Комуникации

 Содержание:

 Введение

 1.Коммуникационные  стили

 2.Коммуникационные  сети

 3.Невербальная  коммуникация

 4.Методы повышения  эффективности коммуникации в  организации

 5. Анализ  организационной структуры управления  ЗАО «Кондитерпром».

 Заключение

 Литература 
 
 
 
 
 

Введение

 Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно  возрастает,что связанно с изменениями  социально- экономического характера, появлением новейших достижений в области  техники и технологии и результатами научных исследований. По общему признанию, коммуникация имеет огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляет одну сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством  коммуникации, так как, образно говоря,они выполняют работу «чужими руками». Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предложения, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих там на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом. Коммуникации оказывает огромное влияние на эффективность управления организаций и на ее функционирование в целом. Ведь если люди не смогут обменяться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Эффективная коммуникация очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строиться непосредственном взаимодействие людей в рамках различных событий. Во-вторых межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. Цель данной работы- рассмотреть коммуникационные стили и сети, методы повышения коммуникации в организации.

           1.Коммуникация (от лат. - communicatio - делать общим, сообщать, беседовать, связывать) - это процесс информационного взаимодействия между людьми.  
Рассмотрим одно из возможных описаний модели коммуникации, которое предложил немецкий ученый В. Трам.  
В его модели коммуникация выступает как контакт между отправителем и получателем, устанавливаемый с помощью сообщения, которое направляется по определенному каналу, кодируется и декодируется получателем; кроме того, имеется канал обратной связи и выделен результат (эффект) коммуникационного процесса.  
 

Рис. 1 Схема  коммуникационного процесса по В. Траму.  
 
 

1. Отправитель - создатель сообщения, тот, кто выдвигает  какие-либо идеи (самостоятельно создает  информацию) или аккумулирует уже  имеющуюся информацию для дальнейшей передачи. Решая, какая значимая информация (идея) может стать предметом передачи, как ее закодировать, по какому каналу направить информацию, отправитель тем самым начинает процесс коммуникационного обмена. При этом очень важна ориентация отправителя на ситуацию, т.е. учет всех основных компонентов процесса коммуникации. В противном случае информация может либо не дойти до получателя, либо дойти до получателя в искаженном виде, либо не приниматься получателем.
2. Сообщение - подготовленная к передаче получателю информация, закодированная с помощью символов - слов, специальных знаковых символов, тона сообщения, рисунков, жестов, подтекста и т.д. В процессе кодирования (преобразования смысла идеи в символы) могут возникать проблемы, действие которых снижает эффективность процесса коммуникации. Например, отправитель составляет сообщение из символов, которые получатель не понимает, не встречал в своем прошлом опыте или неоднозначно трактует в контексте данного сообщения (т.е. отправитель не настроен на язык, культуру получателя и это ведет к искажениям в понимании).
3. Канал передачи информации - средство передачи информации, путь физической передачи сообщения. От него зависят понимание и принятие получаемой информации. Различают следующие виды: вербальный, невербальный, письменный, электронный (компьютерные сети, видеоконферен-ции, электронная почта, видеоленты и т.п.). Каналы в организации могут подразделяться на
4. формальные, передающиеся по официальным каналам организации; неформальные - на основе горизонтальных связей (передача из подразделения в подразделение, слухи и т.д.).
5. Получатель - лицо (группа, организация), которому передана информация и которое интерпретирует (декодирует) ее.
6. Результат (эффект) коммуникационного воздействия - изменения в поведении и состоянии получателя информации.
7. Обратная связь - оперативная реакция на воздействие. Обратная связь позволяет отправителю узнать результат акта коммуникации и скорректировать следующее сообщение для достижения большего эффекта.
8. Шум - то, что искажает смысл сообщения, элемент процесса, присутствующий практически на каждом этапе передачи информации.

    Можно выделить следующие виды коммуникаций:

• Вертикальные и горизонтальные. 
  Вертикальные коммуникации - связывают разные уровни управления организации (при этом коммуникации могут быть "сверху вниз", информация передается с высших уровней руководства на более низкие и "снизу вверх", которые представляют собой каналы обратной связи процесса управления). Многие сообщения сверху - вниз проходят через несколько иерархических слоев. При прохождении через каждый слой происходят две вещи: (1) содержание сообщения становится более специфическим и (2) оно может быть искажено.  
  Горизонтальные коммуникации - осуществляются в пределах одного иерархического уровня организации.
• Внутриорганизационные коммуникации и коммуникации организации с внешней средой. Последние ориентированы на различные целевые аудитории (потребителей, поставщиков, конкурентов, органы власти и т.д.) и решают проблемы создания имиджа, обеспечения обеспечение связи с потребителями.
• Формальные и неформальные. Формальные строго регламентируются организационными нормами, правилами, основными ценностями и направлены на достижение организационных целей. Неформальные возникают для удовлетворения социальных потребностей членов организации.
• Устойчивые и неустойчивые.
• Письменные и устные и т.д.

