Классификация документов и дел в архиве

 

Областное государственное  автономное образовательное учреждение

Среднего  профессионального образования

Иркутский колледж  экономики сервиса и туризма

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая  работа

По  дисциплине: Архивоведение

 

На  тему: Классификация документов и  дел в архиве

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка гр. ДОУ-324

Малых Н.В.

Проверил:

преподаватель Тигунцева Л.И.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Иркутск,2011

Оглавление:

Введение…………………………………………………………………………...3

Определение фондовой принадлежности документов,

образование фонда……………………………………………………………..…4

Определение хронологических границ фонда и  крайних дат документов фонда…………………………………………………………………………...…..6

Образование объединенных фондов……………………………………………..7

Образование коллекции……………………………………………………...…9

Классификация документов в пределах фонда………………………………..10

Признаки  группировки дел………………………………………………….......11

Заключение……………………………………………………………………….16

Список использованной литературы…………………………………………...17

Приложение………………………………………………………………………18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Под классификацией документов в пределах ведомственного архива понимается их группировка по фондам и коллекциям.

Практическое  осуществление классификации документов по фондам и коллекциям называется фондированием. Фондирование состоит  из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования фондов. Ведомственный архив проводит фондирование документов по согласованию и под  непосредственным методическим руководством государственного архива, в который  передаются хранящиеся в нем документы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Определение фондовой принадлежности документов, образование фонда

 

Определение фондовой принадлежности документов заключается  в отнесении их к фонду соответствующей  организации и проводится на основе изучения документов организации и  определения их принадлежности к  составу документации данной организации - фондообразователя.

При определении  фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:

 

- входящие  документы относятся к фонду  той организации, которой они  получены; их фондовая принадлежность  определяется по адресату, оттиску  регистрационного штампа, содержанию  документов, отражающему функции  и вопросы деятельности организации,  по резолюциям и пометам о  направлении документов на исполнение;

 

- копии (отпуски) исходящих документов относятся к фонду той организации, которая является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов;

 

- документы  внутреннего обращения относятся  к фонду той организации, которой  они составлены; фондовая принадлежность  их, как правило, определяется  по названию организации, которое  указано в документе, по подписи  автора.

Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзной, ДОСААФ, Общества Красного Креста и Красного Полумесяца и др.) составляют один фонд.

Дела, производство которых велось последовательно  в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством. При ликвидации организации с передачей ее функций другой организации законченные делопроизводством дела включаются в состав фонда ликвидированной организации, а незаконченные делопроизводством - в состав фонда организации - преемника;

 

- личные  дела, если они передавались из  одной организации в другую  в связи с переводом сотрудников,  включаются в фонд получившей  их организации.

 

В случае обнаружения ошибочно включенных в  фонд документов они должны быть выделены и присоединены к тому фонду (тем  фондам), к которому (которым) они  относятся.

 

Один  и тот же фонд организации составляют документы:

 

- до и  после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за  собой коренного изменения ее  деятельности, а выразилась в  расширении или сужении ее  задач и компетенции;

 

- до и  после изменения территориальных  границ ее деятельности, подчиненности,  структуры, штатов, печати и т.п.;

 

- до и  после полного или частичного  изменения в результате реорганизации,  присвоения ей почетного имени,  награждения орденом, изменения  административно - территориального  деления, перемещения из одного  района в другой и т.д.;

 

- временно  прекратившей свою деятельность  организации, а затем восстановленной  с теми же функциями.

 

Разные  фонды составляют материалы:

 

- союзного  министерства (комитета, главного управления) и созданного на его базе  в результате реорганизации (преобразования) республиканского министерства;

 

- республиканского  министерства (комитета) и созданного  на его базе союзного министерства;

 

- центрального  органа государственной власти  и государственного управления  автономной республики и союзной  республики, если последняя создана в результате преобразования автономной республики в союзную;

 

- центрального  органа государственной власти  и государственного управления  союзной и автономной республики, если последняя создана в результате преобразования союзной республики в автономную.

 

Фонд  является основной классификационной  и учетной единицей документов ведомственного архива и дроблению не подлежит.

Каждому фонду (коллекции), поступившему в ведомственный  архив, присваивается название и  номер.

Название  фонда соответствует официальному названию фондообразователя.

 

 

Определение хронологических границ фонда и  крайних дат документов фонда

 

Хронологическими  границами фонда являются:

 

- фонда организации  - официальные даты образования  и ликвидации организации;

 

- объединенного  фонда - даты образования и  ликвидации наиболее ранней и  наиболее поздней по времени  деятельности организаций, документы  которых вошли в состав фонда;

 

- коллекции  - даты самого раннего и позднего  документа в составе коллекции.

