Классификация процессов и ресурсов модели с помощью стилей ФСА

     Содержание

       Классификация процессов и ресурсов модели с помощью стилей

ФСА

     Введение

     Многие  отечественные предприятия требуют  серьезной реорганизации подходов к ведению бизнеса и изменения  методов управления. Оценка деятельности предприятия является отправной точкой для его развития, поиска путей совершенствования бизнес-процессов, выявления сильных и слабых сторон организации.

     Обеспечение «процессного управления качеством» относится  к категории задач, решение которых  на системном уровне предполагает разработку методологии моделирования процессов. Методология должна включать комплекс средств: от концепции модели, понятийных схем, описывающих базовые подходы, средства и методы проектирования, до подробных описаний, руководств и т. п.     В качестве «технической» основы методики предлагается система функционального моделирования IDEF/EMTool. Ядром системы является методология IDEF0.

     Язык  IDEFO, являясь техническим средством описания процессов, обеспечивает только «форму» функциональной модели. Полноценность функциональной модели (единство формы и содержании) обеспечивается методологией IDEF0, которая определяет технологии и процедуры создания и интерпретации моделей. В их числе - инструменты сбора информации, создания диаграмм, процедуры анализа, циклической корректировки моделей и документирования. Язык IDEFO является основой методологии IDEF0.

     Современные представления о системном управлении базируются на том, что систему нужно  четко определить, контролировать, анализировать и улучшать. Одним из эффективнейших методов описания, контроля, анализа и улучшения сложных систем является метод функционально-стоимостного анализа (ФСА).

Проведение ФСА  является трудоемкой, однако окупаемой  себя деятельностью. Главная особенность  метода ФСА – абсолютная гармонизация с процессным подходом к менеджменту, что делает его пригодным для целей оценки результативности и эффективности систем менеджмента качества.

Мы бы хотели акцентировать внимание на еще одном  аспекте метода ФСА: при его проведении выявляются причинно-следственные связи, которые определяют перенос стоимости с ресурсов на продукты. Метод ФСА не дает ответа на вопрос, как изменять эти причинно-следственные связи, чтобы улучшить деятельность предприятия, но дает возможность увидеть, где эти причинно-следственные связи являются «плохими». Метод ФСА является необходимым шагом на пути улучшения деятельности предприятия с точки зрения результативности и эффективности.

     Конечным  результатом применения методологии  IDEF0 является построение древовидной функциональной модели сложной организационно - технической системы или предметной области. Функциональная модель процесса - необходимое и достаточное формализованное описание всех подпроцессов, из которых состоит моделируемый процесс, а также характера взаимосвязей между ними. Функциональная модель способна обеспечить полное представление как о функционировании исследуемого процесса, так и обо всех имеющих в нем место потоках информации и материалов. 

     Функциональная  модель процесса в состоянии «как есть» адекватная исходным данным и построенная в соответствии с методологией IDEF0 

     Для выполнения курсового проекта выбран процесс системы менеджмента качества «Порядок управления документами СМК». Данный процесс описан СТП-01-2007. Функциональная модель процесса в состоянии «как есть» представлена в приложении А.

     Построение  модели «как есть» необходимо начать с определения цели создания модели.  Построение функциональной модели будем осуществлять с точки зрения инженера по менеджменту качеству. Целью построения модели  является: «Описать структуру сети процессов управления документами СМК». 

Построение  функциональной модели начнем с диаграммы А0

Функциональный  блок содержит наименование процесса, а также описание всех элементов  предприятия, связанных с исполнением этого процесса:

• выходы процесса (продукт и/или услуга);
• входы процесса (сырье, материалы, данные), т.е. те ресурсы, которые в рамках процесса перерабатываются и превращаются в выходы;
• механизмы процесса, т.е. те ресурсы, которые не перерабатываются в рамках процесса, но непосредственно используются для его выполнения; к ним относятся основные фонды, оборудование, сотрудники и т.д.;
• управления процесса, которые определяют условия, при которых процесс исполняется.

