Національний архівний фонд і архівні установи

Вступ

Кожна наука, в тому числі й архівознавство, користується певними категоріями, поняттями, термінами про той чи інший предмет, явище, факт. Серед понять, які розглядаються в цій роботі, важливе місце належить: «архівній системі», а точніше розкриває важливі поняття і складові архівної системи України, такі як «національний архівний фонд» та інші «архівні установи». Одним з визначальних серед них є поняття складу і структури національного фонду, принципи його роботи і комплектування.

Архівна система має конкретно-історичний зміст, є похідною від суспільно – державного ладу, політичного устрою, національно-культурних традицій держави. Діяльність архівних установ регулюється Законом України “ Про національний архівний фонд і архівні установи”, правилами, положеннями, інструкціями, затвердженими центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства, державними стандартами та іншими нормативно-правовими актами. Важливим кроком до реформування архівної системи України стало прийняття Верховною Радою України в грудні 1993р. Закону “Про Національний архівний фонд і архівні установи ”. 2001р. до нього внесено ряд змін і затверджено його нову редакцію. Закон визначив поняття Національного архівного фонду як однієї із загальнонаціональних цінностей, зафіксував його як об’єкт права, заклав єдині основи системи архівних установ. Закон регулює суспільні відносини, пов’язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та інші основні питання архівної справи.  

Мета контрольної роботи є дати визначення поняття національний архівний фонд, архівні установи. Вивчення принципів комплектування державного фонду, склад і структура національного  фонду, визначення груп, які складають  архівну систему України. А також  дати опис видань за класифікацією, характеристикою  та структурою.

Зміст

Вступ 2

Розділ І. Національний архівний фонд і архівні установи 4

1. Історія формування. Про сукупний архівний фонд держави 4
2. Склад та структура національного архівного фонду 5
3. Право власності на документи НАФ 6
4. Класифікація НАФ 6
5. Експертиза цінності документів 8
6. Архівна система. Система архівних установ України 9
7. Комплектування державного архіву 11
8. Робота державного архіву з джерелами комплектування 16

Розділ II. Класифікація та характеристика видань 20

2.1.    Я.С. Калакура та І.Б. Матяш «Архівознавство» 20

2.2.    Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова «Архивоведение» 21

2.3.   І. Матяш та К. Климова «Нариси історії архівної справи в Україні» 23

Розділ ІІІ. Структура  видання 25

3.1. Я.С. Калакура та І.Б. Матяш «Архівознавство» 25

3.2. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова «Архивоведение» 26

3.3. І. Матяш та К.  Климова «Нариси історії архівної  справи в Україні» 27

Висновок 29

Список використаної літератури 31

Розділ І. Національний архівний фонд і архівні установи

1.1. Історія формування. Про сукупний архівний фонд держави

Сукупність документів, що мають суспільне, наукове, духовно-культурне  значення. Тісно пов’язані з історією народу та його держави і перебувають  під їх опікою. У колишньому РС було встановлено поняття єдиного державного архівного фонду (далі ДАФ), з метою централізованого обліку, контролю та зберігання документів державного архівного фонду, що включав архівні документи УРСР.

Під час розбудови незалежної держави змінилося значення ДАФ, тут загострилися проблеми з підвищенням  інтересу до архівних інформаційних  багатств. Спостерігалися прояви нігілістичного ставлення, окремих суспільних груп, стало відчутність невідповідність  союзних нормативних актів новим  суспільним умовам, загострилися відставання  від потреб матеріально-технічної  бази архівів, виявилася слабкість  захищеності архівів.

У цій ситуації потрібно було прийняти новий закон України  “Про Національний архівний фонд (далі НАФ) та архівні установи”. Цей закон забезпечує правовий захист НАФ. Він констатував поняття "Національний архівний фонд" та "архівні установи".

Встановили НАФ юрисдикції держави визначив певний механізм регулювання суспільних відносин, які виникають у зв’язку з його формуванням, обліком, і використанням документальної інформації.

Цей документ став першим в  історії нашої держави законодавчим актом такого рівня який стимулює розвиток держави та правової бази архівної справи.

Він визначив центральний  орган виконавчої влади який від  імені держави здійснює управління архівною справою і несе відповідальність за її подальший стан і розвиток.

