Комунікаційний процес

 

ЗМІСТ

 

ВСТУП……………………………………………………………...…….2

РОЗДІЛ 1. Теоретичні основи комунікаційного  процесу на підприємстві…………………………………………………………..….5

1.1. Комунікації на підприємстві, їх сутність та значимість…………5

1.2. Типологія та класифікація комунікацій підприємства…………..8

1.3.Особливості організації комунікаційних процесів на підприємствах ……………………………………………………..……13

РОЗДІЛ 2. Характеристика управління комунікаціями у ВАТ «Фармак»………………………………………………………..……….21

2.1. Основні напрями діяльності  та організаційна структура управління  ВАТ «Фармак»……………………………………...……..21

2.2. Організаційні аспекти формування  та функціонування комунікаційних  процесів у ВАТ «Фармак»…………………...……...23

2.3. Перешкоди в організації комунікацій  у ВАТ «Фармак»………..26

РОЗДІЛ 3. Удосконалення комунікаційного  процесу у ВАТ «Фармак»………………………………………………………………...33

3.1 Покращення комунікаційного процесу та впровадження нових комунікаційних технологійю………………………………………….33

ВИСНОВКИ……………………………………………………….……38

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ……………………..……….42

ДОДАТКИ………………………………………………………………46

 

 

 

ВСТУП

 

Актуальність дослідження. Наш час характеризується виникненням і розвитком нових комунікаційних технологій, різноманітністю комунікаційних процесів, що вимагає від майбутніх фахівців, діяльність яких протікає у сфері «людина-людина», готовності до діяльності в нових умовах: критичного сприймання дійсності, уваги до деталей, гнучкості мислення, витримки, толерантності, тактовності, вміння писати інформаційні тексти, вміння зацікавити й переконати співрозмовників тощо. Також однією з важливих умов є управління, адже воно в організації здійснюється через людей. Одним з найважливіших інструментів управління в руках менеджера є інформація, що знаходиться в його розпорядженні. Використовуючи і передаючи цю інформацію, а також одержуючи зворотні сигнали, він організовує, керує і мотивує підлеглих. Багато що залежить від його здатності передавати інформацію так, щоб досягалося найкраще сприйняття даної інформації тим, кому вона призначена.

Комунікація пред'являє вимоги до кожного з учасників управлінської  взаємодії. Так, кожний з учасників  повинен володіти всіма або деякими  здібностями: бачити, чути, відчувати, сприймати запах і смак. Ефективна  комунікація вимагає від кожної із сторін певних навиків і умінь, а також наявності певного  ступеня взаємного розуміння.

У процесі комунікації інформація передається від одного суб'єкта іншому. Суб'єктами можуть виступати окремі особи, групи і навіть цілі організації. В першому випадку комунікація носить міжособовий характер і здійснюється шляхом передачі ідей, фактів, думок, натяків, відчуттів або сприйнять, відчуттів і відносин від однієї особи іншому в усній або якій-небудь іншій формі (письмо, жести, поза, тон голосу, час передачі, недомовленість і т.п.) з метою отримання у відповідь бажаної реакції. 

          Ці питання лягли в основу  наукового дослідження. Теорія комунікації і комунікативні технології ХХ століття стали змістом багатьох робіт Г. Почепцова, соціологічний аспект комунікації розглядала В.П. Конецька, комунікацію в професійній діяльності досліджувала А.П. Панфілова, мовленнєву комунікацію – О.Я. Гойхман, Т.М. Надіїна, інформаційний підхід до документної комунікації, а також соціальну комунікацію досліджував А.В.Соколов, О.П.Єгоршин подав класифікацію факторів, які впливають на ефективність комунікацій, О.П.Хміль подав поділ комунікації за формою.

