Коммуникации в деятельности органов государственной власти

СЕВЕРО-КАВКАЗСКАЯ АКАДЕМИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ 

Кафедра государственного и муниципального управления  
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

на тему:

 «Коммуникации в деятельности органов

государственной власти» 
 

                                                    Выполнила:

                                                                    студентка 536 группы

                                                           факультета ГМУ

          Куценко Ксения

                                                                           Научный руководитель:  

          А.К. Тер-Акопян      
 
 

Ростов-на-Дону

2005 год

ОГЛАВЛЕНИЕ 

Введение  …………………………………………………………………………………..3 

Гл. I. Роль коммуникаций в системе управления

1. Сущность коммуникационного процесса ………………………………………4-6
2. Виды коммуникаций ……………………………………………………………..6-9
3. Модели и функции внутрикоммуникативных сетей…………………………..9-11

Гл. II. Информация как фактор оптимизации системы управления

• Информация как основа государственного управления.

Требования  к управленческой информации……………………………………….12-17

2. Нормативно- правовые основы информационного обеспечения государственной службы РФ……………………………………………………………………………17-26

Заключение  ……………………………………………………………………………...27

Список  используемой литературы……………………………………………………..28 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      Россия  стала открытой страной в мировом  информационном пространстве. Ученые мира предсказывают, что в наступившем веке будут происходить мощные цивилизационные сдвиги во всех сферах. В настоящее время в России в условиях большой прозрачности процесса принятия управленческих решений коммуникация приобретает все большее значение в деятельности органов государственной власти. Государственные органы начинают принимать меры по совершенствованию практики коммуникации, созданию условий для делового общения.

      Коммуникативная подсистема – «важнейшая составляющая государственного управления. Это – сложнейшая система: совокупность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении; совокупность связей, взаимоотношений в системе государственного управления и управленческих отношений; пространство, в котором формируются и функционируют органы власти, характеризующиеся с точки зрения реальных связей и взаимодействий». ¹

      В проблематике данной темы сконцентрирую  внимание на аспекте социального  взаимодействия (объект изучения). В  работе выявлю барьеры и препятствия, которые затрудняют взаимопонимание и сотрудничество участников управления, а также осмыслю тенденции, технологии, меры, помогающие упорядочить коммуникативную подсистему (предмет изучения). Актуальность и специфика коммуникационного процесса  определило цель и задачи моей работы.

      Цель  работы: раскрыть особенности процесса коммуникации и выявить информационное обеспечение государственной службы.

      Поставленная  цель определила решение следующих  задач:

1. Охарактеризовать элементы, виды, функции коммуникации.
2. Проанализировать управленческую информацию, как фактор оптимизации системы управления.
3. Сформировать нормативно-правовую базу информационного обеспечения государственной службы (на примере РФ).
4. Систематизировать знания смежных учебных дисциплин.

Гл. I. Роль коммуникаций в системе управления

1. Сущность коммуникационного процесса

     Термин «коммуникация» (от лат. communication делаю общим, сообщение, передача). В смысловом аспекте социального взаимодействия — это обмен мыслями, сведениями, идеями, передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию.² Массовая коммуникация — систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди численно больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей.³

     В системе массовой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении. Управленческие коммуникации — это целостная совокупность информационных связей, взаимодействий между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали и с внешней общественной средой.

    В понятии «коммуникация» нужно видеть двойной смысл. Во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий информативную, эмотивную (побуждает эмоции; мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты. Во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодействия, контакты, отношения.

   Взаимодействие  имеет объективную и субъективную стороны. Объективная — это связи, независимые от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия, это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предписаниями, инструкциями, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием.

   Субъективная  сторона — это сознательное отношение  людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной позиции, т.е. придерживаются разных моделей поведения, разных социальных ролей.    

