Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Коммуникации в деятельности организации

Санкт – Петербургский институт внешнеэкономических

связей, экономики и права

Филиал в г. Кирове

Факультет: Экономический

Курсовая работа

По дисциплине: Управление персоналом.

Коммуникации в деятельности организации.

Студентки: Шевяковой А.Г.

Шифр группы: МЗ-52.

Киров

2011

План

Введение…………………………………………………………………..…3

Глава 1. Процесс коммуникаций в организации как средство эффективного управления.

1.1 Коммуникации: сущность и содержание………………………………4

1.2 Совершенствование коммуникаций для эффективного управления и информационные технологии………………………………………………9

Глава 2. Эффективность коммуникаций на ОАО «Вэлконт».

2.1 Анализ коммуникационных процессов………………………………..13

2.2 Рекомендации по совершенствованию коммуникаций……………....18

Заключение……………………………………………………………….....21

Список литературы………………………………………………………....22

Введение

Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям и т. д. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.

Данная работа посвящена информации и коммуникациям — тому, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Актуальность представленной темы трудно переоценить. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Предметом изучения является влияние коммуникационных процессов на эффективность управления организацией.

Объектом исследования является электромашиностроительный завод ОАО «Велконт» г. Кирово-Чепецка.

Цель данной работы — изучить природу коммуникаций и выявить влияние современных технических средств на эффективность коммуникационных процессов на примере предприятия ОАО «Вэлконт».

В первой главе курсовой работы рассматривается теоретическая сторона процесса коммуникаций, вторая часть посвящена средствам коммуникации на предприятии.

Глава 1. Процесс коммуникаций в организации как средство эффективного управления

1.1 Коммуникации: сущность и содержание

Понятие "коммуникация" прочно вошло в нашу повседневную жизнь. Рассмотрим несколько определений данного термина, которые нам предлагают такие ученые как, Адаир Д., Фатхутдинов Р.А., Мильнер Б.З.

Само слово "коммуникация" происходит от латинского глагола communicare: сообщать, участвовать, разделять. Этот глагол, в свою очередь, происходит от слова communis, которое переводится как "общий". Такое определение, к примеру, применялось к общественным землям, пользоваться которыми мог каждый. Таким образом, уже само происхождение слова коммуникация указывает на его широкое значение. И действительно, в самом начале термин коммуникация предполагал, в том числе и обмен материальными объектами. С течением времени его использование ограничилось передачей нематериальных или абстрактных вещей, и именно в этом смысле мы используем его в наши дни.

Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.

Этап отправления. Тот, кто передает информацию, называется отправителем. Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса. За этим следует кодирование идеи.

Кодирование — это трансформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан.

Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата. Отправленное послание обратно вернуть уже нельзя. В этот момент заканчивается этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации и понимания ее значения. Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение данного послания по другую сторону канала. Если в ходе движения по каналу в послании меняются его носители (кодовые знаки) или формы, то прием считается не состоявшимся. Тот, кого достигло и кому было адресовано послание, называется получателем.

Раскодирование включает восприятие, (что получил) послания получателем, его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял).

Обратная связь — это термин, позаимствованный из электроники. Буквально он означает подачу на вход части выходного сигнала машины, системы или процесса. В более широком смысле обратная связь — это частичный возврат результатов процесса к его источнику. о значение, которое в настоящее время придается обратной связи, обусловлено представлением о коммуникации как о диалоге.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл.

Итак, этапы процесса коммуникации это разработка идеи, кодирование и выбор канала, передача и расшифровка. Обратная связь – это реакция получателя, показывающая, понята или не понята переданная информация, помогает преодолеть шум.

Коммуникационная сеть — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами.

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Диагональные связи — это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление.

Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей для групп одной и той же или разной численности. В сетях типа "кружок" члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними. В сетях типа "колесо" представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре "колеса", имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы.

Аналогичная картина наблюдается в сетях типа "Y". Такие сети называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы. Другой тип властной иерархии представляют сети типа "цепочка", в которых появляются горизонтальные связи — элемент децентрализации. "Всеканальные" сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем.

Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля в организации. Известно, что сокрытие или централизация информации поддерживают властные отношения. Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует "командного" подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

Межуровневые коммуникации в организациях

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным управленческого уровня сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

Помимо обмена по нисходящей организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

Коммуникации руководитель - подчиненный

Мы рассматриваем этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами".

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, "имиджа" организации на местном, общенациональном или международном уровне.

Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений.

Таким образом, совместная деятельность людей предполагает контакты между ними и обмен необходимой информацией. Только на этой основе люди, объединенные в организацию, могут достигать своих целей. Любая организация, в том числе и на уровне малой группы, обязательно имеет соответствующую систему коммуникаций (связей), которая обеспечивает обмен информацией между ее членами.

1.2 Совершенствование коммуникаций для эффективного управления и информационные технологии

Рассмотрим некоторые способы совершенствования информационного обмена в организации.

Регулирование информационных потоков.

Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Управленческие действия.

Руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе.

3) Системы обратной связи.

Один из вариантов системы обратной связи — перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников — еще один вариант системы обратной связи.

4) Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации.

5) Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников.

6) Современная информационная технология. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Электронная почта — эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах.

Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных причин возникновения проблем.

Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - те, кто эффективен в коммуникациях.

Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Для эффективного функционирования производственного коллектива необходимо наличие в нем систем как формальных, так и неформальных коммуникаций. Если организация обладает только системой формальных коммуникаций, процесс прохождения информации будет бюрократизироваться. Если же окажется превалирующей система неформальных коммуникаций, это приведет к распространению слухов и предположений, мешающих деятельности организации. Таким образом, нужен определенный баланс данных систем, оптимальное соотношение между ними.

Важной задачей управления производственными коллективами является обеспечение работников достаточным количеством информации, необходимой им для успешной производственной деятельности и хорошего самочувствия. Говоря о важности информированности каждого работника в системе управления, следует отметить, что его эффективной деятельности может мешать не только недостаток, но и избыток информации. Таким образом, важно обеспечивать работников оптимумом информации.

Улучшение информированности в производственных коллективах возможно лишь на основе выявления информационных потребностей всех работников, независимо от их места в структуре управления. Отсюда следует, что определение оптимума социально-производственной информации в каждом конкретном случае должно быть результатом учета целей и потребностей как субъекта, так и объекта управления.

Информационные технологии – это интеграция компьютеров, электроники и средств связи.

Мы употребляем выражение информационные технологии (ИТ), включая в него не только компьютерные технологии (оборудование и программное обеспечение) для изготовления и хранения информации, но также и технологии связи для передачи информации.

Последние достижения в области информационных технологий могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Кроме того, электронная почта - эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных странах. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо. Появились компьютерные программы, обеспечивающие работу группы сотрудников, находящихся в различных местах.

Управляющие ИТ также включают управление сетями, которые соединяют работников с другими географическими регионами, так как возможно общаться с поставщиками и клиентами через Интернет.

Информационная технология позволяет нам достичь следующих целей:

1. Сократить время получения информации (то есть свести к минимуму задержки в получении информации из-за ее возможной недоступности, из-за почты, из-за отправления информации по неправильному адресу или просто по причине выходного дня в компании).

2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).

Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки).

Таким образом, руководитель может повысить эффективность межличностных обменов, проясняя идеи для того, как сообщать их, учитывая возможные различия - семантики и восприятия, - представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи.

Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

Глава 2. Эффективность коммуникаций на ОАО «Вэлконт»

2.1 Анализ коммуникационных процессов

ОАО «Электромашиностроительный завод «ВЭЛКОНТ» находится в г. Кирово-Чепецке по ул. Ленина 1б.

ОАО «Электромашиностроительный завод «ВЭЛКОНТ» был создан в декабре 1970 г. по инициативе Кировского электромашиностроительного завода им. Лепсе и ориентирован на производство коммутационной аппаратуры для авиационной промышленности.

25 апреля 1972 г. Приказом Министерства авиационной промышленности филиал Кировского электромашиностроительного завода им. Лепсе в г. Кирово-Чепецке переименован в «Кирово-Чепецкий электромашиностроительный завод» (КЧЭМСЗ).

В 1973г. коллектив завода освоил сразу 4 типа реле и, начиная с этого времени, активно шла работа по расширению номенклатуры новых изделий и увеличению объемов производства.

В 1981г. на заводе был изготовлен первый контактор серии ОДЛ облегченного типа. Это изделие нового поколения шло на замену устаревших контакторов серии ДОД.

В настоящее время предприятие выпускает более 30 видов реле и контакторов, которые применяются практически на всех летательных аппаратах.

Шли годы – рос завод. В 1983г. сдана в эксплуатацию многоэтажная часть корпуса №1 площадью 7 тыс.кв.м. В новом корпусе был организован сборочный цех с современным технологическим оборудованием по производству микроэлектронной техники для авиационной промышленности. Коллективом освоено более 20 типов микросборок различного уровня сложности на основе тонко- и толстопленочной технологии для бортовых систем оборудования летательных аппаратов.

Два десятилетия завод численностью 3,5 тыс. квалифицированных специалистов работал стабильно, осваивал новые изделия, постоянно наращивал объемы производства.

Наряду с авиационными комплектующими, завод производил изделия бытовой техники и товары народного потребления: устройства блокировки люка для стиральных машин-автоматов «Вятка», бытовые светильники, детские игрушки и другое.

В этот же период завод выпускал масштабные модели из цинкового сплава для западногерманской фирмы «КРУПП», экзаменационные классы «Вятка-5», «Вятка-20».

Следуя за переменами на рынке и максимально используя накопленный опыт работы в авиационной промышленности, «ВЭЛКОНТ» освоил производство комплектующих изделий для автомобильной промышленности.

С производства выключателя фонарей заднего хода в 1993г. на заводе зародилось целое направление по производству автоэлектроаппаратуры.

1994 г. генеральным директором ОАО «ВЭЛКОНТ» был избран Шестаков Владимир Сергеевич. Под его руководством была проведена организационная, структурная перестройка всего предприятия проведена большая работа по экономии энергоресурсов и материалов.

С 1998г. завод приступил к производству резинотехнических изделий на основе фторкаучука СКФ-26, которые отличаются высокими параметрами тепло- и износостойкости.

Постоянно расширяя номенклатуру, «ВЭЛКОНТ» сотрудничает с ведущими автомобильными, моторными и агрегатными заводами автопрома: АвтоВАЗ, ГАЗ, ЗМЗ, Ижмаш, УАЗ, КАМАЗ, ЗИЛ, ММЗ, СОАТЭ и др.

На базе авиационных изделий разработаны реле и контакторы для железнодоржного транспорта, которые применяются в электрооборудовании вагонов нового поколения, серийных, а также в вагонах метрополитена.

Система качества ОАО «ВЭЛКОНТ» сертифицирована НО «Союзсерт» на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001.

Оснащенность инструментального цеха позволяет своими силами изготавливать необходимую производствам технологическую оснастку. Предприятие имеет свою испытательную базу для проведения климатических и механических испытаний, а также свободные площади и оборудование для увеличения объема выпускаемой продукции и освоение новых видов изделий.

В 2007г. ОАО ВЭЛКОНТ представлял свою продукцию на международной специализированной выставке "Автопром. Автокомпоненты-2007" в г. Тольятти.

Сегодня предприятие поставляет для автомобильных заводов: клапан электромагнитный, выключатель массы дистанционный, выключатель блокировки дифференциала, выключатели света фонарей заднего хода, выключатели дверные, датчик уровня масла, датчики уровня охлаждающей и омывающей жидкостей, прикуриватели, контакторы и др. изделия.