ЦЕТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВОРОНЕЖСКИЙ КООПЕРАТИВНЫЙ ИНСТИТУТ

Филиал  БУПК 

Кафедра «Экономики, анализа и информатики» 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

на  тему: «Коммуникации в управлении современной организацией» 
 
 
 

Выполнила:  
 
 

Руководитель: 
 
 
 
 
 
 

Воронеж -2010

Глава 2. Оценка эффективности коммуникаций в управлении ЗАО «ВКСМ»

2.1. Организационно-экономическая  характеристика ЗАО «ВКСМ»

     «Воронежский завод силикатного кирпича» (ныне «Воронежский комбинат строительных материалов») 14 января 1955года - был введен в строй как действующее предприятие. Его главная задача - это процесс производства силикатного кирпича, камней, известково-песчаной смеси, блоков, минеральной ваты. Кирпичное производство на ЗАО «ВКСМ» вводилось в эксплуатацию в четыре очереди.

     Первая очередь была  введена в 1955 г. с мощность. 60 млн.шт. В 1956-57гг. производство достигло 120 млн. шт. в год. В 1963 году пущен цех минеральных изделий с проектной мощностью 40000 куб.м. В 1969 году вступила в строй четвертая очередь расширения завода, с вводом которой мощность завода в 1970 году производство составило 330 млн. шт. кирпича в год. В настоящее время завод выпускает: силикатного кирпича 260 млн.шт., минераловатных изделий 100000 куб.м. при проектной мощности 300 млн.шт.

     В 1991 году был разработан проект расширения пятой очереди «Комплекс - 600»; разрабатывался институтом «Росоргтехстром». Ее ввод в эксплуатацию осуществился в декабре 1998 года. В настоящее время производится строительство, монтаж и пробные запуски «Цеха газосиликатных блоков». Его окончательное завершение строительства планируется на 25 января 2008 года.

     Для успешной конкуренции на внутреннем и мировом рынках производители должны иметь передовые технологии, соответствующие организационные структуры. Возникают многочисленные проблемы, связанные с изменениями в культуре, управлением информационными потоками и политикой в области человеческих ресурсов. Все это имеет значение для эффективного функционирования, извлечения прибыли из технологических возможностей. В 2008 г. ЗАО «ВКСМ» исполнилось 50 лет и за это время предприятие много достигло благодаря управляющему составу, квалифицированным работникам и мастерам. Сегодня ЗАО «ВКСМ» является одним из ведущих предприятий по выпуску качественных строительных материалов и по их доставке  по г. Воронежу, Воронежской области и в близлежащие регионы.

     Закрытое акционерное общество «Воронежский комбинат строительных материалов» осуществляет свою деятельность на основе учредительных документов – Учредительного договора и Устава.

     Основной целью деятельности Общества является извлечение прибыли за счет удовлетворения общественных потребностей в производимых продукции, работах и услугах, и реализация на ее основе социальных и экономических интересов.

     Общество является юридическим лицом, имеет право от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные не имущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

     Общество имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество в собственности, круглую печать, штампы, товарный знак, другие необходимые реквизиты, вправе открывать счета в банках.

     Общество самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность. Основу планов составляют договора, заключаемые с производителями и потребителями продукции и услуг, а также поставщиками материально-технических и иных ресурсов. Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляется по ценам и тарифам, устанавливаемым Обществом самостоятельно.

     Высшим органом управления обществом является общее собрание акционеров, проводимое 1 раз в год. Деятельностью общества в периоды между собраниями руководит Совет директоров. Исполнительным органом является генеральный директор, который избирается на общем собрании акционеров на срок 5 лет, который исполняет решения общего собрания акционеров и Совета директоров общества. Структура предприятия учитывает необходимость тесного взаимодействия всех звеньев управления, четкого разделения труда и строгой регламентации работы каждого сотрудника. Численность работающих составляет 772 человека. В состав ЗАО «ВКСМ» входят кирпичное производство, минераловатное производство, подразделения основного и вспомогательного производства (рис. 2). 

      Рис. 2. Производственная структура ЗАО «ВКСМ»

      Организация осуществляет учет результатов работ, ведет оперативный, бухгалтерский  и статистический учет по нормам, действующим  в Российской Федерации.

      Учетная политика ЗАО «ВКСМ» разработана  на основании Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), утвержденное приказом Минфина России от 9 декабря 1998г №60 (в ред. приказа Минфина РФ от 30.12.99 № 107н). Это положение устанавливает основы формирования (выбора и обоснования) и раскрытия (придания гласности) учетной политики организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству РФ.

     Данные, представленные в аналитической  таблице 1, характеризуют эффективность деятельность ЗАО «ВКСМ» в динамике.

Таблица 1

    Экономические показатели финансово-хозяйственной деятельности ЗАО «ВКСМ» за 2006-2008 гг., тыс.руб.

