Оптимизация организации торговли в оптовых складах и распределительных центрах

ВВЕДЕНИЕ

При решении вопроса по автоматизации склада руководство  компании сталкивается со стандартными проблемами, требующими порой нестандартных  решений. Отсутствие необходимых навыков  и знаний у персонала компании – одна из причин, по которой процесс  автоматизации постоянно откладывается  на неопределенный срок.

В настоящее время оптовые  склады и распределительные центы  сталкиваются с такими характерными проблемами как, невысокая скорость и точность выполнения заказов, неэффективное  использование пространства склада, слабый контроль работы персонала, проблемы с обеспечением специальных стандартов хранения товара, трудности в реализации маркировки товара.

Главная цель любого оптового предприятия повышение социально-экономической  значимости оптовой торговли и создание предпосылок нового для российского  рынка цивилизованного подхода  к организации оптового распределения, адекватного складывающимся экономическим  условиям. Ориентация на потребителя  и потребности рынка в сочетании  с постоянным поддержанием и расширением  ассортимента предлагаемых товаров  и услуг является основной задачей  в деятельности оптовой торговли.

Изучение потребностей региональных рынков дает возможность оптовым  фирмам оказывать финансовую и консультационную поддержку российским производителям с целью производства товаров, наиболее полно отвечающих спросу населения, обновления и расширения ассортимента товаров и улучшения их качества. Комплексный подход к осуществлению  оптовой деятельности, применение принципов  маркетинга, привлечение к работе и связь с ведущими российскими  банками и транспортными организациями  позволяет оптовым фирмам успешно  продавать свои товары, обеспечивая  их ритмичную поставку со своих складов  в розничную торговую сеть.

1 РАСПРЕДЕЛИТЕЛЬНЫЕ  ЦЕНТРЫ

1.1 Характеристика  распределительных центров

Распределительный центр  – это склад, с которого идут отгрузки на другие склады компании. Непосредственно  же торговля с него не осуществляется. А если и осуществляется, то все  равно логисты хотя бы виртуально разделяют остатки распределительного центра и торгового склада (обычно же они разделены и физически  – из-за различий в минимальной  отгрузочной упаковке).

Кроме того, распределительные  центры бывают двух типов: собственно распределительные центры и перевалочные базы. В их общие функции, кроме  хранения запасов и поставок на другие склады компании, входят также дополнительные услуги:

• переупаковка (в том числе разбиение упаковок крупных типов на более мелкие);
• фасовка;
• стикерование (в том числе штрихкодирование);
• таможенное оформление;
• сертификация грузов.

Два типа РЦ различаются  только тем, что на распределительном  центре осуществляется хранение крупных  текущих и страховых запасов  для всех филиалов, а на перевалочной базе – только операционных запасов  обрабатываемой поставки, так как  вся работа перевалочной базы ведется  по принципу «пришло–обработали–отправили». Обычно на перевалочных базах происходит концентрация транспортных потоков  для оформления таможенных документов или перегруза товара с одного типа транспортного средства на другой.

В оптимизации работы перевалочной базы основными задачами являются:

• высокая производительность обработки грузов: чтобы они задерживались на базе на минимальный срок и, следовательно, не занимали дополнительных объемов на складе;
• высокая слаженность работы всех подразделений: чтобы движение информационного потока не задерживало движение товарного потока;
• равномерная загруженность приемки и отправки грузов: для оптимизации затрат на эти подразделения;
• продуманная складская логистика: чтобы не приходилось перекладывать груз во время хранения (раз – положили, два – забрали, без дополнительных внутренних перемещений).

Оптимизировать работу распределительного центра гораздо сложнее, так как  перед  логистом кроме вышеперечисленных задач стоит еще одна, причем самая главная, – оптимизация запасов РЦ. Как и при оптимизации запасов торгового склада компании необходимо максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы для обеспечения полноценной торговли товаром. Однако, не смотря на общность задач, к их решению нельзя подходить одинаково, и причиной этому являются следующие различия в их работе: (данная таблица находится в ПРИЛОЖЕНИИ А, стр. 41).