1.2. Склад та структура національного архівного фонду

НАФ – це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів і є найбільшим української нації.

До НАФ відносяться  архівні документи, незалежно від  їх виду, місця і часу створення  та форм власності на них. Для внесення архіву до НАФ проводиться відновна експертиза та дослідна реєстрація документів. Документи НАФ є культурними  цінностями, що постійно зберігаються на території України або поза її межами і підлягають поверненню в Україну.

В складі НАФ виділяють три основні групи документів:

1. це документи українського походження, що утворилися за межами України, як результат діяльності української трудової еміграції, військових, культурно-освітніх наук, установ, громадських об’єднань, окремих осіб і передані у власність України чи її громадян у порядку реституції на підставі дарування або зберігаються за межами України і відповідно до угод підлягають поверненню в Україну.
2. документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди на теренах сучасної України у діяльності державної влади, громадських організацій, установ усіх форм власності, окремих осіб та зберігаються на території України.
3. документи іноземного походження, що утворилися на теренах інших держав і за різних обставин опинилися на території України і стали її невід’ємною частиною національно-культурної історії.

Серед документів кожної з  цих груп є такі, які мають особливе значення і мають унікальний характер.

Особливо цінні документи – це архівні документи, що містять інформацію про найважливіші події, факти і явища життя суспільства, не втрачають значення для економіки державного управління оборони і є неповторним з погляду їх значення і їх автографічності.

Унікальні документи НАФ  – це документи, які становлять виняткову  культурну цінність, мають важливе  значення для формування самосвідомості українського народу, визначають його вклад у всесвітньо культурну спадщину. Ці документи включені до державного реєстру національно-культурного надбання і визначені Положенням про внесення документів Національно-архівного фонду до унікальних, внесенням їх до державного реєстру Національного культурного надбання, а також їх зберігання.

1.3. Право власності  на документи НАФ

 До реального формування  національно-архівних документів  вперше в історії приступили  після відновлення незалежності  України.

Основою Українського Національного  архівного фонду стало українська частина державного архівного фонду  Радянського Союзу, а також передані на державне збереження Комуністичної  партії України і Комсомолу.

1 січня 1990р. в Національному  архівному фонді налічувалося 65 тис. 297 фондів і майже 1 млн.  справ. Водночас було створено  галузеві державні архіви, які  активно зберігали документи  Збройних сил, Внутрішніх справ,  СБУ, геодезії і картографії.

Основна частина документів зберігається у наукових і науково-технічних  архівах, науково-дослідних інститутах, наукових центрах України, заповідниках, наукових бібліотеках.

Основним і суттєвим чинником, що впливає на правовий режим регулювання  відносин пов’язані з документами  Національного архівного фонду  є належність їх до певної форми  власності. Законом України "Про  Національний архівний фонд та архівні  установи" встановлено будь-які  форми власності на документи  і які передбачені Конституцією та законодавством України.

1.4. Класифікація  НАФ

Класифікація НАФ за аспектами  власності передбачає такі категорії:

1.   документи, які  належать державі;

2.   комплекси, що  належать територіальним громадам;

3. документи, що є власністю  суб’єктів господарювання недержавного  походження, релігійних організацій  та об’єднань громадян;

4.   приватні архівні  зібрання або окремі документи. 

Головне завдання архівної служби – це забезпечення збереженості документів НАФ для його реалізації. У законі передбачені державний облік архівних документів, державну реєстрацію і контроль за дотриманням законодавчих вимог щодо їх зберігання, державної допомоги та недержавним власником та турботи держави.

Відповідно до одного з  конституційних прав особи "вільно збирати, зберігати, використовувати  та поширювати інформацію", законодавством України встановлено послідовно проводити право будь-кого володіти архівним документом, створювати власні архіви або передавати свої документи  в інші архівні установи на власний  розсуд і вільно користуватися відкритими архівними документами.

Єдиною підставою для  користування документами для кожної повнолітньої і дієздатної особи  є написання заяви.

Єдиною вимогою для  власників архівних документів є  завдання забезпечення збереженості документів. В випадку недотримання належних умов зберігання документів власник  може бути за рішенням суду бути позбавленим  права власності на ці документи.

Відповідно до Конституції  України іноземні громадяни та особи  без громадянства мають рівні  права щодо доступу до документів. Кабінет Міністрів України може обмежити доступ до документів тих  держав, які передбачено обмеження  доступу до їхніх державних архівів.

Певні обмеження прав вільного управління розпорядження документами  торкаються лише в таких випадках:  завдання шкоди збереженості документів чи порушення законних інтересів  держави, власниками документів, або  інших документів. Виникнення загрози  незаконного вилучення документів зі складу НАФ, вивіз національних документів України заборонено, винятком можуть бути лише наукова експертиза або реставрація документів.

1.5. Експертиза  цінності документів

Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства підприємства спільно  з експертною комісією під методичним керівництвом архіву підприємства.

За результатами проведення експертизи цінності документів:

1. Здійснюється відбір  документів постійного і тривалого  (понад 10 років) зберігання для  передачі до архіву підприємства;

2. Визначаються документи  тимчасового зберігання (до 10 років)  в структурних підрозділах підприємства;

3. Вилучаються для знищення  документи і справи минулих  років, терміни зберігання яких  закінчилися.

Одночасно з цим перевіряються  повнота і якість діючої номенклатури справ, правильність визначення строків  їх зберігання, дотримання встановлених правил оформлення документів і формування справ.

Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі галузевих переліків документів, номенклатури справ шляхом перегляду  кожного аркуша документа. Не дозволяється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або в номенклатурі справ.

Під час проведення експертизи цінності виявляють дублікати документів, чернетки, неоформлені копії, які  підлягають вилученню з справ  постійного зберігання.

У разі виявлення в процесі  експертизи цінності недостачі документів або справ, що значаться по номенклатурі, здійснюється їх розшук. Якщо документи  не знайдені, складається акт про  нестачу архівних справ, який стверджує  керівник підприємства, створюється  комісія по службовому розслідуванню, призначається службове розслідування  і видається наказ про притягнення  до відповідальності осіб, винних у  втраті документів або справ. Довідка  про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, надається в архів підприємства.

1.6. Архівна система.  Система архівних установ України

Архівна система. Система  архівних установ України.

Система – цілісність, яка базується на певних складових частинах і які пов’язані між собою відповідними взаємозв’язками і спільними ознаками.

Архівна система – це сукупність основоположних принципів  організації архівної справи, способів психології її ведення, що забезпечує цілісність та скоординованість функціонування архівних установ.

Архівна система має конкретно  історичний зміст, є похідною від  суспільно-державного ладу та політичного  устрою. Осмислення суті архівної системи  дає можливість засвоїти її особливості, зіставити сильні і слабкі сторони  розвитку суспільства і сильно вплинути на тенденції розвитку архівної справи.

Архівна справа – це галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює  наукові, політико-правові, культурологічні  та техніко-економічні аспекти організації  зберігання архівних документів та використання їх інформації.

З поняттям архівна система  України тісно пов’язані поняття  системи архівних установ. Під якими  розуміється побудовану сукупність архівних установ та мережу архівних установ, які розташовані на певній території.

Систему архівних установ  України складає сукупність архівів  та архівних підрозділів, що забезпечують формування національного архівного фонду, його зберігання та використання відомостей, що містяться в архівних документах.

Архівні установи можуть бути засновані:

1. органами влади;
2. органами місцевого самоврядування;
3. юридичними та фізичними особами незалежно від форми власності.

Систему архівних установ  України складають такі групи:

1. спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства;
2. науково-дослідні установи;
3. центральні державні архіви України;
4. галузеві державні архіви;
5. місцеві державні архівні установи;
6. державний архів АРК (Автономної Республіки Крим);
7. інші місцеві архівні установи;
8. архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв, бібліотек;
9. архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних установ і організацій;
10. архівні підрозділи об’єднань громадян, релігійні організації, а також підприємств, установ та організацій заснованих на приватній власності;
11. підприємства та організації у сфері архівної справи та діловодства.

Спеціально уповноваженням центральним органом виконавчої влади у сфері архівних справ та діловодства, державний комітет управління архівною справою, контролю та нормативно-методичного забезпечення ведення діловодства. Безпосередньо підпорядковані Державним Комітетом Архіву архівної установи складають архівну систему України, до якої входять Центральні державні архіви України, інші центральні державні архівні установи та місцеві державні архівні установи. За складом документів ці архіви поділяються на: загальні і спеціальні.

Загальні державні архіви зберігають документи незалежно  від часу їх створення, виду матеріальної основи документу та способу техніки закріплення інформації. Спеціальні державні архіви зберігають документи, що обмежуються конкретним часом, тематикою, галузевою належністю, видами матеріальної основи документа, способів і технікою закріплення інформації.

Найважливіші документи  національного архівного фонду  присвячені Новітній Історії України  в 1917р. Зосередженні в центральному державному архіві вищих органів  влади України (1945р.). Винятково цінні  та унікальні документи збережені  в сховищах центральних державних  архівів у Києві та Львові. У  Львівському центральному архіві зберігається більше ніж 800 фондів, заснованих в 1939р. І найдавніші датуються 1233 роком; тут  є найстаріша книга Львова 1322р.

Скарбницею документів та пам’яток Новітньої політичної історії  України є центральний державний  архів громадських об’єднань України, створений в 1991р. на базі партійного архіву який розміщений в Києві по вул.. Кутузова, 8. Тут зберігаються лекції Комуністичної партії, різних громадських організацій, окремий фонд складає фонд Комсомолу України. Тут є колекція партизанського руху на Україні.

Виразну специфіку має "Центральний  державний архів, музей літератур і мистецтв України", він заснований в 1986р. для збирання і зберігання документів історії української культури, літератури і мистецтва. У цьому архіві - музеї спеціально оформленні фонди особисті: фонд Тичини, Сосюри, Малишка... . Цей архів має близько 200 тис. збережених документів, 3 тис. музейних експонатів. В 1989р. у Харкові створено Центральний державний науково-технічний архів України. В 1994р. важливою ланкою систем установ архівної справи є створений український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства.

До системи Державного комітету архіву належать місцеві державні архівні установи, державний архів Автономної Республіки Крим, Державні архіви областей м. Києва і Севастополя.

Ще одну групу складає  відділ районно-державних адміністрації, які підзвітні і підпорядковуються головам районних державних адміністрацій.

Державне зберігання документів національного архівного фонду здійснюють архівні установи, що не входять в систему державного комітету архіву – це галузеві державні архіви, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек.

1.7. Комплектування  державного архіву

Комплектування державного архіву - це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документами НАФ відповідно до його профілю. Безпосередня організація комплектування архіву починається з визначення джерел комплектування - юридичних і фізичних осіб, які є утворювачами і/або власниками документів Н АФ (або віднесених до НАФ), що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правах державної власності в обов'язковому порядку або на підставі угоди. Для цього укладаються списки установ (незалежно від форми їх власності), що функціонують в зоні його комплектування і у своїй діяльності утворюють або не утворюють документи, що підлягають віднесенню до НАФ. Такі списки поділяються на список установ-джерел формування НАФ і список установ, що не підлягають внесенню до джерел комплектування.

На підставі списку установ-джерел формування НАФ укладається список джерел комплектування - складений  відповідно до профілю архіву перелік  установ, що функціонують в зоні його комплектування і зобов'язані передавати на державне зберігання до архівів  у визначені строки на підставі вимог  чинного законодавства чи угод між  власником і архівом документи  НАФ або такі, що підлягають внесенню до нього.

На державне зберігання документи  НАФ передають органи державної  влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи і організації, віднесені  до джерел комплектування архіву. Склад  недержавних установ - джерел комплектування архіву визначається архівами спільно  з власниками після укладання  відповідних угод про передавання  документів на правах державної власності.

Державні архіви ведуть систематичну роботу щодо уточнення списків установ-джерел комплектування. Підставами для внесення уточнень і змін до списків установ  та їх перескладання є вказівки Держкомархіву, рішення експертних комісій відповідного державного архіву; створення або ліквідація окремих установ, зміна функцій або масштабу їх діяльності, зміна підпорядкування установ; перехід установи під контроль іншого державного архіву; зміна порядку комплектування державного архіву документами даної установи.

Водночас державні архіви здійснюють заходи щодо виявлення джерел поповнення НАФ та комплектування документами  архівної україніки. Державний архів  веде допоміжні списки джерел такого комплектування (фондоутворювачів, власників, їхніх адрес, адрес зберігання документів), формує наглядові справи, укладає картки централізованого державного обліку документів архівної україніки.