           Коммуникационный стиль — это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации,.так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного,с определенным стилем.

      За  основу измерения межличностной коммуникации можно взять такие две переменные, как открытость в коммуникации и адекватность обратной связи. Первое измерение включает степень открытия или раскрытия себя в коммуникации для других в целях получения ответной реакции от них, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и наши действия. Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся с другими своими мыслями и чувствами о них. Построив на этой основе матрицу, где по вертикали будет отложено первое измерение, а по горизонтали — второе, можно выделить пять стилей межличностной коммуникации (рис. 2).

       Коммуникационный стиль индивидов в первом квадранте может быть определен как открытие себя. Этот стиль характеризуется высокой степенью открытости себя другим, но низким уровнем обратной связи со стороны индивида, использующего этот стиль. Открытие себя в этом случае измеряется в диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себе, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение. К сожалению, данный стиль страдает тем, что реакция других нередко остается без адекватного ответа или обратной связи со стороны вызывающего его индивида. Принимая реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид может проявлять необузданные эмоции, мало способствующие установлению эффективных отношений между коммуницирующими сторонами.

Рис. 2 Коммуникационные стили

Коммуникационный  стиль индивида во втором квадранте  определяется как реализация себя и характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной оборотной связью. В идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в статусе и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него.

      Коммуникационный  стиль в третьем квадранте  характеризуется замыканием в себе, т.е. одновременно низким уровнем открытости и низким уровнем обратной связи. Индивид в этом случае как бы изолирует себя, не давая другим познать его. Этот стиль часто используют «интроверты» — люди с тенденцией больше обращать свой разум вовнутрь себя. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идей, мнений, расположений и чувств к другим.

      Коммуникационный  стиль в четвертом квадранте  связан с защитой себя и, как видно из матрицы, характеризуется низким уровнем открытости, но высоким уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать других или более правильно оценить их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало открыты для других, но любят обсуждать других. Они любят слушать о себе, но не любят обсуждать свои качества, особенно плохие, с другими.

      В середине матрицы располагаются  индивиды, «продающие» себя, если другие делают то же самое. Такой стиль называется «торговля за себя» и характеризуется умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации.

      Было  бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является наиболее желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций. Владение таким стилем является настоящим достоинством. В отношении использования других стилей важно понять проблемы эффективной обратной связи, умение раскрыть себя и умение слушать других.

            2. Коммуникационная сеть — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков (рис. 3). В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

      Рис.3 Межличностная коммуникационная сеть руководителя группы в организации 

      Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов , между подчиненными. Диагональные связи — это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

      Существуют  устоявшиеся образцы коммуникационных сетей для групп одной и  той же или разной численности (рис. 4). В сетях типа «кружок» члены  группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними. В сетях типа «колесо» представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся центре «колеса», имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы.

Рис.4 Образцы  коммерческих сетей в группах 
 

Аналогичная картина  наблюдается в сетях типа «Y». Такие сети называются централизованными  и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы. Другой тип властной иерархии представляют сети типа «цепочка», в которых появляются горизонтальные связи — элемент децентрализации. «Всеканальные» сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

      Знание  типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля в организации. Известно, что сокрытие или централизация информации поддерживают властные отношения.

      Характер  взаимозависимости работ и людей  в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу. 
 
 
 
 
 

         3. Визуальная (невербальная) коммуникация – передача информации посредством невербальных средств общения (жестов, мимики, телодвижений, цвета, пространственной среды и т.д.). Визуальный облик задается временем и господствующими в этот период тенденциями. Спортивные тенденции нашего века диктуют образ делового человека. Чтобы человека не воспринимали отрицательно, он обязательно должен выдавать определенную информацию невербальным способом. По невербальному поведению партнера по коммуникации мы можем определить его установку на общение. Различают следующие установки: доминирование – равенство - подчинение; заинтересованность – незаинтересованность; официальность – доверительность; закрытость – открытость. Наиболее ярко эти установки проявляются в стиле приветствия: установка на превосходство – человек с такой установкой подает руку для приветствия ладонью вниз; установка на подчинение – ладонь вверх; установка на равенство – ладонь перпендикулярно полу. Если Вам протянули руку ладонью вниз, пожимая ее, шагните вперед – ладони выровняются.