Багато зарубіжних вчених зробили  вагомий внесок у розвиток комунікацій, теоретичні праці яких відкрили багато чого справді нового і цінного  в способах комунікаційного послуговування. Ними стали:                     Х. Лассвелл, який  запропонував модель за якою комунікація працює, ВІДШУКУЮЧИ відповіді на п’ять запитань – хто? що говорить? по якому каналу? кому? з яким результатом? - К. Шеннон і В. Вівер розглянули проблему проектування (технічний аспект) комунікаційної системи, яка б могла управляти будь-яким повідомленням, що посилає джерело,  В. Шремм дав нове визначення комунікації, назвавши її "розподілом орієнтації у напрямку набору інформаційних знаків", Д. Берло, який далі розвиває модель комунікаційного процесу, адресуючи певні проблеми, які впливають на точність у кодуванні/декодуванні, конструкції повідомлення та комунікаційним каналам, Д. Клеппер сформулював певні емпіричні узагальнення, які базувалися на дослідженнях,  що масова комунікація, як правило, не працює як необхідна і достатня причина ефектів аудиторії, а скоріш функціонує серед і завдяки зв'язку неперсональних факторів і впливів. Їхні роботи в подальшому помітно вплинули на дослідницьку діяльність теоретиків молодшого покоління.

Предметом дослідження – є організаційні аспекти функціонування комунікацій на підприємстві.

          Об’єктом  дослідження є комунікаційні процеси як передача інформації від людини до людини, специфічна форма взаємодії людей в процесах їх діяльності.

Метою дослідження є розгляд  теоретичних засад та практичних аспектів організації комунікаційних процесів на підприємств».

          Для досягнення мети були поставлені  наступні завдання:

• розкрити суть комунікації та встановити її вплив на процес управління     підприємством;
• з’ясувати особливості комунікаційних процесів на сучасному етапі розвитку суспільства;
• визначити  та проаналізувати способи передачі інформації у  ВАТ «Фармак»;
• виявити недоліки в комунікаційній системі ВАТ «Фармак»;
• запропонувати методи покращення організації комунікаційних процесів на підприємстві.     

Інформаційною базою дослідження  під час написання роботи стали :

Підручники, періодичні видання, офіційні електронні ресурси та дані внутрішньої  звітності ВАТ «Фармак».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1

ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ КОМУНІКАЦІЙНОГО  ПРОЦЕСУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

 

1.1. Комунікації на підприємстві, їх сутність та значимість.

 

Як зазначає Соколов, комунікація – спілкування, передача інформації від людини до людини, специфічна форма взаємодії людей в процесах їх пізнавально-трудової діяльності, яка реалізується за допомогою мови. Він також зазначає, що комунікації – це різновидність взаємодії між суб’єктами, опосередкованого будь-яким об’єктом [38].¹

У своїх працях О.Я.Гойхман та Т.М.Надіїна  визначають комунікацію як спосіб отримання інформації через процес обміну її смисловими значеннями ² [9].

Згідно Г.Почепцова комунікації  – складний процес, який включає  ряд взаємозв'язаних кроків, кожен  з яких відіграє суттєву роль у  забезпеченні розуміння і сприйняття інформації іншою особою. Найчастіше причиною низької ефективності комунікації є ігнорування факту, що комунікація - це обмін, в якому кожному належить активна роль. В процесі комунікації відправник складає повідомлення і передає його адресатові (утримувачеві) ³[36].

О.П.Конецька подає комунікацію як обмін інформацією, її змістом, а також різні форми зв’язків між людьми, засновані на будь-яких стосунках, які спрямовані на досягнення цілей організації ⁴[22]. Це особлива форма впливу на співробітників підприємства та суб’єктів зовнішнього середовища. І, якщо вони реалізовані на високому професійному рівні, то їх ефективність в системі управління підприємством визначатиме якість управління підприємством визначатиме якість управлінських рішень.

Суттєвою ознакою комунікації  є нормативність – тобто не хаотичний обмін думками, рішеннями, а упорядкований, урегульований  процес, строго регламентований документами. В першу чергу нормативність  розповсюджується на сферу трудового  суспільства, судочинства, побуту. Наступною  ознакою є стандартизація – дотримання етикету, поведінки [15].

У найширшому сенсі  мета комунікацій на підприємстві –  прийняття змін, вплив на діяльність таким чином, щоб досягти процвітання  підприємства.

