Методы исследования системы управления

    Введение

    Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде.

    Сегодня четко прослеживаются факторы, определяющие необходимость постоянного совершенствования и адаптации организации. Такими факторами являются:

• рынок сбыта производимой или продаваемой продукции и вида услуг;
• рынок поставщика или рынок потребителя исходных материалов, энергии, товаров и услуг;
• финансовый рынок;
• рынок труда;
• окружающая природная среда.

    Без учета этих факторов невозможно планировать  стратегию развития. Поэтому успех любого предприятия или организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды заключается принцип адаптивного управления. Он проявляется в динамичном освоении новой продукции, современной техники и технологии, применении прогрессивных форм организации труда, производства и управления, непрерывном совершенствовании кадрового потенциала.

    В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития.

    Система управления предприятиями должна отвечать современным рыночным условиям:

• обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (услуг). Это обусловлено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий и объем выпуска разовых партий - больше;
• быть адекватной сложной в технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;
• учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;
• учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;
• учитывать изменение структуры издержек производства;
• принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды.

    Это далеко не полный перечень проблем, с  которыми приходится сталкиваться многим организациям. Для реализации их существует объективная необходимость в исследованиях, анализе существующего положения.

    Актуальность  данной темы заключается в том, что  развитие и совершенствование предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования, а также выбора метода исследования системы управления.

    Объектом  исследования данной курсовой работы является исследование системы управления.

    Предметом исследования данной курсовой работы являются методы исследования системы  управления.

    Целью данной курсовой работы является изучение методов исследования систем управления.

    Основными задачами работы являются следующие:

    - определение понятия исследований системы управления;

    - рассмотреть подходы к  исследованию системы управления;

    - классифицировать методы исследований системы управления;

    - определить критерии выбора методов  исследования системы управления;

    - определить проблемы использования  методов исследования системы  управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1 Понятие, сущность и подходы к исследованию систем управления

    1.1 Понятие и сущность исследований  системы управления

    Управление - это целенаправленное воздействие на объект исследования, основанное на информации об этом объекте. Система управления в организациях предназначена для подобных воздействий на коллектив организации, имеет некоторые общие и специфические характеристики, подлежащие исследованию.

    Исследование  системы управления - процесс определения организационной структуры (состава, организации, поведения, состояния систем), параметров системы, закономерностей функционирования и развития изучаемой системы с целью ее совершенствования.¹

    Исследование  систем управления — это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. Исследование управления проводится каждодневно менеджерами, персоналом, аналитическими группами, лабораториями и др. и занимает в работе менеджеров до 30 процентов времени. Иногда для проведения исследования приглашают консультационные фирмы. Необходимость в исследованиях систем управления продиктована большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций. Исследование как вид деятельности в процессе управления организаций включает следующие работы:

• распознание проблемы;
• определение причин ее происхождения и места проблемы в системе научных знаний и в системе практического управления;
• нахождение информации по данной проблеме;
• разработка вариантов решения проблемы;
• выбор оптимального варианта решения проблемы по критериям результативности, оптимальности, эффективности.

    На  практике эти работы находятся в  тесной взаимосвязи.

    Исследования  необходимо проводить не только, когда  организациям грозит банкротство или кризис, но и когда организации функционируют успешно и стабильно. Своевременные исследования помогут удержать этот стабильный уровень работы, выяснить, что мешает, что стимулирует ее работу.

    Необходимость проведения исследований продиктована также постоянно меняющимися целями функционирования организаций, что естественно в условиях рыночной конкуренции и постоянно меняющегося спроса потребителей.

    Исследования  необходимы как с научной, так  и с практической точек зрения. С научной точки зрения исследование - это разработка методологии проведения исследований, являющейся источником фундаментальных теоретических положений.

    С практической точки зрения исследования должны уметь проводить конкретные люди, которых необходимо вооружить  нужными знаниями, обучить методам проведения исследований, разъяснить, для чего это нужно и какие цели при этом достигаются. Главная цель исследований - построение наилучшей из возможных (эталонной) модели системы управления, к которой должна стремиться организация.

