Консалтинг в кадровой службе

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

1. Описание предприятия

1.1 Основные направления  деятельности компании

1.2 Услуги

2. Организационная структура  предприятия

3. Бизнес-процессы

4. Информационная система  предприятия

5. Документооборот в консалтинговом  объединении "Превентива"

6. Улучшение качества  консалтинговой деятельности

Заключение

Список используемых источников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Консалтинговый бизнес в  России является весьма молодой и  интенсивно развивающейся отраслью услуг. Высокая динамичность данного  бизнеса связана сразу с двумя  основными причинами - с практически  полным отсутствием в России какой либо системы консалтинга, ориентированной на рыночную экономику, а также и с высокой потребностью в консалтинговых услугах, создавшейся в условиях развития отечественной молодой переходной экономики.

Среди ключевых услуг, оказываемых  консалтинговыми компаниями можно  назвать аудит, налоговое и финансовое консультирование, юридические услуги, управленческий консалтинг, другие консультационные услуги, обеспечивающие возможность  ведения цивилизованной рыночной деятельности.

Уже само перечисление услуг, оказываемых консалтинговыми фирмами, позволяет выделить некоторые особенности  данного бизнеса, играющие огромную роль в отношении формирования системы  персонала и управления им.

Объектом исследования в  данной курсовой работе является Консалтинговое объединение “Превентива”.

В ходе исследования будет  рассмотрена система улучшения  качества консалтинговой организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОПИСАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

1.1           Основные направления деятельности компании

 

Объединение «Превентива» - это группа одноименных фирм Сибирского Федерального округа, оказывающая профессиональные услуги в области комплексного сопровождения бизнеса и консалтинга.

Название «Превентива» было выбрано неслучайно: с латинского языка «preventus» переводится как «предупрежденный».

Компания помогает налогоплательщикам ориентироваться в мире бизнеса, информируя обо всех изменениях действующего законодательства, решая вопросы  финансового характера, касающиеся налогообложения и бухгалтерского учета, оптимизируя расходы, снижает  риски; предупреждает возможные  неблагоприятные последствия, которые  могут возникнуть при осуществлении  предпринимательской деятельности.

Консалтинговое объединение  создано в 2002 году.

Сформированная команда  профессионалов, существующая система  стандартов качества при оказании услуг, эффективное руководство предприятием, выстроенные внешние и внутренние коммуникации позволяют занимать объединению  ведущее место среди консалтинговых предприятий Западно-Сибирского региона.

 

 

1.2 Услуги

 

Услуги индивидуальным предпринимателям

Сопровождение бизнеса ИП, начиная от регистрации и заканчивая прекращением деятельности:

- абонентское обслуживание  предпринимателя, по всем видам  налогов;

- составление квартальных  налоговых деклараций;

- сопровождение налоговых  деклараций в ИФНС;

- формирование квитанций  на уплату квартального налога  и взносов в ПФ;

- консультирование по  налоговому законодательству;

- уплата налогов через  Сбербанк РФ;

- формирование и сопровождение  сведений по взносам в ПФ  за год;

- напоминание и информирование  о предстоящих сроках уплаты  налогов;

- сверка с ИФНС, ПФ по  налогам и сборам.

Услуги юридическим  лицам

Восстановление бухгалтерского учета:

- сортировка и обработка  первичной документации;

- анализ первичных документов  организации на предмет их  соответствия утвержденным формам;

- проверка правильности  оформления необходимых регистров,  восстановление и составление  учетных регистров;

- проверка правильности  исчисления налоговых платежей  и составления налоговых деклараций;

- консультации по дальнейшему  ведению бухгалтерского учета.

По результатам восстановленного учета наши специалисты составят формы налоговой квартальной  и годовой отчетности и сдадут их в ИФНС.

Ведение кадрового  учета

- ведение кадрового учета  (абонентское обслуживание по  кадровому учету);

- аудит кадрового делопроизводства;

- разработку (экспертизу) локальных  нормативных документов (в том  числе по охране труда);

- восстановление кадрового  делопроизводства;

- защиту интересов при  разрешении трудовых споров.

Аудит кадрового  делопроизводства

- оценка текущего состояния  кадрового делопроизводства;

- выявление нарушения  (несоответствия) действующего трудового  законодательства в локальных  нормативных актах (основных документах, регламентирующих деятельность  работников в вашей организации);

- выявление ошибок в  оформлении кадровых документов;

- оценивание правильности ведения необходимых журнальных форм регистрации кадровых документов;

- выявление отсутствующих  локальных нормативных актов,  обязательных для каждой организации;

- подготовка рекомендаций  по устранению нарушений, ошибок, несоответствий;

- подготовка рекомендаций  по оптимизации кадровых процедур.

В рамках аудита кадровой документации проводится обзорный и комплексный  аудит.

Обзорный аудит - выявление основных рисков, связанных с оформлением трудовых отношений; оптимизация процедур кадрового учета.

Комплексный (сплошной) аудит - проверка документации по каждому работнику, методом сплошной выборки детально.

Разработка (экспертиза) локальных нормативных документов, организация охраны труда

В сфере трудового  законодательства консалтинговое объединение  разрабатывает следующие документы:

- трудовые договоры с работниками;

- правила внутреннего  трудового распорядка;

- положение о защите  персональных данных;

- положение о защите  служебной (коммерческой, иной охраняемой  законом) тайне;

- договоры о материальной  ответственности;

- штатное расписание;

- положение о профессиональной  подготовке, переподготовке и повышении  квалификации работников;

- положение об аттестации  работников.

В рамках организации  охраны труда:

- организация и проведение мероприятий по аттестации рабочих мест по условиям труда;

- разработка положения  об охране труда;

- разработка должностных  инструкций и инструкций по  охране труда;

- разработка графиков  проведения инструктажей на рабочем  месте.

Информационно-консультационное сопровождение, защита интересов

- консультирование в интерактивном  режиме по сложным вопросам  действующего трудового законодательства  РФ и кадрового делопроизводства;

- консультационную помощь  руководителю, бухгалтеру, кадровику  по сложным вопросам трудового  законодательства РФ.

- представление интересов  при проведении органами государственной  инспекции труда проверок соблюдения  трудового законодательства и  законодательства по охране труда.

- представительство интересов  в трудовой инспекции;

- подготовку и передачу  запрашиваемых трудовой инспекцией  документов;

- общение с трудовыми  инспекторами;

- подготовку документов  о выполнении предписаний трудовой  инспекции.

Работы, выполняемые  при абонентском обслуживании:

1) Консультации:

- консультации по телефону  и при личном обращении по  налоговому законодательству;

- консультации по трудовым  отношениям и кадровой работе.

2) Ведение кадровой работы  Заказчика:

- составление и изменения  трудовых договоров с работниками;

- оформление приказов  о приеме на работу, отпуска,  увольнение;

- разработка договоров  о полной материальной ответственности;

- ведение личных карточек  работников;

- оформление трудовых  книжек;

- составление внутренних  типовых положений Заказчика;

- подготовка должностных  инструкций;

- подготовка необходимых  Журналов учета;

- составление памяток  для ведения кадровой работы;

- предоставление необходимых  унифицированных форм документов.

3) Бухгалтерские услуги:

- ведение книги учета  расходов и доходов;

- ведение книги доходов;

- ведение книги расходов;

- ведение книги покупок;

- ведение книги продаж;

- ведение журналов входящих  и исходящих счет – фактур;

- обработка первичной  документации;

- расчет заработной платы  и авансовых платежей на работников;

- расчет выплат по беременности;

- расчет выплат по временной  нетрудоспособности;

- ведение налоговых карточек 1-НДФЛ на работников.

4) Налоговая отчетность:

- расчет и заполнение  декларации о доходах;

- расчет и заполнение  налоговой декларации по единому  социальному налогу (на заказчика);

- расчет и заполнение  расчета авансовых платежей и  декларации по единому социальному  налогу;

- расчет и заполнение  ведомости в фонд социального  страхования;

- расчет и заполнение  декларации по единому налогу  на вмененный доход;

- расчет и заполнение  декларации по единому налогу  на вмененный налог в связи  с применением упрощенной системы  налогообложения 6%;

- расчет и заполнение  декларации по единому налогу  на вмененный налог в связи  с применением упрощенной системы  налогообложения 15 %;

- расчет и заполнение  расчета авансовых платежей по  страховым и накопительным взносам  с выплат наемным работникам;

- расчет и заполнение  декларации по НДС;

- расчет и заполнение  декларации по НДС в качестве  налогового агента;

- расчет и заполнение  декларации по игорному бизнесу;

- расчет и заполнение  декларации по налогу на землю;

- заполнение справок 2-НДФЛ;

- сведения о налоге  на доходы физических лиц с  выплат наемным работникам;

- персонифицированный отчет  в пенсионный фонд по наемным  работникам;

- персонифицированный отчет  в пенсионный фонд по индивидуальному  предпринимателю (адвокату);

- заполнение квитанций  (платежных поручений) на оплату  налогов и сборов.

5) Курьерские услуги:

- доставка налоговых деклараций  в ИФНС, расчетов во внебюджетные  фонды;

- оплата налогов и сборов;

- получение медицинских  полисов на работников.

6) Услуги по взаимодействию с налоговыми органами внебюджетными фондами:

- подготовка к выездным  и камеральным проверкам (приведение  документации в порядок);

- представление интересов  Заказчика при проведении проверок;

- проведение сверок с  ИФНС и внебюджетными фондами;

- получение необходимых  справок из налоговой инспекции  и внебюджетных фондов;

- постановка на временный  учет в налоговых органах;

- постановка на учет  в качестве работодателя во  внебюджетных фондах (ПФ, ФСС, ФМС);

- внесение изменений в  ОГРН и ЕГРИП.

7) Содействие в развитии бизнеса:

- бизнес-планирование, проведение  маркетинговых исследований, привлечение  инвестиций, продвижение товаров,  работ, услуг клиента.

 

2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ  СТРУКТУРА ПРЕДПРИЯТИЯ

На рисунке 1, 2 представлена организационная структура Консалтингового  объединения ООО “Превентива”.

 

 

Рисунок 1 – Общая структура  предприятия

 

 

Рисунок 2 – Структура  подразделения “Превентива К г. Прокопьевск”

 

 

3. БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

В Консалтинговом Объединении ООО “Превентива” существуют следующие бизнес-процессы:

регистрация ИП;

регистрация ООО;

составление бухгалтерской  и налоговой отчётности;

бухгалтерский учёт;

налоговый учёт (рис. 3).

Рисунок 3 – Бизнес-процесс  “Регестрация ИП/ООО”

 

Консалтинговое Объединение  ООО “Превентива” выполняет все процедуры регистрации индивидуального предпринимателя и Общества с ограниченной ответственностью, берёт на себя все трудности, связанные с оформлением этой правовой формы. Основным этапом в процедуре создания фирмы ИП/ООО является подготовка документов, необходимых для подачи в регистрирующих органах.

После подачи документов, через 5 рабочих дней выдаются соответствующие  документы, которые будут подтверждать регистрацию физического или  юридического лица в качестве ИП или ООО.

Стоит так же отметить, что  компания занимается внесением изменений  личных данных лица, зарегистрированного  в качестве ИП/ООО (фамилия, место  прописки и пр.), Регистрация изменений  ИП/ООО - это процедура их внесения в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП), куда были внесены данные о предпринимателе при первичной регистрации. Порядок регистрации изменений ИП похож на схему регистрации впервые (рис. 4, 5).