Для эффективного управления документами СМК  необходимы: перечень документов СМК, а также перечень идентифицированных процессов СМК, из которых в рамках процесса осуществляется управление документами СМК. Для того, чтобы данный процесс функционировал необходимо наличие ответственных исполнителей: высшее руководство, структурные подразделения, специалисты предприятия - ресурсы, которые потребляются в ходе управления документами. Регламентируемый перечень документов  входящий в блок сверху, обозначает управление процессом: на основании чего выполняется процесс.

Процессы  обмениваются друг с другом ресурсами: ресурс с выхода одного процесса поступает  на один из входов другого процесса. Эта связь имеет причинно-следственную природу. В рамках функциональной модели она представляется в виде стрелки, которая соединяет два функциональных блока.

        Для осуществления функции А1 «Планировать состав пересмотренных документов СМК» необходимы: перечень документов СМК, перечень идентифицированных процессов СМК. Ответственным исполнителем является высшее руководство и специалисты предприятия, которые руководствуются регламентируемым перечнем документов. Результатом  является план разработки документов и актуализированный перечень документов СМК, которые подаются на вход функции А2 «Разработать(пересмотреть) документы СМК». Ответственными исполнителями по процессу является структурное подразделение.  Структурное подразделение в соответствии с установленными целями в области качества, руководствуясь требованиями внутренних документами, регламентируемым перечнем документов и на основании результатов анализа и предложений по улучшению документов СМК. В соответствии с установленными целями в области качества структурное подразделение должно в итоге получить разработанный согласованный документ СМК и пересмотренный документ СМК.

      Диаграмма состоит из трех функций:

      А21 – Разработать документы СМК;

      А22 – Пересмотреть документы СМК;

      А23 – Согласовать со специалистами предприятия документы СМК.

      Владельцем  данного процесса по назначению директора является структурное подразделение.

      Структурное подразделение руководствуясь поставленными  целями в области качества, на основании  результатов анализа и предложений  по улучшению деятельности, руководствуясь  регламентируемым перечнем документов,  планирует деятельность по разработке, пересмотру документов СМК – выстраивает систему менеджмента процесса и осуществляет обеспечение управляемых условий процесса.

      На  входе процесса А21 – Разработать  документы СМК – план разработки документов, а также несогласованный  проект документов. В ходе преобразований на выходе данной функции проект документов СМК, который в свою очередь поступает на вход функции А23 – Согласовать со специалистами предприятия документы СМК.

      Актуализированный перечень документов СМК является неотъемлемым ресурсом функции А22 – Пересмотреть документы СМК. Таким образом для осуществления функции А23 – Согласовать со специалистами предприятия документы СМК необходимым является выходы функции А21,А23(актуализированные документы СМК). В случае наличия замечаний, несогласованный проект документов СМК поступает на вход функции А21 – Разработать документы СМК, что свидетельствует о наличии обратной связи между функциями.

      Функция «Утвердить и внедрить документы  СМК» представляет собой:

      А31-Утвердить  документы СМК;

      А32- Подготовить и подписать приказ о введении в действие документов СМК;

      А33- Хранить, тиражировать и распределять документы СМК;

      А34- Внедрить и применить документ СМК.

      Владельцем  данного процесса являются: высшее руководство, специалисты предприятия, структурные подразделения, руководствуясь поставленными целями в области качества, на основании результатов анализа и предложений по улучшению деятельности, руководствуясь  регламентируемым перечнем документов,  планируют утвердить и внедрить документы СМК.

      Процесс А31-Утвердить документы СМК базируется на основании пересмотренных документов СМК и разработанных, согласованных  документов СМК. В итоге утвержденные документы СМК, находящиеся на выходе данной функции, являются необходимыми для функции А32- Подготовить и подписать приказ о введении в действие документов СМК.

