Неформальные группы в организации

Введение

В трудах по управлению постоянно подчеркивается важность гармоничного функционирования организации. По мнению многих авторов, если найти правильную формулу, то организация будет действовать как хорошо смазанный механизм.

     Говоря  о том , какую роль играет система управления “человеческими ресурсами” в развитии компании один из руководителей американской компании 3М сказал : “Эффективное управление “человеческими ресурсами” выдвигается в число критических факторов экономического успеха . В недалеком прошлом конкурентная борьба была сосредоточена в области технического прогресса , совершенствования технологий , организационных структур , маркетинга , послепродажного обслуживания. Но сущность бизнеса определяют прежде всего люди. Каждый работник нашей компании выполняет свою функцию и объединяет усилия с другими в достижении общих результатов. Ключевой составляющей нашего бизнеса сегодня является управление кадрами. Оно обеспечивает благоприятную среду , в которой реализуется трудовой потенциал , развиваются личные способности , люди получают удовлетворение от выполненной работы и общественного признания своих достижений.”

     Руководящие работники   организации испытывают удовлетворение  в  том случае , если организация  продолжает свое существование  как единый организм. Однако почти всегда реальные стереотипы поведения и отношений членов организации слегка или весьма далеко отходят от формального плана руководства организации.  

     Неформальные группы , которые образуются в организациях , являются мощной силой , которая при определенных условиях может фактически стать доминирующей в организации с сводить на нет усилия руководства. Неформальные группы могут также нести в себе и положительное влияние на деятельность формальной организации.

     Руководителям “среднего звена” необходимо примирять требования неформальных групп организации с требованиями стоящего над ними руководящего аппарата. Данная необходимость побуждает менеджеров к поиску нестандартных приемов управления людьми или использовать имеющиеся приемы более эффективно с целью использования потенциальных выгод и уменьшения отрицательного воздействия неформальных групп.

Цель работы:

- Обосновать методы более эффективного  управления неформальными группами  в процессе функционирования  организации.

Задачами работы являются:

-    Сделать анализ неформальной  группы. Для этого необходимо: дать  общее понятие группы , рассмотреть  отличия неформальных групп от  формальных  , а также характеристику  неформальной группы , ее возникновение  и роль в процессе функционирования организации;

-  Провести исследование процесса  управления неформальными группами: исследовать механизм  и рассмотреть  методы эффективного управления  данными группами , а именно: консультации  с группами , обучение и внушение , обеспечение лояльности руководящих работников , замена руководителя “среднего звена” , перевод сотрудников на другое место работы , размещение кабинетов , признание естественных лидеров , обмен информацией в организации;

Глава1. НЕФОРМАЛЬНЫЕ ГРУППЫ

     1.1. Общее понятие группы и ее классификация.

     Не существует канонизированного  определения малой группы , так  как это достаточно гибкое  и подверженное влиянию обстоятельств  явление. Однако широко принят  достаточно общий , устоявшийся  взгляд на малую группу как относительно обособленное объединение двух или более лиц , находящихся в достаточно устойчивом взаимодействии и осуществляющих совместные действия в течение достаточно долгого промежутка времени. Взаимодействие членов группы базируется на неком общем интересе и может быть связано с достижением общей цели. При этом группа обладает определенным групповым потенциалом, либо же групповыми возможностями , позволяющими ей вступать во взаимодействие с окружением и адаптироваться к изменениям , происходящим в окружении.

     Характерными особенностями  группы является следующее:

• члены   группы   идентифицируют  себя и свои действия с группой в целом и тем самым во внешних взаимодействиях выступают как бы от имени группы;
• взаимодействие между членами группы носит характер непосредственных контактов , личного разговора , наблюдения поведения друг друга и т.п. В группе люди непосредственно общаются друг с другом , придавая формальным взаимодействиям “человеческую” форму;
•   в группе наряду с формальным распределением ролей , если таковое существует , обязательно складывается неформальное распределение ролей , обычно признаваемое группой. Отдельные члены группы берут на себя роль генераторов идей , другие склонны к координации усилий членов группы , третьи заботятся о взаимоотношениях в группе , о поддержании хорошего климата в коллективе , четвертые следят за тем , чтобы был порядок в работе , все выполнялось в срок и доводилось до конца и др.

     Существует два типа  групп: формальные и неформальные. Оба эти типа групп имеют значение для организации и оказывают большое влияние на членов организации.

     Формальные группы обычно выделяются как структурные подразделения в организации . Они имеют формально назначенного руководителя ¸ формально определенную структуру ролей , должностей и позиций внутри группы , а также формально закрепленные за ними функции и задачи. 

     Формальная группа  имеет следующие особенности:

• она рациональна , т.е. в основе ее лежит принцип целесообразности , сознательного движения к известной цели;
• она безлична , т.е. рассчитана на индивидов , отношения между которыми устанавливаются по составленной программе.

     В формальной группе предусмотрены только служебные связи между индивидами , и она подчиняется лишь функциональным целям.

     Неформальные группы создаются не распоряжениями руководства и формальными постановлениями , а членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями , общими интересами , одинаковыми увлечениями привычками и т.п. Данные группы существуют во всех организациях , хотя они не представлены в схемах , отражающих строение организации , ее структуру.

     Неформальные группы  обычно имеют свои неписаные  правила и нормы поведения  , люди хорошо знают , кто входит  в их неформальную группу , а  кто нет. В неформальных группах  складывается определенное распределение ролей и позиций. Обычно эти группы имеют явно или неявно выраженного лидера. Во многих случаях неформальные группы могут оказывать на своих членов влияние равное или даже большее , чем формальные структуры.

      Неформальные группы представляют собой спонтанно (самопроизвольно) сложившуюся систему социальных связей , норм , действий , являющихся продуктом более или менее длительного межличностного общения.

     Неформальная группа  проявляется в двух разновидностях:

• представляет собой внеформальную организацию , в которой неформализованные служебные отношения несут функциональное (производственное) содержание и существуют параллельно с формальной организацией.
• представляет социально-психологическую организацию, выступающую в виде межличностных связей , возникающих на основе взаимного интереса индивидов друг к другу вне связи с функциональными нуждами , т.е. непосредственная , стихийно возникающая общность людей , основанная на личном выборе связей и ассоциаций между ними (товарищеские отношения , любительские группы , отношения престижа , лидерства , симпатий и т.д. )

     Картина неформальной  группы чрезвычайно пестра и  изменчива по направленности  интересов , характеру деятельности , по возрастному и социальному  составу и т.д. В зависимости от идейной и нравственной направленности , стиля поведения неформальные организации можно классифицировать по трем группам:

• просоциальные, т.е. социально-положительные группы;
• ассоциальные т.е. группы , стоящие в стороне от социальных проблем;
• антисоциальные. Эти группы – самая неблагополучная часть общества , вызывающая у него тревогу

1.2. Характеристика неформальной  группы.

     Жизнь группы , ее функционирование находится под влиянием трех факторов:

• характеристики членов группы;
• структурные характеристики группы;
• ситуационные характеристики.

     Все эти факторы  не только находятся во взаимодействии , взаимовлиянии, но и испытывают сильное обратное воздействие со стороны функционирования группы , так как в результате жизнедеятельности группы происходят изменения характеристик человека , изменяется построение группы и наблюдаются изменения в ее окружении.

1. К характеристикам членов группы , оказывающим влияние на ее  функционирование , относятся личностные  характеристики человека , а также способности , образование и жизненный опыт.      

2.   Структурные характеристики  группы включают в себя :

а. Коммуникации в группе и нормы  поведения (кто с кем и как  контактирует);

б. Статус и роли (кто занимает какую  позицию в группе и что делает);

в. Личные симпатии и антипатии  между членами группы (кто кому нравиться и кто кого не любит);

г. Силу и конформизм (кто на кого оказывает влияние , кто готов  слушать и кому подчиняться).

          Симпатии  и антипатии между людьми в  основном носят индивидуальную окраску и подоплеку. На установление дружеских отношений между людьми оказывают значительное влияние несколько моментов:

• личностные характеристики взаимодействующих . Люди любят тех , кому нравятся те же явления  , вещи , процессы , которые нравятся им , т.е. люди любят тех , кто похож на них , кто близок им по духу , вкусу и предпочтениям. Люди испытывают влечение к тем , кто имеет одинаковую с ними или близкую расу , национальность , образование , систему взглядов на жизнь и т.п. Потенциально люди со схожими личностными характеристиками имеют большие шансы установить дружеские отношения , чем те , у кого личностные характеристики существенно различаются;
• наличие территориальной близости в расположении этих людей. Чем ближе располагаются рабочие места членов группы , тем выше вероятность того , что они установят дружеские отношения. Это же относиться к близости расположения их мест жительства;
• частота встреч , а также от ожидания того , что эти встречи будут происходить достаточно часто в будущем;
• насколько успешно функционирование группы. В целом успех ведет к развитию у людей положительного отношения друг к другу в большей степени , чем неуспешное функционирование группы;
• наличие одной цели , которой подчинены действия всех членов группы. Если члены группы разобщены решением индивидуальных задач , взаимные симпатии и дружественность складываются реже , чем если они работают над решением общей для всех задачи;  
• широкое участие всех членов группы в принятии решения. Возможность оказывать влияние на общегрупповые процессы стимулирует развитие у членов группы положительного восприятия коллектива.

     Наличие симпатий  в отношениях между людьми , наличие  дружеских отношений между членами  группы оказывает огромное влияние  на настроение людей , на их удовлетворенность своей работой , своим членством в группе. Однако нельзя однозначно сказать , что дружеские отношения между членами группы оказывают только положительное влияние на результаты труда и функционирования организации в целом. Они много времени будут проводить в бесполезных для работы разговорах , перекурах , чаепитиях и т.п., постоянно отвлекаться от работы и резко снижая результативность своего труда. При этом они могут отвлекать от работы других , создавая атмосферу безделия и расслабленности.      

  3.   Ситуационные характеристики группы мало зависят от поведения членов группы и группы в целом.    

В маленьких по размеру группах  возникает больше сложностей с достижением  соглашения , и много времени уходит на выяснение отношений и точек зрения. В больших группах наблюдаются трудности с поиском информации , так как члены группы обычно ведут себя более сдержано и концентрировано.

     Пространственное расположение  членов группы оказывает заметное  влияние на их поведение. Выделяются  три важных характеристики пространственного расположения индивида  , от которых зависят взаимоотношения между человеком и группой. Во-первых , это наличие постоянного или определенного места или территории. Отсутствие ясности в данном вопросе порождает множество проблем и конфликтов в межличностных отношениях. Во-вторых , это личное пространство , то есть то пространство , в котором находиться тело только данного человека. Пространственная близость в размещении людей может порождать множество проблем , так как людьми не воспринимается близкое расположение к ним других людей без учета возраста , пола и т.п. В-третьих , это взаимное расположение мест. Если человек занимает рабочее место во главе стола , то это в глазах других членов группы автоматически ставит его в позицию лидера. Руководство , зная эти и другие вопросы расположения членов группы , может добиваться значительного эффекта только за счет правильного размещения рабочих мест.

     К особенностям характеристики  неформальных групп относятся:

1. Социальный контроль.

     Неформальные организации  осуществляют социальный контроль  за своими членами. Первым шагом  к этому является установление  и укрепление норм – групповых  эталонов приемлемого и неприемлемого  поведения. Чтобы быть принятым  группой и сохранить в ней свое положение , личность должна соблюдать эти нормы. Чтобы укрепить соблюдение этих норм , группа может применять довольно жесткие санкции , а тех , кто их нарушает , может ждать отчуждение. Это – сильное и эффективное наказание , когда человек зависит от неформальной организации в удовлетворении своих социальных потребностей.

     Социальный контроль , осуществляемый неформальной организацией , может оказать влияние и направить  к достижению целей формальной  организации. Он также может  повлиять на мнение о руководителях и справедливости их решений.

2. Сопротивление переменам.

     Люди используют неформальную  организацию для обсуждения предполагающихся  или фактических перемен , которые  могут произойти в их организации.  В неформальных организациях  наблюдается тенденция к сопротивлению к переменам. Частично это объясняется тем , что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации. Реорганизация , внедрение новой техники , расширение производства и , следовательно , появление большой группы новых сотрудников и т.п. может привести к распаду неформальной группы , либо к сокращению возможностей взаимодействия и удовлетворения социальных нужд.

     Поскольку люди реагируют  не на то , что происходит объективно , а на то , что происходит по их представлению , предполагаемое изменение может показаться группе гораздо более опасным , чем оно есть на самом деле.

     Сопротивление будет  возникать всякий раз , когда  члены группы будут усматривать  в переменах угрозу дальнейшему  существованию своей группы как таковой , их общему опыту , удовлетворению социальных нужд , общим интересам или положительным эмоциям.

3. Неформальные лидеры.

     Неформальные организации  , также как и формальное организации  , имеют своих лидеров. Неформальный  лидер приобретает свое положение , добиваясь власти и применяя ее по отношению к членам группы . По существу нет никаких серьезных различий в средствах , применяемых лидерами формальных и неформальных организаций , для оказания воздействия .Существенным отличием является то , что неформальный лидер делает опору на признание его группой. В своих действиях он делает ставку на людей и их взаимоотношения. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации. Несмотря на то , что неформальный лидер одновременно является одним из членов управленческого персонала формальной организации , очень часто он занимает там сравнительно невысокую ступень в организационной иерархии.

     Существенные факторы  , определяющие возможность стать лидером неформальной организации , включают: возраст , должностное положение , профессиональную компетентность , расположение рабочего места , свободу передвижения по рабочей зоне и отзывчивость. Точные характеристики определяются принятой в группе системой ценностей.

     Неформальный лидер  имеет две первостепенные функции:  помогать группе в достижении  ее целей и поддерживать и  укреплять ее существование. Иногда  эти функции выполняются разными  людьми. Если это так , то в  неформальной группе возникают два лидера: один для выполнения целей группы , другой – для социального взаимодействия.  

1.3. Возникновение неформальной группы и ее роль в процессе  функционирования организации

     Причиной возникновения  неформальной группы в формальной организации является неизбежная ограниченность формальной организации , которая не может охватить и регулировать все процессы функционирования социальной организации.

     Если люди вступают  в формальные организации для  осуществления целей организации  , либо им нужно вознаграждение в виде дохода или ими руководят соображения престижа , то принадлежность к неформальной группе может дать людям психологические выгоды не менее важные для них, чем получаемая зарплата.

     В соответствии с  классификацией , данной А.Маслоу , первичные потребности – физиологические , потребность в безопасности и защищенности , а также вторичные – социальные , уважение и самовыражение. Может ли формальная организация обеспечить удовлетворение всех потребностей в полной мере? Очевидно нет. Возникновение неформальной организации является следствием естественного стремления человека к объединению с другими людьми , к формированию устойчивых форм взаимодействия с людьми.

     Возникновение неформальной  организации также связано с  формированием среды взаимодействия членов организации. Группы возникают в организации и функционируют как обособленные структурные подразделения в связи с тем , что в результате разделения труда выделяются отдельные специализированные функции , требующие для своего выполнения определенной совокупности людей , обладающих определенной квалификацией , имеющих определенную профессию и готовых в системе совместной деятельности выполнять определенную работу. Аналогичная ситуация наблюдается при формировании групп , призванных решать целевые задачи. Выполнение должностных обязанностей уже требует определенного взаимодействия. Однако всегда ли в полной мере при этом удовлетворяется потребность всех членов организации в общении или потребность в признании? Очевидно , что нет. Ясно , что здесь важной является оценка не только руководителя и тех членов организации , взаимодействие с которыми обусловлено выполнением должностных обязанностей.

     Личность многогранна.  И чем больше “граней” , тем  более многообразны ее потребности , а следовательно , тем труднее обеспечить их удовлетворение только в рамках формальной организации , чем больше оснований для объединения членов организации. 

     По мнению Майкла  Мескона важнейшими причинами вступления в группу являются:

• Чувство принадлежности;
• Взаимопомощь;
• Взаимозащита;
• Тесное общение;
• Заинтересованность. 

     Самой первой причиной  вступления в неформальную группу  является удовлетворение потребности  в чувстве принадлежности. Люди , чья работа не дает возможности  устанавливать и поддерживать социальные контакты , склонны быть неудовлетворенными. Возможность принадлежать к группе поддержка с ее стороны тесно связаны с удовлетворенностью сотрудника. И все же , несмотря на то , что потребность в принадлежности широко признается , большинство формальных организаций сознательно лишают людей возможностей социальных контактов. Поэтому люди часто вынуждены обращаться к неформальным организациям , чтобы эти контакты обрести.

     В идеальном варианте  подчиненные должны иметь возможность  без всякого стеснения обращаться к своему непосредственному начальству за советом или для обсуждения своих проблем. Если этого не происходит , то начальнику следует внимательно разобраться в своих взаимоотношениях с подчиненными. Многие люди считают , что их начальник в формальной организации плохо о них подумает , если они будут спрашивать его , как им выполнить определенную работу. Другие бояться критики. Более того , в каждой организации есть множество неписаных правил , которые касаются мелких процедурных вопросов , как , например: какой продолжительности должен быть перерыв на кофе , каково отношение начальника к болтовне и шуткам , как следует одеваться , чтобы заслужить всеобщее одобрение , а также , насколько все эти правила обязательны. В этих и других ситуациях люди часто предпочитают прибегать к помощи своих коллег. Например , новый рабочий , занятый в производстве , скорее попросит другого рабочего объяснить ему , как произвести ту или иную операцию. Это приводит к тому , что новые рабочие тоже стремятся участвовать в уже сформировавшейся социальной  группе , где есть опытные рабочие. Получение помощи от коллеги полезно обоим: и тому , кто получил ее , и тому , кто ее оказал. В результате оказания помощи дающий ее приобретает престиж и самоуважение , а получающий – необходимое руководство к действию.

     Потребность в защите  является важной причиной вступления  людей в те или иные группы. Хотя в наши дни очень редко  можно говорить о существовании  реальной физической опасности  на рабочих местах , самые первые профсоюзы зародились именно в социальных группах , которые собирались в пивных и осуждали свои претензии к начальству. И сегодня члены неформальных организаций защищают друг друга от причиняющих им вред правил. Эта защитная функция приобретает еще более важное значение , когда начальству не доверяют.  

     Необходимость в общении  возникает потому , что люди хотят  знать , что происходит вокруг  них , особенно , если это затрагивает  их работу. И все же во многих  формальных организациях система  внутренних контактов довольно слабая , а иногда руководство намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию. Поэтому одной из важных причин принадлежности к неформальной организации является доступ к неформальному каналу поступления информации – слухам. Это может удовлетворить потребности отдельной личности в психологической защите и принадлежности , а также обеспечить ей более быстрый доступ к нужной для работы информации.  

     Люди часто присоединяются  к неформальным группам просто  для того , чтобы быть ближе к тем , кому они симпатизируют. Они могут ходить вместе обедать , обсуждать свои рабочие и личные дела во время перерывов на кофе , или обращаться к начальству с просьбой о повышении зарплаты и улучшении условий работы. Люди скорее склонны устанавливать более тесные отношения с другими людьми , находящимися в непосредственной близости к ним , чем с теми , кто находиться на расстоянии нескольких метров. На работе люди склонны взаимодействовать с теми , кто рядом. Людей обычно тянет к тем , кто , по их мнению , может удовлетворить их потребность в принадлежности , компетентности , защите , уважении и др.

     Некоторые руководители  считают , что неформальная группа  – это результат неэффективного  управления , однако возникновение  данных групп явление естественное и весьма распространенное , - они есть в каждой организации.   

Глава 2.Анализ преимуществ и недостатков неформальных групп

Люди часто  присоединяются к неформальным группам  просто для того, чтобы быть ближе  к тем, кому они симпатизируют. Они могут ходить вместе обедать, обсуждать свои рабочие и личные дела во время перерывов на кофе, или обращаться к начальству с просьбой о повышении зарплаты и улучшении условий работы. Люди скорее склонны устанавливать более тесные отношения с другими людьми, находящимися в непосредственной близости к ним, чем с теми, кто находиться на расстоянии нескольких метров. На работе люди склонны взаимодействовать с теми, кто рядом. Людей обычно тянет к тем, кто, по их мнению, может удовлетворить их потребность в принадлежности, компетентности, защите, уважении и др.

Некоторые руководители считают, что неформальная группа –  это результат неэффективного управления, однако, возникновение данных групп  явление естественное и весьма распространенное, - они есть в каждой организации.

Неформальные  группы несут в себе как отрицательное, так и положительное влияние  на деятельность формальной организации.

Недостатками  является то,что:

• неформальные группы могут вести себя непродуктивно, и это будет мешать достижению формальных целей;
• по неформальным каналам могут распространяться ложные слухи, приводящие к возникновению отрицательного отношения к руководству;
• принятые группой нормы могут привести к тому, что продуктивность организации будет ниже той, что определена руководством;
• тенденция к сопротивлению всяким переменам и тенденция к сохранению укоренившихся стереотипов могут задерживать необходимую модернизацию производства. Однако такое контрпродуктивное поведение часто является реакцией на отношение начальства к этой группе. Правильно или нет, но члены группы считают, что к ним относятся несправедливо и отвечают так, как ответил бы любой человек на то, что ему кажется несправедливым.Такие случаи отрицательной реакции иногда мешают руководителям видеть многочисленные потенциальные выгоды от неформальных организаций. Поскольку для того, чтобы быть членом группы, надо работать в данной организации, преданность группе может перейти в преданность организации. Многие люди отказываются от более высокооплачиваемых должностей в других компаниях потому, что они не хотят нарушать социальные связи, которые они приобрели в данной компании.

    Но преимуществом является то, что цели группы могут совпадать с целями формальной организации, а нормы эффективности неформальной организации могут превышать нормы формальной организации. Например, сильный дух коллективизма, характерный для некоторых организаций и порождающий сильное стремление к успеху, часто произрастает из неформальных взаимоотношений, непроизвольных действий руководства. Даже неформальные каналы связи могут иногда помогать формальной организации, дополняя формальную систему коммуникаций.

       Не находя способов эффективного взаимодействия с неформальными организациями, или пытаясь подавить их, руководители часто упускают эти потенциальные выгоды. В любом случае, независимо от того, является ли неформальная организация вредной или полезной, она существует, и с ней нужно считаться. Даже если руководство и разрушит какую-то группу, на ее месте обязательно возникнет другая, у которой, возможно, сложиться заведомо отрицательное отношение к руководству.