 

Крайними  датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности организации или если в фонд организации были в свое время переданы не завершенные делопроизводством дела организации - предшественника и т.д.

 

 

Образование объединенных фондов

 

Объединенные  фонды могут быть сформированы из документов:

 

- однородных  по целевому назначению и функциям  одноименных организаций;

 

Пример. Всесоюзные строительно - монтажные тресты, машинно - тракторные станции.

 

 

 

- руководящего  органа и подчиненных ему организаций;

 

Пример. Министерство и его всесоюзные промышленные объединения (главные управления) или Управление строительства Нурекской ГЭС и подчиненные ему организации.

 

- организаций,  связанных между собой объектом  деятельности;

 

Пример. Московская железная дорога (управление, дистанции и др. организации).

 

- органов  государственной власти и государственного  управления и состоящих при  них организаций;

 

Пример. Облисполком и его отделы.

 

- последовательно  сменявших друг друга организаций,  если функции предшественников  полностью или частично передавались  их преемникам;

 

Пример. Министерства и комитеты по заготовкам сельскохозяйственных продуктов.

 

Образование объединенных фондов включает в себя перешифровку дел (изменение номеров  фондов, описей), пересоставление учетных документов, размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости и пересистематизацию дел и пересоставление описей.

 

Название  объединенного фонда может состоять из:

 

- обобщенного  названия включенных в него  фондов;

 

Пример. Научно - исследовательские учреждения ветеринарной санитарии.

 

- названия  руководящей организации и обобщенного  названия подчиненных ей организаций;

 

Пример. Министерство медицинской промышленности СССР и его главные управления.

Конкретные  названия всех организаций, документы  которых вошли в объединенный фонд, приводятся в учетных документах.

 

Образование коллекции

Коллекция может поступить в ведомственный  архив в виде уже сложившихся  комплексов документов или образовываться в архиве из отдельных, разрозненных документов или сложившихся групп  документов с целью создания благоприятных  условий для их всестороннего  использования.

Если  документы когда-то поступившей  или образованной коллекции без  ущерба для использования можно  распределить по соответствующим фондам, то коллекция может быть расформирована.

В названии коллекции отражается признак (признаки) объединения документов, а в случае необходимости - ее составитель (организация, в том числе - ведомственный архив).

Создание  коллекций, а также их расформирование  проводится ведомственным архивом  только по согласованию с государственным  архивом.

 

 

Классификация документов в пределах фонда (систематизация дел фонда)

 

. Под классификацией  документов в пределах фонда  понимается их группировка и  расположение в фонде.

 

За единицу  классификации и учетную единицу  управленческой документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически  обособленный отдельный документ или  совокупность документов, заключенных  в отдельную обложку.

Практическое  осуществление классификации документов (дел) в пределах фонда называется их систематизацией.

Систематизация  дел фонда проводится в ведомственном  архиве при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

 

Примечание. Систематизация дел фонда проводится и в делопроизводстве организации при составлении номенклатуры дел, и при подготовке дел к передаче в ведомственный архив.

Систематизация  дел в пределах архивного фонда  осуществляется на основе разработанной  и согласованной с соответствующим  государственным архивом схемы  систематизации дел фонда <*>.

 

 

В дальнейшем употребляется принятый в архивной практике термин "Схема систематизации фонда".

 

Схема систематизации архивного фонда

 

Схема систематизации архивного фонда является основанием для внутренней организации архивного  фонда и закрепляется описью дел  фонда.

 

В зависимости  от признака группировки дел схема  систематизации архивного фонда  может отражать структуру фондообразователя, функции его деятельности, виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.

 

Признаки  группировки дел

 

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с  учетом следующих классификационных  признаков:

 

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

 

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

 

- функционального,  отраслевого, тематического, предметно  - вопросного;

 

- номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

 

- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

 

- географического;

 

- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

 

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно  по тем признакам, применение которых  окажется наиболее целесообразным.

Сочетание структурного и хронологического признаков  дает следующие варианты схемы систематизации архивного фонда: хронологически - структурный  и структурно - хронологический.

Хронологически - структурная схема систематизации применяется для систематизации дел в фонде действующей организации  с учетом дальнейшего пополнения документов этого фонда и ликвидированных  организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически - структурной  схеме они группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Структурно - хронологическая схема систематизации архивного фонда применяется  для систематизации дел в фонде  организации, имевшей стабильную структуру. При систематизации дел по структурно - хронологической схеме они группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

При систематизации дел фонда организации с часто  менявшейся структурой применяются  хронологически - функциональная или  функционально - хронологическая схемы  систематизации архивного фонда.

 

При систематизации дел по хронологически - функциональной схеме группировка происходит вначале  по хронологическому признаку, а затем  по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и т.д.) или по классификатору организации.

 

При систематизации дел по функционально - хронологической  схеме дела группируются вначале  по функциям деятельности фондообразователя, а затем - по хронологическому признаку.

Хронологически - тематическая или тематически - хронологическая  схемы архивного фонда применяются  при систематизации дел небольших  по объему фондов, а также отдельных  коллекций. Тематические группы дел  располагаются по значимости намеченных тем.

Хронологически - номинальная и номинально - хронологическая  схемы систематизации архивного  фонда применяются для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

 

При выборе классификационных признаков для  проведения группировки дел в  пределах подгрупп учитывается значение того или иного признака для отражения  делопроизводственной и смысловой  связи между делами конкретного  архивного фонда, а также для  создания наиболее удобной в целях  использования документов системы  их организации.

 

Документы по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются  обособленно и включаются в отдельную  опись.

 

Архивные  фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в его пределах располагаются  по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д.

 

В пределах каждого архивного фонда, вошедшего  в объединенный архивный фонд, могут  применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности конкретной организации, составом и  объемом ее документов, при этом для фондов однородных организаций  используются одинаковые схемы систематизации.

 

Дела каждого  фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную  опись или составляют самостоятельный  раздел описи дел объединенного  архивного фонда.

 

Систематизация  документов коллекции определяется ее тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (или разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с последующим расположением  групп в алфавитном порядке названий организаций (фамилий авторов).

В пределах коллекции документов, созданной  по тематическому признаку, могут  быть образованы группы по более узким  темам или вопросам, расположенные  в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы  могут объединяться по разным признакам, исходя из объема и состава документов.

 

При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

 

- дела относятся  к тому году, в котором они  начаты делопроизводством или  в котором поступили в данную  организацию (структурное подразделение)  для продолжения делопроизводством;

 

- планы, отчеты, сметы и документы к ним  относятся к тому году, на который  или за который они составлены, независимо от времени их составления;  перспективные планы относятся  к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему  году отчетного периода;

 

- дела, начатые  делопроизводством в одном подразделении  и переданные для продолжения  в другое подразделение, относятся  к тому подразделению, в котором  они были закончены делопроизводством;

 

- в пределах  года или хронологического периода  дела структурных подразделений  располагаются по значимости  этих подразделений.

 

Принадлежность  дела к какому-либо структурному подразделению  устанавливается по названию структурного подразделения, индексам, присвоенным  структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

 

При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале дела, датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

 

Если  окажется несколько дел, имеющих  одну и ту же начальную дату, первыми  следует помещать те дела, которые  имеют более ранние конечные даты документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Архив играет важную роль в нашей жизни. Так как при необходимости можно пойти в архив и тебе найдут любую интересующую информацию. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованной литературы

 

1. http://www.bestreferat.ru/referat-103863.html
2. http://www.zakonprost.ru/content/base/part/257660
3. http://www.bestpravo.ru/sssr/gn-pravo/y2b.htm
4. Вигера А.М. Секретарское дело.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

ОПИСЬ № 1

на хранение

 

 

№	№ Дела	Заголовок	Крайние даты		Количество листов
			Начато	Окончено

 

Приложение 2

Наименование организации

Журнал

регистрации выданных копий, выписок,

справок, тематических материалов

 

№ п/п	Автор запроса, исх. №, дата, адрес, телефон	Дата  и регистрационный номер	Содержание  запроса	Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.)	Дата  и регистрационный номервыданно-го документа	Расписка  в получении или дата отправки	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ

документов ед. хр. №__________________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5	6

 

Итого__________________________________документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи_________________________

(цифрами и прописью)

 

Наименование должности  лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела             Подпись  Расшифровка подписи

Приложение 4

Наименование организации

 

 

КАРТОЧКА  ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Фамилия

________________________________________________________________________

Имя__________________________Отчество___________________________________

Место работы (учебы) и должность__________________________________________

________________________________________________________________________

Организация, направившая пользователя, ее адрес_____________________________

________________________________________________________________________

Образование_____________________________________________________________

Ученая степень, звание____________________________________________________

Тема и хронологические рамки  исследования__________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Место жительства_________________________________________________________

________________________________________________________________________

Телефоны:_______________(домашний);______________(служебный)____________

Серия и № документа, удостоверяющего  личность_____________________________

________________________________________________________________________

 

 

С правилами  работы пользователей в читальных  залах государственных архивов  Российской Федерации ознакомился(ась), обязуюсь их выполнить

 

Дата____________________

Подпись_______________