Існує дві основні функції комунікації: інформаційна і особова. Перша здійснює процес руху інформації, друга - взаємодія  осіб. Ці дві функції найтіснішим чином пов'язані одна з одною. Взаємодія осіб в значній мірі здійснюється завдяки руху інформації, але повністю до інформаційних процесів не зводиться, тому що комунікація будується не тільки за фактом передачі і отримання інформації, але й індивідуальним інтерпретаціям.

Автори Гойхман О.Я. та Надіїна  Т.М. виділяють наступні функції комунікації:

1. Пізнавальна – розповсюдження (комунікантом) або одержання реципієнтом нових знань і вмінь;

2. Спонукальна – стимулювання  інших людей до будь яких  дій або одержати потрібні  стимули;

3. Експресивна – вираження або  придбання визначених переживань, емоцій ⁵[22].

В літературі розрізняють дві площини  комунікації: площина змісту і площина  зв’язків або стосунків, тобто загальне уявлення психології комунікацій.

Площина змісту належить до послання, яке подає відомості про становище  речей чи про події; воно може бути важливим чи незначним і мати різне  значення для одержувача і відправника.

До поняття змісту належить не тільки власне інформація, яка передається  від відправника (джерела) до одержувача у явній формі, а й метакомунікація. Поняття “метакомунікація” визначає те, що читається між рядками і  складає істинний зміст комунікації, або корисне з погляду тіньового  змісту відомостей. Так, дуже часто  виникає ситуація, коли на звернення  підприємства-виробника до споживача  про пропонування їм якого-небудь товару або встановити ділові контакти, він  отримує відповідь приблизно в такій формі: «Ми з задоволенням будемо користуватися вашим товаром і/або встановимо з вами ділові контакти, але через деякий час, коли ми будемо мати можливість». Очевидно, споживач уже одержав аналогічне замовлення і витратив свої кошти або ж керівництво (керівник) помилилося у виборі партнера, в оцінці його виробничих можливостей. Метакомунікація відіграє важливу роль у комерційних переговорах і діловому листуванні, розробці комунікаційної стратегії.

Керівники фірми мають використовувати  як формальні, так і неформальні  канали надходження інформації, оскільки це дозволяє скласти краще уявлення про стан справ в організації, прийняти більш виважене рішення  для розв'язання проблемних ситуацій.

Інформаційне забезпечення процесу  управління має відбуватися за добре  налагодженою системою. Тільки так  менеджери своєчасно отримуватимуть інформацію, котра потрібна їм для  прийняття управлінських рішень. В залежності від того, якого роду відомості є ключовими для  менеджера і як часто та з яких джерел вони мають йому надходити, а  також від того, кому надсилатиметься  уже опрацьована інформація (зокрема, вказівки щодо наступних дій), він  мусить створити відповідну комунікаційну  мережу.   Комунікаційна мережа – це сукупність джерел та каналів надходження і поширення інформації, яку створює суб'єкт управління для того, щоб приймати обґрунтовані рішення і ефективно керувати. Вона здебільшого об'єднує особу, що приймає рішення та виконавців, які беруть участь у його підготовці та реалізації, а також надають інформацію про хід реалізації та чинники, що на нього впливають. Оскільки дії з підготовки, прийняття і реалізації рішення пронизують весь управлінський процес і циклічно повторюються, а це потребує постійних контактів, так званої “командної” роботи, то такі мережі ще називають командними комунікаціями. Члени команди (робочої групи) спільно працюють над виконанням одних і тих же завдань і те, як ці завдання будуть виконані і чи будуть задоволені працівники своєю працею, великою мірою залежить від структури комунікацій.

Виділяють дві групи мереж, різниця між якими полягає у ступені централізації надходження і поширення інформації:

• централізовані мережі (вирішення проблем і прийняття рішень передбачає взаємодію з одним і тим же співробітником);
• децентралізовані мережі (члени команди вільно спілкуються між собою, в однаковій мірі опрацьовують інформацію і приймають узгоджені рішення).

 

1.2. Класифікація та типологія комунікацій підприємства.

 

Як у закордонній, так і вітчизняній  економічній літературі немає повної розгорнутої класифікації комунікації. Французький економіст Б. Гурне виділяє формальні (офіційні) комунікації, які створюються керівництвом організації, та неформальні, які встановлюються на засадах особистих стосунків в організації (Додаток А).

