СОДЕРЖАНИЕ 

Введение 2

1. Законодательное регулирование делопроизводства 4

1.1. Законы Российской Федерации 4

1.2. Правовые акты Российской Федерации 6

2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства 7

2.1. Положение о службе ДОУ 7

2.2. Инструкция по делопроизводству 15

Заключение 21

Список литературы     23 

 

      Введение

 

     В настоящее время регламентации  делопроизводственных процессов уделяется  особенное внимание: разрабатывается  законодательная база, нормативные  документы, создатели которых стремятся  как можно более отчётливо  отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

     Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) – важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия. Документационное обеспечение управления, по ГОСТ Р 51141- 98 “Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения”, представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и  организацию работы с официальными документами.

     Документационное  обеспечение управления основывается на нормативно-методической базе –  комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование  документационного обеспечения  управления охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие  принципы организации работы с информацией  и документацией определены Федеральным  законом “Об информации, информатизации и защите информации”. В частности, закон устанавливает, что:

     документирование (т.е. запись информации на материальном носителе по установленным правилам) является обязательным условием включения  информации в информационные ресурсы;

     документирование  осуществляется в порядке, устанавливаемом  органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

     В учреждениях для правильной организации  документационного обеспечения  разрабатывается собственная нормативно-методической база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб  ДОУ, подразделений и работников, в их числе:

     положение о службе ДОУ;

     должностные инструкции работников;

     Инструкция  по ДОУ (делопроизводству);

     Правила подготовки и оформления управленческих документов;

     инструкции  о порядке работы с обращениями  граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного  доступа и др.

     Все названные документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников требуют рассмотрения и изучения.

     В данной курсовой работе будут рассмотрены  законодательная и нормативно-методическая база ДОУ.

 

      1. Законодательное регулирование делопроизводства

1. Законы  Российской Федерации

 

     Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

     Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

     Об  обязательности документирования говорится  и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических  лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

     В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ТК  РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

     Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об oбществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значив тельное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документом.

     Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Закон установил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов.

     Эта норма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находившиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались.

     Закон «О языках народов Российской Федерации» (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

     В Федеральном законе «Об основах государственной службы российской Федерации», посвященном правовым основам организации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.

     1.2. Правовые акты Российской Федерации

 

     Постановлением  правительства Российской Федерации  утверждены «Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

     Законодательными  актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств  связи (почта, телеграф, факсимильные и  электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях  ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по Уровням доступа к ней.

     Вывод- ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях  мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.¹

 

      2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

     2.1. Положение о службе  ДОУ

 

     Положение о службе ДОУ – правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и учреждениями.

     Документы, регламентирующие ДОУ в учреждении, разрабатываются на основе законов  Российской Федерации, нормативных  правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики  деятельности конкретного учреждения.

     Организация ДОУ в учреждении возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретарит), находящуюся  в непосредственном подчинении руководителя.

     Задачи, функции, порядок работы службы ДОУ  регламентируются положением о ней, утверждаемым руководителем учреждения, а функциональные обязанности, права, ответственность работников службы – должностными инструкциями. Примерное  положение о службе ДОУ, а также  примерная структура должностной  инструкции для работников службы ДОУ  содержатся в изданной Росархивом в 1991 г. Государственной системе документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) –  наиболее полном общеотраслевом документе, устанавливающим единые принципы и  правила документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях. Новая редакция (ГСДОУ), разработанная  ВНИИ документоведения и архивного  дела и подготовленная для утверждения, также содержит положения, в соответствии с которыми должны разрабатываться  положение о службе ДОУ и должностные  инструкции ее работников в учреждениях  .

     ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов²:

     1. Документирование управленческой  деятельности;

     2. Организация работы с документами  (управление документацией);

     3. Механизация и автоматизация  работы с документами;

     4. Служба документационного обеспечения  управления.