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На Держкомархів покладено функції контролю щодо цієї роботи. Такі самі функції мають державні архіви областей щодо своїх відділів, районних та міських державних архівів.

Документи установ - джерел комплектування приймаються на зберігання до державних архівів у двох формах: повній та вибірковій. Повна форма  приймання передбачає приймання  всіх цінних документів від одного фондоутворювача. Вибіркова форма передбачає приймання всіх цінних документів від окремих фондоутворювачів певного виду - джерел комплектування групового вибіркового приймання; або частину цінних документів (інформація яких не повторюється в документах інших установ) від конкретного фондоутворювача-джерела комплектування повидового вибіркового приймання. Для документів особового походження повна і вибіркова форма приймання застосовується з урахуванням критерію значущості особи-фондоутворювача.

Державні установи - джерела  комплектування тимчасово зберігають документи НАФ у своїх архівних підрозділах. Приймання документів НАФ від державних установ - джерел комплектування здійснюється після закінчення таких строків:

1. документи Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Центральної Виборчої Комісії, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого господарського суду України, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;

2. документи Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та підпорядкованих їм організацій, обласних судів і прокуратур - 10 років;

3. документи районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм організацій, районних і міських судів і прокуратур, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років;

4. записи актів громадянського стану, документи з особового складу, записи нотаріальних дій і судові справи, господарські книги - 75 років;

5. науково-технічна документація - 25 років;

6. аудіовізуальні документи, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності установ - 3 роки після закінчення копіювання;

7. електронні документи, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності установ - 5 років;

8. аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу управлінської документації, - впродовж строків, передбачених для зберігання управлінської документації в архівних підрозділах відповідних фондоутворювачів;

9. аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу науково-технічної документації, - впродовж строків, передбачених для науково-технічної документації.

Документи недержавних установ - джерел комплектування впродовж строків  тимчасового зберігання зберігаються в архівних підрозділах власників  або в державних архівах на підставі угод з власниками. Документи, що зберігаються архівних підрозділах  власників - суб'єктів підприємницької  діяльності, передаються до державних  архівів після закінчення строків  тимчасового зберігання, документи  громадських об'єднань і релігійних організацій - щорічно або в строки, визначені угодами.

Архівні документи, що утворилися в діяльності установ змішаної форми  власності - джерел комплектування, у  статутному капіталі яких частка державної  власності є переважною, зберігаються в своїх архівних підрозділах  впродовж строків, передбачених для  зберігання аналогічних документів в архівних підрозділах державних установ.

Кожна установа має щорічно  передавати документи до державного архіву за графіками, затвердженими  державним архівом і погодженими  з керівниками установ-джерел комплектування. Архівам зі значною кількістю  джерел комплектування (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на 2 - 3 роки, але не рідше одного разу на 5 років. Важливе значення при цьому має повноцінне представлення в складі фондів архіву всіх галузей народного господарства, науки і культури.

Документи приймаються в  упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженими  описами. Разом з документами  передаються три примірники описів, у тому числі контрольний примірник, та довідковий апарат до них. Четвертий  примірник опису разом з примірником  акту приймання-передавання залишається в установі.

Приймання документів на постійне зберігання від недержавних установ - джерел комплектування здійснюється, як правило, безкоштовно (дарування, наслідування) відповідно до умов угоди. Приймання-передавання  документів особового походження відбувається на підставі рішення експертно-перевірної комісії архіву після затвердження опису первинного розбирання та акту приймання-передавання (у разі дарування, приймання документів за заповітом  чи як безгосподарного майна). Приймання  науково-технічних, аудіовізуальних  та електронних документів на постійне зберігання здійснюється за наявності  в архіві технічних можливостей забезпечення їх збереженості.

Заходи, пов'язані із реституцією  документів, що зберігаються за кордоном, архів погоджує з Держкомархівом. Приймання документів архівної україніки здійснюється на підставі міжнародних угод про співробітництво; угод між власниками документів та архівом щодо дарування оригіналів документів або їх копій, обміну копіями, купівлі-продажу оригіналів документів; заповіту або в якийсь інший законний спосіб.