Контроль как функция управления. 24

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГАОУ ВПО «Северо-Восточный федеральный университет

имени М.К. Аммосова»

Финансово-экономический институт

Кафедра менеджмента горно-геологической отрасли

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Теория управления»

на тему: «Контроль как функция управления»

Работу выполнила:

Филиппова Александра Алексеевна,

студентка гр. ГМУ-09-2

Работу проверил:

к.э.н. Борисов Василий Дмитриевич,

доцент кафедры МГГО

Работа защищена:

«__»_______ 2011 г.

С оценкой ___

Якутск, 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…..…………………………………………………………………....3-4

1 ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ.………………………………………………………………….5-16

1.1   Классификация контроля. Виды и  формы…………………………………9-10

1.2   Методы контроля……………………………………………………………11-13

1.3   Характеристика успешного контроля……………………………………...14-16

2 ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ КАК ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ (НА ПРИМЕРЕ ООО «УК ОЖФ «ЖКХ Губинский»)………………………....17-25

2.1 Характеристика учреждения как системы. Структура УК ОЖФ «ЖКХ «Губинский»………………………………………………………………….....19-22

2.2 Система контроля на предприятии………………………………………...23-25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………..26-28

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………….…..29

ВВЕДЕНИЕ

Слово «контроль» заимствовано из французского языка. Точного смыслового аналога этому слову в русском языке нет. По-русски «controle» означает: 1) проверку кого-либо или чего-либо, чтобы удостовериться в соответствии чему-либо; 2) надзор, наблюдение в целях проверки; 3) испытание знаний для выяснения их пригодности к чему-либо. [6, 271]

Для многих людей контроль ассоциируется с какими-нибудь рамками, принуждением, с властью со стороны начальства, и действительно, одним из аспектов контроля является обеспечение подчинения чему-либо, но сводить контроль просто к неким ограничениям, которые заставляют каждого вести себя дисциплинированно, значит упустить из виду основную задачу контроля как функции управления. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.  Контроль всегда нацелен на улучшение качества и повышение эффективности управления.

Есть несколько объективных обстоятельств, которые обусловливают потребность общества в организации контроля в различных сферах экономической и социальной жизни. К таким явлениям (обстоятельствам) прежде всего относится неопределенность. Неопределенность нельзя полностью устранить ни из каких принимаемых решений, в том числе из решений в сфере управления. Ситуацию неопределенности весьма образно и пессимистично выразил Мерфи в сформулированных им законах: 1. Все, что может плохого случиться, случится. 2. Даже если ничего плохого не может случиться, все равно плохое случится. И действительно случается, если пренебрегают контролем.

Контроль позволяет придавать процессу управления такую направленность, которая сопряжена с минимумом неопределенности, и избегать решений с более высоким уровнем неопределенности. Преодоление неопределенности — суть управленческого контроля. [6, 274]

Тема «Контроль как функция управления» является актуальной, так как необходимость контроля в управлении заключается в том, что он является неотъемлемым элементом сущности всякой организации. «Контроль и определение направления это - синонимы»,  считал П. Друкер.

Объектом исследования является процесс контроля в управлении организацией.

Предмет исследования контроль в ООО «Управляющая компания по обслуживанию жилого фонда «ЖКХ Губинский» (далее – «ЖКХ Губинский»)

Цель курсовой работы состоит в том, чтобы изучить контроль как функцию управления, и рассмотреть его осуществление на примере «ЖКХ Губинский».

В  соответствии с выдвинутой целью, были поставлены следующие задачи:

        изучить литературу по теме исследования;

        на основе теоретического анализа литературы определить содержание понятий: «контроль» (виды и формы), «обратная связь», «механизм контроля» «система контроля», «эффективность контроля»;

        ознакомиться с деятельностью «ЖКХ Губинский», сделать характеристику организации;

        анализировать систему контроля в «ЖКХ Губинский»;

        сделать соответствующие выводы о значении контроля в управлении и его осуществлении в  «ЖКХ Губинский»

Методы исследования: теоретические – изучение и анализ научной и публицистической литературы, нормативно-правовых документов.

Исходя из вышеизложенного,  курсовая работа разделена на две главы, где первая глава посвящена теоретической основе сущности контроля, раскрываются понятия о видах, формах и методах контроля, о системе контроля. Во второй главе мы рассматриваем осуществление контроля на примере «ЖКХ Губинский».

1 ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Существует множество определений контроля:

Контроль - это составная часть управления экономическими объектами и процессами с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому положению предусмотренному законами, инструкциями, другими нормативными актами. [12, 201]

Контроль - одна из основных функций управленческий функций, неотъемлемая составляющая процесса управления, воздействующая на все его остальные функции и непрерывно участвующая в этом процессе от его начала и до завершения. Это составная часть управления с целью проверки соответствия фактического  состояния желаемом, предусмотренному законом и другим нормативным актам. [6, 543]

Контроль - это постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды. Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управления. [5, 136]

Контроль - это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. [11, 266]

Контроль - это систематический процесс регулирования деятельности организации, обеспечивающий ее соответствие планам, целям и нормативным показателям. [7,722]

Объединив данные определения, мы получили более точное определение контроля как функции управления:

Контроль - это систематический процесс сбора и обработки информации о движении управляемого объекта, для проверки соответствия наблюдаемого состояния с планируемым, сопоставление с ее параметрами, заданными в законах, инструкциях, других нормативных актах, а также в планах и программах, анализ причин отклонения путем качественной и количественной оценки и корректировки выявленных отклонений, для обеспечения достижения организацией своих целей.

Исходя из сделанного определения,  мы можем выделить основные причины необходимости контроля:

1.        Неопределенность, сложность и динамичность среды;

2.        Предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;

3.        Поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

В теории управления социально-экономическими процессами контроль рассматривается в качестве одной из основных функций субъекта управления. В контроле так же, как в процессе принятия решений, субъект управления наиболее полно и ярко реализует свой волевой императив, свои властные правомочия. Управляющее воздействие контроля проявляется, прежде всего в том, что под его влиянием поведение управляемой системы (объекта управления) удерживается или изменяется в рамках заданной цели, требований законов, нормативов, стандартов, регламентов и многих других установлений. Действенность контроля, его властная сила утверждаются путем применения различных санкций, неотвратимость и «жесткость» которых зависит от «тяжести» допущенных нарушений. Поэтому, по своей сути, контроль всегда нацелен на улучшение качества и повышение эффективности управления. [6, 272-273]

Контроль позволяет найти отклонения в достижении цели и принять корректирующие меры с помощью обратных связей. Обратные связи – это основное средство контроля. Г.В. Атаманчук отмечает, что с точки зрения интересов контроля необходимо учитывать и анализировать два взаимосвязанных между собой типа «обратных связей» — объективные и субъективные. При этом объективные обратные связи несут информацию о поведении, интересах и других свойствах объекта управления, а субъективные обратные связи характеризуют обоснованность применяемых мер и процедур контроля. [2, 283].

Обратная связь в процессе контроля — это данные о полученных результатах. В целом системы обратной связи позволяют субъекту управления выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свои действия, чтобы избежать отклонения от намеченной цели. К этому определению следует добавить, что, во-первых, контрольные действия должны осуществляться своевременно, т. е. до того, как обнаруженные нарушения вызовут потери или кризис, а во-вторых, эти действия должны быть всеобъемлющими. [6, 277]

К объектам контроля относится все то, над чем совершается контроль. Предметом контроля может быть деятельность в целом или по-отдельности, состояние объекта контроля. Субъект контроля – организация, человек, государство и т.п., контролирующая сторона.

Система контроля – это совокупность субъекта, объекта, и средств контроля, взаимодействующих как единое целое в процессе установления  желаемых результатов исполнения, измерения состояния объекта контроля анализа и оценки данных измерения, выработки корректирующих воздействий. [6, 288]

Для того чтобы система контроля была эффективной, ее необходимо периодически оценивать. Критериями такой оценки могут быть:

• выполнение задач контроля — контроль должен определять совпадения или отклонения в системе управления организацией, способствовать своевременному устранению отклонений, выработке эффективных решений;

• экономичность контроля — нужно оценить расходы, связанные с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков, затраты на персонал и технику контроля;

• эффект влияния на людей — необходимо выяснить, вызывает ли у работников применяемая система контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции. [8, 142]

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблему и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Вот что написано в мудрой китайской книге "И Цзинь" ("Книге перемен") еще три тысячи лет назад, до того, как возникли первые идеи науки управления: "Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их". Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. [13, 306]

В функцию контроля входят:

1.   Сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы;

2.   Сравнение их результатов с эталонными показателями, выявление отклонений и анализ этих отклонений;

3.   Разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

1.1         Классификация контроля. Виды и формы

По характеру расположения и взаимоотношений субъекта и объекта контроля, т. е. контролирующих и контролируемых органов, организаций, людей, групп, различают контроль внутренний и внешний, общий или частный, линейный, функциональный или операционный.

Линейный контроль осуществляется директором предприятия, объединения или начальником промышленного объединения по отношению к предприятию, объединению. В первом случае субъект контроля является внутренним, а во втором — внешним. Эти субъекты решают общую задачу контроля - контролируемость состояния и поведения предприятия в целом.

Функциональному контролю подвергается не все состояние предприятия, а только некоторая группа характеристик. Он осуществляется, например, главным экономистом. Государство, являющееся внешним субъектом контроля по отношению к  предприятию, также может провести функциональный контроль частного характера.

Операционный контроль - контроль только одной какой-либо характеристики состояния и поведения предприятия, например, соотношения темпов роста производительности труда и заработной платы.

Наиболее развитым типом контроля является линейный, менее развитым - функциональный, элементарным - операционный. Меру развитости типа контроля определяет и использование в нем других типов контроля. [6, 283]

По периодичности контроль разделяют на - стратегический, тактический и оперативный.

Стратегический контроль. Задачей такого контроля является оценка и регулирование деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой.

Тактический контроль, нацелен на анализ выполнения тактических планов организации. Он осуществляется как в целом по предприятию, так и по ключевым подсистемам. Главная задача: своевременное выявление отклонений от стандартов и проведение корректировочных мер.

Оперативный контроль. Осуществляется по периодам характерным для проведения отдельных проектов или работ. Может осуществляться ежедневно. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг, и выполнение всех видов процессов организации. [11, 270]

К основным формам контроля относят финансовый и административный.

1.   Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности организации и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения: планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры в подразделениях. Функция контроля значительно усилилась в связи с использованием компьютерной техники, которая позволяет осуществлять ускоренно процесс сбора информации, необходимой для реализации данной функции. Применение компьютерной техники также позволяет сформировать и систему централизованного контроля, обеспечивающую своевременный контроль результатов финансовой деятельности организации.

2.   Административный контроль ведется на всех уровнях управления организацией и призван оценивать деятельность сотрудников (контроль исполнения). Административный контроль осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех уровнях управления организацией. [10, 131]

1.2 Методы контроля

Еще один важный аспект классификации, позволяющий различать наряду с типами контроля его конкретные виды, задан доминированием того или иного общего метода контроля. К таким методам контроля относятся методы:

1.        предварительного контроля;

2.        направляющего контроля;

3.        фильтрующего контроля;

4.        последующего контроля.

Предварительный (упреждающий). Осуществляется до фактического начала работы.  Основным средством осуществления является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется в трех ключевых областях: по отношению к человеческим ресурсам, материальным ресурсам, финансовым ресурсам. [7, 435]

Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

Материальные ресурсы. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области .состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям.

Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет , который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.  [12, 280-281]

Текущий (производственный). Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Необходимо наладить систему обратной связи, для своевременного получения данных о результатах. Руководитель воздействует на систему, внося вовремя изменения.

Заключительный (последующий). Проводится по окончании работы. Имеет две важные функции: дает руководству организации информацию, необходимую для планирования аналогичных работ, способствует мотивации работников, достигших определенного уровня результативности. Результаты заключительного контроля дают информацию руководству организации о качестве системы управления и о ее узких местах, нуждающихся в совершенствовании. [6, 435]

Разновидности текущего контроля :

- направляющий контроль. Он применяется от начала целеустремленных действий и до достижения требуемого результата. При этом непрерывно измеряется и оценивается состояние и поведение контролируемого объекта, а последнее корректирующее действие осуществляется уже перед самым последним моментом завершения целеустремленного действия. Суть такого контроля — постоянное сопровождение, слежение и управление ходом совершаемого действия или хозяйственной операции. Такой контроль широко применяется в непрерывных технологических процессах и крупных технических системах. Менее широко этот метод применяется в управлении хозяйственными организациями, поскольку является сложным и дорогим. Магистральный выход — использование компьютерных технологий в управлении организациями.

- фильтрующий контроль. В отличие от направляющего он не сопровождает целеустремленное действие от начала до конца. При прохождении через «фильтр» контроля действие может быть остановлено или продолжено в зависимости от того, соблюдены ли нормы, требования контроля.

На основе рассмотренных четырех основных методов контроля в дальнейшем используются конкретные методы измерения, оценки и корректировки состояния объекта контроля. [6, 284]

В настоящее время арсенал методов контроля пополнился бенчмаркетингом и контролингом, которые направлены в своей основе на будущие результаты.

Приведенные виды и методы проведения контроля являются классическими и наиболее часто используемыми. Но применяемые вместе они образуют систему, которая индивидуальна для каждого предприятия. Идеальная система контроля для одних организаций может лишь скрыть существующие проблемы и стать губительной для других. Поэтому, какой бы вид и метод контроля не выбрал руководитель, он всегда должен учитывать особенности присущие организации.

1.3  Характеристики эффективного контроля

Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами:

1.        Стратегическая направленность контроля. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

2.        Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.

3.        Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

4.        Своевременность контроля. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

5.        Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.

6.        Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней не понимают и не поддерживают ее, - такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией.

7.        Экономичность контроля. Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств. Никогда не следует забывать, что все затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению ее преимуществ и доходов. Затраты средств должны приближать организацию к поставленным целям. Таким образом, если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль. Вообще, поскольку в контроле скрыто много побочных затрат, таких как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые могли бы быть затрачены на решение других задач, то для того, чтобы контроль был экономически оправдан, отношение затрат к возможной прибыли у него должно быть довольно низким.

8.        Контроль на международном уровне. Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности. Поскольку при выходе на международный уровень количество целей в предпринимательской деятельности значительно увеличивается, то контроль в этом случае осуществлять труднее. Менеджеры должны не только устанавливать стандарты, измерять результативность и предпринимать корректирующие действия для своего бизнеса внутри страны, но и осуществлять аналогичные операции, для своего международного бизнеса. Очевидно, что чем более глобален их бизнес, тем труднее осуществлять функцию контроля. [12, 293-295]

2 ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ КАК ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ (НА ПРИМЕРЕ ООО «УК ОФЖ «ЖКХ Губинский»)

Управляющая компания по обслуживанию жилого фонда «ЖКХ Губинский» (в дальнейшем «ЖКХ Губинский») действует в Якутске с февраля 2006 года, являясь одним из лидеров на рынке жилищно-коммунальных услуг. На сегодняшний день она обслуживает 141 многоквартирный дом общей жилой площадью 476 тысяч квадратных метров. Услугами компании пользуется 15% официально зарегистрированных жителей города. Этих показателей компания достигла добросовестным исполнением своих обязанностей перед населением. [14]

Компания оказывает услуги с целью извлечения прибыли и удовлетворения населения в качественном и экономически безопасном коммунальном обслуживании.

Управляющая компания по обслуживанию жилого фонда «ЖКХ Губинский» является юридическим  лицом  и осуществляет свою деятельность на  основе полного   хозяйственного   расчета,  самофинансирования  и  самоокупаемости,  имущество предприятия является его собственностью, отражается на самостоятельном балансе предприятия. «ЖКХ Губинский» имеет  расчетный  счет  в   банке,  круглую печать  со   своим    наименованием,  угловой   штамп  и   другие  реквизиты. [14]

Предметом  деятельности «ЖКХ  Губинский» является   осуществление   в   установленном   законом  порядке   производственно – хозяйственной,  финансовой   и   иной,   предусмотренной   Уставом, деятельности. [1, 2]

Жители многоквартирных домов от сотрудничества с «ЖКХ Губинский» вправе рассчитывать на:

1.   обеспечение наиболее благоприятных условий проживания;

2.   улучшение качественных характеристик предоставляемых жилищно-коммунальных услуг;

3.   предотвращение ухудшения технического состояния дома, а в перспективе и его улучшение;

4.   обеспечение соблюдения прав и законных интересов собственников жилья;

5.   надлежащее содержание общего имущества, решение вопросов наиболее выгодного, в интересах собственников, его использования;

6.   озеленение и благоустройство, санитарная очистка населенных пунктов. [1, 5]

Девиз компании «ЖКХ Губинский» - «Чистота и уют в каждом доме!».

2.1 Характеристика учреждения как системы. Структура Управляющей компании по обслуживанию жилого фонда «ЖКХ «Губинский»