Контроль как функция управления. 25

Содержание: 

Введение

        Для нормальной работы современной организации огромное значение имеет деятельность функциональных подразделений, эффективность которых в первую очередь зависит от уровня производительности труда служащих данных структур.

      На повышение эффективности труда как работников организации вообще, так и особенно функциональных сотрудников, не в последнюю очередь влияет применяемая система контроля. Таким образом, можно утверждать, что система контроля  является инструментом, непосредственно влияющим на эффективность деятельности сотрудников организации.

    Сложность практического построения данных систем состоит в следующем:

    на  сегодняшний день отсутствуют унифицированные системы контроля;

    адаптирование стандартных систем контроля к конкретным условиям труда требует огромных затрат времени со стороны управляющего звена предприятия;

    при становлении системы контроля возникают сложности с определение масштабов, а последующее расширение или сужение сферы контроля зачастую становится невозможным; при увеличении масштабов контроля резко возрастают издержки, что делает систему контроля неэффективной.

      В соответствии с поставленной выше проблемой целью  работы является анализ действующей в организации системы контроля, а также определение принципов функционирования оптимальной системы. Причем, основным условием любой разрабатываемой на основе предложенных принципов системы является комплексное решение проблем контроля, система должна быть максимально гибкой, а затраты времени на ее эксплуатацию руководящим составом – минимальными.

Исходя  из поставленной цели, курсового проекта  решались следующие задачи:

1. Раскрыть понятие контроля;
2. Определить структуру и принципы контроля;
3. Проанализировать систему контроля воспитательной деятельности классных руководителей в муниципальном общеобразовательном учреждении  средней общеобразовательной школе №1 с углублённым изучением отдельных предметов;
4. Изучить совершенствование системы контроля;
5. Разработать принципы оптимизации системы контроля классных руководителей в МОУ СОШ №1.

     Объектом курсовой работы является система контроля воспитательной работы классных руководителей в МОУ СОШ №1.

Предметом проекта является применение системы контроля воспитательной работы классных руководителей в МОУ СОШ №1.

Практическая  значимость курсовой работы состоит в том, что бы разработать и внедрить систему контроля воспитательной работы в МОУ СОШ №1. В связи с введением новой системы оплаты труда, встает вопрос качественной оценки педагогов. А значит, результат контроля деятельности классных руководителей будет влиять на оплату труда и стимулирующую надбавки (ФНД баллы).

       Четыре функции управления -  планирование,  организация,  мотивация  и

контроль  -  имеют  две  общих  характеристики:  все  они  требуют  принятия

решений, и  для  всех  необходима  коммуникация,  обмен  информацией,  чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать  это  решение понятным для других членов организации.  Из-за  этого,  а  также  вследствие того,  что  эти  две  характеристики  связывают  все  четыре  управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и  принятие  решений часто называют связующими процессами.

      Принятие  решений  -  это   выбор  того,   как   и   что   планировать,

организовывать, мотивировать и контролировать. В  самых общих  чертах  именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.

      Основным требованием для принятия  эффективного  объективного  решения или  даже  для  понимания  истинных  масштабов  проблемы  является   наличие адекватной  точной  информации.  Единственным   способом   получения   такой информации является коммуникация.

      Коммуникация - это процесс обмена  информацией, ее смысловым   значением между двумя или более людьми.

1.   Контроль  – процесс, обеспечивающий достижение  целей организацией 

1.1  Определение  контроля, его сущность

          Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение  целей  организации.

     Он  необходим для обнаружения и  разрешения возникающих  проблем  раньше,  чем они  станут  слишком  серьезными,   и   может   также   использоваться   для стимулирования успешной деятельности.

          Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов  и  проведения  корректировок  в  том  случае,  если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

     Руководители  начинают осуществлять  функцию  контроля  с  того  самого момента, когда они сформулировали цели  и  задачи  и   создали  организацию.

     Контроль  очень важен, для того чтобы организация  функционировала успешно.

          Функция  контроля  -  это  такая  характеристика  управления,  которая позволяет выявить проблемы  и  скорректировать  соответственно  деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

     Одна  из важнейших причин необходимости  осуществления контроля  состоит в том, что любая  организация,  безусловно,  обязана  обладать  способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того,  как они повредят достижению целей организации.