      На  входе процесса А31 – Разработать документы СМК – план разработки документов, а также несогласованный проект документов. В ходе преобразований на выходе данной функции проект документов СМК, который в свою очередь поступает на вход функции А23 – Согласовать со специалистами предприятия документы СМК и функции А33- Хранить, тиражировать и распределять документы СМК. Подписанный приказ (выход функции А32), контрольные и рабочие экземпляры, журналы регистрации документов СМК( выходы функции А33) поступают на вход функции А34- Внедрить и применить документ СМК. Сотрудники, ответственные за выполнение работ, указанных в соответствующих документах СМК отмечают в листах ознакомления персонала, а также отвечают за отчеты о внедрении документов на предприятии. Однако в случае возникновения замечаний и потребности в корректировке, несогласованный проект документов СМК отправляется на пересмотр документов СМК.

      Функция «Осуществить контроль за документами и процессами СМК» состоит из:

      А41-Контролировть  за состоянием и наличием документов СМК;

      А42-Определить потребность в корректировке;

      А43-Разработать изменения и согласовывать документы СМК;

      А44- Утвердить разработанные документы СМК;

      А45- Регистрировать документы СМК.

      Данный  процесс осуществляют: высшее руководство, специалисты предприятия, структурные  подразделения, руководствуясь поставленными  целями в области качества, на основании  результатов анализа и предложений  по улучшению деятельности, руководствуясь  регламентируемым перечнем документов контролируют, корректируют, утверждают и регистрируют пересмотренные документы СМК.

      Утвержденные  документы и рабочие экземпляры поступают на вход функции А41-Контролировть за состоянием и наличием документов СМК. На данном этапе осуществляется контроль за состоянием и наличием документов СМК в пунктах применения, непосредственно контролируемых инженером по менеджменту качества. В ходе процесса получаем протоколы несоответствия и планы корректировки, которые поступают на вход функции А42-Определить потребность в корректировке. Здесь выявляются несоответствия документов СМК и потребность в их изменении и дополнении. Однако, при отсутствии потребности в корректировке мы получаем конечный результат процесса –Управляемые документы СМК. В случае ошибок, определяется план разработанных документов и проект изменения. Функция А43-Разработать изменения и согласовывать документы СМК. На основании данных предыдущей функции на этом этапе структурные подразделения разрабатывают согласно плану согласованный проект документов СМК. В случае наличия замечаний в документах, они отправляются на вход функции А42-Определить потребность в корректировке и в дальнейшем рассматриваются по тому же принципу. Согдасованный проект документа СМК в функции А44- Утвердить разработанные документы СМК, непосредственно преобразуется в документ СМК и утверждается. Но при наличии потребности в корректировке, неутвержденные документы СМК поступают на вход функции А43-Разработать изменения и согласовывать документы СМК, что свидетельствует о наличии обратной связи между функциями процесса. Утвержденные документы СМК регистрируются специалистами предприятия функции А45- Регистрировать документы СМК.

      В конечном итоге разработанные документы  СМК и зарегистрированные являются результатом функции управлять документы СМК-управляемые документы СМК.

     Классификация процессов и ресурсов модели с помощью  стилей

     В системе функционального моделирования  IDEFO/EMTool реализован механизм управления графическими установками элементов (объектов) IDEFO - модели с помощью стилей.

     В соответствии с методологией, IDEFO-модель состоит из двух типов элементов:

     - функциональные блоки, которые представляют функции, моделирующие процессы;

     - интерфейсные дуги, которые представляют материальные и информационные объекты, обрабатываемые в рамках процессов.

     Соответственно  классификация процессов, представленных в виде IDEFO-моделей, есть классификация функциональных блоков и интерфейсных дуг, из которых состоит IDEFO-модель.

     Стоимость процесса определяется как суммарная стоимость функций, из которых состоит этот процесс:

      ,

     где N – количество функций в процессе.

     Соответственно  стоимость функции есть сумма  стоимостей механизма и управления:

      .

