Личность и поведение в бюрократической организации: сильные и слабые стороны бюрократии

ВВЕДЕНИЕ 

     Проблемами  положения бюрократии в обществе занимались многие виднейшие социологи, среди которых и Карл Маркс, и  Макс Ведер, и Вильгельм Вундт.

     Среди ученых были совершенно различные взгляды на бюрократию и ее роль в обществе, а так же ее психологические характеристики.

     Условия бюрократической организации формируют  специфический тип личности, главными психологическими и моральными чертами  которой является политический, моральный  и идейный конформизм, ориентация на выполнение формальных обязанностей, стандартизация потребностей и интересов.

     Когда мы говорим бюрократ, то представляем себе человека в нарукавниках со строгим, несколько отсутствующим видом. У нас подсознательно складывается довольно нелицеприятное отношение  к нему. Бюрократ выполняет свои профессиональные обязанности, обособленные от его личности. Имея дело с кассиром банка, сидящем возле своего окошка, мы обращаемся не к личности, а к безымянному исполнителю какой-либо функции. Нас даже несколько шокирует, если какая - либо канцелярская служащая захочет обменяться со своей соседкой замечаниями личного характера. Административный служащий должен исполнять свои профессиональные обязанности, не имеющие никакого отношения, например, к детям, к отдыху. Такого рода обезличенность составляет основу бюрократической природы: здесь каждый теоретически должен знать законы и поступать в соответствии с абстрактными положениями жесткого порядка.

     Формы бюрократии менялись в связи с  изменениями социально-экономических  форм устройства общества. Она характерна не только для западного обества, но и для восточного. Египет периода нового царства, китайские империи, Римская католическая церковь, европейские государства - все они имели свою бюрократию на подобие той, какая сохраняется на крупнейших современных капиталистических предприятиях.

     В нашей стране слова бюрократия и  коррупция стали почти тождественны, и поэтому люди представляют бюрократию, как один из главных бичей общественного  развития, что совершенно неверно. Бюрократия же представляет собой часть государства, без которого оно давно стало  бы неуправляемым. Но, в связи со своими специфическими функциями, бюрократия не может иметь некую психологическую  форму и признаки.

     Целью данной курсовой работы является изучение сущности бюрократической организации  и выявление ее сильных и слабых сторон.

     Для достижения цели предполагается решить следующие задачи:

• Определить понятие бюрократии и ее признаков;
• Показать особенности бюрократической организации и поведение сотрудников в ней;
• Выявить достоинства и недостатки бюрократии.

     1 ЛИЧНОСТЬ И ПОВЕДЕНИЕ В БЮРОКРАТИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ: СИЛЬНЫЕ И СЛАБЫЕ СТОРОНЫ БЮРОКРАТИИ

     1.1  Понятие бюрократии 

     Бюрократия  (bureaucracy, от франц. bureau – канцелярия и греч. кратос – власть) – система управления, основанная на вертикальной иерархии и призванная выполнять поставленные перед нею задачи наиболее эффективным способом. «Бюрократией» часто называют не только систему управления, осуществляемую специальным властным аппаратам, но и сам этот аппарат. Термины «бюрократия» и «бюрократизм» могут также использоваться в негативном смысле для обозначения неэффективной, чрезмерно формализованной системы управления.

       Впервые понятие «бюрократия»  возникло в 1745. Термин был образован  французским экономистом Винсентом  де Гурне, в момент своего образования слово имело уничижительный смысл – им подразумевалось, что бюрократы-чиновники отнимают реальную власть у монарха (при монархии) или у народа (при демократии).

       Первым, кто продемонстрировал достоинства  бюрократии как системы управления, был немецкий социолог Макс  Вебер. Он предложил понимать  под ней рациональную работу  учреждений, в которой каждый  элемент работает максимально  эффективно. После этого в ситуациях  плохой работы чиновников (волокита, требующая оформления многих  лишних документов и долгого  ожидания решения) стали вести  речь не о бюрократии, а о  бюрократизме, разведя два этих  понятия. Если первоначально понятие  «бюрократия» употребляли только  в связи с правительственными  учреждениями, то сейчас его используют  при определении любой крупной  организации, имеющей большой  и разветвленный штат управленцев  («корпоративная бюрократия», «профсоюзная  бюрократия» и др.).

       Признаки бюрократии.

       Описывая идеальную бюрократическую  организацию, Вебер выделил несколько  ее типичных особенностей. Важнейшими  из них являются:

      1. Специализация и разделение  труда. Каждый сотрудник имеет  определенные обязанности и сферу  деятельности, которые не могут  дублировать сферу полномочий  других членов организации.

      2. Вертикальная иерархия. Структуру  бюрократической организации можно  сравнить с пирамидой: большинство  находится в ее основании, а  меньшинство – в верхней части.  Каждый человек, входящий в  эту вертикальную иерархию, руководит  нижестоящими людьми и в свою  очередь, подчиняется вышестоящим, благодаря чему осуществляется контроль за деятельностью каждого элемента организации.

      3. Четкие правила. Деятельность  каждого члена организации регламентирована  правилами, цель которых –  это рационализация всего процесса  управления. В идеале эти правила  должны сделать предсказуемой  деятельность каждого работника  и всей организации. Хотя правила  и могут видоизменяться, в целом  они должны быть устойчивы  в течение долгого времени.

      4. Обезличенность взаимоотношений. В идеальной бюрократии личные симпатии, чувства и предпочтения не играют роли. Этот принцип является единым для взаимоотношений внутри организации, и в ее отношениях с внешними для организации партнерами. Условием идеальной бюрократии также является то, что набор новых сотрудников проводится на основе соответствия определенным объективным критериям вне зависимости от личных знакомств и привязанностей. [2]

       Множество правил, которые охватывают  всю деятельность чиновников, с  одной стороны, существенно ограничивают  их инициативу и творчество, но, с другой стороны, предохраняют  клиентуру от личного произвола  сотрудников. Обезличенный подход  к подбору персонала позволяет  подобрать людей, обладающих стандартной  подготовкой и компетентностью, хотя при этом велик риск отбраковать нестандартно мыслящих и талантливых кандидатов на должность.

       Существует опасность вырождения  бюрократических систем управления, когда они не повышают, а тормозят  эффективность своей деятельности.

       Ученые выделяют три основные  проблемы, порождаемые бюрократической  организацией управления.

      1. Отчуждение от человека. Бюрократия  призвана решать проблемы людей.  Обезличенность подхода к клиентам помогает соблюдать их равноправие, однако лишает при этом людей их уникальности. Любая проблема подстраивается под единый для всех шаблон и решается принятым ранее образом. В результате происходит дегуманизация и превращение человека в стандартное «дело» на столе у чиновника.

      2. Ритуализм. Стандартная процедура принятия решений зачастую, проходя все необходимые инстанции и согласования, занимает столько времени, что само решение становится уже устаревшим и ненужным. Для описания этой ситуации Р.Мертон ввел специальный термин – «бюрократический ритуализм», обозначающий такую поглощенность правилами и установлениями, которая ставит под угрозу достижение целей организации.

     3. Инерция. Хотя бюрократия создается  для решения определенных проблем,  это не означает, что когда  эти проблемы будут решены, то  организация перестанет существовать. Как и любая другая организация,  бюрократия стремится к самосохранению, но в отличие от других структур, бюрократическая имеет больший  опыт и большие возможности  для того, чтобы не допустить  свой роспуск. В результате  бюрократическая организация может  функционировать уже вне зависимости  от ранее поставленных перед  ней целей.

       Широкое развитие бюрократической  власти приводит к тому, что  бюрократ становится «хозяином»  над теми людьми, которыми он  должен руководить. В этих условиях  расцветает коррупция.

       Для уменьшения негативных последствий  бюрократизации управления необходима  система внешнего контроля за деятельностью чиновников – со стороны граждан (клиентов бюрократии) и/или руководителей. Как правило, оба эти метода сочетаются: гражданам предоставляют право жаловаться на бюрократов в правоохранительные органы, хотя и эти органы сами могут подвергнуться бюрократическому перерождению. Трудность организации контроля над бюрократией является весомым аргументов сторонников анархии, стремящихся отказаться от деления общества на управляемых и профессиональных управляющих. Однако на современном этапе развития общества отказаться от профессионализации управления не представляется возможным. Поэтому некоторая бюрократизация управления воспринимается как неизбежное зло.

       Бюрократия может формироваться  несколькими способами:

      1. Бюрократическая структура вырастает  вокруг видного лидера. Этот способ  Вебер определил как «рутинизация харизмы». Смысл его заключался в том, что группа людей, объединенная вокруг яркой личности, постепенно превращается в бюрократическую структуру, которая своей целью видит внедрение в обществе идей и взглядов своего лидера. Примером может быть бюрократизация созданной В.И.Лениным партии большевиков.

      2. Бюрократическая структура возникает  вокруг группы людей. В этом  случае она с самого начала  сознательно создается для выполнения  определенных целей и задач.  Например, при образовании корпорации (акционерного общества) владельцы  капитала нанимают профессиональных  управляющих для руководства  фирмой. Именно таким образом  формируются государственные и  корпоративные бюрократические  системы. 

      3. Источник бюрократической структуры – уже существующая бюрократическая организация, при этом новая структура обычно выделяется из уже существующих. Так происходит, когда возникает новое поле деятельности и постепенно образуется новый отдел или департамент, который им занимается.

      4. Источник создания бюрократии  – своеобразное «политическое  предпринимательство». Это происходит, когда группа людей, придерживающаяся  определенных взглядов и совместными  усилиями защищающих их, создают  бюрократическую систему, члены  которой занимаются политической  деятельностью как профессией. Именно  так сформировались большинство политических партий.

       Хотя термин «бюрократия» возник  только в 18 в., сами бюрократические  структуры существовали задолго  до этого.

       Бюрократия начала развиваться  уже в самых древних государствах, где происходила профессионализация  управления. Бюрократизация управления  была одной из отличительных  черт Древнего Египта и Римской  империи. Ярким примером бюрократической  власти в добуржуазных обществах считается императорский Китай, где существовала экзаменационная система отбора кандидатов на пост чиновников, многозвенная иерархия чиновников разных рангов и огромная власть чиновников-бюрократов над подданными.

       Хотя в эпоху буржуазных революций  бюрократизм и пытались неоднократно  уничтожить, построить систему управления  без ее профессионализации обычно  оказывалось невозможным. Поэтому до сих пор бюрократические структуры не только сохраняются, но даже усиливаются из-за усложнения процессов управления. Примерами бюрократии являются организация управления в правительстве, вооруженных силах, корпорациях, больницах, судах, школах и т.д.

       В современную эпоху принято  говорить о бюрократии «восточного»  и «европейского» толка.

       Бюрократия восточного типа встроена в систему государственного управления и является ее неотделимой частью. С помощью бюрократии правительство приобретает возможность контролировать все стороны жизни общества и постепенно ставит себя вне общества и над ним. Государство становится намного сильнее общества, формируется бюрократическое господство (власть-собственность). Вебер назвал этот тип бюрократии патримониальной. 
 

     1.2 Личность и поведение  в бюрократической организации 

     Бюрократическое управление возникло еще в Римской  империи. Ему присущи ясно обозначенные цели; четкое разделение труда между  частями организации и отдельными людьми; наличие правовой регламентации  деятельности; авторитет руководителя, основанный на должности; обязательные для всех правила и процедуры  принятия решений.

     В 1916 г. Максом Вебером была сформулирована концепция «рациональной бюрократии». Последняя, по его мнению, характеризуется следующими основными признаками:

• отделенностью управляющих от собственников;
• глубоким разделением труда по функциональному принципу, то есть по отдельным направлениям деятельности, что позволяет использовать узких специалистов-экспертов;
• наличием канцелярии, или «бюро» (сегодня — офиса), являющегося материальной базой господства бюрократии, где собраны основные документы и откуда осуществляется процесс руководства;
• четким построением по иерархическому принципу, то есть, на основе ступенчатого подчинения; зависимостью числа уровней управления и руководителей от общего количества подчиненных;
• ответственностью каждого перед вышестоящими уровнями как за свои действия, так и за действия подчиненных;
• лояльностью работников по отношению к организации; обязанностью подчиняться распоряжениям руководителей и официальным ограничением их власти, расширение границ которой противоречит принципу «бюрократического авторитета»;
• системой обязательных правил, норм, формальных процедур, определяющих права, обязанности и ответственность работников, их поведение в конкретных ситуациях и служащих основой административного управления и контроля; координации деятельности. Строгое следование общим правилам, по мнению Вебера, призвано элиминировать возможные отклонения при выполнении заданий, вызываемые индивидуальными различиями, личными соображениями и эмоциями, тем самым способствовать одинаково справедливому отношению ко всем лицам, а следовательно развитию демократических принципов администрации;
• построением внутренней системы отношений на формальных началах — как взаимодействия между должностями, а не личностями;
• соответствием технической квалификации занимаемой должности, что ограждает служащих от произвола увольнений;
• подбором кадров по формальным признакам на конкурентной основе с последующим должностным повышением в зависимости от старшинства, стажа работы и достигнутых в предыдущем периоде результатов. Вебер считал, что это должно обеспечивать продвижение наверх самых квалифицированных работников, развивать среди служащих корпоративный дух, отождествление себя с организацией, стимулировать их интенсивную деятельность в ее интересах;
• поощрением сотрудников исключительно за техническую компетентность.

     Все это вместе, по мысли М. Вебера, делает поведение сотрудников организации  предсказуемым, помогает координации  деятельности, повышает производительность труда, облегчает контроль.

     Вебер видел в бюрократической форме  администрации систему, превосходящую  другие по своей точности, устойчивости, строгости, дисциплине подчинения и  считал, что «полностью развитый бюрократический  механизм выглядит по сравнению с  другими организациями точно  так же, как машина в сравнении  с немеханическими формами производства». Главные достоинства бюрократии по Веберу состоят в быстроте, принятия решений, компетентности, стабильности, минимальной конфликтности, обеспечиваемой единоначалием. Поэтому он считал бюрократию необходимым и неуничтожимым  атрибутом любой организации. [2]

     Развитие  бюрократии и господство формальных принципов ее работы обусловлено  естественным процессом специализации  в сфере управления и лавинообразным увеличением объема информации. Это  ведет к увеличению потребности  в штабных специалистах, постоянному  повышению их роли в организации, и одновременно усложнению контроля за ними, что увеличивает относительную самостоятельность бюрократии.

     Бюрократическая организация внутренне противоречива. С одной стороны, чиновники компетентны, быстро действуют, готовы выполнять  любой приказ, не взирая на лица; с другой стороны, при этом игнорируется специфика конкретной ситуации, действия осуществляются в соответствии с предписаниями, нарушение которых карается более строго, чем ошибки, ограничивается свобода поведения, преобладают формальные связи и отношения. Такое положение обусловлено особенностями самой организации и положением сотрудников в ней.

     Во-первых, они являются наемными работниками, всецело зависимыми от своих руководителей.

     Во-вторых, несмотря на формально жесткую структуру  бюрократической организации, полномочия и ответственность внутри нее  четко не разграничены, размыты, «распылены», достаточно условны, в результате чего возникают зоны, свободные от регулирования  и контроля, где одинаково допустимым и законным считается любое решение.

     Такая неопределенность укрепляет режим  личной власти руководителей и возможность  практически беспрепятственно вмешиваться  в работу подчиненных, вынужденных  беспрекословно исполнять их распоряжения. Причем, с ростом должностного положения  руководителей в управленческой структуре их безнаказанность и  безответственность возрастают.

     В-третьих, личный вклад сотрудников в общий  результат не может быть объективно измерен и оценен. Это обусловлено  как обезличенным характером деятельности, в которой нивелируются и растворяются индивидуальные усилия каждого, так  и способом самой оценки. Последняя осуществляется руководителем на основе формальных показателей, а то и вовсе без них, и во многом зависит от его личных симпатий или антипатий, а, следовательно, весьма субъективна. В то же время, такая оценка в решающей степени определяет судьбу сотрудника.

     Эти обстоятельства накладывают определенный отпечаток на поведение сотрудников  бюрократической организации всех рангов.

     Прежде  всего оно характеризуется стремлением сохранить любой ценой, порой даже путем преступления, должность как основной и чаще всего единственный источник существования. Поэтому чиновник противятся любым, даже самым полезным изменениям в организации. И это не случайно, ибо как специалисты они практически полностью дисквалифицированы.

     Не  только рядовые исполнители, но и  менеджеры в угоду безопасности и экономии времени стремятся  выполнить свою работу с помощью  набора формальных стандартизованных  приемов и методов, избавляющих  от необходимости думать; слепо подчиняются  желаниям руководства, ориентируются  в работе на внешний эффект, достижение которого в первую очередь оценивается  и поощряется. Это приводит к выбору не лучших решений, блокированию или  фальсификации любой жизненно важной информации, если она опасна для  их положения.

     Стремясь  упрочить его и показать собственную  незаменимость, работники аппарата управления придумывают для себя дополнительные виды деятельности, абсолютно  бесполезные с точки зрения реальных целей организации, но обеспечивающие им должностной рост. Связано это  с тем, что для их осуществления  возникает потребность в новых  исполнителях, над которыми прежние  уже становятся руководителями, а  их бывшие начальники поднимаются еще  на одну ступень по служебной лестнице.

     В то же время, отсутствие объективных  критериев оценки сотрудников приводит к тому, что людей, достигших уровня некомпетентности, которым закрыт путь на верхние должности, никто не решается отправить на нижние или на пенсию, и их начинают перемещать по горизонтали.

     Аппаратчики укрепляют свои позиции также  с помощью сложной и запутанной системы норм, правил, которые заменяют прямую власть и снижают конфликтность (являясь по своей сути приказами, они по форме безличны и касаются в равной мере всех). Правилами заслоняются  как щитом; на них нельзя обидеться; с их помощью легче выполнять  распоряжения даже нелюбимого руководителя; в то же время, от них можно отступать  и идти на уступки. 

     Сотрудники  бюрократической организации защищают себя и круговой порукой, действующей  в рамках неформальных объединений. Руководство в таких условиях оказывается по существу изолированным от реальной жизни организации, слабо представляет себе истинное положение дел в ней, а поэтому не способно выработать правильную стратегию и целенаправленно действовать в соответствии с ней, зачастую творя произвол.

     Западные  специалисты выделяют две категории  аппаратчиков — добросовестных и  своекорыстных. Первые искренне верят  в свою незаменимость, считают, что  действуют во имя общих интересов, хотя к интересам каждого в  отдельности относятся безразлично; вторых волнуют только личные проблемы, ради решения которых они готовы идти на все.

     В итоге возникает бюрократизация управления, характеризующая способ функционирования аппарата, обусловленный  не личными качествами сотрудников (последние могут только усиливать  или ослаблять проявление ее тенденций), а особенностями их положения  в нем.

     В этих условиях результат управленческой деятельности оказывается зависимым  не столько от объективных, сколько  от субъективных факторов, и прежде всего личных способностей руководителей  их заинтересованности в достижении целей организации.

     Положение усугубляется тем, что в бюрократических  организациях отсутствует объективный  механизм выявления, анализа и ранжирования реальных и потенциальных проблем (в результате многие из них игнорируются, или вообще остаются неизвестными), определения приоритетов в деле их решения, оптимальных сроков, применяемых  методов.

     Все это приводит к замедленным, а  то и ошибочным реакциям на изменение  ситуации и снижению общей эффективности  процесса управления.

     Бюрократический подход к управлению мог с определенной степенью успеха осуществляться применительно  к организациям, напоминающим по своей  сути армейские подразделения, где  люди являются «винтиками» и их индивидуальность игнорируется: гигантским фирмам и государственным учреждениям, Но ¦ для рыночной организации он оказался непригодным, ибо сковывал свободу ее действий в меняющихся условиях и не позволял полностью реализовывать имеющиеся возможности.

     Уничтожить  бюрократию нельзя, хотя бы потому, что  управленцы все же нужны; нельзя заставить  ее не быть бюрократией; ее можно лишь в какой-то степени держать «в узде», ослабляя или предотвращая некоторые  негативные проявления и последствия  ее господства.