     За  исследуемый период ЗАО «ВКСМ» работает стабильно, выручка от продажи товаров  увеличилась на 63163 тыс.руб., темп роста  составил  128,8%.(Приложения 1-6).

     Валовая прибыль в 2006 г. составляла 5125 тыс.руб., в течение 2006-2008 г. увеличилась на 4294 тыс.руб. и составила 9419 тыс.руб. 

     Отношение прибыли к общему объему продаж, выраженное в процентах, определяет уровень рентабельности реализации товаров. Рентабельность продаж ЗАО «ВКСМ» показывает нестабильность  данного показателя:

     2,34% 2006 г. <   3,43% 2007 г.> 3,34%2008 г.

     За исследуемый период наблюдается снижение чистой прибыли – в 2006 г. она составляла 1853 тыс.руб., в 2007 г. снизилась до 374 тыс.руб., в 2008 г. наблюдается увеличение чистой прибыли по сравнению с 2007 г. на 232 тыс.руб.(рис. 3).

     Рис. 3. Динамика показателей эффективности ЗАО «ВКСМ»

     Одним из основных показателей экономический эффективности предприятия является показатель производительности труда, который измеряется отношением произведенного объема выпускаемой продукции к среднесписочной численности работников, занятых в производстве. Производительность труда относится к числу тех экономических категорий, которые имеют первостепенное значение для развития любого общества. Наряду с ростам общего объема продаж и увеличением численности работников в ЗАО «ВКСМ» произошло увеличение производительности труда на 76,6 тыс.руб. на 1-го работника, темп роста за три года составил 126,5%.

     Важнейшим показателем, отражающим эффективность деятельности предприятия, является рентабельность. Рентабельность характеризует прибыль, получаемую с каждого рубля средств, вложенных в предприятие или иные финансовые операции. Сумма прибыли и уровень рентабельности формируются под воздействием большого количества различных факторов, оказывающих на них как положительное, так и отрицательное влияние. Количество факторов, определяющих величину прибыли и рентабельности, вряд ли можно четко ограничить, оно весьма велико.

     Если прибыль выражается в абсолютной сумме, то рентабельность – это относительный показатель интенсивности производства, так как отражает уровень прибыльности относительно определенной базы. Организация рентабельна, если суммы выручки от реализации продукции достаточны не только для покрытия затрат на производство и реализацию, но и для образования прибыли.

     Проведем анализ рентабельности ЗАО «ВКСМ» (таблица 2).

     Таблица 2

     Показатели  общей экономической рентабельности ЗАО «ВКСМ»

     за  2006-2008 г.г., тыс. руб.

     Уровень рентабельности предприятий на практике обычно определяют отношением прибыли к общему объему выпускаемой продукции. Он показывает, сколько процентов составляет прибыль в общем объеме выпускаемой продукции. Этот уровень рентабельности следует исчислять не по всей (балансовой) прибыли, а только по прибыли от реализации товаров, так как внереализационные доходы, расходы и потери не находятся в прямой зависимости от изменения объема выпускаемой продукции. Экономисты стран с развитой рыночной экономикой его называют уровнем рентабельности продаж. Он находится в прямой зависимости от изменения уровня валового дохода, находящегося в распоряжении предприятия, и в обратной - от изменения уровня издержек обращения.

      Показатели  рентабельности ЗАО «ВКСМ» имеют  невысокое значение, что говорит  о низкой эффективности работы предприятия. При этом снижение коэффициентов  рентабельности по сравнению с 2006 г. свидетельствует об отрицательной тенденции в эффективности работы предприятия.

2.2. Исследование информационной системы управления в ЗАО «ВКСМ»

     Информационная система управления представляет собой структуру взаимодействующих информационных потоков изображенную на рисунке 4.

      Рис. 4. Структура информационных потоков в системе управления ЗАО «ВКСМ»

      Цифрами на рисунке обозначены циркулирующие  в системе управления информационные потоки. Содержание и периодичность  сбора информации по потокам представлены в таблице 3.

Таблица 3

Информационные потоки в системе управления ЗАО «ВКСМ»

     Как видно из приведенной схемы участками сбора информации являются производственный отдел и отдел маркетинга. Участками аккумулирования и анализа информации - финансовый отдел, планово-экономический отдел, бухгалтерия.

     Таким образом, в системе управления предприятием циркулирует управленческая информация, включающая:

1. Информацию об управляемом объекте - производстве;
2. Информацию о состоянии производстве по выбранным критерию и показателям;
3. Информацию о решении принятом руководством предприятия;
4. Информацию о составе мероприятий по управлению производством.

     Управленческая информация может быть классифицирована по ряду позиций, в частности:

1. По назначению (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких самых разнообразных задач);
2. По возможности хранения (фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению; не фиксируемая информация используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);
3. По степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);
4. По полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией);
5. По степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).