     Стоимость конечного продукта связана со стоимостью функции следующим соотношением:

      .

     Таким образом задача сводится к определению  стоимостей механизма и управления.

       Определим стоимость функции  «Осуществить контроль за документом  и процессом СМК». Для определения стоимости данной функции необходимо определить стоимость функций «Контролировать за состоянием и наличием документа СМК», «Определить потребность в корректировке», «Разработать изменения документа СМК», «Утвердить разработанный документ СМК» и «Регистрировать документ СМК».  Расчет стоимости функций будем производить на 1день.

     При анализе расходов было выявлено 9 статей.

     Статья 1. Расходы на заработную плату.

     Статья 2. Расходы на электроэнергию.

     Статья 3. Расходы на журналы регистрации.

     Статья 4. Расходы на бумагу.

     Статья 5. Расходы на интернет.

     Статья 6. Расходы на канцелярию.

     Статью 7. Расходы на амортизацию  рабочего места.

     Статья 8. Расходы на уборку помещений.

     Статья 9. Затраты на принтер.

     n = 21 день  - количество рабочих дней в месяц;

     t = 8 часов – количество рабочих часов в день;

     Т – количество часов, необходимых  для выполнения функции;

     1) Определим стоимость функции  «Контролировать за состоянием  и наличием документа СМК».

     Статья 1. Данную функцию выполняет инженер по менеджменту качества, а также руководитель подразделений, ответственный за СТП.

     Инженер по менеджменту качества в месяц  тратит 3 часа рабочего времени для  осуществления контроля над состоянием и наличием документов СМК. На выполнение данной функции он в день будет тратить:  Следовательно заработная плата на данную функцию составит: , где n=21день, t=8часов=480 минут. рубля. Также данную функцию выполняет руководитель подразделения. В месяц тратит 2 часа рабочего времени для осуществления контроля над состоянием и наличием документов СМК. На выполнение данной функции он в день будет тратить:  Следовательно, заработная плата на данную функцию составит: , где n=21день, t=8часов=480 минут. рублей. 

     Статья 2. Энергоресурсы, потребляемые кабинетом инженером по менеджменту качества и руководителем подразделения в месяц   составляют d = 0,5 % от общего расхода организации, что составляет руб. Следовательно затраты на данную функцию в день  составляют:

      .

     Затраты на данную функцию инженером по менеджменту качества С= = 72,86руб. Затраты на данную функцию руководителем подразделения С = = 48,6руб.

     Статья 4.  Расходы на бумагу.

     Расходы в месяц на бумагу составляют 120000 на 5 сотрудников. Из всего объема приобретаемой  бумаги на инженера по менеджменту качества – 30%, на руководителя подразделения – 20%. Тогда в месяц  расходы инженером по менеджменту качества К=Б·0,2, а руководителем подразделения К=Б·0,3. Расходы инженером по менеджменту качества К=120000·0,3=36000, а руководителем подразделения К=120000·0,2=24000.

       В день  . Расходы инженером по менеджменту качества . Расходы руководителем подразделения .

     Статья 5 Расходы на интернет.

     Для осуществления данной функции требуется 2 компьютера. Расходы на интернет равны 190000. Эти расходы приходятся на 4 компьютера в равных соотношениях. . Расходы инженером по менеджменту качества . Расходы руководителем подразделения .

     Статья 6 Расходы на концелярские товары.

     Расходы в месяц на концелярские товары равны 100000 на 5 сотрудников. Из всего объема прелбретаемых товаров на инженера по менеджменту качества – 30%, на руководителя подразделения – 20%. Тогда в месяц на инженера по менеджменту качества К= КТ·0,3=30000, а на на руководителя подразделения К= КТ·0,2=20000. В день . 

     В день на руководителя подразделения  , а в день на инженера по менеджменту качества

     Статья 7. Расходы на амортизацию рабочего места за месяц составили А = 640000 руб. Данные расходы разделяются  между  всеми  сотрудниками (25 чел.). На  одного сотрудника в день приходится руб. На инженера по менеджменту качества и на руководителя подразделения приходится  руб.

     Статья 8. На уборку кабинета уборщица в день тратит T  = 10 минут, что составляет 10/60 часа. Следовательно затраты в день  на уборку кабинета составляют:

       руб.

     2) Определим стоимость функции  «Определить потребность в корректировке  документов  СМК.»

     Статья 1. Расходы на заработную плату.

     Данную  функцию выполняет выполняет  руководитель подразделений, а также  ВСпМК, ответственный за СТП.

     Руководитель  подразделений в месяц тратит 2 часа рабочего времени. На выполнение данной функции он в день будет тратить:  Следовательно заработная плата на данную функцию составит: , где n=21день, t=8часов=480 минут. рубля. Также данную функцию выполняет ВСпМК. В месяц тратит 14 часов рабочего времени. На выполнение данной функции он в день будет тратить:  Следовательно, заработная плата на данную функцию составит: , где n=21день, t=8часов=480 минут. рублей.

     Статья 2. Энергоресурсы, потребляемые кабинетом ВСпМК и руководителем подразделения в месяц   составляют d = 0,5 % от общего расхода организации, что составляет руб. Следовательно затраты на данную функцию в день  составляют:

      .

     Затраты на данную функцию ВСпМК С= = 323,8руб. Затраты на данную функцию руководителем подразделения С = = 48,6руб.

     Статья 4.  Расходы на бумагу.

     Расходы в месяц на бумагу составляют 120000 на 5 сотрудников. Из всего объема приобретаемой бумаги на ВСпМК – 30%, на руководителя подразделения – 20%. Тогда в месяц  расходы ВСпМК К=Б·0,3, а руководителем подразделения К=Б·0,2. Расходы ВСпМК К=120000·0,3=36000, а руководителем подразделения К=120000·0,2=24000.

       В день  . Расходы ВСпМК . Расходы руководителем подразделения .

     Статья 5 Расходы на интернет.

     Для осуществления данной функции требуется 2 компьютера. Расходы на интернет равны 190000. Эти расходы приходятся на 4 компьютера в равных соотношениях. . Расходы руководителем подразделений . Расходы ВСпМК .

     Статья 6 Расходы на концелярские товары.

     Расходы в месяц на концелярские товары равны  340000 на 4 сотрудников. Из всего объема прелбретаемых товаров на ВСпМК – 20%, на руководителя подразделения – 20%. Тогда в месяц на ВСпМК К= КТ·0,2=68000, а на на руководителя подразделения К= КТ·0,2=68000. В день .В день на руководителя подразделения ., а в день на ВспМК

     Статья 7. Расходы на амортизацию рабочего места за месяц составили А = 640000 руб. Данные расходы разделяются  между  всеми  сотрудниками (25 чел.). На  одного сотрудника в день приходится руб. На руководителя подразделений, а также  ВСпМК приходится  руб.

     Статья 8. На уборку кабинета уборщица в день тратит T  = 10 минут, что составляет 10/60 часа. Следовательно затраты в день  на уборку кабинета составляют:

       руб.

     3) Определим стоимость функции  «Разработать изменения документа  СМК».

     Статья 1. Расходы на заработную плату.

     Данную  функцию выполняет выполняет  руководитель подразделений, а также  специалисты предприятия.

     Руководитель  подразделений в месяц тратит 2 дня рабочего времени. На выполнение данной функции он в день будет тратить:  Следовательно заработная плата на данную функцию составит: , где n=21день, t=8часов=480 минут. рублей. Также данную функцию выполняют специалисты предприятия. В месяц тратит 10 дней рабочего времени. На выполнение данной функции он в день будет тратить:  Следовательно, заработная плата на данную функцию составит: , где n=21день, t=8часов=480 минут. рублей.