Классификация документов и информации

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

 

По дисциплине «Документационное  обеспечение управления и архивоведение»

На тему «Классификация документов и информации»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

 

 

Руководитель проекта:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

	Содержание
	Введение
Раздел 1	Документирование управленческой деятельности	4
1.1.	Основные понятия и нормативные материалы по делопроизводству	4
1.2.	Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии	8
Раздел 2	Направления классификации стандартизации и унификации документов	12
2.1.	Классификация документов по различным признакам (По юридической силе оригинал, отпуск, дубликат, копия)	12
2.2.	Виды информации и её свойства	22
Раздел 3	Составление и оформления отдельных видов документов	29
3.1.	Распорядительные документы (приказ, распоряжение, протокол)	29
3.2.	Информационно-справочные документы (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, телефонограмма)	34
	Заключение	46
	Список источников и  литературы	48
	Приложения

  

Введение

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

Актуальность курсовой работы обусловлена значением роли документа в жизни любого человека. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы.

С развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ.

Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей - документов.

Целью курсовой работы является определение роли документа в жизни человека в обществе.

Для достижения этой цели поставлены задачи: рассмотреть эволюцию документа в его историческом развитии, выявить современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества.

Предметом исследования стали свойства, признаки документа, а также роль и значение документа в жизни человека в обществе

При написании курсовой работы использовалась книга следующей  группы авторов:

• Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. 2-е изд. М.: Инфра-М, 2002. 592 с.
• Шестакова Е. Работа с организационными документами // Секретарское дело. 2010. №1. С. 50–56

Курсовой проект состоит  из содержания, введения, 3-х глав, заключения списка источников и литературы и  приложения.

 

 

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

1.1. Основные  понятия и нормативные материалы  по делопроизводству

Приведем ряд  определений, позволяющих установить единство терминологии и показать направления  развития отечественной общегосударственной  системы документационного обеспечения  управления.

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ Р 51141–981). Документ - это обычно носитель информации или управленческого решения, затем - хранитель информации; в перспективе отдельные документы могут представлять собой научно-историческую ценность.

Делопроизводство - деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448. ).

Основные направления решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации:

1) стремление  привести к единообразию носители  информации и порядок размещения  на них информации;

2) ускорение  процессов обработки и передачи информации;

3) минимизация  затрат на поиск и хранение  данных.

Первое направление  реализуется путем стандартизации и унификации носителей информации и их элементов, а второе и третье - путем совершенствования процессов  и развития средств обработки  и передачи информации. Конечно же, унификация и стандартизация носителей информации и процедур их обработки также способствуют ускорению их обработки, поиска, обеспечению сохранности.

Единая государственная  система делопроизводства (ЕГСД) - комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях. На основе ЕГСД разработан нормативный документ - Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Стандартизация - процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии при обеспечении надежного и безопасного функционирования. Стандартизация, например, терминов и определений в сфере делопроизводства позволила предоставить специалистам возможность использовать как бы единые язык и лексику, обеспечить точное понимание друг друга.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированный документ - документ, созданный в  рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

На настоящий момент разработан ряд унифицированных систем документации:

• унифицированная система плановой документации;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система первичной учетной документации;
• унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений, организаций;
• унифицированная система расчетно-денежной документации;
• унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);
• унифицированная система документации по ценообразованию;
• унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту;
• унифицированная система документации по торговле;
• унифицированная система документации по внешней торговле;
• унифицированная система проектной документации для строительства;
• унифицированная система документации по изобретениям и открытиям;
• унифицированная система документации по социальному обеспечению;
• унифицированная система документации по труду и социальным вопросам;
• унифицированная система документации по бытовому обслуживанию;
• унифицированная система документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла.

Особой группой  документов, в которых зафиксирована  техническая мысль, являются технические  документы (графические и текстовые). Наиболее широко известны конструкторская, технологическая, научно-исследовательская документации и соответствующие им системы документов:

• ЕСКД - Единая система конструкторской документации;
• ЕСТД - Единая система технологической документации;
• ЕСТПП - Единая система документации по технической подготовке производства;
• "Структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах",
• "Строительные нормы и правила" и др.

