Направления, принципы и методы унификации документов
Министерство образования и науки РФ
Федеральное государственное
бюджетное образовательное
«АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Курсовая работа
по информационному обеспечению управления
По теме: Направления, принципы и методы унификации документов»
Выполнила:
Студентка группы ДВ-51
Сабинина О.С
Проверила:
Харченко О.А
Астрахань 2012 г.
Оглавление
Введение…………………………………………………………
Глава 1. Направления унификации документов………………….
Глава 2. Принципы и методы унификации документов…………
Заключение……………………………………………………
Список используемой литературы……………………………….....
Введение
В условиях непрерывного роста объема информации крайне важно проводит ее структуризацию. В делопроизводстве это осуществляется при помощи унификации и стандартизации. Эти операции создают жесткую структуру документации и облегчают процесс делопроизводства.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Стандартизация документов является формой юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
В данной работе будут описаны принципы и способы унификации и стандартизации, их роль и значение для ведения делопроизводства.
Глава 1. Направления унификации документов
Основные направления унификации документов на современном этапе
Унификация (от латинского unus – один + facere – делать) – приведение чего-либо к единой форме, системе, единообразию. «В технике под унификацией понимают приведение различных видов продукции и средств ее производства к наименьшему числу типоразмеров, мерок, свойств и т.п. Один из методов стандартизации».1
Необходимость в унификации возникает тогда, когда какие-либо действия, предметы, изделия начинают многократно повторяться.
Документ – явление сложное. Возникает, прежде всего, для закрепления информации с целью передачи ее во времени (возможность обратиться к ней впоследствии), пространстве (переместить на расстояние) и как доказательство какого-либо факта (пожалования имущества, купли-продажи, договоренности о действиях и т.п.).
Необходимость придания документу юридической силы сразу же потребовала устойчивых, постоянно повторяющихся правил в их оформлении, что находит отражение уже в древнейших законодательных актах (порядок подписания, прикладывания печатей, точность титулования и т.д.). С развитием человечества и, прежде всего, возникновением и развитием государственного аппарата быстро увеличиваются сферы применения документов и их количество. Составление и оформление служебных документов уже требует специальных навыков и знаний, появляются документы – образцы, выделяются реквизиты, оформляемые по единым правилам, вводится бланк и т.д. В XIX веке научно-технический прогресс приводит к резкому увеличению потоков информации и соответственно документов, в которых она фиксируется, что в свою очередь потребовало разработки и внедрения разнообразных средств механизации для обработки этого возросшего массива документов. Так как машины приспособлены для работы только с однородными предметами, возникла потребность привести документы к определенному единообразию, то есть унифицировать. Со второй половины ХХ века лавинообразный рост информации вызвал внедрение средств автоматизации, что привело к усилению процессов унификации документов по всем направлениям.
Задача данной статьи лишь выделить основные направления унификации документов на современном этапе, обратить на них внимание исследователей - документоведов. Каждое из этих направлений пока что мало изучено и нуждается в отдельном детальном рассмотрении.
На наш взгляд, можно выделить четыре ступени унификации документов.
К первой ступени отнесем унификацию форматов бумаг (от латинского forma – размер листа карточки). Используемые форматы бумаг предопределяют размеры конвертов, пакетов, папок, ящиков письменных столов, учитываются при конструировании, как пишущих машин, так и машин, обрабатывающих документы.
Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а в США - североамериканские форматы бумаг.
Немецкие форматы приняты у нас в стране еще в 1920-е годы.
Для измерения форматов
была принята метрическая система.
Площадь основного формата
Форматы потребительских бумаг
А-0 – 841х1189 А-1 – 594х841 А-2 – 420х594 А-3 – 297х420 А-4 – 210х297 А-5 – 148x210 А-6 – 105x148 |
А-7 – 74x105 А-8 – 52х74 А-9 – 37х52 А-10 – 26x37 А-11 – 18x26 А-12 – 13x18 А-13 – 9х13 |
Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации)2.
