Международные выставки и ярмарки

Оглавление

Введение

Выставочная индустрия  во всем мире - важнейшая отрасль  национальной экономики. Находясь на стыке  продаж, маркетинга, рекламы, информационных технологий, выставки являются чутким барометром настоящего и будущего отраслевых рынков.

Растут масштабы и  количество выставок и ярмарок, форумов и конгрессов, российская выставочная индустрия постепенно превращается в одну из крупнейших отраслей бизнеса.

Участие в выставках  в современном мире становится эффективным  инструментом ведения бизнеса, способствующим привлечению новых клиентов и повышению репутации компании на рынке.

Участие в специализированных выставках имеет колоссальное значение в плане привлечения новых  клиентов, общения с партнерами и  развития бизнеса.

Цель курсовой работы – изучить организацию и технику проведения международных выставок и ярмарок. Для этого были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть международные выставки и ярмарки в системе международного сбыта;
2. Рассмотреть процесс организации и проведения международных выставок и ярмарок;
3. Изучить детали и нюансы при проведении выставок и ярмарок;
4. Изучить крупнейшие выставочные центры авиавыставок;
5. Привести пример техники организации авиавыставки;

1. Международные выставки и ярмарки как средство стимулирования международного сбыта

Участие в международных выставках, ярмарках, салонах является действенным средством коммуникационной политики в международном маркетинге, стимулирующим продажи товаров и услуг на зарубежных рынках, эффективным методом в конкурентной борьбе. Международные выставки и ярмарки организуются в различных странах, однако особенно активно они проводятся в таких странах, как Германия, Англия, США, Франция, Италия.

Международная выставка — это показ и демонстрация товаров перед зарубежными специалистами, потребителями и широкой общественностью с целью ознакомления с передовыми достижениями в соответствующих отраслях и результатами научного прогресса. Выставки могут проводиться в различных географических точках мира, в различное время и иметь различную продолжительность работы [2].

Международные выставки могут быть всемирными (ЭКСПО), универсальными, тематическими, специализированными или отраслевыми, Всемирные выставки ЭКСПО не преследуют коммерческих целей и носят преимущественно политический, научно-экономический и пропагандистский характер, в них принимает участие подавляющее большинство стран мира. Организация таких выставок поддерживается государством и дипломатическими каналами.

Краткосрочные выставки ограничены сроком не более трех недель. К ним также может быть отнесен относительно новый вид организации выставок, так называемые торговые недели, которые проводятся в крупных универмагах крупных зарубежных городов с целью показа и продажи товаров широкого потребления.

Постоянные выставки обычно организуются при дипломатических консульствах за границей. Одной из разновидностей выставок такого типа являются также торговые центры, которые организуют специализированные выставки товаров соответствующей страны за рубежом. Они бесплатно предоставляют заинтересованным компаниям и организациями своей страны выставочные площади, оказывают помощь в организации выставочного стенда, оплачивают монтаж и демонтаж экспонатов, предоставляют участникам выставок информацию о конъюнктуре и положении на местном товарном рынке.

Передвижные выставки организуются с использованием средств транспорта, например, плавучие выставки, размещенные на пароходе, в салонах самолета, выставки в автофургонах [3].

Международная ярмарка — это международная экономическая выставка образцов, международный рынок товаров и услуг, организуемый в установленные сроки в течение определенного периода времени и в одном и том же месте. Целью их проведения является заключение торговых сделок не только в национальных, но и в международных масштабах.

Основное  отличие ярмарки от обычного рынка  заключается в том, что в ее рамках запрещена продажа товара с выносом, т.е. торговля осуществляется строго по образцам, хотя сам образец по ее окончании может быть продан. Наиболее известными международными ярмарками признаны Ганноверская международная ярмарка, международные ярмарки во Франкфурте-на-Майне, в Лейпциге, Париже, Милане, Брюсселе и др.

В ряде случаев международные ярмарки  получили название международных салонов например международный авиасалон во Франции, международный авиакосмический салон в России, специализированные международные салоны военной техники и т.д.

В последние  десятилетия граница между выставками и ярмарками практически стерлась, поскольку в настоящее время  не только на ярмарках, но и на выставках осуществляется торговля по образцам, заключаются сделки, ведется маркетинговая, коммерческая и рекламно-пропагандистская работа, включающая также PR-акции.

Выставки-ярмарки  позволяют в короткое время с  помощью индивидуальных контактов охватить соответствующей информацией о товаре широкую аудиторию потенциальных потребителей и покупателей [4]. Потенциальные потребители, покупатели и технические специалисты имеют возможность на выставке-ярмарке осмотреть товары, в ряде случаев ознакомиться с ними в действии, рекламно-информационную и информационно-техническую литературу, сопоставить однотипные товары, их качественные и коммерческие характеристики, выяснить наиболее передовые с технической точки зрения образцы, выявить перспективные направления научно-технического прогресса, установить контакты с представительными фирмами-экспонентами, провести переговоры, заключить контракты, получить представление о ближайших перспективах торговли, прослушать доклады и сообщения на информационно-обучающих семинарах, симпозиумах и конференциях и т.д.

Выставки и  ярмарки проходят в активной, праздничной  обстановке, что настраивает посетителей на конструктивный лад. Посетители приходят на них уже с высоким профессиональным интересом и настроенные на поиск и восприятие нового, с заинтересованностью к знакомству и/или приобретению соответствующего товара. Поэтому международные выставки-ярмарки активно используются фирмами-продуцентами для выведения на мировой рынок новых товаров [2].

2. Процесс организации и проведения международных выставок и ярмарок

2.1 Общие условия  участия

Общие условия участия  в выставках определяют основные правила участия физических и  юридических лиц в выставках, организуемых и проводимых организатором, устанавливают обычно предъявляемые требования к участникам выставок, а также содержат условия, подлежащие применению к отношениям между Сторонами, возникающим, изменяющимся и прекращающимся в связи с организацией и проведением выставки (выставок).

Юридическое или физическое лицо, желающее принять участие в выставке в качестве экспонента (участника выставки) или коллективного организатора, обязано направить в адрес организатора заполненный, подписанный руководителем и заверенный печатью организации договор-заявку.

Отношения между сторонами, связанные с участием в выставке регулируется договором-заявкой, иными соглашениями сторон, общими условиями, локальными нормативными актами, действующими на территории выставки (выставочного комплекса), а также законодательством Российской Федерации.

Все изменения и дополнения к условиям, указанным в договоре-заявке, должны быть утверждены организатором  в письменном виде. Пожелания экспонента по месторасположению стенда учитываются организатором по мере возможности.

Организатор оставляет  за собой право по техническим или организационным причинам изменить месторасположение и размеры предоставляемой экспоненту площади, о чем своевременно информирует экспонента.

Организатор не несет  ответственности за убытки, связанные  с отменой, отсрочкой, сокращением периода проведения выставки по причинам от него не зависящим.

Экспонент обязуется  предоставить организатору стандартную  информацию о своей организации  для целей последующего ее опубликования  в официальном каталоге выставки и на ИНТЕРНЕТ-сайте, посвященном выставке. В случае неисполнения указанной обязанности организатор публикует информацию об экспоненте на основании имеющихся у организатора данных об экспоненте, при этом организатор не несет ответственности за убытки экспонента, возникшие в связи с неполнотой или недостоверностью опубликованной информации [5].

Участие экспонента в  выставке обуславливается обязанностью уплаты в пользу организатора цены участия.

Под ценой участия  понимаются: сумма арендной платы за предоставление во временное владение и пользование части площади Выставочного центра вне зависимости от факта предоставления/непредставления стенда (далее - выставочной площади); сумма регистрационного сбора за участие в выставке; сумма платы за публикацию соответствующей информации в официальном каталоге выставки и на ИНТЕРНЕТ-сайте, посвященном выставке.

В состав арендной платы, кроме цены предоставления стенда (выставочной  площади) включаются следующие суммы: цена общего электроосвещения, отопления и других коммунальных услуг; цена услуг по общей охране выставочной территории; издержек по страхованию выставочных помещений на весь период проведения выставки от пожара и стихийных бедствий, а также страхованию гражданской ответственности за вред, причиненный третьим лицам; цена услуг обслуживающего персонала;цена услуг по уборке общей территории и вывозу мусора.

         В состав регистрационного взноса включаются: затраты по художественному оформлению выставки; расходы, связанные с организацией и проведением церемоний открытия и закрытия выставки; расходы по проведению пресс-конференции, презентации выставки; информационные расходы (бэйджи, пригласительные билеты и т.д.).

В состав платы за публикацию в официальном каталоге выставки включаются: цена услуг по публикации в официальном каталоге выставки обязательной информации об экспоненте; цена услуг по размещению аналогичной вышеуказанной информации на ИНТЕРНЕТ-сайте, посвященном выставке [6].