В коммуникации человек использует пять разных знаковых систем:

·слова,

· интонация,

·тембр голоса,

· жесты, пластика,

·энергетический импульс.

Первые три  традиционно относятся к компетенции  лингвистики, четвертая – к невербальной коммуникации, пятая – к экстрасенсорике.

В межличностном  общении невербальная коммуникация передает 65% всей информации. При выражении  отношения телодвижения передают 55% информации, голос – 38%, а слова  – всего 7%.

Почему?

·часто употребляются  неосознанно;

·воспринимаются непосредственно и поэтому сильнее воздействуют;

·передают тончайшие  оттенки отношения, оценки, эмоций;

· могут передавать информацию, которую трудно или неудобно выразить словом.

На основании  намеренности-не намеренности различают  три типа невербальных средств:

· поведенческие  знаки (дрожь и т.д.);

· ненамеренные знаки, или самоадапторы (тереть переносицу, поправлять волосы и т.д.);

·собственно коммуникативные  знаки.

Язык – это  знаковая система сознательного, она  реализует в речи то, что вы осознанно  собираетесь в ней реализовать. А знаковая система НВК – семиотика бессознательного, она реализует те мотивы, которые находятся в бессознательном. Очень часто знаковая система НВК противоречит реальной речи.

Если человек  чувствует нечто, он передает это  специальными знаками, что очевидно. Интересно другое: если насильно лишить человека возможности эти знаки демонстрировать, у него в связи с их отсутствием меняется само психологическое состояние. Например, если человек жестами демонстрирует негативное отношение к вам, лишите его физической возможности демонстрировать это отношение, и, возможно, ваша ситуация улучшится.

В деловом взаимодействии при интерпретации мимики особое внимание следует обращать на согласованность. Пока мимика согласуется со словесными высказываниями, мы обычно не воспринимаем ее отдельно.

Жестикуляция  в деловом разговоре                                                       Выделяют следующие группы жестов, которые предоставляют деловым партнерам самую разнообразную информацию.

      Таблица 1 Жестикуляция в деловом разговоре    

Таблица 2 Жесты, проявляющие  некоторые черты  характера и отношение к ситуации

Существуют различные зоны визуальной коммуникации: 1. Интимная зона (15-45 см) – допускаются только самые близкие люди. В каждой культуре свой размер интимной зоны. 2. Личная зона (45-120 см) – общение деловых партнеров. 3. Социальная зона (120-350 см) – общение в малой группе (10-15 чел.). Пресс-конференции, круглый стол, семинар и т.д.. 4. Публичная зона (от 350 см) – общение с большой группой людей, массовой аудиторией. Соблюдение зон и границ взаимодействия является элементом делового этикета. Знание зон позволит правильно построить коммуникацию и достичь наибольшего эффекта. 
 
 

4. Методы повышения эффективности коммуникации в организации.

           Любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций. Повышение эффективности возможна на основе детального анализа используемой технологии коммуникаций и ведении разрывов, нестыковок или провалов в коммуникационном процессе. Почти для всех организаций регулирование информационных потоков остается достаточно проблематичным явлением: информация не всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а если и к тому, то не всегда своевременно.

Кроме того, в  ряде организаций существует проблема неравномерной информационной нагрузки: кто то страдает от ее избытка, а  кто то испытывает «информационный голод». Весьма важным и наиболее часто используемым направлением в совершенствование коммуникационного процесса выступает оптимизация системы обратной связи, устранение коммуникативных барьеров, повышение точности передаваемой информации.                                                                                                       

В качестве путей  улучшения коммуникации можно выделить следующие методы:

•     Управленческое регулирование:
• четкое определение и формулирование задач;
•   формирование четкого представлениях о потребителях в информации начальника и подчиненных;
• планирование, реализация, контроль в направлении улучшения информационного обмена;
• обсуждения планов, задач, путей их решения.
•       Совершенствование системы обратной связи:
•   перемещение людей из одного подразделения организация в другое с целью обсуждения;
• опрос работником, в среде которых необходимо выявить:                        четко ли доведены до них цели их деятельности, информированы они; с какими потенциальными и реальными проблемами сталкиваются или могут столкнуться стратегии перемен; получает ли руководитель для предложений.
•      Совершенствование системы сбора информации с целью снижения тенденции фильтрации идей или их игнорирование на пути снизу вверх.
•      Создание каналов информационных сообщений (степная печать,     статьи, радио и т.п.)
•      Внедрение современных информационных технологией (электронная почта, видеоконференция и др.)