В североамериканских форматах бумаг самый распространенный формат, аналог А-4, равен размеру 21,59*27,94 см (Letter 8½ x11in.).
В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный размер бумаги, принятый в нашей стране, - А-4 - в качестве используемого для всех создаваемых документов.
Помимо форматов бумаг, ГОСТ Р. 6.30-2003
«Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-
левое поле – 20 мм;
правое поле – 10 мм;
верхнее поле – 20 мм;
нижнее поле – 20 мм.
Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.
Ко второй ступени унификации документов можно отнести унификацию форм документов (от латинского forma – внешний вид, наружность). В словарях слово «форма» определяется как внешние очертания, наружный вид предмета, установленный образец чего-либо, шаблон. В данной статье к унификации форм относятся как закрепление расположения реквизитов документа на листе бумаги и требования к ним, проводимое путем разработки стандартов на системы документации, так и разработка унифицированных форм документов, в которых определена информация, излагаемая в тексте документа.
Разработка унифицированных форм документов проводится как на общегосударственном уровне, так и на уровне конкретных организаций. Общегосударственные формы документов утверждаются нормативно-правовыми актами, например, форма паспорта и удостоверения личности военнослужащего введены постановлениями Правительства РФ.3 Например, Постановлением Правительства РФ от 08. 07. 1997 № 835 «О первичных учетных документах» на Госкомстат России совместно с Минфином РФ и Минэкономикой РФ возложена разработка альбомов унифицированных форм первичных учетных документов, обязательных для учреждений любой организационно-правовой формы. Среди перечисленных альбомов, одном из первых назван Альбом по учету труда и его оплаты. Госкомстатом России утверждено почти 300 унифицированных форм документов.
Альбомы унифицированных форм документов или отдельные формы могут разрабатываться и на уровне организации, где они утверждаются и вводятся приказом руководителя и становятся обязательными для работников данной организации.
Как третью ступень выделим унификацию теста документа, если нет утвержденной унифицированной формы, то есть определение, какую информацию, в какой последовательности изложить в документе. Здесь, в свою очередь, можно выделить несколько направлений. Прежде всего, это определение в законодательных и нормативно-правовых актах, какую информацию должен содержать документ. Например, в Трудовом кодексе излагаются требования к тексту трудового договора, дается примерный перечень вопросов правил внутреннего трудового распорядка; в Законе «Об акционерных обществах» содержатся требования к тексту устава; в утвержденном Постановлением Правительства РФ от 11. 11. 2005 № 769 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» дана не только типовая структура текста административного регламента, но и указана информация, которая должна быть изложена в каждом разделе. Таких примеров можно привести множество.
Другой способ получить необходимую информацию в нужной последовательности – заполнение анкеты.
Анкеты - «опросные листы для получения определенных сведений». Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.
Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Анкеты легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных вопросах с однозначным пониманием. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. Рекомендуется при составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта выражать именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да/нет», развернутым ответом, числовыми показателями.
Как правило, анкеты разрабатываются индивидуально для сбора информации в каждом конкретном случае. Однако анкета, заполняемая при приеме на государственную гражданскую службу, имеет унифицированную форму, утвержденную Распоряжением Правительства РФ от 26. 05. 20005 № 667 «Об утверждении формы анкеты».
Еще один способ унифицировать информацию в тексте документа – составление таблиц.
Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде.
Таблица строится по строго установленной форме. В ней имеется два уровня деления текста: вертикальный – графы и горизонтальный – горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) – боковике – перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы, помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.
Унифицировать текст документов, создаваемых по часто повторяющимся ситуациям, позволяет разработка трафаретных текстов (шаблонов).
Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.
Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.
В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом «шаблон».
Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п.
Наибольшая повторяемость
текстов встречается в
Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.
Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.
К унификации текста документа можно отнести также разработку и применение наборов стандартных фраз и выражений (стандартизированные формулы, клише, сложившиеся словосочетания). Яркий пример - утвержденная Постановлением Минтруда РФ № 69 10. 10. 2003 Инструкция по заполнению трудовых книжек, где даны типовые формулировки записей в трудовую книжку увольнения работника. Стандартные речевые конструкции типа на основании приказа…, в связи с выходом Постановления Правительства РФ… вводятся в память машины.
К четвертой ступени унификации документов можно отнести понятийную унификацию, то есть упорядочение терминологии.
Интеграция научных знаний, необходимость привлечения к разработке определенных проблем специалистов разных научных направлений и взаимное проникновение в языки иностранных слов потребовали однозначности употребляемых понятий, без чего невозможно придти к единому пониманию вопроса и договоренности.
Понятийная унификация проводится в двух направлениях. Прежде всего, следует отметить, что с начала 1990-х годов в федеральных законодательных актах дается определение терминов той сферы, которую они регулируют.
Например, так как вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах, в них соответственно закреплены и определения терминов, используемых в сфере документационного обеспечения управления.
Прежде всего, потребовалось определение терминов в новой сфере – автоматизированных технологиях. К таким законам, в первую очередь, относился закон «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20. 02. 1995, где были закреплены двенадцать терминов. Многие их них были повторены в Федеральном законе от 04. 07. 1996 № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене». В новом Федеральном законе от 27. 07. 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» отсутствуют многие термины закона 1995 года, введены новые термины, но главное – ряд терминов получил новые, уточненные толкования.
Для лиц, работающих с конфиденциальными документами, важны понятия из закона «О коммерческой тайне» от 29. 07. 2004 № 98-ФЗ. Здесь определяются понятия: коммерческая тайна; информация, составляющая коммерческую тайну; режим коммерческой тайны; обладатель информации, составляющей коммерческую тайну; передача информации, составляющей коммерческую тайну; контрагент, представление информации, составляющей коммерческую тайну; разглашение информации, составляющей коммерческую тайну.
Федеральный закон «Об архивном деле» от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ закрепляет понятия: архивное дело; архивный документ; документы по личному составу; документ Архивного фонда Российской Федерации; особо ценный документ; уникальный документ; архивный фонд; Архивный фонд Российской Федерации; архив; государственный архив; муниципальный архив; постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; временное хранение архивных документов; временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; экспертиза ценности документов; упорядочение архивных документов; владелец архивных документов; пользователь архивными документами.
Второе направление унификации понятий – разработка стандартов на термины и определения.
Конечно, для секретаря и работника службы делопроизводства на первом месте стоит ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», имеющий уже третью редакцию (ГОСТ 16487-70 и ГОСТ 16487-83). ГОСТ Р 51141-98 - Термины и определения - хорошо известен, содержит основные понятия, используемые в делопроизводстве и архивном деле. Он используется при разработке инструкций по делопроизводству, постоянно цитируется в учебниках и учебных пособиях. Однако это не единственный стандарт, который надо использовать в организации документационного обеспечения управленческой деятельности.
В 2007 году был принят ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». ГОСТ утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 28-ст от 12. 03. 2007. Стандарт предназначен для специалистов в области ДОУ, для руководителей организаций любой организационно-правовой формы и для всех работающих с документами. Этот стандарт дополняет терминологию ГОСТ Р 51141-98. В нем даны определения: архивный орган; архивное учреждение (archival authority); система управления документами (records system); документ (record); доступ (access); индексирование (indexing); классификация (classification); конвертирование (conversion); контроль (tracking); контроль действий (action tracking); метаданные (metadata); миграция (migration); обеспечение сохранности (preservation); отбор и передача (disposition); перемещение (transfer) (в отношении места хранения); передача (transfer) (в отношении способа хранения); отчетность (accountability); регистрация (registration); уничтожение (destruction); управление документами (records management). При этом следует обратить внимание, что в скобках даны английские термины, что значительно помогает при работе с англоязычными документами и литературой.
Конечно, указанные стандарты не являются единственными, проводящими унификацию на уровне терминологии.
Глава 2. Принципы и методы унификации документов
Основными принципами унификации документов являются:
- унификация от общего
к частному. Заключается
в построении формуляра-образца
документов для конкретной
- единообразие форм документов и правил их построения, составления,
оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
- сопряжение с действующими
системами классификации и
кодирования технико-
- экономичность. Достигается
за счет обоснованного
Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и
таблица.
Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором
постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная
вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В
унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.
Таблица – разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда (а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и
характеристик в целях обеспечения:
- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья
- технической
и информационной
- экономии всех видов ресурсов.
Все ГОСТы, действующие на
единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную
систему классификации и самих ГОСТов.
В целях
сокращения количества
документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных
затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости
автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по
унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированны
В основе
создания УСД лежит метод
единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при
решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются
классификаторы технико-
обеспечивающих интерактивную автоматизированную обработку данных.
Государственная система документированного обеспечения управления
(ГСДОУ) – это совокупность
принципов и правил
Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации
сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее
благоприятных условий для применения технических средств и современных
технологий сбора., обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования
управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации
и автоматизации работы с документами.
Различают следующие виды документов:
- По назначению средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и
средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
- По происхождению
(служебные и личные документы)
- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные,
временные).
- По месту
составления (внутренние и
- По наименованию (проказы, указы, отчеты).
- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).
При
составлении документов
01 – герб РФ
02 – герб субъекта РФ
03 –
эмблема организации или
04 – код организации
05 – код формы документа
06 – наименование организации
07 –
справочные данные об
08 – наименование вида документа
09 – дата документа
10 –
регистрационный номер
11 –
ссылка на регистрационный
12 – место составления или издания документа
13 – гриф ограничения доступа к документу
14 – адресат
15 – гриф утверждения документа
16 – резолюция
17 – заголовок к тексту
18 – отметка о контроле
19 – текст документа
20 – отметка о наличии приложения
21 – подпись
22 – гриф согласования документа
23 – визы согласования документа
24 – печать
25 – отметка о замирении копии
26 – отметка об исполнителе
27 –
отметка об исполнении
28 –
отметка о поступлении
29 – отметка для автоматического поиска документа.
1. – помещают
на бланках документа в
государственном гербе РФ.
2. – помешают
на бланках документа в
субъектов РФ.
3. – эмблему организации или товарный знак помещают на бланках
организаций
в соответствии с уставом (
на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не
воспроизводят.
4. – код организации расставляют по общероссийскому классификатору
предприятий.
5. – код
формы документа расставляют
по общероссийскому
управления документации.
6. – наименование организации должно соответствовать наименованию,
закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке.
Пример: ООО «СИГМА» «SIGMA» Ltd
7. – справочные данные об организации включают: почтовый адрес,
- Направления профессиональной деятельности практического психолога в условиях детскoro дошкольного учреждения
- Направления психотерапевтической и коррекционной работы при неврозах у подростков
- Направления развития аграрных отношений в переходном периоде
- Направления развития банковских продуктов и услуг ООО«Хоум Кредит энд Финанс банк»
- Направления развития банковской системы Республики Беларусь
- Направления развития банковской системы России
- Направления развития безналичных расчётов с использованием кредитных средств обращения
- Направления по совершенствованию системы мотивации и управлением персонала на предприятии ОАО «Глория Джинс»
- Направления по улучшению финансового состояния
- Направления по улучшению эффективности использования материальных ресурсов
- Направления по формированию и эффективному использованию основных средств ОАО «Орелоблхлеб» филиал «Дмитровский хлебозавод»
- Направления предотвращения банкротства ОАО «ГАЗ»
- Направления предотвращения банкротства ОАО «ГАЗ»
- Направления предупреждения банкротства предприятия