Консалтинговое объединение  ООО “Превентива” ведёт Бухгалтерский и Налоговый учёт.

Разделы учёта:

взаиморасчеты с поставщиками;

взаиморасчеты с покупателями;

учет основных средств;

учет нематериальных активов;

учет материалов;

учет тары;

операции с векселями;

учет расчетов по заработной плате;

учет производства;

учет налоговых платежей;

учет путевок, талонов, займов и т.д.;

определение финансового  результата деятельности предприятия;

внутренняя и внешняя  отчетность;

налоговый учет хозяйственных  операций.

Рисунок 4 – Бизнес-процесс  “Бухгалтерский и налоговый учёт”

 

Рисунок 5 – Бизнес-процесс  “ Создание Бухгалтерской и Налоговой  отчётности”

На рисунке 5 представлен  бизнес-процесс “ Создание Бухгалтерской  и Налоговой отчётности”.

Сотрудники компании "Превентива" составляют ежемесячные, ежеквартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, отдел статистики, ФСЗН, и др. государственные органы.

Объем представляемых отчетных форм зависит от:

категории, к которой относится  организация (малое или "обычное" предприятие);

цели, для которой создана  организация (получение прибыли  или осуществление некоммерческой деятельности);

режима налогообложения (общий, специальный или смешанный);

осуществления операций (деятельности), наличия имущества, подлежащего  налогообложению конкретным налогом;

ряда других факторов.

Порядок формирования бухгалтерской  отчетности регламентируется Указаниями об объеме форм бухгалтерской отчетности и Указаниями о порядке составления  и представления бухгалтерской  отчетности, утвержденными приказом Минфина РФ от 22.07.2003 № 67н.

Для правильного заполнения отчётных форм, своевременно и правильно  учитываются изменения в нормативном  регулировании бухгалтерского учета, налогообложения и составлении  отчетности, а также программное  обеспечение.

 

4. ИНФОРМАЦИОННАЯ  СИСТЕМА ПРЕДПРИЯТИЯ

В организации в качестве программных средств функционирования информационных технологий используются следующие программное обеспечение:

- Налогоплательщик ЮЛ (программа  ввода отчётности для ИП и ООО).

- Декларация 2007-2009г. (для  возврата подоходного налога).

- Налогоплательщик 2009 (внутренний  документооборот).

- Документы ПУ-5 (программа  подготовки данных персонифицированного  учёта для ПФР).

- 1С: Предприятие (конфигурация  “Зарплата + Кадры”)

- MS Office 2003.

В качестве локального оборудования имеется программа tomline- защищённый документооборот через Контур Экстерн (программа для отправки отчётности в бюджетные и не бюджетные организации).

Также протянута локальная  сеть на 9 персональных компьютеров, построенная  на базе технологии Fast Ethernet.

Аппаратные средства показаны в таблице 1:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1 – Аппаратное обеспечение  организации

Наименование	Количество	Объем оперативной памяти	Объем жесткого диска
Intel Pentium 4 CPU 2.8 GHz	1	2 Gb	320 Gb
Intel Celeron 2.66 GHz	2	512 Mb	160 Gb
Intel Pentium D 3.4 GHz	4	1 Gb	120 Gb
Intel Celeron CPU 3 GHz	2	512 Mb	160 Gb
Факс SAMSUNG GT 40X	1	-	-
Ксерокс HP 160L	1	-	-
Принтер HP LaserJet 1300	1	-	-
Телефоны	1	-	-

 

5. ДОКУМЕНТООБОРОТ  В КОНСАЛТИНГОВОМ ОБЪЕДИНЕНИИ “ПРЕВЕНТИВА”

Анализируя документы, работа с которыми ведется в консалтинговом объединении “Превентива”, можно отметить некоторые недостатки. Во-первых, большую часть по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

сложность организации эффективного контроля и отчетности;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами  одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения  сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности  гибкого управления правами доступа  к документам и др.

Традиционный документооборот  оказывается неэффективным. Все  эти минусы устраняются с введением  систем электронного документооборота. Для таких организаций, где количество документов и сложность их ведения  велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с  целью устранения вышеперечисленных  недостатков.

Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают  наглядную картину напряженности  информационной среды, в которой  функционирует фирма. В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем. Скорость документооборота можно оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. В консалтинговом объединении “Превентива” график документооборота отсутствует. Это также является одним из недостатков. По причине этого сложно узнать среднюю скорость документооборота, которая может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Также не может быть рассчитано ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому. При этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект (рис. 6).

Рисунок 6 – Схематическое  изображение документооборота

 

 

 

 

Прием и регистрация документов.

На предприятии различают  три основных потока документации:

входящие документы, поступающие  из других организаций;

исходящие документы, отправляемые в другие организации;

внутренние документы, создаваемые  на предприятии и используемые работниками  предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие  на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного  обеспечения управления, которая  может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным  подразделением, так и отдельным  сотрудником, должна принимать к  обработке только правильно оформленные  документы, имеющие юридическую  силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном  случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина  возврата.

В документах сосредоточено  более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся  до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.

Существует необходимость  во внедрении системы электронного документооборота. Для этого необходимо разработать следующие задачи:

- создание единого информационного пространства, связывающего всех работников организации, объединенных общими деловыми процессами;

- единое методологическое управление документами на уровне компании с применением унифицированных средств и технологий;

- повышение эффективности управления с помощью комплексной автоматизации процессов подготовки и принятия управленческих решений, совершенствования организации делопроизводства на основе современных информационных технологий, создания системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами;

- регламентация документационных процессов;

- упорядочивание документооборота;

- обеспечение комплексного контроля исполнения документов;

- повышение оперативности и качества работы с документами за счет перевода документов в электронную форму;

- соблюдение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов;

- обеспечение конфиденциальности за счет распределения прав доступа к документам, размещенным в централизованном хранилище;

- снижение риска потерь документов.

В рамках подготовки к проекту  внедрению системы электронного документооборота потребуется:

- проведение анализа процедур документооборота в Компании и их усовершенствование в части более четкого распределения функций и обязанностей;

- формализация процедур документооборота с передачей управляющих и контрольных функций ответственному лицу (в части документов корпоративного уровня);

- формализация прохождения основных типов документов с описанием их жизненного цикла, определением точек входа, выхода и промежуточных состояний;

- принятие комплекса организационных мер по упорядочиванию движения документов в пределах Компании;

- разработка или доработка положений и инструкций по документообороту в Компании.

 

6. УЛУЧШЕНИЕ КАЧЕСТВА  КОНСАЛТИНГОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Существует множество  различных путей разделения процесса консультирования на основные фазы или  этапы. Модель Колб - Фромана [1] включает в себя семь фаз. М. Кубр считает целесообразным использовать пятифазную модель [2]. Существуют и многоуровневые модели [3].

Однако ни в одной модели не учитывается спиралевидность консалтингового процесса. Послепроектная стадия, где анализируются происшедшие в результате проекта изменения в организации клиента и предлагается поиск идей для новых проектов с тем же или иным клиентом, но эта стадия не отражает спиралевидность формы и цель такой модели. Это подтверждает целесообразность разработки новой модели консалтинговой деятельности, которая бы отражала не только очередность этапов консультирования, но и направлена была бы на дальнейшее улучшение качества оказываемых консалтинговых услуг [4].

Согласно стандарту ISO 9004:2000 [5]: "Любая деятельность, которая  получает что-то "на входе" и превращает это в нечто "на выходе", может  быть рассмотрена как процесс". Следовательно, консалтинговая деятельность соответствует данному определению. Для консалтинговой фирмы "выход" одного процесса будет непосредственно  формировать "вход" для следующего процесса. Консалтинговая фирма должна систематически выявлять и управлять  процессами, реализуемыми внутри организации. Взаимосвязь между такими процессами называется "процессный подход".

В ISO 9004-2:1994 [6] были разработаны  основные указания по управлению качеством  услуг. Однако предложенная там петля  качества не отражает специфику консалтинговых услуг, а только усложняет процесс  управления качеством таких услуг. Хотя в новых стандартах ISO серии 9000:2000 не представлена петля качества как таковая, предлагается спираль  улучшения качества консалтинговой услуги (рис.7) как основу для применения новых стандартов в консалтинговой деятельности. Такая спираль является петлей качества консалтинговой услуги, отражающая цикл непрерывного улучшения  и представляет собой научную  новизну и практическую ценность. Суть такой модели заключается в  том, что она прежде всего направлена на улучшение качества консалтинговой услуги. Первым же критерием качества консалтинговых услуг - является удовлетворение клиента. Следовательно, целью предлагаемой модели является удовлетворенность клиента. Высшей же степенью удовлетворенности клиента является продолжение "клиент-консультантских" отношений и заключение следующих договоров на предоставление консалтинговых услуг.

Петля качества консалтинговой услуги отражает также стадии жизненного цикла конкретной услуги. Такая модель является универсальной для всех видов консалтинговых услуг, а также  применима как для внешнего консалтинга, так и для внутреннего консалтинга  на промышленных предприятиях.

Приведенная модель отражает цикл улучшения качества как всей консалтинговой услуги, так и каждого ее отдельного элемента. Согласно ISO 9000:2000 [7] цикл процесса улучшения может включать:

определение, измерение и  анализ текущей ситуации;

установление целей для  улучшения;

поиск возможных решений;

оценку этих решений;

внедрение выбранных решений;

измерение, верификацию и  анализ внедрения;

оформление изменений (рис. 7).

 

Рис. 7 - Концептуальная модель консалтинговой услуги - Петля качества

Выполнение консалтинговой услуги - консалтинговый процесс - начинается с "клиент-консультантских" взаимоотношений, которые в свою очередь начинаются с диагностики проблемы. Успешным результатом таких отношений является удовлетворение потребностей клиента, а именно, дальнейшее разрешение проблемы. Успех зависит от способности консультанта создать обоюдовыгодные отношения, которые базируются на необходимости, понимании и доверии. Успех взаимоотношений зависит от степени участия клиента и качества предоставленной клиентом информации. Успешные "клиент-консультантские" взаимоотношения продолжаются после первого соглашения.

Значимой причиной применения консультирования является ожидаемый  положительный экономический эффект. Он может быть немедленным, отложенным, полученным за счет дополнительных поступлений  или за счет экономии. Сегодняшнего потребителя не устраивают только качественные характеристики ожидаемого эффекта  или приведение примеров успешного  выполнения аналогичного проекта. Клиенту нужен обоснованный количественный экономический эффект.

Для комплексного анализа  эффективности консалтинговой деятельности используются статистические методы повышения  качества, проводится анализ с двух сторон: со стороны клиента и со стороны консультанта для дальнейшего  получения комплексной оценки. Согласно ISO 9000:2000 [7] статистические методы применяются  для лучшего понимания изменений  в процессах и в их результатах. Использование этих методов помогает решить технические проблемы. Эти  методы могут также способствовать лучшему использованию имеющихся  данных для дальнейшего принятия решений.

При анализе эффективности  консалтинговой деятельности используются следующие статистические методы:

1.Причинно-следственная диаграмма, которая устанавливает и отображает связи между следствием - эффективностью и ее потенциальными причинами. С помощью цепочки причин и следствий можно определить структуру и характер многофакторных отношений между эффективностью консалтинговой деятельности и влияющих на нее факторов.