Нормативно – методические документы по делопроизводству и организация архивного хранения документов

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ

«УСИНСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ  ТЕХНИКУМ»

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

Дисциплина: « Архивоведение»

Тема: «Нормативно – методические документы по делопроизводству и  организация архивного хранения документов»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение……………………………………………………………..……….…………..5 
I Законодательное регулирование делопроизводства…………………………..9 
II Федеральная архивная служба …………………………………………………8 
II.I Федеральная архивная служба России в соответствии с возложенными на нее задачами………...........................................................................................................9 
IIIСостав нормативно – методической базе по делопроизводству…..…………….17

III.IНормативно – методические документы по делопроизводству………………18

IVПодготовка документов к архивному хранению………………………………...21

IV.I Передача документов в архивное хранение…………………………………….23

IV.II Организация архивного хранения документов………………………………..23 
Заключение………………………………………………………….………...............29 
Список использованнойлитературы………………………………………………..31 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Делопроизводство или документационное обеспечение управления – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит современность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение  делопроизводстватребуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту  работу в учреждении (фирме) ведут  специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших  организациях и фирмах – секретари  – референты (секретари).

В первой главе данной курсовой работы рассматривается законодательное  регулирование делопроизводства, нормативно – методические документы по делопроизводству.

Во второй главе освещены вопросы организации архивного хранения документов.

Цель данной курсовой работы - комплексный анализ нормативно-методической базы современного делопроизводства, изучение его нормативно-методических документов, а так же исследование проблемы обеспечения, сохранности документов, как одного из главных направлений работы архивов.

В соответствии с поставленными целями в курсовой работе решаются следующие задачи:

-рассмотрение базовых нормативно-методических документов, регламентирующих делопроизводственную сферу;

-особенности современного  нормативно-методического обеспечения  делопроизводства;

-рассмотреть меры по  обеспечению условий хранения  документов;

-изучить задачи архивов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.ГОСТР 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

I. ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

 

 В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению

документов. Закон установил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.Закон «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.)

(ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.В Федеральном законе «Об основах государственной службы Российской Федерации», посвященном правовым основам организации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.

Постановлением правительства  Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать  при составлении и оформлении управленческих документов. К таким  актам относятся, например, закон  РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения  товаров», который определяет порядок  регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление  Правительства РФ«Обупорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления — актуальная задача / / Делопроизводство, 1998, № 1.

 

II. ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА

1.Федеральная архивная служба России (Росархив) является федеральным

органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование  в области архивного дела и  контроль за сохранностью, комплектованием  и использованием документов Архивного  фонда Российской Федерации.

2.Федеральная архивная служба России руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, а также настоящим Положением.

3.В систему Федеральной архивной службы России входят федеральные государственные архивы, научные и другие организации, подчиненные непосредственно Федеральной архивной службе России, а также органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и подчиненные им учреждения.

4.Федеральная архивная служба России осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также Российской академией наук, Российским обществом историков-архивистов и другими общественными объединениями.

II.I ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ В

СООТВЕТСТВИИ  С ВОЗЛОЖЕННЫМИ НА НЕЕ ЗАДАЧАМИ:

1) организует комплектование и хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных архивах, контролирует соблюдение установленного порядка передачи документов в указанные архивы;

2) устанавливает порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, ведет централизованный государственный учет этих документов, осуществляет контроль за их сохранностью и использованием; устанавливает порядок отнесения архивных документов к особо ценным и уникальным, а также порядок создания и хранения их страховых копий;

3) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой архивных служб и ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти; участвует в мероприятиях по развитию сети ведомственных архивов и организации их работы;

4) определяет и утверждает номенклатуру платных работ и услуг, оказываемых архивными учреждениями и организациями юридическим и физическим лицам;

5) организует и осуществляет лицензирование деятельности по описанию, консервации и реставрации архивных документов, ведет сводный реестр лицензий;

6) обеспечивает подготовку проектов законодательных и иных нормативных правовых актов по вопросам обеспечения сохранности, пополнения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;

7) подготавливает проекты и организует реализацию федеральных программ развития архивного дела, а также разработку и выполнение перспективных и текущих планов деятельности архивных учреждений;

8) организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры государственных архивов, рассматривает и решает вопросы распределения архивных фондов между ними;

9) совместно с органами государственной власти субъектов Российской Федерации рассматривает и решает вопросы хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся федеральной собственностью и находящихся в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;

10) устанавливает порядок отнесения документов к составу Архивного фонда Российской Федерации и экспертизы их ценности, определяет категории организаций, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;  разрабатывает и утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение и типовые перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывает разработанные федеральными органами государственной власти ведомственные перечни документов;

11) организует экспертизу научной и практической ценности документов и отбор их на постоянное хранение в государственных архивах;

12) реализует преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, содействует в этом органам и организациям системы Федеральной архивной службы России;

13) определяет политику информатизации в области архивного дела, организует создание отраслевых и межотраслевых информационных сетей и баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании Архивного фонда Российской Федерации;

14) координирует и направляет работу подчиненных ей федеральных государственных архивов, научных и других организаций, а также зональных научно-методических советов архивных учреждений в области архивоведения, документоведения и археографии;

15) проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных фондов и организации документов в делопроизводстве;

16) оказывает содействие собственникамнегосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании этих архивов;

17) выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам специальные разрешения на собирание старинных документальных памятников на территории Российской Федерации;

18) определяет порядок использования документов в государственных архивах, согласовывает порядок использования документов в ведомственных архивах;

19) организует издание архивных документов, справочно-информационной литературы о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации;

20) организует обеспечение федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации документированной ретроспективной информацией, необходимой для осуществления ими властных полномочий, принятия и реализации управленческих решений, координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной информации и эффективности использования архивных документов;

21) организует разработку проектно-сметной документации, осуществляет в установленном порядке финансирование строительства объектов подчиненных ей федеральных государственных архивов, научных и других организаций; готовит предложения о передаче, распределении и перераспределении между ними помещений и другого имущества в целях улучшения сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;

22) разрабатывает предложения к проекту федерального бюджета в отношении расходов на содержание архивных учреждений и организаций, непосредственно подчиненных Федеральной архивной службе России, обеспечивает их финансирование;

23) организует ведение бухгалтерского и статистического учета и отчетности в подчиненных ей федеральных государственных архивах, научных и других организациях; осуществляет контрольно-ревизионную работу в соответствии с законодательством Российской Федерации;

24) взаимодействует в установленном порядке с архивными учреждениями государств – участников Содружества Независимых Государств, принимает участие в работе международных организаций по архивному делу и делопроизводству;

25) выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешения на временный вывоз за пределы Российской Федерации документов государственной части, а также уникальных и особо ценных документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации;

26) организует выявление и приобретение представляющих интерес для Архивного фонда Российской Федерации архивных документов, находящихся за рубежом, в установленном порядке осуществляет взаимовыгодный обмен документированной информацией, рассматривает и вносит предложения по реституции перемещенных архивов;

27) организует внедрение в практику работы архивов Российской Федерации наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов; организует повышение квалификации работников подчиненных ей организаций, а также работников архивов и делопроизводственных подразделений федеральных органов государственной власти;

28) в установленном порядке участвует в разработке, заключении и выполнении отраслевого (тарифного) соглашения в качестве представителя работодателя от лица подчиненных ей организаций при условии делегирования ими Федеральной архивной службе России соответствующих полномочий; содействует решению вопросов улучшения условий труда работников, учреждений и организаций системы Федеральной архивной службы России, их социальной защиты.

Должностные лица Федеральной архивной службы России при выполнении своих обязанностей имеют право:

1. посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения органов государственной власти, а также организаций независимо от их организационно-правовой формы.

Федеральную архивную службу России возглавляет руководитель, назначаемый  на должность и освобождаемый  от должности Правительством Российской Федерации. Заместители руководителя Федеральной архивной службы России назначаются на должность и освобождаются  от должности Правительством Российской Федерации.

Руководитель  Федеральной Архивной Службы России:

1) руководит деятельностью Федеральной архивной службы России и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Федеральную архивную службу России задач и осуществление ей своих функций;

2) вносит в установленном порядке в Правительство Российской Федерации предложения о развитии архивного дела, совершенствовании управления Архивным фондом Российской Федерации;

3) распределяет обязанности между своими заместителями;

4) утверждает структуру и штатное расписание центрального аппарата Федеральной архивной службы России в пределах установленных численности

работников и фонда оплаты труда, смету расходов на ее содержание в пределах утверждаемых на соответствующий период бюджетных ассигнований;

5) назначает на должность и освобождает от должности в установленном порядке работников центрального аппарата Федеральной архивной службы России и руководителей подчиненных ей федеральных государственных архивов, научных и других организаций;

6) решает в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной службе вопросы, связанные с прохождением федеральной государственной службы в Федеральной архивной службе России, представляет в установленном порядке особо отличившихся работников системы Федеральной архивной службы России к государственным наградам и присвоению почетных званий;

7) издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания, обязательные для исполнения должностными лицами Федеральной архивной службы России, подчиненными ей федеральными государственными архивами, научными и другими организациями и проверяет их исполнение;

8) в необходимых случаях издает совместно с руководителями федеральных органов исполнительной власти приказы, указания и инструкции по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

9) утверждает положения о структурных подразделениях центрального аппарата Федеральной архивной службы России, подчиненных ей федеральных государственных архивах, научных и других организациях.

В Федеральной архивной службе России образуется коллегия в составе  руководителя Федеральной архивной службы России (председатель коллегии), его заместителей по должности и  других членов коллегии. Члены коллегии Федеральной архивной службы России, кроме лиц, входящих в ее состав по должности, утверждаются Правительством Российской Федерации. Коллегия Федеральной архивной службы России, являющаяся совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела в России, организации и деятельности государственных архивов, состояния архивов федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкций; заслушивает доклады руководителей архивных органов и организаций системы Федеральной архивной службы России, отчеты структурных подразделений Федеральной архивной службы России.

Решения коллегии оформляются постановлениями  и проводятся в жизнь, как правило, приказами руководителя Федеральной  архивной службы России.

При Федеральной архивной службе России действуют:

1).научный совет по рассмотрению научных проблем архивного дела в России;

2).центральная экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации и экспертизой ценности документов.

 Положения об указанных  совете и комиссии и их состав  утверждаются руководителем Федеральной  архивной службы России.

Финансирование расходов на содержание центрального аппарата Федеральной архивной службы России осуществляется за счет средств федерального бюджета, выделяемых на государственное  управление.

Федеральная архивная служба России является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и  со своим наименованием, другие необходимые  для осуществления своей деятельности

 печати, штампы и бланки, бюджетный и иные счета, в  том числе валютный, в учреждениях банк

III СОСТАВ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное  общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

В настоящее время в  Российской Федерации действует  ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила  подготовки, оформления и организации  работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному  обеспечению управления разрабатываются  различными органами государственной  власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила  оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности  документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические  аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

III.IНОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

К основным нормативно-методическим документам, конкретизирующим регламентацию  делопроизводства (ДОУ), следует отнести:

1.нормы времени на выполнение видов работ по делопроизводству (ДОУ)

2.правила подготовки управленческих документов;.

3.разъяснения к правилам подготовки управленческих документов;

4.указания (внутренние указания, организационно-методические указания, указания оперативного характера).

5.Нормы времени на выполнение видов работ по делопроизводству.(ДОУ)предназначены для расчета затрат времени на подготовку и обработку управленческих документов, а также для определения квалификационного и численного состава работников делопроизводства (службы ДОУ). Разработка норм времени производится на основе укрупненных (межотраслевых) нормативов времени на выполнение работ по делопроизводству (ДОУ), материалах, отражающих результаты изучения организации труда, а также результаты фотохронометражных наблюдений за выполнением видов работ и отдельных операций(действий) работниками соответствующих подразделений. Нормы времени подлежат периодическому уточнению. В необходимых случаях - например, при введении новых видов работ по делопроизводству (ДОУ) или изменении технологии подготовки и (или) обработки управленческих документов - в нормы времени вносятся соответствующие дополнения.