Для оптимизации запасов  необходимо продумать три составляющие планирования пополнения запасов: прогнозирование спроса → расчёт потребностей → расчёт необходимых запасов. Исходя из выше перечисленных различий, рассмотрим разницу в подходах к управлению запасами распределительного центра. Для примера произведём вычисления для одной позиции, продаваемой в 20 филиалах и отгружаемой в них с одного распределительного центра: (данная таблица находится в ПРИЛОЖЕНИИ Б, стр. 42).

(* максимальные продажи  всех филиалов вместе – не  равны сумме максимальных продаж  из-за того, что рассчитываются  как максимум суммы, а не  сумма максимумов)

1.1.1 Расчёт необходимых  запасов

Одним из основных достоинств появления распределительного центра в компании является снижение страховых  запасов. Это связано с тем, что  пики спроса в разных филиалах (магазинах) при их суммировании сглаживаются. Происходит это по закону больших  чисел – правда в теории вероятности  этот закон начинает работать, когда  число переменных становится больше 15-20, – то есть при значительно  меньшем количестве филиалов (или магазинов) это свойство распределительного центра проявляется скорей всего не будет.

При расчёте страхового запаса распределительного центра, надо брать все филиалы (магазины) вместе, рассматривая их как один общий, и рассчитывая для него страховой запас по стандартной схеме, выработанной в компании, а затем класть на склады филиалов такую его часть, которая застрахует от пиков продаж на время подвоза из распределительного центра.

1.1.2 Расчёт потребностей

Благодаря тому, что количество «клиентов» у распределительного центра – небольшое, и мы сами планируем  объём и дату начала поставок, мы можем просчитать потребности и  спланировать их удовлетворение. Следовательно, потребность распределительного центра получаем как простую сумму потребностей филиалов (магазинов), обслуживаемых  из него. Однако мы не можем, как в  предыдущем пункте, рассматривать распределительный  центр как один общий филиал (магазин): ведь остатки одного филиала (магазина) не могут обеспечивать продажи другого. А отсутствие мгновенной операционной доступности филиалов из распределительного центра, когда мы операцию продажи  проводим сегодня, а ситуация с остатками филиала в результате изменится в лучшем случае только через несколько дней, делает формулу расчёта потребностей распределительного центра гораздо сложнее.

Благодаря тому, что отгрузки из распределительного центра регулярные и постоянные, а закупки планируются, то очень успешной является работа по выравниванию нагрузки на отделы приёмки и отгрузок для снижения пиковых нагрузок на склад и транспорт, а значит и необходимых затрат. Кроме этого, появившиеся перекосы в дефиците и неликвидах филиалов можно решать за счёт перекидывания запасов с одного на другой.

Благодаря же тому, решается, сколько отгрузить из распределительного центра в филиал, а объёмы отгрузок по основным позициям – достаточно большие, укрупняют поставки до кратности коробок или паллет для уменьшения нагрузки на склад. Ведь отгрузить целую коробку или паллету значительно проще, чем пересчитывать единичные упаковки – кроме того, в результате уменьшается и количество ошибок в складских документах. Однако, упрощая работу отделу отгрузки распределительного центра и отделу приёмки филиала, нельзя забывать, что этим замораживаются некоторые оборотные средства предприятия и увеличиваем загрузку складских площадей филиала (правда, за счёт освобождения складских площадей распределительного центра, и иногда объёмы отгрузки завышают специально). Поэтому, округляя количество поставки, надо обязательно учитывать загруженность склада филиала и стоимость каждой позиции (что правильно сделать в отношении дешёвого товара, оказывается непозволительной роскошью для дорогого).

1.1.3 Сложный случай

В некоторых крупных компаниях  встречается ситуация, когда распределительный  центр обслуживает другие распределительные центры, например, центральный распределительный центр обслуживает региональные, а они в свою очередь – городские, откуда уже осуществляется отгрузка на магазины компании: (данная схема находится в ПРИЛОЖЕНИИ В, стр. 43)

В таком случае при планировании поставок на центральный распределительный  центр нужно последовательно  рассчитывать формулы пополнения запасов  сначала для городских распределительных  центров, затем для региональных, и только в финале – уже для центрального.