    Специалисты, проводящие исследования должны:

• иметь опыт работы в области управления;
• обладать знаниями современных методов и техники управления;
• обладать знаниями методов исследования операций и системного анализа;
• иметь способности к общению со специалистами различных уровней и профилей;
• уметь систематизировать полученную информацию;
• иметь способности к креативному мышлению.

    Выполнение  этих требований определяет необходимость  специального подбора и подготовки исследователей, поскольку от результатов  их деятельности в значительной степени зависит эффективность работы предприятия. Подготовка таких специалистов осуществляется заблаговременно и сопровождается стажировкой исследователей в процессе разработки новой модели системы управления.

    Исследование  систем управления включает:

• уточнение цели развития и функционирования предприятия и его подразделений;
• выявление тенденций развития предприятия в конкретной рыночной среде;
• выявление факторов, обеспечивающих достижение сформулированной цели и препятствующих ей;
• сбор необходимых данных для разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;
• получение необходимых данных для привязки современных моделей, методов и средств к условиям конкретного предприятия.

    В процессе исследования и анализа  работы организации устанавливается роль и место данного предприятия в соответствующем секторе рынка; состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия; производственная структура предприятия; система управления и ее организационная структура; особенности взаимодействия предприятия с потребителями, поставщиками и другими участниками рынка; инновационная деятельность предприятия; психологический климат предприятия и др.²

    1.2 Подходы к исследованию систем управления

    Исследования  систем управления относятся к прикладным исследованиям и носят теоретически-эмпирический характер. Они предполагают изучение с использованием научных подходов явлений и процессов, протекающих в элементах и в системе в целом.

    В любом случае базовой основой  процесса исследования является элемент каждой подсистемы и необходимо изучать его взаимосвязи и взаимодействие с другими элементами в пространстве и во времени.

    Эмпирический  подход. На основании этого подхода изучается опыт функционирования системы (в прошлом и в настоящем времени).

    При изучении явлений и процессов, проистекающих  в организации и в системе  управления, необходимо внимательно  относиться к использованию тех или других методов, так как какой-то метод, бывший эффективным в прошлом, может не соответствовать требованиям функционирования системы в настоящем.

    Эмпирический  подход к исследованию систем управления позволяет обобщить результаты исследования и выявить те или иные направления эффективного функционирования организации и ее системы управления, как в прошлом, так и в настоящем и спрогнозировать будущее развитие системы. Этот подход позволяет не повторять ошибки прошлого.

    Изучение  межличностных отношений. Поскольку главным элементом любой системы является человек, то изучение системы должно быть сосредоточено на межличностных отношениях, складывающихся в процессе ее функционирования.

    При использовании этого подхода  необходимо изучать внутриличностные и межличностные явления и  процессы, которые протекают в  системе, так как они охватывают весь диапазон — от индивидуума до производственного коллектива во взаимосвязи с культурной средой.

    Изучение  группового поведения. Этот подход к исследованию тесно взаимодействует с изучением межличностных отношений.

    Под термином «групповое поведение» следует  понимать систему отношений в системе управления, которая представляет собой комплекс элементов или организационных механизмов, подвергающихся воздействию воззрений, конфликтов, привычек, требований и культурной среды, окружающих производственный коллектив.

    Социально-технический  подход. На эффективность функционирования системы управления оказывают влияние не только социальные, но и технические аспекты процесса производства и труда. Практическая производственная и техническая система воздействуют на людей, их личное мировоззрение и поведение, поэтому необходимо внимательно изучить взаимодействие людей с технико-технологическим окружением, в котором они работают.

    Подход  с позиции принятия решений. Особая роль решения в эффективности функционирования организации и ее системы управления определяется его функциями в процессе управления.

    Кроме того, решение обеспечивает координацию деятельности всех звеньев и органов управления системы, участвующих в реализации решения по проблеме, а также оказывает мобилизующее воздействие на участников процесса ее разрешения.

    Информационный  подход. Информация играет важную роль в системе управления. Эту роль она может выполнять, если сообщения, данные, сведения о явлениях и процессах, протекающих в системе и во внешней среде, отвечают соответствующим требованиям.

    Математический  подход позволяет изучить и провести количественную оценку явлений и процессов, которые протекают в системе. На его основе выявляется количественное влияние факторов, их взаимосвязи, и на основе полученной информации определяется приоритетность целей и средства их достижения.

    Комплексный подход - одно из условий изучения и разработки системы мер по совершенствованию системы управления. Он позволяет в процессе изучения определить все внутренние и внешние факторы, оказывающие влияние на функционирование системы.

    Системно-структурный  подход, с одной стороны, изучает систему как динамично развивающуюся целостную систему, а с другой - способствует расчленению системы на составляющие структурные элементы в их взаимосвязи и взаимодействии. В реальных условиях каждый структурный элемент воздействует как на все другие элементы, так и на систему в целом.

    Такой подход к изучению систем управления создает возможность вскрыть  закономерности связей элементов системы, а также их соотношения и субординацию.³ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2 Классификация, сущность, критерии выбора и проблемы использования методов исследования систем управления

    2.1 Качественные методы

1. Метод типа «сценариев» является средством первичного упорядочения проблемы и средством получения и сбора информации о взаимосвязях проблемы с другими проблемами и о возможных и вероятных направлениях будущего развития. Метод назван по аналогии с хорошо известной и тщательно отработанной технологией написания сценариев.⁴

    Первоначально этот метод предполагал подготовку текста, содержащего логическую последовательность событий или возможные варианты решения проблемы, развернутые во времени. Однако позднее обязательное требование временных координат было снято, и сценарием стали называть любой документ, содержащий анализ рассматриваемой проблемы и предложения по ее решению или по развитию системы, независимо от того, в какой форме он представлен.

    Сценарий  предусматривает не только содержательные рассуждения, помогающие не упустить детали, которые невозможно учесть в формальной модели (в этом собственно и заключается основная роль сценария), но и содержит, как правило, результаты количественного технико-экономического или статистического анализа с предварительными выводами. Группа экспертов, подготавливающая сценарий, пользуется обычно правом получения необходимых справок от предприятий и организаций, необходимых консультаций.

    В последнее время понятие сценария все больше расширяется в направлении, как областей применения, так и форм представления и методов их разработки: в сценарий вводятся количественные параметры и устанавливаются их взаимозависимости, предлагаются методики подготовки сценария с использованием ЭВМ (машинных сценариев), методики целевого управления подготовкой сценария.

2. Методы типа «Дельфи». Метод «Дельфи», или метод «дельфийского оракула», первоначально был предложен О. Хелмером и его коллегами как итеративная процедура при проведении мозговой атаки, которая способствовала бы снижению влияния психологических факторов при повторении заседаний и повышении объективности результатов. Однако почти одновременно «Дельфи»-процедуры стали средством повышения объективности экспертных опросов с использованием количественных оценок при оценке «дерева цели» и при разработке «сценариев».

    Основные  средства повышения объективности результатов при применении «Дельфи»-метода - использование обратной связи, ознакомление экспертов с результатами предшествующего тура опроса и учет этих результатов при оценке значимости мнений экспертов. В конкретных методиках, реализующих процедуру «Дельфи», это средство используется в разной степени. Так, в упрощенном виде организуется последовательность итеративных циклов мозговой атаки. В более сложном варианте разрабатывается программа последовательных индивидуальных опросов с помощью анкет-вопросников, исключающих контакты между экспертами, но предусматривающих ознакомление их с мнениями друг друга между турами. Вопросники от тура к туру могут уточняться. Для снижения таких факторов, как внушение или приспособление к мнению большинства иногда требуется, чтобы эксперты обосновали свою точку зрения, но это не всегда приводит к желаемому результату, а напротив, может усилить эффект приспособляемости. В наиболее развитых методиках экспертам присваивают весовые коэффициенты значимости их мнений, вычисляемые на основе предшествующих опросов, уточняемые от тура к туру и учитываемые при получении обобщенных результатов оценок.

3. Диагностические методы трудно отделить от процесса обследования организации. Цель использования диагностических методов, как известно, – это установление и изучение признаков, характеризующих состояние систем для предсказания возможных отклонений и предотвращения нарушений нормального режима функционирования СУ. Другими словами, диагностика – это выявление проблем и узких мест в структуре с указанием возможных путей их решения.

    Диагностические методы представляют собой достаточно хорошо отработанные приемы обследования предприятий, их подразделений, органов управления с целью усовершенствования форм и методов их работы. Строятся на широком использовании тестов, анкет, вопросников и т.д. Диагностические методы применяются специально на этапе диагностики обследуемого объекта, но могут использоваться также и на других этапах для получения необходимой информации, в частности, на этапе формулирования проблемы, этапе анализа структуры системы, этапе проектирования организации.

    Относительно  диагностических методов существуют различные суждения: некоторые авторы отождествляют их с методами системного анализа, другие считают совершенно самостоятельной методологией. Разграничения между ними не имеют особого значения. Анализ и диагноз систем, как по задачам, так и по методам взаимно дополняют друг друга и во многом взаимно переплетаются. В подразделениях, на предприятиях, в корпорациях преобладающее значение имеет диагностика, поскольку цели этих объектов более или менее ясны и стабильны, а объекты невелики и наблюдаемы.

    На  высших уровнях регионального и федерального государственного управления преобладающее значение приобретают другие этапы системного анализа в силу сложности целей и проблем. В масштабах народного хозяйства в целом диагностика может иметь только вспомогательное значение для выявления проблем межведомственных рассогласований и препятствий к продвижению информации, так как здесь аппарат управления практически необозрим.

    В средних и крупных организациях диагностические методы могут использоваться в рамках подсистемы саморазвития, реализуемой каким-либо подразделением в организационной структуре. Что  же касается небольших предприятий, то для этого привлекаются либо специализированные организации, либо эксперты.

2. Количественные методы

    1) Роль экономического анализа проявляется в его значении в системе управления. Без умения научно обосновать и правильно оценить эффективность решений, принимаемых на основе данных анализа, управление предприятием не может быть достаточно качественным, что ведет к снижению его роли как катализатора экономического развития.

    Данные  анализа выполнения планов за предыдущие периоды являются базой для составления объективных оптимальных бизнес-планов на будущее. Объективная оценка экономических результатов деятельности трудовых коллективов, доли каждого рабочего в общих экономических результатах деятельности предприятия соответственно количеству и качеству его трудовых затрат создает основу для разработки системы материального поощрения работающих на предприятии за счет фонда оплаты труда. Экономический анализ оказывает содействие распространению передового опыта, прогрессивных организационных форм управления, внедрению современной техники и технологий, обеспечивает возможность распознать закономерности, прогрессивные явления, имеющие место в хозяйственной деятельности.

    Методологическую  основу экономического анализа предприятия  представляет моделирование характера взаимосвязи результативного показателя с показателями-факторами.

    Метод экономического анализа представляет собой системное, комплексное изучение, измерение и обобщение влияния  факторов на результаты деятельности предприятия путем обработки  специальными и традиционными приемами системы показателей с целью повышения эффективности производства.

    Методика  экономического анализа базируется на пересечении трех областей знаний: экономики, статистики и математики.

    К традиционным методам экономического анализа относят:

• сравнение (сопоставление изучаемых данных и фактов хозяйственной жизни);
• относительные (проценты, удельные веса, коэффициенты, индексы) и средние статистические величины;
• способ группировки (используется для исследования зависимости в сложных явлениях, характеристика которых отражается однородными показателями и разными значениями);
• балансовый метод (соизмерение двух комплексов показателей, стремящихся к определенному равновесию);
• графический способ (построение масштабных изображений показателей и их зависимости с помощью геометрических фигур).⁵

    2) Основная идея морфологического подхода - систематически находить наибольшее число, а в пределе - все возможные варианты решения поставленной проблемы или реализации системы путем комбинирования основных (выделенных исследователем) структурных элементов системы или их признаков. При этом система или проблема может разбиваться на части разными способами и рассматриваться в различных аспектах.

    Цвикки  предложил ряд отдельных способов (методов) морфологического моделирования: метод систематического покрытия поля (МСПП), метод отрицания и конструирования (МОК), метод морфологического ящика (ММЯ), метод экстремальных ситуаций (МЭС), метод сопоставления совершенного с дефектным (МССД), метод обобщения (МО).

    Наибольшую  известность получили три первых метода.

    МСПП  предполагает, что существует некоторое  число так называемых «опорных пунктов» знания в любой исследуемой области. Этими пунктами могут быть теоретические положения, эмпирические факты, открытые законы, в соответствии с которыми протекают различные процессы, и т.д. Исходя из ограниченного числа опорных пунктов знания и достаточного числа принципов мышления, морфологическим методом покрытия поля ищут все возможные решения поставленной проблемы.