              За М.Месконом розрізняють організаційні та міжособистісні (вербальні і невербальні) комунікації.                                                                            

             А.В.Сокололов в залежності від матеріально-технічних засобів, тобто від використання каналів, поділяє комунікацію на усну, документальну та електронну ( Рис. 1.1 ):

                                                  

         

                                           Комунікація

 

 

     

 

 

 

Рис. 1.3 Схема типізації комунікації за А. В. Соколов         

                                                                                 

В залежності від каналу передачі Соколов поділяє комунікації  на формальну та неформальну.

За сферою діяльності комунікації  можуть бути розподілені, як невиробничі, ті що не стосуються процесу виробництва (особисті, побутові), виробничі та науково-дослідні, які включають в себе і аспекти  освіти та підвищення кваліфікації⁶[ 22].

 Комунікації поділяються за характером учасників:

 – між двома особами;

 – між особою і групою;

 – внутрішньогрупові.

Комунікації можуть бути одноканальні і багатоканальні. Кожна людина має  різноманітні інтереси, які і визначають множинність його комунікацій. Але  в певній діяльності інтереси людини можуть зводитися до одного типу зв'язків.

         Одноканальні комунікації часто виступають у вигляді явної і навмисно виділеної пріоритетності проблеми в комплексі дій менеджера. Він як би не звертає уваги на інші проблеми, все підпорядковуючи одній з них. В цьому випадку і всі його зв'язки зводяться до однієї, обмеженою даною проблемою. Навпаки, багатоканальні комунікації свідчать про широту підходу до проблематики управління, різноманітності вирішуваних проблем.

         Крім того, характеристики одноканальних і багатоканальних комунікацій визначаються і системою інформаційного забезпечення управління. Безліч каналів надходження інформації, різноманітність інформації створюють багатоканальні комунікації.

         Комунікації можуть бути стійкими і нестійкими. В одному випадку позитивне значення мають стійкі комунікації, в іншому - навпроти, нестійкі. Все залежить від того, як ті або інші комунікації визначають якість управлінського рішення, як вони впливають на процес розробки управлінських рішень. Звичайно, поняття стійкості комунікацій має умовний характер. Але кожен менеджер знає, які зв'язки йому заважають в роботі і які сприяють, які стійко заважають, а які можуть швидко безболісно зникнути

Комунікації можуть бути уявними і реальними. Як уявні  комунікації виступають ті зв'язки, які існують по якихось встановлених організаційних положеннях, але не реалізуються в практичній діяльності, не роблять помітного впливу на взаємини людей. У практиці управління часто доводиться спостерігати існування уявних комунікацій, які народжуються іноді у зв'язку з якимись амбіціями, іноді в процесі старіння організаційних положень, вчасно не переглянутих і не скоректованих з реальними потребами організації, іноді уявні комунікації виникають, як можливість перекласти відповідальність при виникненні критичної ситуації.

Проаналізувавши перелічені класифікації комунікацій, було вирішено використовувати в подальшому типізацію А. В. Соколова. Проте він не подає визначення неформальних комунікацій, тому вирішено включити ще й класифікацію Б. Гурне. Як зазначає вчений звичайні форми неформальних комунікацій в організаціях – це непідтверджені повідомлення і чутки, менеджмент "нишпорки" та несловесні комунікації.

1. Система непідтверджених повідомлень і чуток – це неформальна комунікативна система, яка може поширюватися по цілій організації ⁷[ 11 ].  Вона є у будь-якій організації, за винятком дуже малої. Єдиної думки щодо достовірності інформації цієї системи немає, проте дослідження щораз більше підтверджують її значну достовірність, особливо якщо інформація ґрунтується на фактах, а не на спекуляціях.