Благодаря этим нормативным материалам технические  специалисты понимают чертежи, технологию изготовления и требования, где бы они ни были выработаны. Этим, в частности, обеспечивается производственная кооперация.

Как правило, одним  из факторов профессионализма в той  или иной сфере деятельности являются знания и умения в области соответствующей системы документации. Но наиболее широко используемой группой документов являются организационно-распорядительные документы, с составлением, оформлением и обработкой которых сталкивается буквально каждый работник (например документы по личному составу, приказы, справки, протоколы и т. п.), поэтому мы особенно выделяем унифицированную систему организационно-распорядительной документации, которая устанавливает требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач.

Форма документа - установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит документа - обязательный элемент, присущий определенному  виду документа.

Постоянный реквизит документа - реквизит, наносимый при  изготовлении бланка документа.

Переменный реквизит документа - реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Реквизит-признак - реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой описываемого объекта.

Реквизит-основание - реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой  описываемого объекта.

Показатель в  документе - совокупность реквизита-признака и реквизита-основания.

Бланк документа (бланк) - носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Формуляр-образец  документа - модель построения формы  документа, присущая данной унифицированной  системе документации и устанавливающая  поля для записи реквизитов.

Рабочее поле документа - часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами.

Служебное поле документа - часть документа, предназначенная  для закрепления документа в  технических средствах и средствах  хранения документов, а также для  нанесения специальных изображений. На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гриф ограничения доступа, гербы и эмблемы, отметку о постановке исполнения документа на контроль.

 

 

1.2. Документы,  регламентирующие процесс делопроизводства  на предприятии

В любой организации, на любом предприятии должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия.

А.Общегосударственные материалы по ДОУ:

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «управление документами. Общие требования. международный стандарт» Постановление правительства РФ от 15.06 2009 №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исп.власти.
2. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.
3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 1997.
5. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации
6. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Б.Собственные документы организации:

1. Копия устава организации - для точного исполнения реквизитов, связанных с наименованием и справочными данными о собственной организации.
2. Положения о структурных подразделениях - для прямого направления входящих документов исполнителям в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями, что способствует экономии времени руководителя (он освобождается от необходимости накладывать резолюцию на каждый входящий документ, определяя задание и срок исполнения, что не является необходимым в очевидных случаях; однако возникает необходимость ввести систему типовых сроков исполнения документов внутри организации, чтобы с их помощью контролировать исполнительскую дисциплину), ускорению документооборота и повышению оперативности принятия решений.
3. Должностные инструкции ведущих (ключевых) специалистов, особенно заместителей руководителя, - для достижения тех же целей, что и в предыдущем случае.
4. Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) - для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии, определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т. п.

Организация во внешней среде представляется как единое целое, юридическое лицо, поэтому все ее документы, независимо от подразделения и должностного лица, их составившего, должны быть единообразны с точки зрения формы и содержания постоянных реквизитов. Как мы увидим далее, нормативные документы по делопроизводству часто допускают некоторое разнообразие в исполнении отдельных реквизитов, предоставляя организации возможность выбрать наиболее устраивающий ее вариант. Например, реквизит "Справочные данные об организации", входящий в число постоянных реквизитов для внешней документации, согласно стандарту должен обязательно включать только почтовый адрес организации, а остальные элементы (номера телефонов, факсов, телексов, электронной почты, банковские счета, ИНН, БИК) - по усмотрению организации. Поэтому руководство должно решить, как будет выглядеть бланк организации с постоянными реквизитами, и довести это решение до всех лиц, подготавливающих документы, для его обязательного выполнения. Шаблон бланка можно исполнить на компьютере и внести в базу всех компьютеров, используемых для подготовки документов. Изображение бланка организации уместно привести в "Инструкции по делопроизводству".

В инструкции по делопроизводству конкретной организации, кроме того, должны быть отражены особенности системы управления, а значит, и документационного обеспечения управления. Поскольку организации в определенной степени уникальны, причем различия могут касаться и разделения труда в сфере управления, и структуры, и многого другого, а кроме того, отражают неповторимость личности их руководителей, постольку и делопроизводство приобретает уникальные черты. Повторим, что в ГОСТ Р 6.30-2003 есть целый ряд положений, когда порядок проставления реквизитов устанавливается по усмотрению организации, и это "усмотрение" должно быть доведено до всех работников, имеющих отношение к созданию документов и работе с ними. Кроме того, документационное обеспечение управления требует от всех его участников знания правил ДОУ, а ознакомление с этими правилами требует либо проведения специальных занятий, либо наличия на рабочих метах необходимых инструктивных и нормативных материалов. Выходом из этой ситуации также может служить разработка и доведение до работников инструкции по делопроизводству в организации, включающей также и нормативные и инструктивные материалы общего назначения.

Для примера  при разработке фирменной "Инструкции по делопроизводству" полезно использовать упоминавшуюся "Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденную приказом федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.1

Номенклатура дел, о которой речь пойдет дальше, - это систематизированный список заводимых в делопроизводстве дел с указанием сроков хранения каждого из них, оформленный в установленном порядке. Этот документ определяет систему классификации документов организации и является аналогом каталога в библиотеках, благодаря которому обеспечивается достаточно быстрый поиск нужного издания. Дело (папка) - совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку. Иногда есть необходимость завести отдельную папку (дело) на один-единственный документ (например для размещения устава организации).

 

Раздел 2. Направления классификации стандартизации и унификации документов

2.1. Классификация документов по различным признакам (По юридической силе оригинал, отпуск, дубликат, копия)

Классификация документов - это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

Например, Стенюков М.В предлагает следующую классификацию документов.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

По содержанию документы подразделяются на организационно- распорядительные, финансово- расчетные, снабженческо-бытовые, по личному составу и т. д.

По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально- личные (именные).

По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)

По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия - документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово "копия") и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка - копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

По срокам хранения документы делятся на постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно - распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т. д.

Классификация, предложенная М.В. Стенюковым, строится на следующих признаках.

1. По способу документирования:

– рукописные;

– электронные;

– графические;

– кино-, фото-, фонодокументы.

2. По сфере использования:

– организационно-распорядительные;

– финансово-бухгалтерские;

– научно-технические;

– по труду;

– отчетно-статистические.

3. По месту составления:

– входящие (поступившие в организацию);

– исходящие (отправляемые из организации);

– внутренние (составленные и используемые в самой организации).

4. По ограничению доступа:

– открытые (несекретные);

– с грифом ограничения доступа.

5. Документы могут иметь следующие грифы:

– «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

– «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

– «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

– «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).

6. По происхождению:

– официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

– личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными).

7. По юридической значимости:

– подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

– копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

– заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

– дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

8. По форме изложения:

– индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);

– трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

– типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.

9. По срокам хранения:

– постоянного хранения;

– долговременного хранения (свыше 10 лет);

– временного хранения (до 10 лет).

В учебном пособии «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой  исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки:

– по наименованиям – служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;

– по содержанию – простые и сложные;

– по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

В учебном пособии «Современное делопроизводство» Березина Н.М. приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки:

– по стадиям создания – черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;

– по степени гласности – обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);

– по юридической силе – подлинные, подложные;

– по роду деятельности – система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;

– по форме – табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По нашему мнению, самая полная и удачная классификация документов была предложена и опубликована коллективом кафедры коммерции и внешнеэкономической деятельности Красноярского государственного

торгово-экономического института в учебном пособии Г.Б. Блау:

1. По способу фиксации информации:

– письменные (рукописные и печатные);

– фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);

– кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);