1.1.4 Планирование запасов

Логисту распределительного центра необходимо максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы  для обеспечения полноценной  торговли товаром – как и при  оптимизации запасов торгового  склада компании. Однако, несмотря на общность задач, в работе этих двух типов складов есть существенные различия.

1.2 Задача оптимизации расположения распределительного центра на обслуживаемой территории

Решая задачу определения  оптимального количества складов в  системе распределения, в качестве одной из главных зависимых переменных мы рассматривали транспортные расходы  по доставке товаров потребителям материального  потока со складов распределительной  системы. Изменение этой величины изучалось  в зависимости от изменений количества складов в системе распределения. Однако величина транспортных расходов может существенно меняться не только в зависимости от количества складов, но также и в зависимости от места расположения этих складов  на обслуживаемой территории.

Тесную зависимость транспортных издержек по товароснабжению от расположения распределительного центра иллюстрирует пример. Представленная здесь модель системы распределения содержит один склад, который, очевидно, целесообразно разместить в центре района, а не на окраине.

Задача размещения распределительного центра приобретает актуальность при  наличии развитой транспортной сети, так как в противном случае решение скорее всего будет очевидным. Например, если на территории района есть только две пересекающиеся магистрали, вдоль которых расположены все потребители, то, очевидно, распределительный центр целесообразно разместить на пересечении магистралей.

Задача размещения распределительных  центров может формулироваться  как поиск оптимального решения, или же как поиск субоптимального (близкого к оптимальному) решения. Наукой и практикой выработаны разнообразные методы решения задач обоих видов. Кратко охарактеризуем некоторые из них.

1.2.1 Метод полного  перебора

Задача выбора оптимального места расположения решается полным перебором и оценкой всех возможных  вариантов размещения распределительных  центров и выполняется на ЭВМ  методами математического программирования. Однако на практике в условиях разветвленных  транспортных сетей метод может  оказаться неприменим, так как  число возможных вариантов по мере увеличения масштабов сети, а  с ними и трудоемкость решения, растут по экспоненте.

Полный перебор вариантов  размещения распределительного центра для транспортной сети с N узлами пересечениями дорог, включает в себя оценку 2N вариантов. Таким образом, при расширении сети, то есть при увеличении N, трудоемкость решения (даже для ЭВМ) несоизмеримо возрастает.

1.2.2 Эвристические  методы

Гораздо менее трудоемки  субоптимальные, или так называемые эвристические методы определения места размещения распределительных центров. Эти методы эффективны для решения больших практических задач; они дают хорошие, близкие к оптимальным, результаты при невысокой сложности вычислений, однако не обеспечивают отыскания оптимального решения. Название «эвристические» означает, что в основе методов лежит человеческий опыт и интуиция (в отличие от формальной процедуры, лежащей в основе метода полного перебора). По существу, метод основан на «правиле большого пальца» (иначе - метод Паретто, или АВС метод), то есть на предварительном отказе от очевидно неприемлемых вариантов. Опытный специалист-эксперт, работая в диалоговом режиме с ЭВМ анализирует транспортную сеть района и непригодные, на его взгляд, варианты исключает из задания машины. Таким образом, проблема, сокращается до управляемых размеров с точки зрения количества альтернатив, которые необходимо оценить. Остаются лишь спорные варианты, по которым у эксперта нет однозначного мнения. Для этих вариантов ЭВМ выполняет расчеты по полной программе.

1.2.3 Метод определения центра тяжести

Метод определения центра тяжести (используется для определения места расположения одного распределительного центра). Метод аналогичен определению центра тяжести физического тела. Суть его состоит в следующем. Из легкого листового материала вырезают пластину, контуры которой повторяют границы района обслуживания. На эту пластину в местах расположения потребителей материального потока укрепляют грузы, вес которых пропорционален величине потребляемого в данном пункте потока. Затем модель уравновешивают. Если распределительный центр разместить в точке района, которая соответствует точке центра тяжести изготовленной модели, то транспортные расходы по распределению материального потока на территории района будут минимальны.