2. Іншою популярною формою неформальних комунікацій є так званий менеджмент «нишпорки». Головна його ідея полягає в тому, що деякі менеджери завжди в курсі того, що відбувається, "нишпорячи" навколо і розмовляючи з людьми – підлеглими, постачальниками, клієнтами або іншими особами, які причетні до організації. Деякі менеджери, наприклад, часто відвідують кухню, складські приміщення та приміщення охорони кожного разу, коли роблять обхід своєї організації. Вони стверджують, що розмовляючи з працівниками, набираються нових ідей і краще "відчувають" роботу всієї компанії.

3. Спорідненою формою комунікацій в організаціях, яка не має назви, є неформальний взаємообмін інформацією, який відбувається поза звичним робочим місцем. Працівники, які беруть участь у пікніку, грають у команді з футболу або їздять разом рибалити, звичайно, частину свого часу розмовляють про роботу. Такі неформальні зустрічі слугують важливій меті. Вони виявляють певну культуру і поліпшують розуміння того, як працює організація.

4. Несловесні комунікації - це обмін інформацією без слів або за допомогою слів з підтекстом ⁸[9]. Вони є дуже впливовою, однак малозрозумілою формою комунікацій в організації, оскільки в них беруть участь вираз обличчя, рухи тіла, фізичні контакти та жести. Визначено три види несловесних комунікацій: уявлення, оточення та мова жестів.

Формальні комунікації А. В. Соколов  поділяє на документальні та усні комунікації і відповідно кожен з цих різновидів має свої переваги та недоліки.

1. Усні комунікації відбуваються під час розмови віч-на-віч, групових дискусій, телефонних розмов тощо. Головна перевага усних комунікацій полягає в тому, що вони забезпечують негайний зворотний зв'язок та взаємний обмін у формі словесних запитань або усних домовленостей, виразу обличчя та жестів. Усні комунікації прості (все, що потрібно зробити відправнику – це розмовляти), проте в деяких ситуаціях бажана ретельна підготовка до розмови. Усні комунікації також мають вади. Вони можуть бути недостовірними, якщо співбесідник добирав неправильних слів для вираження суті або пропускає важливі деталі чи якісь перешкоди переривають процес, або ж слухач (одержувач) забуває частину чи все повідомлення. У двосторонньому обговоренні не вистачає часу на виважені відповіді або ознайомлення з багатьма новими фактами. Перевагою таких комунікацій є економія часу, швидке порозуміння, яке забезпечується інтонацією, гучністю голосу, його емоційними забарвленням.

Інтонація служить індикатором  психологічного стану того, хто говорить. Якщо вона повчальна, то в співрозмовника виникає внутрішній протест щодо неї; якщо довірлива – співрозмовник  відчуває власну винятковість, що налаштовує його на сприйняття інформації та довіру до неї.

Гучність голосу впливає на увагу  слухача. Зокрема, особливий наголос  на певному слові означає важливість його для осмислення подальшої інформації.

Емоційне забарвлення голосу свідчить про обурення чи невдоволення людини тим, що відбувається. До цього засобу нерідко вдаються керівники, вказуючи підлеглим на допущені ними помилки.

2. Документальні комунікації – це записки, листи, звіти, записи тощо. За їхньою допомогою можна вирішити багато проблем, пов'язаних з усними комунікаціями. Проте письмові комунікації не такі поширені, як може виглядати. Одна з найбільших вад письмових комунікацій та, що вони затримують зворотний зв'язок. Коли один менеджер надсилає іншому листа, то цього листа треба написати або продиктувати, надрукувати, відправити, отримати, розкрити і прочитати. Якщо ж у листі буде незрозуміла інформація, то можна витратити кілька днів, щоб з'ясувати її й уточнити. Телефонна ж розмова дає змогу вирішити усю справу за кілька хвилин. Письмові комунікації, які часто не забезпечують зворотного зв'язку, ще й складніші від усних і потребують більше часу. Звичайно, письмові комунікації мають і деякі переваги. Вони досить достовірні: постійно реєструють взаємні стосунки. Відправник може витратити час для збирання й опрацювання інформації. Одержувач має змогу уважно прочитати, а потім використати її знову в разі потреби. З огляду на це письмові комунікації прийнятніші, коли йдеться про важливі деталі.

 

1.3. Особливості організації комунікаційних  процесів на підприємствах.