   Социальная  роль — это модель поведения, направленная на выполнение прав и обязанностей, предписанных данному конкретному статусу⁴. Таким образом, статус дает статическую, а роль — динамическую картину социального взаимодействия. Коммуникацию в системе управления нужно осознать как официально, юридически целенаправленное регламентируемое движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за этими субъектами определенной автономности, самостоятельности, самодеятельности, индивидуальности.⁵

   Если  рассматривать какой-либо орган  государственной  власти как организацию, то с позиции теории социального взаимодействия его можно определить как форму взаимодействия людей, направленного на выполнение определенной общественно значимой функции, как социотехническую систему, где системообразующим компонентом выступает человек, совокупность взаимодействующих людей. Взаимодействие обеспечивается и выражается через:

   а) систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;

   б) распределение функций (горизонтальная специализация);

   в) субординацию должностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уровнях);

     г) систему коммуникаций – средств и каналов передачи информации, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, заданий), снизу вверх (отчёты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу).

   Управленческая  деятельность носит преимущественно  коммуникативный межличностный характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляемое в результате тесной функциональной связи участников управления, может рассматриваться как коллективное единство, а элемент понимания - необходимая личностная составляющая коммуникативного процесса. Понимание должно присутствовать всегда, даже в том случае, если процесс общения не сопровождается личным контактом.

  Коммуникационные  потоки пронизывают все жизненное  пространство организаций управляющей системы. Здесь очень важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса — при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры. Структуру коммуникативного процесса обычно представляют из четырех базовых элементов:

• Отправитель, лицо, генерирующее идею, или собирающее и передающее информацию.
• Собственно информация (сообщение), закодированная с помощью символов.
• Канал, средство передачи информации.
• Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.⁶

      Социологическими  исследованиями установлено, что в  среднем 70-90 % всего своего времени руководители затрачивают на коммуникации, на межличностные контакты. В ходе передачи информации по коммуникативным каналам происходит обмен идеями, знаниями, опытом. Поэтому коммуникации являются основным источником и связующим процессом в осуществлении управленческой деятельности. 

1.2.Виды  коммуникации

     Управленческие  коммуникации образуют несколько связанных и относительно самостоятельных блоков:

  А — коммуникации, обслуживающие органы власти и управления. Это функциональное взаимодействие и служебная информация, циркулирующая в федеральных и региональных органах власти и управления, в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающие непосредственное социально-экономическое и политико-административное управление.

  Б — коммуникации, существующие в сфере межличностных отношений госаппарата.

  В — коммуникации, обращенные к обществу, это та часть коммуникационной деятельности в системе управления, которая делает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию.⁷

   Виды  коммуникаций как социальной (гуманитарной) технологии в управлении  показаны на рис.2

     Коммуникации  в организации представляют сложную  многоуровневую систему связей, которые охватывают как саму организацию, представляя собой внутреннюю коммуникацию между ее подразделениями, так и ее внешнее окружение – внешнюю коммуникацию. Внутренняя, в свою очередь, делиться на вертикальную и горизонтальную. Вертикальная коммуникация идет как по нисходящей (сверху сообщается подчиненным о стратегических и тактических целях, задач), так и по восходящей (информация идет в обратном направлении, сообщение о результатах выполнения принятых решений).

     Социологические исследования свидетельствуют, что две трети коммуникативной деятельности руководителя составляет нисходящая коммуникация, ориентированная на сообщение подчиненным цели и задачи их деятельности, выделение ее приоритетов; в  передачу им распоряжений, установок, требований; доведение до них критериев эффективности работы и ее оценки; достижения признания и вознаграждения с целью мотивации эффективного труда.⁸ 
 

Рис.2 Виды коммуникации. 

     Горизонтальная  коммуникация в отличие от вертикальной устанавливается между равноуровневыми, равноправными сотрудниками  и подразделениями организации. Как показывает практика, чем больше прав делегируется руководством на низшие уровни иерархии управления, тем выше эффективность горизонтальной коммуникации.

     Неформальные  в отличие от формальных возникают спонтанно; они основаны на личных и нерегламентированных взаимоотношениях. Большой вклад в изучение неформальных коммуникаций был внесен представителями школы человеческих отношений Э. Мэйо, У. Диксоном, Д. мак – грегором, Ч. Барнардом. Они, во-первых, обратили внимание на то, что коммуникации в организации не ограничиваются официальными сообщениями. А, во-вторых, указали на важную роль неформальной структуры отношений в организации деловых коммуникаций и на двусторонний характер коммуникации.  
 

1.3. Модели и функции внутрикоммуникативных сетей 

     Доказано, что на эффективность работы коллектива, сплоченность служащих оказывает влияние используемая в организации  модель внутрикоммуникативных сетей.

     Коммуникативные сети подразделяются на централизованные и децентрализованные.В одних моделях вся коммуникация замыкается на руководителе, в других она более или менее равномерно распределяется между всеми членами организацию (рис.3). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, а также уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства.

     Известно  множество других вариантов коммуникационных моделей: цепочная, звездная, иерархическая. Связи между передающей стороной (коммутатор – руководитель) и воспроизводящей стороной (исполнитель) существенно различаются.

     При цепочной структуре коммуникаций решение, передаваемое с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.

  Многозвенная  структура коммуникации — наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Отношения субординации и командования ярко выражены.

В звездной структуре ярко выражен руководитель, через которого передается вся информация, все связи замыкаются на нем. Для иерархической структуры характерны опять же ярко выраженные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.

      Обычно  выделяют следующие функции коммуникации:

1. информативную, или инструментальную, которая проявляется в циркуляции информации и упорядочении информационных потоков;
2. интегративную, выраженную в обеспечении связи между различными видами человеческой деятельности, организации обмена деятельностью м/у людьми;
3. дестабилизирующую, направленную на создание условий для социально напряженности и конфликтности в обществе;
4. культурологическую, проявляющуюся в обеспечении преемственности развития материальной и духовной культуры, трансляции накопленного опыта
5. контактную – установление и поддержание коммуникативного контакта;
6. регулятивную – социализация и воспитание, социальный контроль, внедрение социальных норм. ¹⁰

Подчерку, что многие из этих функций взаимосвязаны. Так, например, интеграция в обществе немыслима без социального наследования, которое, в свою очередь, может быть действенным лишь при условии его упорядоченности, определенной организации, что во многом обеспечивается системой коммуникации.

Рис.3 Структуры коммуникаций 

Гл. II. Информация как фактор оптимизации системы управления

2.1.Информация как основа государственного управления.

Требования  к управленческой информации

     Сегодня во всем мире признано, что информация является важнейшим средством организации и регулирования частной и государственной деятельности, одной из форм закрепления и распространения, имеющихся и приобретаемых знаний, действенным инструментом и «материей» управления. Движение к «информационному обществу» еще более усиливает роль информации в решении любых человеческих проблем.¹¹

            В таких условиях получение новой информации, хранение и поиск уже созданной, адекватное понимание и актуальное использование информации становятся очень трудным делом, требующим времени, сил и средств, создания специальных структур (систем), применения новейшей техники и технологии. Работа с информацией превращается в обширное и массовое занятие людей, а сама информация выступает основным источником интенсификации и гармонизации общественного развития. Перед обществом стоит проблема овладения информацией, ее организации,   каналов   движения,   способов   осмысления   и   оценки механизмов эффективного использования на практике, здесь не будут предприняты упорядочивающие меры, то общество может «утонуть» в информации, остаться только с ее «шумами», которыми и так уже переполнено так называемое информационное поле. Проявляется парадокс: обилие информации создает информационные иллюзии и лишает людей достоверной и реально нужной им информации.

  Разумеется, что информация как совокупность каких-либо сведений, данных, фактов, характеристик о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляет основу государственного управления. По существу все управленческие процессы — это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление, распространение социальной информации; т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей. Но, и это самое важное, в управлении вообще и в государственном управлении в частности происходит взаимодействие не  всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для формирования и реализации государственно-управленческих воздействий. Речь идет об управленческой информации. Управленческая информация это часть социальной информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к обслуживанию государственно-правовых процессов формирования и реализации управляющих воздействий. Она своими «корнями» проникает в социальную информацию, однако выбирает оттуда только то, что отражает управленческие потребности, и цели людей, их совокупную властную волю, конкретные механизмы и способы управленческой организации и регулирования их сознания, поведения и деятельности.

     В практике государственных органов  об этом часто забывают и вводят в управленческую информацию много политики, идеологии, пропаганды, различных концепций и программ, обещаний и прогнозов. Порой простые управленческие требования так растворяются в массе слов, что их трудно обнаружить и уж, тем более, практически реализовать. Не всегда подобное происходит по злому умыслу, есть причины, это объясняющие, к примеру, политизация управления, но в любом случае ненужные информационные «шумы» усложняют государственное управление. Поэтому рациональность и эффективность последнего напрямую обусловливаются качеством той информации, которая обозначается термином «управленческая информация».

     Можно выделить следующие  источники, объективно порождающие управленческую информацию:

 1.Нормы законодательных и иных актов, управомочивающие государственные органы и государственных служащих на принятие определенных управленческих решений или совершение управленческих действий в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению законов и иных нормативных правовых актов);

 2.Обращения граждан в государственные органы по реализации своих законных интересов и субъективных прав (обслуживание и защита прав и свобод граждан);

 3.Обязательные указания вышестоящих государственных органов, подлежащие исполнению нижестоящими и обеспечивающие реальность государственного управления (директивная управленческая информация);

  4.Факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, которые отражают состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих компонентов (управленческая информация об обратных связях в процессах государственного управления);

  5.Проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации, нуждающиеся в оперативном и активном вмешательстве государственных органов и должностных лиц (управленческая информация о кризисных состояниях процессов).   

     Информация в зависимости от источников поступления делится на внутреннюю и внешнюю.

     Внутренняя  информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование ее характеризуется высокой степенью регламентированности как в отношении предоставления, так и использованиями.

     Внешняя информация — сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает), ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды. Также невозможны и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообразного использования первичных документов. Внешняя информация может быть разделена на подвиды: дескриптивная и прескриптивная (нормативная). 

       Дескриптивная информация отражает сведения о наблюдаемых свойствах социальных, управляемых объектов. Прескриптивная информация соответствует нормативному подходу к управлению процессами и явлениями, содержит рекомендации на предмет, каким должен быть объект и какие действия нужно осуществить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандарту, традициям, ценностям). Прескриптивная информация жестко регламентирует деятельность организации, являясь для управленцев обязательной.

     При формировании системы информации для управления необходимо, прежде  всего, определить функциональную структуру деятельности учреждения, а именно: какие цели и задачи стоят перед организацией и какие виды управляющего воздействия (деятельности) она осуществляет. Зная это, можно перейти к системе критериев оценки выполнения конкретных функций, а затем и к информированию системы информации, характеризующей деятельность организации, т.е. в этом случае будет осуществлен целевой информации по объекту управления, которая позволит выйти принятие конкретных управленческих решений.

      Организация Цели и задачи             Функциональная структура

      Деятельности  Критерии оценки  Система показателей.

     Информационный цикл охватывает ряд последовательных процессов, в каждом из которых информация, представленная на начальном этапе в виде фактов, цифр, сведений, данных, т.е. сырого информационного материала. Обрабатывается и преобразуется в сообщения, значимые (имевшие смысл) для адресата, заказчика — лица, принимающего решение. В этом виде информация становится информацией в полном смысле этого понятия. ¹²

     Таким образом, информация как управленческая категория - это новые сведения, характеризующие управленческую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, воспринятые, понятные и оцененные как полезные для решения тех или иных задач управления. Информация в управлении - это не любые сведения, сообщения, данные, а только используемые в процессе формирования решения. Качество управленческой информации как понятие неотделимо от процедур принятия управленческих решений.

     Наряду  с качественным определением информации возникает проблема ее количественного измерения. Недостаток информации приводит к тому, что центр принятия решения реализует себя в условиях неопределенности или риска, вынужден привлекать, вести поиск к дополнительной информации или действует в соответствии с прошлым опытом, по интуиции. Вредным может оказаться и избыток информации, так как способен привести к потере целостности (гора цифр и фактов заслоняет истинную картину).