     Раздел  “Документирование управленческой деятельности” состоит из четырех частей:

     Состав  управленческих документов;

     Унификация  и стандартизация управленческих документов;

     Оформление  управленческих документов;

     Составление текстов управленческих документов.

     Из  перечисленного сразу можно выделить часть, касающуюся оформления служебной  документации, так как именно эти  нормы в настоящее время не используются. Все остальные нормы  и правила следует использовать. При составлении документов конкретного  предприятия очень важно ориентироваться  на требования к составу документов в различных управленческих ситуациях  и, конечно же, к их текстам.

     Нужно учитывать, что ГСДОУ рассматривает  документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах  носителей (магнитные ленты, диски  и др.). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они  традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

     Следующий раздел “Организация работы с документами” построен таким образом, что так же, как и ЕГСД, охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив.

     Принципы  и методы организации работы с  документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Поэтому  нет необходимости их подробно рассматривать. Остановимся лишь на некоторых отличиях, которые связаны в основном с  возможностью использования автоматизированных технологий при работе с документами.

     Особенностью  ГСДОУ является то, что в схемы  маршрутов движения документов на предприятии  должны включаться все пункты, связанные  с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости  ручной и автоматизированной обработки  документов.

     Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный  подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой  системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются  правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она  включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы (ручные картотеки, массивы на машинных носителях). Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы. Для достижения такой совместимости  служат разрабатываемые на предприятии  классификаторы, например: номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор  видов документов и др.

     В разделе рассматривается технология делопроизводственных операций в рамках создания и использования ИПС: регистрации  документов, их индексации, ведения  справочной работы, оперативного хранения документов, составления номенклатуры дел формирования дел. По сути, она  мало, чем отличается от изложенной в ЕГСД, за исключением того, что  ориентирована на использование и традиционных методов, и возможностей средств автоматизации.

     Нет необходимости подробно останавливаться  и на таких подразделах, как “Контроль  исполнения документов”, “Подготовка  документов к передаче в ведомственный  архив”. Рекомендации этих подразделов  в основном соответствуют аналогичным  рекомендациям ЕГСД и должны быть использованы в практике работы делопроизводственной службы конкретного предприятия.

     Рекомендации  раздела “Механизация и автоматизация работы с документами” как никакие другие требуют постоянного учета изменений, происходящих в программном и техническом обеспечении систем автоматизированного делопроизводства. Поэтому в данном разделе содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами. Помощь в работе секретаря могут оказать определенные ГСДОУ возможные направления использования автоматизированных технологий, начиная с подготовки документов, а также правила автоматизированных регистрации и контроля за исполнением документов.

     В последнем разделе “Организация службы ДОУ” заложен новый подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления.

     ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как  самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно  руководителю организации. В отличие  от ЕГСД, в которой рассматривается  организация только канцелярии, ГСДОУ  предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб  в зависимости от категории организации  или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь  руководителя.

     В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению  работников сферы делопроизводства. Раздел небольшой по объему, рекомендации даны в самом общем виде и содержат ссылки на документы, которые должны их конкретизировать. Некоторые из них, например Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления и др. упоминались в данной статье.

     В разделе не раскрываются функции  служб делопроизводства, однако, они  приведены в Примерном положении  о службе документационного обеспечения  управления, которое является приложением  к ГСДОУ.

     Наряду  с Примерным положением ГСДОУ  снабжена еще целым рядом приложений, которые могут быть использованы в настоящее время в практической деятельности служб документационного  обеспечения управления, включая  секретарей. В их число входят:

     Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;

     Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;

     Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных  форм (РКФ);

     Формы номенклатур дел;

     Перечень  типовых сроков исполнения документов;

     Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

     Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

     Таким образом, анализируя ЕГСД и ГСДОУ  с позиции сегодняшнего дня, можно  сказать, что оба эти документа  представляют несомненный интерес. Конечно же, многие их положения  требуют пересмотра. Однако целый  ряд правил и рекомендаций по организации  документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.³

     Важно подчеркнуть, что в современных  условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях  основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов, контролем  их исполнения и обеспечением сохранности  документов. Служба ДОУ принимает  непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами, в обеспечении  режима доступа к информации и  защите информации, в совершенствовании  работы с документами. Таким образом, служба ДОУ решает два основных комплекса  задач:

     непосредственно организация и осуществление  ДОУ (обеспечение документирования управленческой деятельности и организация  работы с документами);

     совершенствование форм и методов работы с документами.

     Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции. Задача обеспечения документирования управленческой деятельности решается следующими функциями:

     разработка  и проектирование фирменных бланков, обеспечение их изготовления;

     обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования  документов;

     контроль  за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной  процедуры согласования и удостоверения  документов.

     Задача  организации работы с документами  в учреждении решается выполнением  следующих функций:

     установление  единого порядка прохождения  документов (документооборота учреждения);

     экспедиционная  обработка поступающих и отправляемых документов;

     регистрация и учет поступающих, отправляемых и  внутренних документов учреждения;

     контроль  за исполнением документов;

     систематизация  документов, обеспечение их хранения и использования;

     организация работы с обращениями граждан;

     обеспечение защиты документной информации.

     Задача  совершенствования форм и методов  работы с документами включает в  себя:

     разработку  и переработку нормативных, инструктивных, методических документов по ДОУ (Инструкции по ДОУ (делопроизводству) и др.) и  доведение их до сведения работников учреждения;

     методическое  руководство и контроль за соблюдением  установленных правил работы с документами  в структурных подразделениях учреждения;

     повышение квалификации работников учреждения и  их консультирование по вопросам работы с документами;

     упорядочение  документации учреждения, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности учреждения;

     разработку  и внедрение новых форм и методов  работы с документами, совершенствование  документооборота учреждения, повышение  исполнительской дисциплины при  работе с документами;

     постановку  задач на разработку или совершенствование  автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами⁴.

     Для реализации возложенных на нее функций  служба ДОУ наделяется определенным комплексом прав, а за невыполнение функций несет ответственность. Служба ДОУ наделяется правами:

     требовать от руководства учреждения создания необходимых условий для нормальной организации работы с документами (обеспечения соответствующими помещениями, техникой, канцелярскими принадлежностями и т.п.);

     требовать от руководителей подразделений  и сотрудников учреждения выполнения установленных правил работы с документами;

     привлекать  в установленном порядке работников учреждения для подготовки проектов документов по поручению руководства;

     подписывать и визировать документы в пределах компетенции, установленной для  руководителя службы ДОУ;

     вносить предложения руководству по совершенствованию  работы с документами в учреждении и др.

     Служба  ДОУ несет ответственность за нарушение установленного порядка  работы с документами в учреждении, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности или  конфиденциальности в работе с документами, за невыполнение указаний и поручений  руководства.

     В процессе выполнения функций, возложенных  на службу ДОУ, она взаимодействует  с руководством учреждения, всеми  функциональными подразделениями  и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой ДОУ вышестоящей  организации, архивными органами, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам организации и совершенствования работы с документами.

     Положение о службе ДОУ разрабатывается  руководством подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и учреждения в целом и  утверждается руководителем учреждения.

     Текст положения о службе ДОУ состоит  из следующих разделов:

     общие положения;

     цели  и задачи службы ДОУ;

     функции службы ДОУ;

     права и ответственность службы ДОУ;

     взаимоотношения службы ДОУ.

     2.2. Инструкция по делопроизводству

 

     Инструкция  по делопроизводству – правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.

     Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству учреждения, устанавливающей единые правила  документирования деятельности, организации  документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем  учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

     Инструкция  по делопроизводству разрабатывается  на основе положений Государственной  системы документационного обеспечения  управления, государственных стандартов на документы , основных правил работы ведомственных архивов. Федеральные органы исполнительной власти при разработке инструкции по делопроизводству используют Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти .