Минимизация рисков в процессе перевозок

 

     ОГЛАВЛЕНИЕ 

1.  КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «Международная транспортно-экспедиционная компания»

2.  Анализ ситуации

3.  ЦЕЛЕВАЯ  ДЕКОМПОЗИЦИЯ

4.  МОБИЛИЗАЦИЯ  РЕСУРСОВ 

5. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА

5.1.    Управление  командой 

Организационное моделирование проекта 

Управление  временем

Управление  стоимостью проекта 

Управление  рисками 

6. МОНИТОРИНГ ПРОЕКТА

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 
 
 
 
 
 
 
 

1.Краткая характеристика ООО «Международная транспортно-экспедиционная компания» 

ООО «Международная транспортно-экспедиционная компания», организация с частной формой собственности. Директор является учредителем  компании.  Организация на рынке  автомобильных грузоперевозок с 2004 года.

 Офис компании  находится по адресу:620142 г.Екатеринбург, Шаумяна 81

   Основные  направления деятельности: перевозка  грузов по территории России  автомобильным транспортом, организация  международных автомобильных грузоперевозок, разработка логистических решений  для крупных холдингов Урала.

Ключевыми клиентами  компании являются два крупных холдинга свердловской области – ОАО НПК  «Уралвагонзавод», ООО «УГМК-Холдинг». Наряду с крупными грузовладельцами, организация сотрудничает и частными клиентами. Но все-же основная география перевозок продиктована крупными грузовладельцами, и является Урал – Европейская часть России – Урал.

К каждому клиенту  используется индивидуальный подход, тем более при согласовании тарифов  на услуги перевозки, которые напрямую зависят от направлений перевозки, ценности груза, и объемов грузоперевозок.

В процессе перевозок  используется транспорт, находящийся  в собственности организации, так-же существуют  договорные отношения с другими транспортными компаниями и частными владельцами транспорта

     Стратегические  цели: выход на другие рынки(международные перевозки, перевозка сборных грузов, …), расширение клиентской и партнерской базы 
 
 
 
 

2.Анализ  ситуации

В 2009 году сумма претензий от ОАО НПК  «Уралвагонзавод», составила 250 000 рублей, в том числе частичная порча груза вследствие ДТП.

2010 год  сумма претензий от ООО «УГМК  Холдинг» предъявлено претензий  на общую сумму 1 200 000 рублей, в связи частичной порчей груза( в том числе по вине грузоотправителя).

За 2011 год, в следствии противоправных действий, было похищено перевозимого груза на сумму около 14 миллионов рублей.

Основная  доля рисков при организации автомобильных грузоперевозок – это мошенничество со стороны недобросовестных перевозчиков (транспортные компании, работающие с нашей организацией по договору транспортного обслуживания, новые непроверенные организации). Наряду с мошенничеством, возможна частичная или полная порча груза по вине водителя или грузоотправителя (неправильно закреплен груз, повреждение груза при погрузке/выгрузке, состояние дорожного покрытия на пути следования автомобиля)

Таким образом мы получаем, что основная доля рисков при автомобильных перевозках приходятся на мошенничество и повреждение груза.

Данная  проблема решалась ранее частичным  страхованием груза, инициатором страхования груза являлся клиент. Остальные же клиенты отказывались от страхования груза ввиду удорожания стоимости перевозки на 10 процентов.

Возможные последствия в связи с неверным решением проблемы или невниманием к проблеме, представляются в виде: увеличение суммы претензий от клиентов, увеличение количество судебных исков, испорченная репутация организации, потеря ключевых клиентов, потеря времени и большие финансовые затраты. 

В данном проекте в роли целевых групп  будут выступать : водители, отдел логистики, клиенты (в особенности владельцы дорогих грузов) 
 
 

Минимизация рисков при автомобильных перевозках грузов по России 

Инициатор: Директор

Дата  утверждения: 01.12.2011

      Определение проекта

В связи  с увеличением издержек на претензионные  и судебные расходы следует минимизировать транспортные риски.

Стратегические  цели: снижение рисков при автомобильных грузоперевозках, как следствие создание репутации надежного перевозчика.

Результат проекта: В 2012 году затраты на судебные и претензионные издержки снизятся на 80 процентов.

Продукт проекта: страхование груза, сохранность груза.

Окружение проекта: целевые группы проекта  – отдел логистики, водители, клиенты. Интересы целевых групп проекта, логисты – увеличение объемов перевозок, водители – повышение заработной платы, возможность выбора направлений командировок, более гибкий график, клиенты – уверенность в сохранности доверяемых материальных ценностей.

Ограничения проекта:2012 год, 3 целевые группы, финансовые ресурсы.

Временные рамки: 2012 год.

Целевые показатели и критерии успеха проекта:  снижение претензионных и судебных издержек на 80%

Суммарный бюджет проекта: 500 000 рублей. 

     Проблема  высоких рисков в процессе автомобильных  грузоперевозок, является одной из ключевых проблем транспортно-экспедиционных организаций.

     Цель  курсового проекта – минимизация  рисков в процессе автомобильных  грузоперевозок.

     Задачи  курсового проекта:

1. Предоставить характеристику транспортной организации ООО «Международная транспортно-экспедиционная компания УТМ» (далее по тексту ООО «МТЭК УТМ»
2. Разработать целевую структуру.
3. Провести мобилизацию ресурсов.
4. Провести реализацию проекта.

     - Управление командой.

     - Организационное моделирование  проекта.

     - Управление временем.

     - Управление стоимостью.

     - Управление рисками.

5. Просчитать экономическую эффективность.
6. Предоставить выводы по проекту.

     Объект  проектирования – ООО «Международная транспортно-экспедиционная компания УТМ».

     Предмет проектирования – минимизация рисков в процессе автомобильных грузоперевозок.

     Основной  элемент структуры проекта —  это участники проекта, так как  именно они обеспечивают реализацию замысла и достижение целей проекта. 
 
 
 

     Группа  участников проекта:

1. Менеджер проекта — это юридическое лицо, которому заказчик (или инвестор или другой участник проекта) делегирует полномочия по руководству работами по проекту: планированию, контролю и координации работ участников проекта.
2. Команда Проекта — специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей.
3. Заказчик —  будущий владелец и пользователь результатов проекта. В качестве заказчика может выступать как физическое, так и юридическое лицо. При этом заказчиком может быть как одна единственная организация, так и несколько организаций, объединивших свои усилия, интересы и капиталы для реализации проекта и использования его результатов.[6]

     В данном проекте присутствуют менеджер проекта, гл. бухгалтер, ведущий специалист отдела логистики, начальник автоколонны, юрист.

     Персоналом  данного проекта является логисты, которые осуществляют страхование  груза при оформлении заявки на перевозку, механик, который осуществляет монтаж крепежного инструмента на автомобилях.

 

     

          3. Целевая декомпозиция 

     Целевая декомпозиция представляет собой жестко взаимосвязанную и взаимообусловленную  систему иерархию целей и задач  проекта. Она строится для того, чтобы  в полном объеме перечислить все  задачи проекта и быть уверенным, что содержание задач соответствуют  с генеральной цели.[4]

     «Дерево целей» — продукт декомпозиции основных целей организации по уровням и целевым программам. Представляет собой иерархию целей, при которой высшие цели приоритетны по отношению к низшим.[9]

     Генеральная цель проекта – минимизация транспортных рисков

     Общие цели проекта:

1. Страхование груза
2. Обеспечение сохранности груза

Специфические цели :

1. Договорные отношения со страховыми компаниями
2. Согласование с клиентами обязательного страхования груза
1. Поиск оптимальных вариантов крепления груза
2. Приобретение крепежного инструмента
3. Инструктаж водительского состава

 

Задачи  проекта:  

1. Анализ  предложений по страхованию
2. Выбор страховой компании
3. Переговоры
4. Заключение договора о страховании
1. Переговоры с клиентами

1.2.2 Заключение  дополнительных соглашений

2.1.1 Получение  от клиента схем размещения  груза в автомобиле

2.1.2 Разработка  схем крепления груза

2.1.3 Согласование  с клиентом

2.2.1 Закупка  крепежа

2.2.4 Монтаж  крепежного инструмента

2.3.1 Разработать инструкции для водителя

2.3.2 Провести инструктаж 

Минимизация транспортных рисков

1 Страхование груза

2 Обеспечение  сохранности груза

1.1 Анализ  затрат

1.2 Договорные  отношения со страховыми компаниями

1.3 Согласования  с  клиентами обязательного  страхования груза

2.1 Поиск  оптимальных вариантов крепления  груза 

2.2 приобретение  крепежного инструмента

2.3 инструктаж  водительского состава

1.1.1 Анализ  статистических данных по убыткам

1.1.2 Анализ ставок  за перевозку 

1.1.3 Расчет  возможности страхования

1.2.1 Анализ  предложений по страхованию

1.2.2 Выбор  страховой компании

1.2.3 Переговоры

1.2.4 Заключение  договора о страховании

1.3.1 Демонстрация  убытков

1.3.2 Предложение  по обязательному страхованию  грузов

1.3.3 Заключение  доп. соглашений

2.1.1 Получить от клиента схему расположения груза

2.1.2 Разработка  схем крепления груза 

2.1.3 Согласование  с клиентом

2.2.1 Провести переговоры с поставщиком

2.2.2 Закупка  крепежа

2.2.3 Монтаж 

2.3.1 Разработать инструкции для водителей

2.3.2 Провести инструктаж

 

 

     4. Мобилизация ресурсов 

     Ресурсы – это совокупность разнообразных  средств возможностей и способностей, которые можно использовать в  достижении поставленных целей.[3]

     Ресурсы – это персонал, оборудование и  материалы, необходимые для выполнения задач. [5]

     Типы  ресурсов:

1. Интеллектуальные – это необходимый уровень знаний субъектов проектной деятельности;
2. Материальные – это помещение, оборудование, материалы;
3. Финансовые – это собственные и привлеченные денежные средства;
4. Профессиональные – это профессиональные знания команды проекта;
5. Правовые – это наличие документов обеспечивающие реализацию проекта;
6. Организационные – это необходимые организационные единицы для организации проекта;
7. Управленческие – это наличие команды, менеджера по управлению проекта;
8. Нравственно – волевые – это инновационная готовность всех участников проекта, социальный климат;[3]
9. Информационный – это управляющие воздействия, направляемые субъектами деятельности на объекты деятельности, определяющие цели и результаты работ;[6]
10. Технологические – это наличие технологии.[3]

 

      Таблица 1

     Типы  ресурсов для ООО  «МТЭК УТМ» 

     

№      п/п	Типы  ресурсов	Актуальные	Потенциальные	Переход потенциальных        в актуальные
1	Интеллектуальные	100%	-
2	Материальные	-	100%	Приобретение       крепежного  инструмента
3	Финансовые	100%	-
4	Профессиональные	-	100%	Обучение  персонала
5	Правовые	-	100%	Заключение  договоров
6	Организационные	100%	-
7	Управленческие	100%	-
8	Нравственно – волевые	100%	-
9	Информационный	-	100%	Информация  о        Поставщиках
10	Технологические	100%	-

 

     Для осуществления проекта необходимо приобретение ресурсов: материальных, профессиональных, информационных и правовых.

     Данные  таблицы 1 показывают, что приобретение материальных ресурсов, составляет приобретение необходимого крепежного инструмента; профессиональный – инструктаж водительского  состава, разработка и стандартизация вариантов крепления груза; информационный – заключается в сборе информации о поставщиках и страховых агентах, переговоры; правовой – заключение договоров, дополнительных соглашений, переговоры.

 

     5. Реализация проекта 

     5.1. Управление командой  проекта 

     Проектная организация – это временная  структура, создаваемая для решения  конкретной задачи. Ее смысл состоит  в том, чтобы в одну команду  собрать самых квалифицированных  работников предприятия для осуществления  в заданные сроки сложного проекта. Когда проект завершен, команда распускается. Ее члены или возвращаются к постоянной работе в своем подразделении, или  переходят на новый проект.[1, 310]

     Команда проекта – это совокупность участников, действующих под руководством проект-менеджера  для достижения целей проекта. Состав и обязанности команды зависят  от масштабов, сложности и других характеристик, однако во всех случаях состав команды должен иметь высокий профессиональный уровень для выполнения возложенных на нее обязанностей. Команда формируется в зависимости от потребностей, условий и организации проекта, опыта и квалификации персонала.[6]

     Таблица 2

     Состав  команды

     

№ п/п	Должность	Возраст	Образование	Стаж работы (лет)
1	Руководитель  проекта: Директор компании	48	Высшее	20
2	Юрист	42	Высшее	15
3	Начальник автоколонны	52	Высшее	25
4	Гл. бухгалтер	32	Высшее	11
5	Руководитель  отдела логистики	40	Высшее	15

 

     Из  приведенной таблицы 2 мы видим, что  руководитель командой – это директор компании ООО «МТЭК УТМ», т.е. менеджер проекта. Команда состоит из юриста, начальника автоколонны, главного бухгалтера, руководителя отдела логистики. Как мы видим из приведенной выше таблицы, каждый участник команды компетентен в своей области и имеет достаточный опыт работы в своей области и высшее образование.

     5.2. Организационное  моделирование проекта 
 

Рисунок 1 Организационная  структура команды проекта.

     Из  рисунка 1 мы видим, что организационная  структура проекта состоит менеджера  проекта , юриста, начальника автоколонны, руководителя автоколонны, главного бухгалтера.

     Такая структура команды проекта является функциональной. Т.е. управление линейным руководителем через группу подчиненных, которые отвечают за все функции  в рамках своей компетенции.

     Существует  внутренняя и внешняя коммуникация проекта.

     Внутренняя  коммуникация проекта подразумевается, что менеджер проекта работает со всей командой проекта, а внешняя  с клиентами, страховыми организациями, поставщиками.

Рисунок 2 Внутренняя коммуникация проекта. 

Рисунок 3 Внешняя коммуникация проекта.

      На  рисунке 3 изображена связь с поставщиками услуг и оборудования, также с  клиентами.

 

     5.3. Управление временем 

     Цель  – точное соблюдение срока проекта.

     Календарный план – это проектно-технологический  документ, устанавливающий полный перечень работ проекта, их последовательную взаимосвязь, сроки выполнения, продолжительность, исполнителей и ресурсы, необходимые  для выполнения работ. Общая задача календарного планирования – это  расписание работ, при котором целевая  функция задачи при соблюдении всех условии достигнет экстремального значения.

     Необходимое для составления календарного плана.

1. Перечень и характеристика работ.
2. Продолжительность работ.
3. Взаимосвязь между работами.
4. Определение время доступности всех видов ресурсов.

     Для того чтобы определить продолжительность  работ необходимо:

1. Определить трудоемкость работ – это действительное количество  времени затраченное на работу (если будет выполнять один человек в течение дня).
2. Количество исполнителей.
3. Производственное оборудование.
4. Доступность ресурса.
5. Эффективность использования рабочего времени.
6. Чистое время задержки.