          Равно важной является и положительная сторона контроля,  состоящая  во всемерной  поддержке  всего  того,  что  является  успешным  в  деятельности организации. Другими словами, один из важных  аспектов  контроля  состоит  в том, чтобы определить, какие  именно  направления  деятельности  организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации  и  их  причины, мы  получаем  возможность  достаточно  быстро  адаптировать  организацию   к динамичным требованиям внешней среды.

          Контроль не только позволяет проблемы и реагировать на них так,  чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить,  когда  нужно вносить радикальные изменения в деятельности организации.

     Контроль - это критически важная и сложная  функция управления. Одна из важнейших  особенностей  контроля,  которую  следует  учитывать   в   первую очередь, состоит в том,  что  контроль  должен  быть  всеобъемлющим.  Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять  контроль  как неотъемлемую часть своих  должностных  обязанностей,  даже  если  никто  ему специально этого не поручал.

          Контроль  есть  фундаментальный  элемент   процесса   управления.   Ни планирование, ни создание  организационных  структур,  ни  мотивацию  нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически  все они  являются  неотъемлемыми  частями  общей  системы  контроля   в   данной организации. Это обстоятельство станет более понятным  после  того,  как  мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным,  текущим  и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так  как имеют одну и ту же цель: способствовать тому,  чтобы  фактически  получаемые результаты  были  как  можно  ближе  к  требуемым.  Различаются они только временем осуществления. 

1.2  Виды  контроля

       Выделяют   три   вида   контроля:    предварительный,    текущий    и заключительный.

       По  форме осуществления все эти  виды контроля  схожи,  так  как  имеют одну  и  ту  же  цель:  способствовать  тому,  чтобы  фактически  получаемые результаты  были  как  можно  ближе  к  требуемым.  Различаются они только временем осуществления. 

       Предварительный контроль.

       Основными приемами этого контроля являются реализация, а не  создание определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила  и  линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения  плана,  то  их  строгое соблюдение  -  это  способ  убедится,  что  работа  развивается  в  заданном направлении, и задачи его проверить готовность организации к началу  работы.

       Этот  контроль используется в  трех  областях:  человеческих,  материальных, финансовых. В области человеческих ресурсов  контроль  достигается  за  счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые  необходимы  для  выполнения  конкретных  задач  организации.  В   области   материальных  ресурсов  контроль  осуществляется  за  качеством  сырья,  чтобы  произвести  отличный товар. В области финансовых  ресурсов  механизмом  предварительного  контроля является бюджет. Он отвечает  на  вопрос  когда, сколько  и  каких средств безналичных или  наличных  потребуется  организации.  Он  имеет  две разновидности диагностический и  терапевтический.  Диагностический  включает такие  категории,  как   измерители,   эталоны,   предупреждающие   сигналы, указывающие на то, что в организации что-то не  в  порядке.  Терапевтический позволяет  не  только  выявить  отклонения  от  стандарта,  но   и   принять исправительные меры.

       Текущий контроль.

       Как  это  собственно  следует  из  его  названия,  текущий   контроль осуществляется непосредственно в ходе  проведения  работ.  Текущий  контроль обычно   производится   в   виде   контроля    работы    подчиненного    его непосредственным начальником.

       Текущий контроль не проводится буквально одновременно  с  выполнением самой работы. Скорее он базируется  на  измерении  фактических  результатов, после проведения работы. Текущий контроль основывается на  обратных  связях.

       Управляющие системы в организациях имеют  разомкнутую  обратную  связь,  так как  руководящий  работник,  являющийся  по  отношению  к  системе   внешним элементом, может  вмешиваться  в  ее  работу,  изменяя  и  цели  системы,  и характер ее работы.

       Заключительный  контроль.

       Заключительный  контроль  осуществляется  после  того,   как   работа закончена  или  истекло  отведенное  для  нее  время.  Хотя   заключительный контроль и осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы  в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна  из них состоит в том, что заключительный контроль даёт информацию,  необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается  проводить в будущем. Вторая функция заключительного  контроля  состоит  в  том,  чтобы способствовать мотивации. 

       1.3 Этапы контроля 

       В  процессе  контроля  есть  три  четко  различимых  этапа:  выработка стандартов  и  критериев,  сопоставление  с  ними  реальных  результатов   и принятие необходимых корректирующих действий. На  каждом  этапе реализуется комплекс различных мер.

       Первый  этап процесса  контроля   демонстрирует,  насколько  близко,  в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это  конкретные цели, прогресс в отношении  которых  поддаётся  изменению.  Эти  цели  явным образом выступают из процесса планирования. Все стандарты, используемые  для контроля,  должны  быть  выбраны  из  многочисленных   целей   и   стратегий организации.

       Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуется наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по  отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

       Конкретный  критерий и определённый период времени  называются показателями результативности Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей.

       Подобные  показатели позволяют руководству  сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие вопросы: ”Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей? “ и “Что осталось не сделанным?”

       Относительно  легко установить показатели  результативности  для  таких величин как прибыль, объем продаж,  стоимость  материалов  потому,  что  они поддаются количественному измерению.  Но  некоторые  важные  цели  и  задачи организаций выразить в числах невозможно.

       Второй  этап   процесса   контроля   состоит  в  сопоставлении  реально достигнутых  результатов  с  установленными  стандартами.  На   этом   этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые  результаты  соответствующего ожиданиям.  При этом  менеджер  принимает еще очень важное  решение:

       насколько допустимы или относительно безопасны  обнаруженные  отклонения  от стандартов.  На  этой,  второй  стадии  процедуры  контроля  дается  оценка, которая  служит  основой  для  решения  о  начале  действий.   Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, является  наиболее  заметной  частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в  определении  масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

       Масштаб  допустимы  отклонений  и   принцип   исключения.   Показатель результативности дает четкую и ясную  цель  для  направления  усилий  членов организации. За исключением ряда  специальных  случаев,  организациям  редко бывает необходимо ни на йоту не отклоняться от поставленной цели.  На  самом деле, одна из характерных черт хорошего стандарта системы  контроля  состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели.

       Определение  масштаба  допустимых  отклонений  -  вопрос   кардинально важный. Если взять слишком большой масштаб, то  возникающие  проблемы  могут приобрести  грозные  очертания.  Но,  если  масштаб  слишком  маленький,  то организация будет  реагировать  на  очень  большие  отклонения,  что  весьма разорительно  и  требует  много  времени.  Такая  система   контроля   может парализовать и дезорганизовать  работу  организации.  В  подобных  ситуациях достигается высокая степень контроля,  но  процесс  контроля  становится  не эффективным.  Для  того  чтобы  контроль  был  эффективным  он  должен  быть экономным.  Преимущества  системы  должны   перевешивать   затраты   на   ее функционирование. Один  из  способов   возможного  увеличения  экономической эффективности  контроля  состоит  в  использовании  метода   управления   по принципу  исключения.  Состоит  он  в  том,  что  система  контроля   должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

       Измерение результатов. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это  самый  трудный  и дорогостоящий элемент контроля. Для того  чтобы  быть  эффективной,  система измерения   должна   соответствовать   тому   виду   деятельности,   который подвергается контролю.

       Передача  и  распространение  информации.  Распространение  информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля.  Для  того  чтобы контроль  был  эффективным,  необходимо  обязательно  довести  до   сведения соответствующих работников организации как установленные  стандарты,  так  и достигнутые результаты. Подобная информация должна  быть  точной,  поступать вовремя и доводится до сведения  ответственных  за  соответствующий  участок работников  в  виде,  легко  позволяющем  принять  необходимое   решение   и действия. Желательно  также  быть  полностью  уверенным,  что  установленные стандарты  хорошо  поняты  сотрудниками.  Это  означает,  что  должна   быть обеспечена эффективная связь  между  теми,  кто  устанавливает  стандарты  и теми, кто должен их выполнять.

       Оценка  информации о результатах. Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах.

       Менеджер  должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

       После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбирать одну из трёх линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.      

       Ничего  не предпринимать. Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться  такого  положения,  при  котором  процесс  управления организацией действительно заставлял бы её функционировать в соответствии  с планом. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит  о том,  что  установленные   цели   достигаются,   лучше   всего   ничего   не предпринимать.  В  управлении  нельзя,  однако,  рассчитывать  на  то,   что случившееся один раз, повторится снова. Даже  наиболее  совершенные   методы должны подвергаться изменениям.

       Устранить отклонения. Система контроля, которая  не позволяет устранить серьезные  отклонения   прежде,  чем  они  перерастут  в  крупные  проблемы, бессмысленна.   Проводимая   корректировка   должна   концентрироваться   на устранении настоящей причины отклонения. В идеале  стадия  измерений  должна показать масштаб отклонения от стандартов и точно указывать его причину.

       Смысл корректировки во всех случаях состоит  в том, чтобы сразу  понять причину отклонения и добиться возвращения организации к  правильному  образу действий.

       Осуществление  корректировки может  быть  достигнуто  путем  улучшения значения  каких-либо  внутренних  перемен   факторов   данной   организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов.

       Пересмотр стандартов. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться не  реальными,  потому  что они основываются на планах, а  планы  –  это  лишь  прогнозы  будущего.  При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. 
 
 

       2 Краткая характеристика  МОУ СОШ №1 с углубленным  изучением отдельных предметов

       2.1 История создания и особенности  деятельности МОУ СОШ №1

     Пыть-Яхское муниципальное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа №1 с углублённым изучением отдельных   предметов была основана в 1984 году. Директор школы Пуляшкина Татьяна Николаевна. В школе работают 94 педагога, из которых 40 имеют высшую квалификационную категорию, а 29 первую.

       Приоритетные  направления программы развития школьного образования:

1. Переход на качественно новый уровень образования  на основе новых информационных технологий.
2. Внедрение исследовательских подходов и проектных технологий в образовательный процесс.
3. Воспитание культуры здорового образа жизни.
4. Создание комплексной системы воспитания как органического компонента образовательного процесса.
5. Формирование системы предпрофильной ориентации среди учащихся 5-8 классов.
6. Активизация сотрудничества с социумом.

       Программы, реализуемые в школе:

1. Инновационные формы организации раннего профильного обучения.
2. Информатизация школы.
3. Комплексное оздоровление детей.
4. Программа гражданского воспитания  «Школа успеха».
5. «Детский театр как универсальное образовательное пространство».
6. Одаренные дети в общеобразовательной школе.

       Награды педагогов:

1. Медаль «За трудовое отличие» - 1.
2. Медаль «Ветеран труда» - 3.
3. Знак «Отличник народного просвещения» - 10.
4. Почетный  работник общего образования  Российской Федерации – 12.
5. Заслуженный работник ХМАО-Югры – 2.
6. Заслуженный учитель РФ – 1.
7. Победители городского конкурса «Учитель года» - 6.
8. Призеры окружного конкурса  «Учитель года» - 2.

 Особенности учебно-воспитательного  процесса:

1. Предшкольное образование.
2. Реализация программы развивающего обучения Д.Б.Эльконина-В.В.Давыдова в начальной и средней школе.
3. Углубленное изучение отдельных предметов.
4. Организация предпрофильной подготовки.
5. Организация профильного обучения:

       - Инженерно-техническое;

       - Социально-гуманитарное;

       - Информатизация школы.

             Объединения дополнительного  образования действующие в школе:

         Школы менеджеров:

       «Веселая  палитра», Театральное объединение «Лицедеи», «Я - экономист», «Легкая атлетика» ,Коллектив эстрадно-современного класса, Образцовый художественный коллектив Театр мод «Параллели времени», «Закон и порядок», «Я - спасатель», «Я - журналист», «Музей школьной памяти», «Здоровье и успех», «Я – рукодельница», «Молодые росточки», «Я – социолог». 

       В школе функционируют:

• Психологическая служба для учащихся, родителей и  педагогов;
• Медицинская, логопедическая и социальная службы;
• Библиотека с современным читальным залом, оснащенная компьютером;
• Лингафонный кабинет;
• 2 кабинета профильных «Роснефть-классов»;
• Музей школьной памяти;
• Информационно-методический центр;
• 2 компьютерных класса, 33 предметных кабинета с компьютером, подключенным к локальной сети;
• 7 предметных кабинетов, оснащенных интерактивными досками;
• 2 спортивных зала, танцевальный зал, тир;
• Оздоровительный центр «Крепыш»: тренажерный зал, фитобар, массажный кабинет, комната релаксации, зимний сад, игровой зал;
• Актовый зал на 200 мест;

            Реализация приоритетного национального проекта «Образование»:

1. МОУ СОШ №1 с углубленным изучением отдельных предметов – обладатель Грантов Главы города, Президента Российской Федерации в конкурсе «Лучшее образовательное учреждение».
2. 5 педагогов – обладатели Гранта Президента Российской Федерации в конкурсе на получение денежного поощрения лучших учителей.

             Также школа тесно сотрудничает с Администрацией города Пыть-Ях, с управлением по образованию, городским управлением ГИБДД,  городской пожарной инспекцией, комитетом молодежи, спорта и туризма, городской думой,  городским клубом старшеклассников «Новая Цивилизация»,  центром детского творчества, городской молодежной газетой «МЕГА М», и т.д.