Контроль как функция управления. 15

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение                                                                                                                3

Глава 1 Сущность, задачи и виды контроля                                                     5

1.1. Определение  контроля                                                                              5

1.2. Виды  контроля                                                                                            12

1.3. Процесс  контроля                                                                                         15

Глава 2 Анализ контроля на примере ООО  «Электровеник»                        19

2.1. Характеристика  предприятия                                                                      19

2.2. Анализ  хозяйственной деятельности предприятия                                  21

2.3. Анализ  контроля на предприятии ООО «Электровеник»                       24

Глава 3 Разработка рекомендаций по совершенствованию контроля над

персоналом                                                                                                            33

Заключение                                                                                                          38

Список  использованной литературы                                                                  40

Приложения                                                                                                         

ВВЕДЕНИЕ 

     Актуальность  данной темы:

     Почти все, что делает руководитель, обращено в будущее. Руководитель планирует достичь цель в какое-то время, точно зафиксированное как день, неделя или месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может случиться, в том числе и много неблагополучных изменений. Работники могут отказаться выполнять свои обязанности в соответствии с планом. Могут быть приняты законы, запрещающие подход, который избрало руководство. На рынке может появиться новый сильный конкурент, который значительно затруднит организации реализацию ее целей. Или просто люди могут совершить ошибку при выполнении ими своих обязанностей.

     Такие непредвиденные обстоятельства могут  заставить организацию отклониться  от основного курса, намеченного  руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным  найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем  организации будет нанесен серьезный  ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под  угрозу.

     Поэтому тему контроля как функции управления мы считаем актуальной в наши дни, ведь не зря во многих изданиях авторы упоминают о тех неопределенностях, которые сопровождают процесс управления, и о необходимости рассматривать  управление как своего рода бесконечный  процесс. Планы не всегда выполняются  так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права  и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Вы, быть может, уже начали удивляться, как же руководству  организации удается, в конце  концов, определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ прост. Все это достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

     Цели  данной работы:

     В данной курсовой работе нам хотелось бы изучить функцию контроля подробнее, а также поставить целью желание:

     1. выявить сущность контроля и  понять его необходимость;

     2. узнать какие существуют виды  контроля;

     3. изучить, как проходит процесс  контроля и характеристики его  эффективности.

     Для достижения цели необходимо реализовать  следующие задачи: изучить функцию  контроля, изучить способы определения  контроля, рассмотреть виды контроля и процесс контроля, выявить эффективность  контроля на предприятиях.

ГЛАВА I. Сущность, задачи и виды контроля 

1.1 Определение контроля 

     Контроль  представляет собой одну из важных функций в менеджменте. Как неотъемлемая часть деятельности организации  контроль является непрерывным процессом, который строится на трех основных этапах:

     выработки стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;

     измерения и анализа ее результатов, полученных в результате контроля;

     корректировки хозяйственных, технологических, организационных  и других процессов деятельности организации в соответствии со сделанными выводами контроля.

      Первый  этап — выработка стандартов, демонстрирует  органическую связь функций планирования и контроля. Данные стандарты согласуются  с методологией управленческого  учета предприятия, а именно:

     внешними  стандартами и нормами;

     внутренними (корпоративными) стандартами;

     стандартами на функциональность бизнес-процессов  предприятия.

     Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается  измерению. В свою очередь эти  цели формируются из процесса планирования и стратегий организации. Цели, используемые в качестве стандартов для контроля, должны характеризоваться наличием временных  рамок и конкретных критериев (например, производительность труда к определенному времени  должна быть повышена на 10%). Т.е. критерии, результативность которых оценить  трудно, должны быть выражены косвенными показателями (например, удовлетворенность  работой можно оценить показателем  текучести). Однако косвенные показатели должны быть обстоятельно взвешены, так как на них могут оказывать воздействие и совершенно другие переменные.

     Второй  этап процесса контроля состоит в  сопоставлении реально достигнутых  результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям, а  также насколько допустимы или  относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии дается оценка, как реальности выработанных стандартов, так и масштабов отклонений, которые служат основой для принятия соответствующих управленческих решений. Это наиболее заметный этап всей системы  контроля.

     На  третьем, заключительном этапе контроля менеджер должен провести корректировку  в хозяйственной, технологической, организационной, финансовой и других видах деятельности организации  и в зависимости от полученной информации пересмотреть стандарт либо в сторону повышения или занижения, либо — стабилизации контролируемого  показателя.

     Во  всех случаях сотрудники организации  должны знать, что их ошибки или достижения в тех областях, где руководство  установило стандарты и осуществляет контроль, со всей очевидностью послужат основанием для распределения вознаграждений или наказаний.¹

     Слово «контроль» как и слово «власть» рождает, прежде всего, отрицательные  эмоции. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. — в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, — это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе — это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, — означало бы упустить из виду основную задачу управления.

     Контроль  — это процесс обеспечения  достижения организацией своих целей.

     Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок  в том случае, если достигнутые  результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

     Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они  сформулировали цели и задачи и создали  организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация  функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации  определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или  иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание  Дитеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления — это синонимы».²

       Контроль — измерение степени достижения намеченных целей, оценка того, что еще необходимо сделать, и принятие корректирующих мер для достижения поставленных целей. Эта функция включает в себя следующие четыре элемента (задачи):

• нормы — показатели индивидуальной и (или) коллективной трудовой деятельности, принятые приемлемыми для данных производственных и иных условий;
• измерение — количественное определение по заранее установленным правилам и методам степени достижения поставленных целей;
• оценка деятельности — выявление причин невыполнения норм, отступления от правил и стандартов, поиск способов исправления допущенных ошибок;
• корректировка — принятие мер для преодоления сложившихся неблагоприятных тенденций или для извлечения выгод из благоприятных обстоятельств и тенденций.

     Данный  перечень функций и задач, как  утверждается в книге для первого  курса «Менеджмент в здравоохранении», подготовленной при участии Открытого  британского университета, выдается в качестве конспекта слушателям некоторых британских курсов повышения  квалификации по менеджменту. Как видим, он несколько отличается и от перечня  функций Файоля, и от перечня Мескона, Альберта, Хедоури. В частности, в книге Мескона и его соавторов мотивация выделена в отдельную функцию. Здесь же она входит как элемент (задача) в функцию руководства. Таким образом, можно, пожалуй, сделать вывод, что единый список функций для всех предприятий вряд ли можно составить. Это объясняется тем, что каждое предприятие уникально, и не только различием содержания своих культурных ценностей, но и функциональным разнообразием. С уверенностью можно сказать только о двух вещах. Первое. Такие функции, как планирование, организация, контроль будут иметь место на каждом предприятии. Распорядительство же, координация, руководство и т.п. — в модификациях, которые определяются спецификой предприятия. Второе. Можно, очевидно, вести речь о функциях первого порядка и о функциях второго порядка. Так, в частности, в приведенном выше списке мотивацию можно отнести к функции второго порядка, т.е. к функции, которая входит в функцию «руководство», являющуюся функцией первого порядка. Таким образом, определение функциональной структуры управления на предприятии является задачей творческой, ибо однозначных решений, которые можно получить посредством тех или иных формальных методов, нет.³

     Под контролем понимают систему регулярной проверки состояния и результатов  функционирования организации, ее отдельных  элементов, внешнего окружения.

     Контроль  различается по объектам, степени  их охвата (сплошной или выборочный); необходимости их разрушения при  этом; по субъектам, которые его осуществляют; по интенсивности (нормальный или усиленный).

     В системе управления контроль решает несколько задач.

     Во-первых, он позволяет выявить во внешней  и внутренней среде организации  факторы, которые могут оказать  существенное

     влияние на ее функционирование и развитие, а следовательно, и своевременно отреагировать. Кроме того, в этом процессе отслеживаются тенденции в развитии организации, их направление и глубина.

     Во-вторых, контроль позволяет своевременно обнаружить нарушения, ошибки и промахи и  оперативно принять необходимые  меры по их устранению.

     В-третьих, результаты контроля служат основой  оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.

     Цели  контроля будут достигнуты, если он осуществляется в соответствии с  определенными принципами.

     Прежде  всего контроль должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации, внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней. Речь не идет о том, что он должен быть тотальным, с охватом всех событий. В то же время контроль должен обеспечить достаточно полную и объективную картину ситуации. Это можно обеспечить, если система контроля имеет стратегическую направленность, охватывающую основные приоритетные сферы функционирования и развития организации. Второстепенные сферы деятельности организации тщательно и постоянно проверять не целесообразно, а некоторые и совсем не имеет смысла, так как отвлекается много сил и средств.

     Контроль  делается не ради выявления проблем, а для успешного решения и  достижения конкретных результатов, выявления  отклонений от научно обоснованных стандартов. Если контроль не дает «пищу» для размышления, то он запланирован напрасно. Главная  цель контроля — не исправление, а  предотвращение ошибок, что обходится  гораздо дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемую часть  стратегического планирования.

     Эффективный контроль увязывается не только с  процессом планирования, но и со всеми изменениями, происходящими  в структуре и системе управления, т.е. контроль должен быть гибким.

     Система контроля должна быть экономичной, чтобы  выгоды, приносимые контролем, превышали  затраты на его проведение. В этой связи необходимо широко использовать эффективные средства контроля.

       Чрезмерный контроль над людьми, тем более из недоверия, следует  избегать. Иногда нужно, как говорят,  «отпустить поводья», максимально  расширить полномочия людей в  процессе выполнения своих обязанностей  и проверять лишь самое важное  — результаты.

     С другой стороны, продолжительное отсутствие контроля также является неблагоприятным  признаком, свидетельствующим о  безразличном отношении руководства  к людям, делам организации или  подразделения, что неминуемо вызывает обратную реакцию. Возложение на конкретное лицо или группы лиц функций контроля требует от них не только формального положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к ним коллег и подчиненных.⁴

     Контроль  осуществляется в соответствии с  определенными принципами, к которым  можно отнести:

1. охват основных сфер деятельности организации и процессов, протекающих в ней;
2. непрерывность, обусловленная соответствующим характером производственной и хозяйственной деятельности (в ряде случаев контроль может осуществляться эпизодически);
3. привлечение к осуществлению контроля всего персонала организации или его значительной части;
4. наличие четкой стратегической направленности, задаваемой основными приоритетами развития организации;
5. увязка с процессом планирования и преобразований в организации, ее структуре, системе управления;
6. гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и действенность;
7. своевременность, позволяющая устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры;
8. ориентированность на конкретные результаты, повышение эффективности и качества работы фирмы, поддержку нового;
9. экономичность, предполагающая, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение (противное свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией);
10. индивидуализированность, нацеленность на конкретные процессы, результаты, лиц (требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе);
11. максимальная прозрачность, открытость, гласность, объективность, доброжелательность, исключение слежки за людьми, поиска козлов отпущения, создание благоприятного морально-психологического климата;
12.  соответствие характеру контролируемого процесса;
13. регулярное подведение итогов контроля, своевременное проведение корректирующих мероприятий, поощрение отличившихся и наказание нерадивых.⁵

1.2. Виды контроля 

    В практике управления используются различные  виды контроля. В основном их можно  разбить на четыре группы:

    по  времени осуществления;

    по  степени охвата;

    по  срокам проведения;

     по форме осуществления. 

    Рассмотрим  первую группу, к которой относятся  виды контроля, различаемые по времени  осуществления. В неё входят:

    предварительный контроль;

    текущий контроль;

    заключительный  контроль.

    Предварительный контроль осуществляется до начала фактических  работ по всем видам ресурсов. Основным средством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

    Текущий контроль осуществляется непосредственно  в ходе проведения работ. Чаще всего  объектом контроля является деятельность подчинённых. Его цель – исключить  отклонения от намеченных планов и  инструкций.

    Заключительный  контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Он, во-первых, дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем; во-вторых, за счет оценки качества выполненной  работы способствует совершенствованию  мотивации эффективности деятельности персонала.

    Во  второй группе – по степени охвата наблюдаемых явлений и процессов  контроль делится на:

• общий (полный, сплошной);
• выборочный.

    Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.

    Выборочный  контроль получил наиболее широкое  развитие в проверке соблюдения технологических  процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно  используются методы статистического  контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии.

    В третьей группе, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают  следующие виды контроля:

• систематический;
• периодический;
• разовый.

    Систематический контроль организуется в отношении  наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее  установленном режиме. При этом сроки  проверок прямо зависят от степени  важности процесса.

    В обычной, повседневной производственно-хозяйственной  деятельности используются преимущественно  периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие  материалов на складе, выход рабочих  на работу. К этой же группе относится  статистическая отчетность.

    Особое  место в управлении принадлежит  разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными функциональными  органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта  или всей производственно-хозяйственной  деятельности.

    Четвёртой, заключительной группой является группа контроля, отличающаяся по форме осуществления. В ней выделяют следующие виды контроля:

• финансовый контроль;
• административный контроль;
• технический контроль.

    Финансовый  контроль проводится путем получения  от каждого хозяйственного подразделения  финансовой отчетности по важнейшим  экономическим показателям. При  этом в центре внимания находятся  такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность  капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др.

    Административный  контроль осуществляется за соответствием  хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических  и планируемых продаж; анализируются  изменение доли фирмы на рынке  – как в целом, так и по отдельным  продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. В то же время административный контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей  путем наиболее эффективного использования  имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.

    Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим  для своевременного устранения технических  неполадок, проверки состояния оборудования. 

1.3. Процесс контроля 

     В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе выполняется комплекс специализированных работ.

     Первый  этап процедуры контроля демонстрирует, насколько тесно взаимосвязаны функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей, установленных в процессе планирования.

     Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, с помощью которого можно оценить результат выполненной работы. Конкретный критерий и определенный период времени (например, один год) называются показателями результативности. Показатели результативности точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, т.e.  для таких которые поддаются количественному измерению.

     Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе руководство определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют планируемым. В случае обнаружения отклонений от стандартов принимается решение о том, насколько они допустимы. Поэтому хороший стандарт системы контроля предполагает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.

     Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взять слишком большой масштаб - то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но если взять слишком маленький масштаб, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени.

     Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным.

     Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.