     Дата  начала проекта 01.12.11 окончание 10.01.12

     Таблица 3

     УПРАВЛЕНИЕ  ВРЕМЕНЕМ

     

№      п/п	Характеристика  работы	Сроки      выполнения	Срок  продолжительности,        день	Ответственные лица
1	Сбор  информации о      поставщиках	05.12.11	5	Менеджер  проекта
2	Составление списка        Оборудования      необходимого  для данной      операции	05.12.11	2	Начальник автоколонны
3	Заключение  договора с        поставщиками	07.12.11	3	Юрист
4	Оплата  заказа	08.12.11	1	Гл. бухгалтер
5	Приобретение       оборудования	09.12.11	2	Начальник автоколонны
6	Доставка  оборудования	13.12.11	1	Начальник автоколонны
7	Сбор  информации о        страховых компаниях	05.12.11	5	Руководитель  отдела      логистики
8	Проведение переговоров      Со  страховой компанией	12.12.11	3	Менеджер  проектов
10	Заключение  договора      Со  страховой компанией	15.12.11	2	Юрист
11	Разработка  инструкций для      Водительского состава	15.12.11	2	Начальник автоколонны,      юрист
12	Инструктаж  водителей	19.11.07	3	Начальник автоколонны
13	Запрос  схем расположения      Груза от клиентов	15.12.11	1	Менеджер  проекта
14	Разработка  оптимальных      Вариантов крепления       груза	20.12.11	4	Начальник автоколонны
15	Согласование      Схем  крепления с      клиентом	26.12.11	3	Менеджер  проекта
16	Переговоры  с клиентами      Об  обязательном      Страховании грузов	19.12.11	3	Менеджер  проекта
17	Заключение  доп.        Соглашений с клиентами	22.12.11	3	Юрист
18	Монтаж  крепежного      инструмента	05.01.11	5	Механик

 

      При составлении календарного плана  проекта, необходимо было учитывать, что  основное время транспортные средства находятся в рейсах, поэтому было принято решение осуществить  монтаж крепежного оборудования в новогодние праздники.

     Так как начало проекта запланировано  на конец года (декабрь 2011 года), то все  согласования, как то договорные отношения, заключения дополнительных соглашений и закупка крепежного материала  должны быть завершены до конца года, а именно до 30.12.2011 года.

 

     5.4. Управление стоимостью  проекта 

Смета – это  форма финансового плана, список предстоящих поступлении и расходов денежных средств на определенный период времени.[2, 69]

Бюджет –  это основной финансовый план. Он разрабатывается  в форме баланса. В нем планируются  все доходы и расходы на текущий  период.[2, 80]

Безналичный расчет – это движение стоимости без  участия наличных денег.

По экономическому содержанию различаются две группы безналичного расчета:

1. По товарным операциям, т.е. безналичные расчеты за товары и услуги;
2. По финансовым обстоятельствам, т.е. платежи в бюджет и внебюджетные фонды, погашение банковских ссуд.[2, 17]

Организация ООО  «МТЭК УТМ» производит расчет по безналичному расчету. Оплата крепежного инструмента, оплата страховых премий производится за безналичный расчет.

      Проанализируем  стоимость крепежного инструмента  в г.Екатеринбург в организациях работающих по безналичному расчету.

1. ООО Торговая Компания "Шинторг – 2800 рублей за еденицу
2. ООО «Уралстроп» - 3100 рублей за еденицу
3. ЗАО «Форт Торговый Дом» - 2780 рублей за еденицу

    Было  принято решение закупать крепежное оборудование в ООО «ТК Шинторг», так как организация ООО «МТЭК УТМ» продолжительное время сотрудничает с выбранной организацией, закупаю автошины и прочие расходные материалы. Данная организация зарекомендовала себя, как ответственный партнер и надежный поставщик.

      Были  рассмотрены предложения от крупных  страховых компаний, но предлагаемые тарифы не удовлетворяли возможностям ООО «МТЭК УТМ». Итогом переговоров с СК «ВТБ Страхование» было очень выгодное предложение от этой страховой компании 0,09% от стоимости груза за каждую перевозку, при условии страхования от всех видов рисков (частичная порча груза, полная утрата груза, в том числе вследствие мошенничества третьих лиц).