    В основу метода МОК положен принцип: «любое утверждение, сформулированное в конечных и полностью определённых терминах, не может быть абсолютно  верным». Иными словами, любое правило, любой закон, любое условие можно  и должно подвергать сомнению, поскольку они имеют ограниченную область действия. В творческой деятельности метод отрицания и конструирования очень плодотворен, причём наибольшей эвристической силой он обладает на стадии постановки задачи, целеполагания.

    ММЯ является единственным «алгоритмизированным» методом из набора Цвикки. Он наиболее доступен для понимания обычным инженерам. Последняя особенность сослужила методу плохую службу: бездумное, догматическое применение ММЯ в той сжатой, «телеграфной» форме, которая дана автором метода, почти неизбежно ведет к отрицательному результату.

    3) Статистические методы исследования систем управления используются для исследования процессов и объектов по результатам массовых экспериментов со случайными величинами или событиями.

    Наиболее употребительными методами статистического анализа систем управления являются: регрессионный анализ, корреляционный анализ, дисперсионный анализ, ковариационный анализ, анализ временных рядов, метод главных компонентов, факторный анализ.

    Рассмотрим  подробнее каждый из статистических методов.

• регрессионный анализ ставит своей задачей исследование зависимости одной случайной величины от ряда других случайных и неслучайных величин. В практической деятельности регрессионный анализ часто используется для создания так называемой эмпирической модели, когда, обрабатывая результаты наблюдений (или характеристики существующих систем), получают регрессионную модель и используют ее для оценки перспективных систем или поведения системы при гипотетических условиях. Точность и надежность получаемых оценок зависят от числа наблюдений (реализаций, экспериментов) и расположения прогностических значений относительно базовых. Чем больше разность, тем меньше точность прогноза.
• корреляционный анализ используется для определения степени линейной взаимосвязи между случайными величинами (корреляция - зависимость между случайными величинами, выражающая тенденцию одной величины возрастать или убывать при возрастании или убывании другой). Оценка коэффициентов корреляции рассчитываются по значениям оценок математических ожиданий и среднеквадратических отклонений, полученных путем статистической обработки результатов реализаций случайных величин.
• дисперсионный анализ используется для проверки статистических гипотез о влиянии на показатели качественных факторов, т.е. факторов, не поддающихся количественному измерению (например, качественный фактор – организация производства, влияющий на количественный показатель - прибыль от производства). В этом заключается его отличие от регрессионного анализа, в котором факторы выступают как параметры, имеющие количественную меру (например, количественный фактор - затраты на производство).
• ковариационный анализ используется для создания и изучения вероятностных моделей процессов, в которых присутствуют одновременно как количественные, так и качественные факторы, т.е. он объединяет регрессионные и дисперсионные методы. Модель включает в себя регрессионные и дисперсионные факторы, первые из которых служат для проверки гипотез о значимости количественных факторов, а вторые - качественных.
• анализ временных рядов используется при исследовании дискретного случайного процесса, протекающего на интервале времени. С помощью представления случайного процесса в виде временных рядов можно, во-первых, исследовать динамику этого процесса, во-вторых, выделить факторы, существенным образом влияющие на показатели, и определить периодичность их максимального воздействия, в-третьих, провести интегральный или точечный прогноз на некоторый промежуток времени.
• метод главных компонентов используется при рассмотрении некоторого множества случайных значений показателей в целях определения общих для них факторов (компонентов), от которых все они зависят. Степень зависимости показателя от компонента отражается величиной, называемой нагрузкой показателя на компонент. Результатом анализа является модель главных компонентов, которая показывает, что и в какой степени определяет исследуемые показатели, а также объясняет связи между ними.
• факторный анализ по своей сути совпадает с методом главных компонентов, однако позволяет представить показатели через меньшее количество факторов (компонентов), поэтому используется при исследовании сложных систем управления с большим числом показателей и сложными взаимосвязями между ними. Если фактор связан со всеми показателями, то он называется генеральным, если с некоторой группой, то групповым, и наконец, если существует связь только с одним показателем, то фактор называется специфическим.⁶