Обзоры и путеводители документов государственного архива

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ  ОГОУ СПО ИРКУТСКИЙ КОЛЛЕДЖ ЭКОНОМИКИ  СЕРВИСА И ТУРИЗМА

 

 

 

 

 

 

Курсовая  работа

по дисциплине «Архивоведение»

на тему: «Обзоры и путеводители документов государственного архива»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                            Выполнил:

Студент гр.ДОУ-5

Михеева О.Л.

Проверил

Преподаватель

Мартынова О.Б.

«___» ______20

Оценка ____________

 

 

 

 

Иркутск, 2013

                                     Содержание:

 

Введение………………………………………………………………………3

Глава 1. Архивные путеводители…………………………………………...4

1.1. Характеристика фондов в путеводители………………………..5

1.2. Справочный аппарат к путеводителю…………………………..9

Глава 2. Обзоры документов………………………………………………..10

2.1. Характеристика документов в обзоре…………………………..11

2.2. Справочный аппарат к обзору…………………………………..14

Глава 3. Дополнительные справочники системы научно-справочного

аппарата  ……………………………………………………………………..15

Заключение…………………………………………………………………..16

Список  использованной литературы………………………………………17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Архивоведение – это комплексная  научная дисциплина, разрабатывающая  теоретические, правовые и методические вопросы «наука об архивах».

Архивы  – те незаменимые вполне реальные нити, которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые архивы – условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить. Актуальность темы состоит в том, что архивы хранят ретроспективную документную информацию, то есть информацию, созданную в прошлом.

Документы Архивного фонда как  источник информации содержат первичную  документную информацию. Для того чтобы первичную документную  информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической  переработке, в результате которой  преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную или иную форму. Документная информация о составе, содержание поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической переработке первичной документной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией архивов. Вторичная документная информация содержится в информационно-поисковых системах. Такие системы создаются в архивах и могут быть реализованы в виде традиционных архивных справочников (описей, каталогов, путеводителей, указателей).

Объектом данной курсовой работы является система научно-справочного аппарата, а предметом исследования, составление, оформление архивных путеводителей  и других архивных справочников.

 

Основной целью курсовой работы является характеристика архивных путеводителей, обзоров и других архивных справочников.

В результате поставленной цели предусмотрена  реализация следующих задач:

- рассмотреть архивные путеводители;

- охарактеризовать фонды в путеводителях;

- рассмотреть справочный аппарат  к обзору;

- рассмотреть дополнительные справочники системы научно-справочного аппарата.

 

 

Глава 1. Архивные путеводители

Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архивов, краткий справочник по фондам архивов, тематический путеводитель по фондам архивов.

Путеводитель по архивам (архиву) - вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов архивного фонда (АФ) РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты.

Путеводитель по фондам архива - вид  архивного справочника, содержащие краткие характеристики или краткие  сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном  порядке и предназначенного для  общего ознакомления с составом и  содержанием фондов архива.

Тематический путеводитель по фондам архивов - вид путеводителя по фондам архивов, характеризующий ту часть документов этих фондов архивов, в которой заключена информация о теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут  создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственных архивов.

Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик фондов (документов) и справочного аппарата.

 

1.1. Характеристики фондов в путеводителе

Основной частью в путеводителе является характеристика фонда - это  совокупность сведений включающих название фонда, справочные данные о нем, историю  организации - фондообразователя (для  фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться  библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характеристик  зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды  досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например:

1. Фонды досоветского периода.

2. Фонды советских, современных  учреждений, организаций и предприятий.

Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться  оп следующей схеме:

• высшие и местные органы государственного управления;
• органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и предприятия;
• культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения;
• органы сословно-городского и земского самоуправления;
• учреждения религиозного культа;
• общественные организации;
• фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Характеристики фондов советского и современного периодов могут располагаться  по такой схеме:

• высшие и местные органы государственного управления;
• органы народного и государственного контроля;
• органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения и организации;
• органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора;
• общественные организации;
• фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру  производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики могут  объединяться по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. В нутрии этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т.д. При составлении характеристик фондов существует различные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию.

Характеристики фондов могут быть индивидуальные и групповые. Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Для групповой характеристике дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить  перечисление в хронологической  последовательности этих фондообразователей.

Основное требование, предъявляемое  к характеристике фонда, заключается  в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и характеристике его документной информации. Максимально полный охват содержания документов фонда без лишний детализации возможен при четко намеченных пределах описания, зависящих от целевого назначения данного вида справочника.

Цель характеристики фонда в  целом - дать необходимую и достаточную  информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. Необходимость и достаточность  информации определяется тем, что в  характеристике фонда отражаются основные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, аннотация, библиографический список литературы о фонде.

Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку.

Название фонда - обязательный элемент  характеристики, который может дать указание:

1) на историческую эпоху деятельности  фондообразователя;

2) название фондообразователя,  его функции в государственном  аппарате или отрасли экономики,  культуры и т.п.;

3) масштаб деятельности фондообразователя,  который содержится в понятиях  «губернский», «областной», «волостной»,  «уездный» и т.д. В то же  время по названиям фондов  предприятий нельзя, как правило,  установить масштаб их деятельности;

4) местонахождение фондообразователя.

Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера фонда; объем фонда позволяет  судить в определенной мере о сохранности  документов, составе фонда.

Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определенной исторической эпохе  и их сохранности за весь или частичный  период деятельности фондообразователя, что вместе с характеристикой  объема фонда дает представление  о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного  аппарата к документам фонда указывают  дальнейшие пункты поиска информации.

Важной частью фонда является историческая справка, которая помогает вскрыть  сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно  оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка  является своего рода введением к  аннотации, давая общее представление  о месте данной организации в  системе государственного аппарата, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда  не сообщает эти данные). Аннотация  состава и содержания документов фонда представляет собой краткое  обобщенное описание состава документов и их содержания.

В аннотации может быть указана  хронология темы, вопросов и отдельных  групп документов и обозначены их графические границы. В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Основную часть путеводителя дополняет  характеристика печатных изданий, в  которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических  рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и  иностранных языках, журнального  фонда, персональных и коллекционных  собраний, системы каталогов. Характеристика небольшого по объему фонда печатных изданий может быть дана в предисловии к путеводителю.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.  Справочный аппарат к путеводителю

Основными элементами справочного  аппарата в путеводителе являются: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. Титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это - информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

Для повышения информативности  оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, подразделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени  систематизации, давая конкретную и  наглядную информацию о структуре  описания комплекса документов в  целом. Предисловие включает общие  сведения по истории архива, на документы  которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История  архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль. Основное внимание в предисловии уделяется  характеристике материалов и принципам  построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют специфику данного архива. Кроме того, указывается объем, степень сохранности документов, приводятся сведения об опубликованных документах архива. В предисловие следует включать сведения о материалах, относящихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, библиотеках, музеях. При отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесообразно оговорить их наличие в составе архива. В последней части предисловия даются сведения о принципах построения справочника; составе характеристик, справочного аппарата и приложений. Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит от назначения и формы издания. Для многотомных изданий составляет справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов. Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

 

 

 

Глава 2. Обзоры документов

Обзор архивных документов — тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождении (фондовой принадлежностью) или единством содержания (тематикой).

В зависимости от этого различают  два вида обзоров: обзоры

архивных  фондов (объединенных фондов, коллекций) и тематические

обзоры  документов.

Обзор архивного фонда — вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом.

Тематический обзор документов — вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов.

Названным видам обзоров присуще много  общего (в структуре, методике описания, составе справочного аппарата). Оба они имеют две основные части:

1) характеристика документов (собственно  обзор), включающая сведения о составе и содержании документов (аннотации), их источниковедческий анализ и поисковые данные;

2) справочный аппарат, состоящий  из титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращений, указателей.

 

 

 

 

 

 

 

2.1. Характеристика документов  в обзоре

В характеристике документов (собственно в обзоре) излагаются сведения о документах.

Схемами построения обзоров архивного фонда являются:

1) структурная;

2) отраслевая (функциональная);

3) тематическая;

4) хронологическая;

5) номинальная.

Для тематического обзора документов используются следующие схемы:

1) отраслевая (функциональная);

2) тематическая;

3) хронологическая.

Как видим, структурная и номинальная  схемы применяются только при составлении обзоров фондов. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.

Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой. В отдельных случаях, когда трудно установить их производственную значимость и соподчиненность, они могут располагаться в порядке их названий, а иногда по номерам, присвоенным им фондообразователем.

Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фондов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась.

В тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретное направление в развитии тех или иных сторон государственного аппарата, управления, экономики, науки, культуры и т.д.

Тематическая  схема обзоров применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных

частей  или отраслевой деятельности, а если и имел их, то не так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономического или политического характера, как это может быть раскрыто при группировке и изложении содержания документов по темам.

Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообразователя, которые происходили в то или иное время, либо показать периодизацию деятельности фондообразователя.

Хронологическая схема построения характеристики в тематических обзорах мало распространена. Ее применение в таких случаях обычно связано с освещением содержания документов по определенным темам исторического характера, где необходимо показать содержание документов в последовательности происходящих событий.

Применение  хронологических схем при составлении  тематических обзоров, связанных с освещением документов по широкой тематике, не может считаться правильным, так как в этом случае, следуя хронологической схеме, трудно избежать повторения однообразных вопросов.

Номинальная схема применяется для построения обзоров архивных

фондов  только в тех случаях, когда материалы  фонда представлены

небольшим количеством однородных видов.

Дальнейшее  деление основных разделов внутри каждой из выбранных схем построения характеристики документов на подразделы и группы может быть произведено по любым классификационным признакам.

При разработке схем характеристик  серьезное внимание должно быть обращено на последовательное расположение разделов, подразделов и более мелких делений, которые могут быть расположены:

а) в систематическом порядке:

1. Промышленность, транспорт и связь,  торговля;

2. Сельское хозяйство;

3. Наука, культура, быт;

б) в хронологической последовательности:

1. Январь;

2. Февраль;

3. Март;

4. Апрель;

5. Май и т.д.;

в) в алфавитном порядке:

1. Авиационная промышленность;

2. Медицинская промышленность;

3. Химическая промышленность.

Сведения о составе и содержании документов в обзорах принято называть аннотацией. Аннотация может составляться как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются или групповыми, или индивидуальными.

В групповых аннотациях информация представляется в более обобщенной форме с указанием разновидностей документов, их номеров, авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок и объема документов.

Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов и к которым составитель обязан привлечь внимание читателя.

Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций в обзорах достигается достаточно углубленная и полная информация о содержании всего комплекса документов в целом.

При составлении аннотации в  обзорах могут использоваться цитаты из текста документов, однако злоупотреблять излишним цитированием не следует.

Цитирование текста документов допустимо в тех  случаях, когда цитата помогает лаконично подчеркнуть сущность содержания документов или же когда она выражает дух эпохи, к которой она относится.

В обзоре следует обратить внимание на отсутствие либо недостаточность

источников  по тем или иным конкретным проблемам, подчеркнуть полноту сведений некоторых категорий дел, отметить взаимодополняемость отдельных документов.

В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов.

Состав  поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей (если их несколько) и единиц хранения.

Необходимо обозначение номеров  листов, если аннотируются отдельные документы.

Состав  поисковых данных в тематических обзорах может быть более широким, поскольку эти обзоры составляются по документам нескольких фондов. В этом случае состав поисковых данных дополняется номерами соответствующих фондов и названиями архивов (если создается межархивный справочник).

В тех случаях, когда при аннотировании  групп документов один из этих документов цитируется, поисковые данные должны сначала приводиться по всей группе в целом, а затем отдельно дается ссылка на цитируемый документ. Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов

и заключаются в круглые скобки.

 

 

2.2. Справочный аппарат  к обзору

На титульном листе обзора архивного  фонда после названия архива указывается  тип справочника - обзор фонда, номер  фонда, крайние даты документов, год  издания или год составления  обзора. На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следует название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания обзора. Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи. В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.

Характеристика основных групп  фондообразователя показывает взаимосвязи  в содержании документов и, таким  образом, значение и место соответствующих  категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть  подготавливается по образцу предисловия  к обзору фонда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Дополнительные справочники системы НСА

В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы НСА — указатели, тематические картотеки и перечни документов и дел, аннотированные реестры описей.

Указатель — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов. Основными видами указателей являются: тематические, предметные (общие и специальные), именные, географические (разновидности предметных), хронологические.

Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые. По форме указатели могут быть листовыми или карточными. Указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или документам (с просмотром дел). Указатели к делам одного фонда или к нескольким описям одного фонда составляются в том случае, если фонд многопрофильный, имеет сложную структуру и большое количество описей.

Тематические картотеки могут создаваться самостоятельно, но, как правило, формируются на основе делопроизводственных картотек, поступивших из учреждения-фондообразователя вместе с документами. В таком случае на них проставляется новый архивный шифр — по законченной описи дел. Наиболее распространенные виды картотек — картотеки документов по личному составу учреждения, картотеки приказов, картотеки по истории

учреждений  и др.

Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по порядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в

архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с темой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.

Аннотированные реестры (списки) описей составляются к фондам, к которым составлено много описей. В аннотированных реестрах приводятся крайние даты каждой описи, дается характеристика состава и краткого содержания документов каждой описи.

 

 

 

 

Заключение

В ходе написания данной курсовой работы произведена общая характеристика архивных путеводителей, обзоров и  других архивных справочников. Изучена  система научно-справочного аппарата, порядок составления и оформления архивных путеводителей и других архивных справочников. Были рассмотрены  архивные путеводители, справочный аппарат  к обзору и дополнительные справочники  системы научно-справочного аппарата, а так же охарактеризованы фонды в путеводителях.

Проанализировав данную курсовую работу были получены выводы, о том, что при создании системы НСА необходимо строго следовать принципам взаимодополняемости, неповторяемости информации различных справочников и их преемственности. Рассмотренные в работе виды справочников являются ярким примером применение данных принципов путеводители, как краткие архивные справочники дают общие сведения о документах архивов и используются на первых этапах поиска информации, а обзоры дают возможность подробно рассмотреть информацию по определенной теме или по отдельному фонду. Их совместное использование дает пользователю получить всю необходимую информацию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Артизов А.Н. Архивное законодательство России: система, проблемы

и перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы — М.,1998.

2. Ковальчук Н.А., Осичкина Г.А., Бутько С.П. Основные информационные

справочники в системе НСА государственных  архивов. — М., 1992.

3. Автократов В.Н. Архивоведение в кругу других областей знания //

Советские архивы. — М., 1993