Уплата цены участия  производится посредством безналичных  расчетов на основании выставленного  организатором счета в согласованные  сторонами сроки.

Обязанность Организатора предоставить Экспоненту выставочную площадь подлежит исполнению исключительно при условии надлежащего исполнения всех денежных обязательств. При неисполнении (ненадлежащем исполнении) денежных обязательств организатор вправе отказать экспоненту в участии в выставке.

2.2 Подготовка к участию проведения (постановка целей)

Организация подготовки и проведения международных  выставок и ярмарок осуществляется комитетами (управлениями), создаваемыми как рабочие органы и самостоятельные юридические лица местными учреждения ми различных стран или их объединениями. При этом правительства государств, на территории которых проводится выставка или ярмарка, оказывают им поддержку и содействуют в создании матереальной базы и в установлении различных льгот для компаний и организаций-участников и выставочных грузов.

Для обеспечения высокой эффективности  участия в международной выставке-ярмарке руководство и соответствующие сотрудники компаний — экспонентов обязаны провести серьезную подготовительную работу, которая может быть разбита на ряд этапов

Формулировка  целей участия в выставке-ярмарке  и основных конечных результатов. Например, целями участия в международной выставке-ярмарке могут быть укрепление высокого имиджа фирмы, демонстрация товара-новинки, выявление потенциального спроса на экспонируемый товар, поиск новых торговых посредников в соответствующих странах, поиск новых покупателей и потребителей, установление деловых отношений с новыми партнерами, сопоставление товаров фирмы с товарами конкурентов, проведение деловых переговоров, заключение сделок и т.д.

Указанные выше цели уточняются и конкретизируются для каждой конкретной международной ярмарки или выставки. Наряду с перечисленными целями могут быть сформулированы и более общие цели. Цели участия фирмы в работе каждой конкретной ярмарки или выставки могут быть самыми различными. Однако все они должны быть подчинены целям реализации международного маркетинга, которые в свою очередь следует согласовать с долгосрочными, среднесрочными и краткосрочными целями деятельности фирмы. При формулировании целей фирме следует исходить из необходимости обеспечить их достижение. Предпосылкой этого является, прежде всего обоснованный выбор международной ярмарки или выставки для участия фирмы в ее работе [1].

Во время  работы международной ярмарки или выставке экспонент реализует все имеющиеся у него возможности для достижения ранее сформулированных им целей. Для этого он прежде всего использует имеющийся у него стенд, а также осуществляет действия и мероприятия, выходящие за пределы стенда и необходимые для обеспечения эффективного участия в данной ярмарке или выставке.

Выставочный стенд  обычно называют визитной карточкой экспонента. По своим размерам, оформлению и представляемым экспонатам он должен обеспечивать конкурентный паритет фирмы. Указанные решения должны способствовать успешной реализации политики продвижения на внешних рынках [1]. Основой архитектурных решений и декоративного оформления стенда должен быть фирменный стиль. В то же время в зависимости от вида проводимого мероприятия отдельные аспекты оформления стенда могут быть приведены в соответствие с целями ярмарки или выставки, при этом необходимо учитывать состав экспонентов и возможные сегменты посетителей. В итоге соответствующие архитектурные решения и удачное оформление стенда придают ему характерный и неповторимый внешний вид, обеспечивая ближнее и дальнее опознавание фирмы и ее товаров. Последнее обеспечивается прежде всего за счет:

• использования различных графических изображений;
• применения аудио- и видеосредств;
• использования различных полиграфических средств;
• применения цветовых решений.

2.3 Техника проведения

Техника проведения международных выставок и ярмарок  включает следующие задачи:

1. Застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности).
2. Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона. Организация сервис-бюро. Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы).
3. Проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет).
4. Реализация деловой программы:

• Регистрационные листы;
• Социологическое исследование;
• Отчетные и рекламные материалы мероприятия;
• Подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест);
• Регистрация участников, раздача материалов;
• Ведение протокола;
• Проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы;
• Сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятия;

5. Подготовка ежедневной программы дня;

6. Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки;
7. Обеспечение работы информационного центра (продажа каталогов, консультации экспонентов, организационные вопросы);
8. Обеспечение работы VIP зала, дегустационных залов, др. служебных помещений (закупка продуктов, найм официантов и контроль их деятельности, планирование встреч, переговоров и презентаций);
9. Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне;
10. Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины, шоу-программы, концерты) на сценической площадке;
11. Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение. Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра;
12. Организация графика встреч официальных лиц и партнеров;
13. Реализация социологического исследования по проекту. Организация видео- и фотосъемки. Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ.

2.4 Мероприятия деловой программы

Современная выставка — многоуровневый инструмент маркетинга, место, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать продукцию  и формировать образ своей  фирмы. Профессиональную составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разных мероприятий. Для компаний-организаторов деловая программа выставки - инструмент «принудительного» привлечения целевой аудитории.

Официальные мероприятия

К официальным  мероприятиям относятся: церемония  открытия/закрытия выставки, пресс-конференции, визиты официальных лиц, официальные  приемы /фуршеты, церемонии награждения  лауреатов конкурсов и т.д.

Профессиональные  мероприятия

Для профессиональных мероприятий важно, чтобы их содержание и способ проведения соответствовали заявленному в названии типу. Различают следующие типы мероприятий:

1. Конгресс - съезд, собрание. Имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс
2. Форум - массовое собрание, съезд. По структуре и технологиям подготовки форум похож на конгресс.
3. Конференция - большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп. Имеет более научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке.
4. Совещание - заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал, а участники выставки - профессиональную аудиторию.
5. Семинар - групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации. Имеет практический характер, число участников более ограничено. Распространенный тип делового мероприятия на выставке
6. Симпозиум - совещание, конференция по специальному научному вопросу. Предполагает профессиональную аудиторию
7. «Круглый стол» - обсуждение, дискуссия по актуальной теме. Принцип организации равноправие участников.
8. Заседание профессионального клуба, объединения, союза.
9. Специальные показы - используются для демонстрации комплексных технологических процессов в различных отраслях.
10. Специализированные салоны (аукционы, смотры).

Конкурсная  программа

Важной составляющей выставок являются конкурсы, проводящиеся отраслевыми ведомствами и авторитетными организациями. Для проведения конкурса формируется конкурсная комиссия, разрабатывается положение о конкурсе и условия участия. Важной составляющей выставок является профессиональная заявка на участие в конкурсе (рассылается участникам выставки вместе с заявочной документацией). Особого внимания организаторов требует разработка процедуры отбора и оценки экспонатов и вопросы инфраструктуры (оборудование дегустационных залов, протокольные вопросы, информирование общественности о результатах конкурса, процедура награждения лауреатов).

Образовательные мероприятия:

• Тренинги - краткосрочные курсы повышения квалификации, которые проводятся в рамках выставки;
• Консультационные пункты - работа специалистов на выставке, оказывающих методическую и правовую помощь по специфическим вопросам отраслевого рынка.

Презентационные мероприятия

Дни страны/области/региона (компании, общественной организации) - представляют собой комплексные  мероприятия, включающие протокольные мероприятия, семинары, симпозиумы, конференции, деловые встречи, презентационную программу.

Фестивали и конкурсы по тематике выставки и  по смежным темам (тематические экскурсии для специалистов, учащихся ВУЗов организуются организаторами выставок по предварительным заявкам)

Чтобы экскурсия была успешной, разрабатывается специальный «презентационный маршрут» по выставке, охватывающий интересующий аспект. В штате компании-организатора должен быть «экскурсовод», который владеет содержательной стороной вопроса. Экспоненты должны быть предупреждены о приходе гостей, тогда они смогут подготовиться, а экскурсанты получат сувениры и подарки.

Рекомендации  по подготовке и проведению мероприятий  деловой программы

Мероприятия деловой  программы выставки требуют отдельной  большой работы по их подготовке и проведению. Особое внимание при их организации необходимо уделить следующим вопросам:

• правильный выбор организатора;
• создание «работающего» рабочего органа (оргкомитет, рабочая группа);
• разработка программы, реальной отвечающей нуждам рынка и интересной специалистам;
• реклама мероприятия (практика показывает, что недостаточно общей рекламы, необходима целевая рассылка, обзвоны, способы «персональных» приглашений);
• подготовка помещений и оборудования (связь, аудиовизуальные средства, элементы оформления интерьера);
• подготовка информационных материалов для участников (программа, тезисы, информационные материалы и сувенирная продукция выставки);
• обеспечение перевода (для мероприятий с международным участием);
• организация регистрации, обслуживания;
• обработка итоговых материалов [3].