 

Комунікаційний процес – це обмін  інформацією між двома або  більшою кількістю людей ⁹ [31]. Основні функції комунікаційного процесу полягають у досягненні соціальної спільності при збереженні індивідуальності кожного її елемента. Основна мета комунікативного процесу — забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності її передачі. Тому попередньо треба мати уявлення про стадії процесу комунікації.

Основним завданням процесу  комунікації в організації є  забезпечення керівників та працівників  на всіх рівнях управління необхідною для прийняття і реалізації управлінських  рішень інформацією.

У своїй основі процес комунікації  становить процес руху інформації в  ланцюгу «відправник – канал  – одержувач», реальному або потенційному зв’язку у формі діалогу, а також впливу на керований об’єкт, який досягається в результаті обміну повідомлення ¹⁰[45].

В процесі обміну інформацією можна  виділити вісім базових елементів.

1.Відправник – передавач, що  генерує ідеї або збирає інформацію  і передає її. Ним може бути  індивід або група разом працюючих  людей. Джерелом також може  бути громадянський інститут  або організація, хоча і в  цьому випадку джерелом повідомлення  буде певна особа, на яку  покладаються обов’язок по підготовці  і передачі інформації.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходить декілька взаємопов’язаних етапів:

– зародження ідеї;

– кодування і вибір каналу;

 – передача;

– декодування.

Обмін інформації розпочинається із формування ідеї чи повідомлення ідеї чи відбору інформації. Відправник вирішує, яку значну ідею чи повідомлення слід зробити предметом обміну.

2. Кодування – це процес перетворення  ідей у символи, зображення, рисунки,  форми, звуки, мову. Тобто, перш  ніж передавати ідею, відправник  повинен за допомогою символів  закодувати її, і використавши  для цього слова, інтонації,  жести і надати ідеї гарну  «упаковку». Таке кодування перетворює  ідею у повідомлення.

Результативність кодування залежить від:

– здібностей (хисту) відправника  відповідним чином кодувати інформацію, що призначена для обміну;

 – ставлення відправника  щодо інформації, яка кодується;

 – ступеня обізнаності (глибини  знань) відправника про інформацію, що кодується;

 – соціокультурного середовища, в якому знаходиться відправник.

3. Повідомлення – це сукупність  символів, власне інформація, що  закодована за допомогою символів  і передається одержувачу. Саме  заради цього і здійснюється  акт комунікації. Багато повідомлень  передається у формі символів  мови. Проте символи можуть бути  і невербальними, наприклад, графічні  зображення, жести, міміка та інші  рухи тіла.

4. Канали передачі – засоби, за допомогою яких сигнал спрямовується  від передавача до приймача. Канали  діляться на засоби масової  інформації і міжособові канали  [4].

На вибір каналу передачі впливають  такі фактори:

– тип символів, що використовуються для кодування інформації;

– характер повідомлення, що передається;

 – вагомість і привабливість  даного каналу для одержувача  повідомлення;

– конкретні переваги або недоліки того чи іншого типу каналу.

Для підвищення ефективності комунікації рекомендується використовувати два або більше канали для передавання одного і того самого повідомлення.

5.Декодування – процес за  допомогою якого приймач повідомлення  переводить одержані символи  в конкретну інформацію і інтерпретує  її значення. Тобто одержувач  декодує повідомлення шляхом  перетворення символів у значення. Якщо не потрібна реакція на  ідеї то процес обміну інформацією  на цьому завершується. 

6. Приймач – цільова аудиторія  або особа, якій призначається  інформація яка її інтерпретує.

7. Відгук – сукупність реакцій  обмежувача повідомлення після  ознайомлення із його змістом.  Можна спостерігати три основні  типи результатів комунікації:  а) зміни в знаннях одержувача; б) зміна установок одержувача; в) зміни поведінки одержувача  повідомлення.

8. Зворотній зв'язок – частина  відгуку одержувача, що поступає  передавачу. Вона розглядається  як сигнал спрямований одержувачем  інформації відправнику повідомлення, як підтвердження факту одержання  повідомлення. Він характеризує  ступінь розуміння або нерозуміння  інформації, що міститься в ньому.  При цьому одержувач:

– кодує інформацію про те, як він  сприйняв і зрозумів повідомлення;

– обирає відповідний канал комунікації;

– передає це повідомлення відправнику.

Відправник, в свою чергу:

– декодує це повідомлення;

– порівнює інформацію відправника  з оригінальною концепцією комунікації  і визначає ступінь їх взаєморозуміння.

Безумовно, наявність зворотного зв’язку  збільшує тривалість комунікації, ускладнює  процес, але підвищує його ефективність, забезпечує впевненість у правильності інтерпретації концепції комунікації¹¹[47].

Тобто, процес комунікацій розпочинається, коли одна особа (відправник) хоче передати факт, ідею, думку або іншу інформацію комусь іншому (одержувачу). Ця інформація має значення для відправника  незалежно від того, чи вона проста і конкретна, чи складна й абстрактна. Наступна дія – це кодування інформації у форму, що відповідає ситуації. Кодування  може набувати форми слів, виразу обличчя, жестів або навіть художнього вираження  і фізичних дій. Після того, як повідомлення закодовано, його передають відповідними засобами зв'язку. Звичайні засоби зв'язку в організаціях – це наради, електронна пошта, записки, листи, звіти та телефонні  розмови. Далі відбувається розкодування у форму, яка має значення для  одержувача. Як уже зазначено, значення цієї інформації може бути різним. У  багатьох випадках воно є підставою  для відповіді, і тоді утворюється  цикл, оскільки нове повідомлення у  такій же послідовності передається  початковому відправникові.

Комунікації можуть бути перервані  перешкодою і їх у сфері комунікацій поділяють на перешкоди в комунікаціях між особами та в організаційних комунікаціях.

До бар`єрів на шляху міжособових  комунікацій відносять:

– перешкоди, що зумовлені сприйняттям;

– семантичні бар`єри;

– невербальні перешкоди;

– поганий зворотній зв`язок;

– невміння слухати.

Перешкодами в організаційних комунікаціях є:

– викривлення повідомлень;

– інформаційні перевантаження;

– незадовільна структура організації.

1. Перешкоди, зумовлені сприйняттям. Люди реагують не на те, що в дійсності відбувається в їх оточенні, а на те, що сприймається як дійсне. Приділення уваги до деяких факторів, що впливають на сприйняття в процесі обміну інформацією, дозволяє не допустити зменшення ефективності комунікацій, своєчасно викинувши перешкоди, зумовлені сприйняттям.

Одна з таких перешкод виникає  з причини конфлікту між сферами  компетенції, основами суджень відправника  й одержувача. Люди можуть інтерпретувати одну ту саму інформацію по-різному  залежно від накопиченого досвіду. Інформація, що вступає в протиріччя з нашим досвідом або раніше засвоєними поняттями, часто або повністю відкидається, або викривляється в залежності з цим досвідом або поняттями. Як наслідок, ідеї, закодовані відправником, можуть виявитися викривленими й  не повністю зрозумілими.

2. Семантичні бар`єри. Коли ми  вступаємо в інформаційний контакт,  ми використовуємо символи, за  допомогою яких намагаємося обмінюватися  інформацією й домагатися її  розуміння. Відправник кодує повідомлення  за допомогою вербальних і  невербальних символів. Найуживанішими  символами в повсякденному житті  є слова. Оскільки слова (що  є символами) можуть мати різні значення для різних людей, тому те, що хтось намагається повідомити, необов`язково буде інтерпретоване й зрозуміле таким же чином одержувачем інформації. Наприклад, керівник, що каже підлеглому, що звіт він вважає «адекватним», може мати на увазі, що він повен і відповідає меті. Натомість підлеглий може декодувати слово «адекватний» у тому значенні, що він простий і потребує значного покращення. Також можуть бути випадки, коли одержувач не знає значення якогось слова чи мовного звороту відправника. Наприклад, коли підлеглий каже керівникові, що партнери були «сатисфіковані» (тобто залишилися задоволені), то керівник може просто не зрозуміти значення цього виразу й подумати, що зустріч закінчилася провалом.