При использовании метода надо учесть неизбежную ошибку, которая  будет внесена весом пластины, выбранной для основы модели.

Эта ошибка выразится присутствием на модели мнимого потребителя, расположенного в центре тяжести самой пластины и с грузооборотом, пропорциональным ее весу. Ошибка будет тем меньше, чем меньше вес пластины.

Применение описанного метода имеет одно ограничение. На модели расстояние от пункта потребления материального  потока до места размещения распределительного центра учитывается по прямой. В связи с этим моделируемый район должен иметь развитую сеть дорог, так как в противном случае будет нарушен основной принцип моделирования — принцип подобия модели и моделируемого объекта.

Методом определения центра тяжести можно оптимизировать, например, размещение оптовой базы, снабжающей магазины района продовольственными товарами. Уравновесить в этом случае необходимо грузообороты обслуживаемых магазинов. Если зона обслуживания оптовой базы включает несколько населенных пунктов, снабжаемых определенной группой товаров  только с этой базы, то на модели распределительной  системы грузы должны быть пропорциональны  численности населения обслуживаемых  населенных пунктов.

1 Размер и конфигурация  участка

Большое количество транспортных средств, обслуживающих входные  и выходные материальные потоки, требует  достаточной площади для парковки, маневрирования и проезда. Отсутствие таких площадей приведет к заторам, потере времени клиентов (возможно, и самих клиентов). Необходимо принять  во внимание требования, предъявляемые  службами пожарной охраны: к складам, на случай пожара, должен быть обеспечен свободный проезд пожарной техники.

Любой распределительный  центр, являясь элементом некоторой  логистической системы, в свою очередь  сам разворачивается в сложную  систему. Складские помещения распределительного центра - только один из элементов этой системы. Для эффективного функционирования распределительного центра на отведенном для него участке необходимо организовать функционирование всех остальных элементов, так как недооценка любого из них  может отрицательно сказаться на работе всего центра. В частности, на отводимой территории необходимо разместить:

- административно-бытовые  помещения, включающие в себя  центральный офис, столовую, санитарно-бытовые  помещения для рабочих;

- пост охраны;

- устройства для сбора  и обработки отходов.

2 Транспортная доступность местности

Значимой составляющей издержек функционирования любого распределительного центра являются транспортные расходы. Поэтому при выборе участка необходимо оценить ведущие к нему дороги, ознакомиться с планами местной  администрации по расширению сети дорог. Предпочтение необходимо отдавать участкам, расположенным на главных (магистральных) трассах. Кроме того, требует изучения оснащенность территории другими видами транспорта, в том числе и общественного, от которого существенно зависит  доступность распределительного центра как для собственного персонала, так и для клиентов.

3 Планы местных  властей

Выбирая участок, необходимо ознакомиться с планами местной  администрации по использованию  прилегающих территорий и убедиться  в отсутствии факторов, которые впоследствии могли бы оказать сдерживающее влияние на развития распределительного центра.

Кроме перечисленных факторов при выборе конкретного участка  под распределительный центр, необходимо ознакомиться с особенностями местного законодательства, проанализировать расходы  по облагораживанию территории, оценить  уже имеющиеся на участке строения (если они есть), учесть возможность  привлечения местных инвестиций, ознакомиться с ситуацией на местном  рынке рабочей силы.

В качестве примера учета различных факторов решения задачи определения места расположения распределительного центра на обслуживаемой территории, рассмотрим задачу размещения оптового продовольственного рынка на территории обслуживаемого населенного пункта.

Оптовые продовольственные  рынки являются новым для Российской Федерации элементом системы  распределения продовольственных  товаров. Их создание предусмотрено  программой развития инфраструктуры товарных рынков страны. Покупателем на оптовом  продовольственном рынке является оптовик. Не следует путать редкие пока оптовые продовольственные рынки  с распространенными рознично-оптовыми ярмарками, на которых наиболее типичным покупателем является покупатель розничный, то есть лицо, приобретающее товар  не в целях перепродажи или  производства, а в целях личного  потребления.

Размещение оптовых рынков требует учета большого числа  факторов. При этом основными из них являются:

• размер зоны обслуживания, в границах которой находится достаточное количество потенциальных пользователей услугами оптового рынка;
• наличие развитой транспортной инфраструктуры: автодороги, железные дороги, аэропорты, водные магистрали;
• возможность расширения участка земли в связи с ростом торговой активности рынка.

Например, при размещении тольятинского оптового рынка было оценено несколько возможных вариантов. Один из них предполагал размещение оптового рынка на свободной от застроек площадке, месторасположение которой позволяло бы потенциальным покупателям добираться до рынка в приемлемое время. Однако экономические расчеты показали, что затраты на проводку основных коммуникаций и прокладку дороги, соединяющей рынок с городской транспортной системой, не окупаются ожидаемыми поступлениями от арендной платы. Предпочтение было отдано варианту размещения оптового продовольственного рынка на площадке с уже имеющимися коммуникациями и зданиями. Рынок был размещен в центральной части города на территории бывшей овощной базы, с одновременным приемом на работу части ее персонала. Выбор варианта был обусловлен его экономическими преимуществами, удобным для посетителей местом расположения рынка, а также умением персонала работать с продовольственной группой товаров.

2 РОЛЬ СКЛАДОВ В ОРГАНИЗАЦИИ ОПТОВОЙ ТОРГОВЛИ

2.1 Оптовая продажа  товаров в условиях рыночной экономике

Под оптовой торговлей  понимается деятельность по оказанию торгово-поставочных услуг поставщикам и оптовым покупателям.

Оптовая торговля обеспечивает эффективность торгового процесса. Во-первых, мелкому производителю с ограниченными финансовыми ресурсами не под силу создать и содержать организацию прямого маркетинга. Во-вторых, даже располагая достаточным капиталом, производитель скорее всего предпочтет направить средства на развитие производства, а не на организацию оптовой торговли. В-третьих, эффективность деятельности оптовиков наверняка окажется выше благодаря размаху операций, большему числу деловых контактов в сфере розницы и наличию у них специальных знаний и умений. В-четвертых, розничные торговцы, имеющие дело с широким товарным ассортиментом, нередко предпочитают закупать весь набор товаров у одного оптовика, а не по частям у разных производителей.

Оптовый торговец выступает  в роли посредника, не контактируя  непосредственно с потребителями. Часто задают вопрос, зачем нужно такое промежуточное звено в товарообороте. Однако те операции технического и финансового характера, которые осуществляет оптовый торговец, закупая, складируя и сбывая товары, являются совершенно необходимыми.

Оптовиками пользуются, когда  с их помощью можно более эффективно выполнить одну или несколько  следующих функций;

1. Сбыт и его стимулирование. Оптовики располагают торговым  персоналом, который помогает производителю  охватить множество мелких клиентов  при сравнительно небольших затратах. У оптовика больше деловых  контактов, и нередко покупатель доверяет ему более, чем какому-то далекому производителю.

2. Закупки и формирование  товарного ассортимента. Оптовик  в состоянии подобрать изделия  и сформировать необходимый товарный  ассортимент, избавив таким образом клиента от значительных хлопот.

3. Складирование. Оптовики  хранят товарные запасы, способствуя  тем самым снижению соответствующих  издержек поставщика и потребителей.

4. Разбивка крупных партий  товаров на мелкие. Оптовики обеспечивают клиентам экономию средств, закупая товары в больших количествах и разбивая большие партии на мелкие.

5. Транспортировка. Оптовики  обеспечивают более оперативную  доставку товаров, поскольку они  находятся ближе к клиентам, чем  производители.

6. Принятие риска. Принимая  право собственности на товар и неся расходы в связи с его хищением, повреждением, порчей и устареванием, оптовики берут на себя часть риска.

Склады составляют материально-техническую базу оптовой торговли. Под складом понимается сооружение или устройство, предназначенное для образования и хранения запаса товаров и выполнение связанных с этим процессов. Помимо хранения на складах выполняется большой комплекс работ, связанных с приемкой, подсортировкой, Фасовкой, упаковкой, отпуском и доставкой товаров в розничную торговую сеть.

Оптовая база предприятие  оптовой торговли, осуществляющее законченный  цикл торгово-технологических операций по закупке, хранению и продаже товаров. Совокупность складов оптовой базы представляет собой складское хозяйство базы.

2.2 Организация  товара со склада

В целях бесперебойного снабжения  организаций и предприятий розничной  торговли и в зависимости от конкретных условий их деятельности, распределительные центры  осуществляют поставку товаров только одним способом: продажу товаров со склада.

Поставка товаров со склада распределительных центров в оптовом товарообороте занимает основное место, так как большинство торговых организаций лишены возможности получать товары, особенно сложного ассортимента, непосредственно от промышленных предприятий.

При складском обороте  применяют следующие методы отпуска  товаров со склада оптовым покупателям  в счет выполнения договорных обязательств:

а) при личной отборке  представителями покупателя;

6) по письменным и телефонным  заказам;

в) через разъездных товароведов (представителей базы), принимающих заказы у покупателей на месте.

Каждый из этих методов  следует применять с учетом особенностей товарного ассортимента, территориального расположения торговых организаций  и предприятий, закупающих товары, изыскания  новых рациональных форм торгового  обслуживания оптовых покупателей.

2.3 Организация  отборки и отпуска товаров  через комнату товарных образцов

Успешное развитие розничной  торговли в большой степени зависит  от организации работы на оптовых  базах. Основными покупателями товаров на базах являются розничные торговые организации и предприятия. Оптовые базы должны накапливать и комплектовать на своих складах ассортимент товаров применительно к требованиям торговой сети. Обычно на оптовые базы поступает продукция многих предприятий промышленности и здесь происходит процесс преобразования производственного ассортимента в торговле. Увеличение объема и расширение ассортимента товаров требуют совершенствования процессов их отборки. В каждом предприятии оптовой торговли представителям розничной торговой сети должны быть созданы необходимые условия для ознакомления, отборки и оформления документов на закупленный товар.

Товары сложного ассортимента требуют личного участия представителя  розничной организации в отборе товаров. Поставка товаров с личной отборкой по большинству сложно-ассортиментных товаров позволяет лучше ознакомиться с наличием товаров на базе, быстрее оформить заказ, получить необходимую консультацию по новым неизвестным продукциям.

Личная отборка может  производиться либо непосредственно  в кладовых склада, либо в специальных  комнатах товарных образцов или ассортиментных кабинетах.

Существующая в настоящее  время на некоторых базах практика отборки товаров непосредственно  на складах производится с мест их хранения в секциях и кладовых склада с одновременной выпиской соответствующих документов и осуществлением всего оперативного процесса, связанного с отборкой, упаковкой и отпуском товаров со склада. На оптовой базе отборка товаров непосредственно со склада осуществляется только по уцененным или дефектным товарам.

Такая практика отборки нарушает ритмичную организацию складской  работы, отнимает у работников склада и розничной торговли много времени, отвлекает аппарат склада от работы по приемке, сортировке, обработке товаров, по комплектованию партий товаров для  отправки грузов, снижает культуру обслуживания розничной сети. Само присутствие оптовых покупателей  на складе в некоторой степени  дезорганизует работу склада. Кроме  того, складские помещения многих оптовых баз находятся в разных местах города, что явно создает  неудобства покупателям при отборке  необходимых товаров.

Поэтому более совершенной  и удобной формой обслуживания является личная отборка товаров в комнате  образцов. На каждой оптовой базе по торговле бакалейными, гастрономическими товарами должны быть организованы комнаты товарных образцов. Через них торговый отдел базы должен осуществлять поставку товаров оптовым покупателям. Оптовая база работает по такому же принципу.