     Обмен информацией в ЗАО «ВКСМ» осуществляется в письменной форме.

     Обмен письменной информацией осуществляется путем издания и распространения различного рода документов — приказов, инструкций, служебных записок и т. п. Положительными свойствами такой информации являются: закрепленность на материальных официальная лучшее усвоение людьми по сравнению с устной. В то же время, ее бывает сложно уточнять и дополнять и в целом она обходится весьма дорого.

     Поэтому к составлению документов организуется тщательный подход в первую очередь с точки зрения их цели. В качестве таковой могут выступать: информирование сотрудников, оказание на них необходимого управленческого воздействия, инструктаж в связи с осуществлением той или иной работы, контроль за ее результатами, отчет о сделанном за определенный период, сообщения о каких-либо событиях и т. п.

     В соответствии с целью создания существуют следующие документы: распорядительные (приказ, указание); организационные (положение, устав, инструкция, протокол); информационно-справочные (справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, - телефонограмма, командировочное удостоверение); личные (автобиография, заявление, доверенность).

     Другим требованием к документу является четкое определение его содержания и объема. Объем документа обычно связан с характером и интерпретацией содержащихся в нем сведений. Это могут быть отобранные и классифицированные по тому или иному принципу факты; обоснованные суждения; выводы и рекомендации, побуждающие людей (исполнителей и руководителей) к необходимым действиям.

     Вся имеющаяся информация в документ обычно не включается, ибо он не должен быть слишком большим; при необходимости она отражается в приложении или запрашивается дополнительно. Сами вопросы освещаются в тексте в порядке убывания относительной важности, а малозначительные не включаются вовсе. В то же время документ должен быть достаточно полным и содержать всю основную информацию, необходимую для понимания сути проблемы.

     Информация, помещаемая в документе, состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами. Действующими в настоящее время стандартами предусмотрен 31 реквизит; часть реквизитов является обязательными, и на их основе происходит идентификация документов. К обязательным реквизитам относится, например текст название, заголовок к тексту, подпись, печать, индекс, наименование автора (организации или физического лица) и т. п.

     Информация об управляемом объекте - производстве поступает в планово-экономический отдел, где обрабатывается. В результате обработки рассчитывается система показателей эффективности производства.

     В эту систему входят показатели по ликвидности, платежеспособности и рентабельности предприятия.

     По рассчитанным показателям планово-экономический отдел составляет предложения по управлению производством.

     После принятия решения директором, производственный отдел разрабатывает систему мероприятий реализующих управление производством.

     Следовательно, ключевыми точками информационного обеспечения системы управления предприятия являются:

• сбор и обработка информации о состоянии производства планово-экономическим отделом;
• выработка управляющих воздействий - производственным отделом.

     К наиболее существенным недостаткам информационного механизма менеджмента в ЗАО «ВКСМ» относится, то, что сбор и обработка информации о состоянии производства производится преимущественно вручную, персональный компьютер имеется лишь у начальника планово-экономического отдела, используемый для ведения различного рода отчетностей. 
 
 

2.3. Анализ влияния коммуникаций на конечный результат деятельности ЗАО «ВКСМ»

     Проведем  анализ эффективности коммуникаций в системе управления ЗАО «ВКСМ» путем расчета коэффициента управления в подразделениях и сравнения его с нормативными данными.

     Коэффициент управления рассчитывается как отношение  количества подчиненных к количеству руководителей в подразделении:

     где К_У – коэффициент управления;

     N_П - количество подчиненных;

     N_Р – количество руководителей.

     Значения  рассчитанных коэффициентов сведены  в таблицу 4.

Таблица 4

Расчет  коэффициентов управления в подразделениях ЗАО «ВКСМ»

     Отклонение  от норматива в положительную  сторону свидетельствует о превышении норматива управления и перегрузке руководителей.

     Отклонение  от норматива в отрицательную  сторону свидетельствует о неэффективной системе управления в подразделении и недостаточной загрузки руководителей.

     Наибольшее  отрицательное отклонение от норматива  наблюдается в ремонтно-механическом цехе, бюро механизации и автоматизации производственных процессов, бюро маркетинга и продаж.

     Наибольшая перегрузка руководителей в службе эксплуатации оборудования РЭМПРИ и планово-экономическом отделе.

Глава 3. Совершенствование  организации и межличностных коммуникаций в ЗАО «ВКСМ»

      При совершенствовании коммуникационного  процесса в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

      Первая  концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов, работы. коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура  фирмы не меняется.

      Основной  недостаток: такой стратегии - необходимость  непрерывных изменений формы; представления  информации, приспособленной, к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах информационной технологии.

      К достоинствам стратегии можно отнести  минимальные степень риска и  затраты.

      Вторая  концепция - ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

      Такая стратегия, предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры  фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между- решаемыми задачами.