2.4  Информационная поддержка

Приемы взаимодействия организаторов выставки со СМИ

Компания-организатор  выставки сотрудничает со средствами массовой информации, используя различные  схемы:

• прямая продажа выставочных площадей, покупка рекламных площадей;
• бартерные отношения (обмен выставочной площади на рекламную);
• информационное спонсорство;
• партнерство в организации выставочного проекта;

Этапы рекламной  кампании

Рекламная кампания выставки проходит в два этапа. На первом этапе делается акцент на привлечение максимально возможного количества экспонентов, на втором этапе — на привлечение посетителей (реальных или потенциальных потребителей различных видов данной продукции или услуг). При этом следует отметить, что реклама в специализированных СМИ достаточно хорошо работает на привлечение специалистов, а ежедневные газеты и журналы, информационные агентства, радио играют наиболее существенную роль в информировании рядовых посетителей. Опыт работы со СМИ позволяет говорить о целесообразности работы с 30-40 центральными и специализированными изданиями российского масштаба и 20 -30 региональными.

Рекламная кампания включает обязательную факсовую адресную рассылку информационных сообщений (обязательно в отдел  информации и конкретному журналисту, занимающемуся освещением данной проблемы) по существующей в компании базе данных СМИ. Рассылка производится по мере получения информации из выставочного отдела компании, но не реже одного раза в месяц на начальной стадии и раз в две недели непосредственно перед выставкой. Это достаточно эффективный способ заявить о себе в разделе новостей многих СМИ часто появляются наши анонсы.

Рассылка

К технике продвижения  выставочного проекта относится  почтовая рассылка потенциальным участникам выставки рекламно-информационных материалов выставки (первая волна), пригласительных  билетов и программы мероприятий (вторая волна). Используется также  факсовая рассылка (эта недорогая услуга предоставляется сегодня многими компаниями). Для доставки материалов VIP клиентам используются курьерские службы. Успешная реализация крупномасштабных выставочных проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий заинтересованных министерств и ведомств, общественных структур. Руководители этих организаций, а также субъектов Федерации (если это необходимо) могут войти в состав Организационного комитета по подготовке и проведению выставки.

        Государственная поддержка

Государственная поддержка  обеспечивает общественно-политическую значимость, уровень и масштаб  выставки, ее мероприятия являются основой для решения большого комплекса задач, местом обсуждения корпоративных проблем, способствует выработке государственной политики, направленной на поддержку и стимулирование представленной на выставке индустрии. Участниками церемонии открытия также являются члены Оргкомитета, приглашенные представители законодательной и исполнительной власти, руководители министерств и ведомств, крупных российских и зарубежных компаний, общественности, участники выставки, СМИ. По согласованному с Оргкомитетом сценарию церемонии официального открытия выставки, официальным лицам, видным общественным и политическим деятелям предоставляется слово для приветственного обращения к собравшимся. В последний день работы выставки проходит торжественная церемония закрытия, на которой участникам выставки вручаются дипломы по результатам профессиональных конкурсов.

Работа с  представителями СМИ на выставке

На территории выставки необходима организация пресс-центра, где журналисты могут получить всю  информацию не только о выставке, но и о компаниях - участницах. В пресс-центре всегда должны быть пресс-релизы, программа мероприятий, каталог. Новая услуга организаторов: пресс-боксы (пресс-релизы компаний-экспонентов, компакт-диски, слайды), что позволяет экономить время представителей СМИ.

2.5 Ответственность и риски

Организатор не несет  ответственности за потери, кражи или повреждения, нанесенные лицам или экспонатам. Организатор принимает все необходимые меры предосторожности, но не гарантирует защиту от потерь, поэтому освобождает себя от любой ответственности за повреждения или ущерб. Участнику настоятельно рекомендуется застраховать свои экспонаты и другое оборудование, за которое он несет ответственность.

Издатель каталога и  организатор не несут ответственности  за ошибки или пропуски в материалах, подготовленных экспонентом.

Организатор не несет  ответственности перед третьими лицами за законность и достоверность информации, предоставленной экспонентом для размещения в официальном каталоге выставки

Экспонент несёт имущественную  ответственность за сохранность  выставочного оборудования, предоставляемого на время проведения выставки.

Участие в работе каждой конкретной международной ярмарки или выставки не всегда позволяет достичь сформулированных целей. В результате высшее руководство фирмы может быть недовольно конечными результатами участия в их работе. То, что результаты участия в ярмарке или выставке оказались хуже предполагаемых, является следствием целого ряда причин, обусловленных, прежде всего принятием и реализацией недостаточно обоснованных управленческих решений. Вследствие этого основными причинами неудачного участия в работе международных выставок и ярмарок являются: