определении (уточнении) границ фондовой принадлежности и хронологических  границ документов фондов и в формировании архивных фондов (объединенных архивных фондов, коллекций).

Определить границы  архивного фонда - значит определить состав документов, подлежащих включению  в этот фонд. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения  их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.⁹

Входящие документы  относятся к фонду того учреждения, которым они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресу, оттиску  регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности учреждения, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение.