Оформление распорядительных документов

  ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

  филиал  ГОУ ВПО «ЮЖНО ­ УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

  УНИВЕРСИТЕТ» в г. Снежинске

  Кафедра  «Экономики и инвестиций» 
 
 
 
 
 
 

  КУРСОВАЯ РАБОТА 
 
 

  По  дисциплине: «Делопроизводство» 

  по  теме: «Оформление распорядительных документов». 
 
 
 

  Выполнил:

  Студент группы ФШЗ-159

  Специальность

  080105

  заочной формы обучения

  А.С. Погрошева

  ____________ 

  Проверил:

  Л.А. Хромченкова

  ____________ 
 
 

     Снежинск, 2010 г.

Содержание

Введение

     Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

     К информации, помимо достоверности и  точности, предъявляются два жестких требования: во-первых, она должна быть своевременной; во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

     В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны - иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

     Поэтому организации работы с информацией  и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяют большое внимание.

     Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

     По  мнению специалистов - документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создает посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале.

     Одна  из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий — издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.

     Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

1. Процедура составления и  оформления распорядительных документов

     Распорядительные  документы играют важную роль в управлении предприятиями, организациями.

     К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят властный административный характер и обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам, трудовым коллективам и организациям.

     Процедуру составления и оформления распорядительного  документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую полноценность документа.

     Подготовка  распорядительного документа может  быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработки проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических сотрудников.

     Первая  стадия разработки проекта распорядительного  документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые  предстоит в  нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего,  к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительным документам по данному или аналогичным вопросам.

     Изучение  законодательных актов и правительственных  документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

     Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются финансовыми органами или службами.

     Виза  юрисконсульта свидетельствует  о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а так же о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение проекта. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

     Полностью подготовленные проекты представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в самом документе. 

2. Оформление  распорядительных документов

                                                 Постановление

     ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими  и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил.

     Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

     В соответствии с постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации "Об утверждении правил подготовки ведомственных нормативных актов" от 23 июля 1993 года приказы, постановления, инструкции, положения, разъяснения, указания отнесены к разряду ведомственных нормативных актов (соответственно и постановлений) осуществляется одним или несколькими структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы.

     Юридическими  основаниями для издания постановлений могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, для постановлений федеральных органов исполнительной власти - ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.

       Постановления должны иметь следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ);
• наименование вышестоящего органа или должностного лица, издающего постановление;
• наименование вида документа (постановление);
• дату документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления или издания документа;
• заголовок к тексту;
• текст постановления;
• подпись руководителя органа, издающего постановление, председателя и секретаря комиссии.

      Текст постановления, как правило, имеет  вступительную часть, в которой, если требуется, разъясняются цели и мотивы его издания, и распорядительную часть. Вступительная часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты. Вступительная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЮ».

      Постановляющая  часть документа излагается в  виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты постановления содержат конкретные поручения и включают: наименования органа или организации, которой дается поручение; содержание самого поручения и срок его выполнения.

       Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: (приложение 1) или: (приложение3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Правительства Российской Федерации

от27 января 1997 г. №18 

или: 

УТВЕРЖДЕНО

постановлением  Правительства

Российской  Федерации

от 27 января 1997 г. №1177

       Проект  постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.

       Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства  Российской Федерации и федеральных  органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования (приложение А). 

       Решение

       РЕШЕНИЕ - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

       Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

       Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например:

       "Коллегия  РЕШИЛА…" или: "Совет директоров  РЕШИЛ…"

       Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной - наименование органа, принимающего решение.

       При необходимости решение визируется руководителем подразделения, вносящем проект решения, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа (приложение Б).

       Приказ

       ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем  организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях  разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

       В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основой деятельности и личному составу.

       Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях.

       Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

       Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.

       Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

       Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".

       Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

       Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

       Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме "О чем?", например:

       "О  создании филиала общества в  г. Твери"

       "Об  увеличении уставного капитала  общества"

       текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование  предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер:

       "В  соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденном Советом директоров общества 15.05.1996, и на основе решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997 №1)

       ПРИКАЗЫВАЮ: …"

       Если  проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

       Если  приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

       "В  связи с завершением строительства  нового учебного корпуса по  ул. Металлистов, д. 37а

       ПРИКАЗЫВАЮ: …"

       Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

       Распорядительная  часть приказа излагается в повелительной  форме от первого лица единственного  числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

       Распорядительная  часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

       Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя  или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

       Количество  исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

       Приказы подписываются руководителем организации  или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Образец приказа по основной деятельности: (приложение В).

       В ряде случаев ответственному исполнителю  для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению, выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя (приложение Г)

       Распоряжение

       РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

       Распоряжения  по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

       Распоряжения  составляются и оформляются по тем  же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части. В таких случаях  текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

       В том случае, если приводится объяснение причин издания распоряжения, текст распорядительной части документа начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ» (приложение Д).

    Указание

       УКАЗАНИЕ - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

       Распорядительная  часть указания начинается словами  «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года( приложение Е.).

3. Регистрация и контроль за исполнением документов

       Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "фикция факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них".

       Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую  силу документу, так как фиксирует  факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

       Документы регистрируются один раз. В небольшом  учреждении, фирме все документы  регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

       Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, картонная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

       Журнальная  форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота - 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.(приложение Ж)

       При количестве учетных единиц документов с выше 1000 целесообразно использовать карточную форму регистрации.

       Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке.

       Количество  экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

       Применение  карточек для регистрации заметно  повысило оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

       Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила  заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, тал и ряда дополнительных.