Оптимизация Сбытовой политики предприятия

Введение

      Переход к рыночным отношениям в экономике  и научно-технический прогресс сильно ускорили темпы внедрения во все  сферы социально-экономической жизни  российского общества последних  достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных  информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания.

     Информатизация в области управления экономическими процессами

предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности  занятых управленческой деятельностью  специалистов. В развитых странах  проходят одновременно две революции: в информационных технологиях и  в бизнесе, взаимно помогая друг другу.

    Так как в работе речь пойдет  об информационных технологиях,  менеджменте  и менеджерах, сначала  определимся с терминологией.

    Информационные технологии существовали  давно, поэтому с развитием

компьютеров и средств связи начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникационные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. В настоящей работе под информационными технологиями будем понимать современное звучание, то есть интеграцию компьютеров, электроники и средств связи.

     Конечно, существует множество определений данному термину, например: Информационная технология – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

     В настоящий момент английское слово «менеджмент» известно почти каждому образованному человеку. В упрощенном понимании менеджмент – это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения людей. Менеджмент – по-русски «управление» - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях.

     Итак, где же стык между информационными технологиями и менеджментом?

     Менеджеру все время приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, пляшущий валютный курс, изменение налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Над менеджером постоянно висит вопрос «что, если?». Компьютеры могут быстро и хорошо просчитывать варианты и давать, таким образом, ответы на всевозможные вопросы подобного типа. В этом, пожалуй, одно из главных преимуществ компьютера над человеком.

     Но это не означает, что теперь вместо менеджеров все решения будут принимать компьютеры. По закону Грида «компьютерная программа выполняет то, что вы приказали ей делать, а не то, что вы хотели, чтобы она делала». Пятый закон ненадежности гласит: «Человек может ошибиться, но окончательно все запутать может только компьютер». Поэтому компьютеры выступают в роли консультантов, соответствующие информационные системы называются системами поддержки принятия решений, а принятие решений остается за менеджером.

     Спектр воздействий информационных технологий на менеджмент чрезвычайно широк, и я не ставлю своей целью описать все аспекты. В данной работе практически не затронуты вопросы общего назначения (Windows, MS Office, Internet). Основное внимание уделено описанию возможностей информационных технологий в бизнесе и их влиянию на организации и роль менеджеров.

   Актуальность вопросов информатизации всех сфер общественно-экономической жизни вполне очевидна. Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ и технологий сегодня возрастает. Внесение порядка в хаос и свободу рынка – первая и пока не до конца осознанная необходимость субъектов предпринимательской деятельности. И здесь компьютерная технология незаменима, поскольку она дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации.  Реформа методов управления экономическими объектами повлекла за собой не только перестройку организации процесса автоматизации управленческой деятельности, но и распространение новых форм реализации этой деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Информационные  системы и информационные технологии
1. Понятие информационной системы и информационной технологии

   Под технологией  понимается совокупность методов обработки, изготовления, изменения  состояния, свойств, формы сырья, материала  или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции. Когда мы говорим об информационной технологии, в качестве материала  выступает информация. Понятие «информация» произошло от латинского слова «informatio», что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления. В широком смысле информация определяется как сведения о той или иной стороне материального мира и происходящих в нем процессах. При изучении информации учитываются закономерности ее создания, преобразования и использования в различных сферах человеческой деятельности.  

В качестве продукта – тоже информация. Но информацию как продукт производства и применения отличает, прежде всего, предметное содержание. Она очень разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т.п. Каждый из видов информации имеет свои технологии обработки, смысловую  ценность, формы представления и  отображения на физическом носителе, требования к точности, достоверности, оперативности отражения фактов, явлений, процессов. 

      Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления, материальных благ и обеспечивает решение  задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его  звеньями, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные  сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает  как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. В технологии обработки первичные сведения о производственных и хозяйственных операциях, людях, выпуске продукции, фактах приобретения и продажи товаров выполняют роль предметов труда, а получаемая результатная информация – продукта труда; она используется для анализа и принятия управленческих решений. Каждая из перечисленных информаций   требует преобразования, и использования что реализуется с помощью специфической технологии.

      Информационная  технология – система методов  и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления  и использования информации. В  этом смысле мы можем говорить об информационной технологии как совокупности технологий – технологии сбора информации, передачи информации и т.д.

      Информационные  технологии в настоящее время  можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени  охвата задач управления, классам  реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.

    Рассмотрим, что такое информационные  системы и как они связаны  с информационными технологиями.

    Управление – важнейшая функция,  без которой немыслима целенаправленная  деятельность любой социально-экономической,  организационно-производственной системы  (предприятия, организации, территории).

    Систему, реализующую функции  управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми  этой системой, являются прогнозирование,  планирование, учет, анализ, контроль  и регулирование.

    Управление связано с обменом  информацией между компонентами  системы, а также системы с  окружающей средой. В процессе  управления получают сведения  о состоянии системы в каждый  момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели  с тем, чтобы воздействовать  на систему и обеспечить выполнение  управленческих решений.

    Таким образом, любой системе  управления экономическим объектом  соответствует своя информационная  система, называемая экономической

информационной  системой.

      Экономическая информационная система  – это совокупность внутренних  и внешних потоков прямой и  обратной информационной связи  экономического объекта, методов,  средств, специалистов, участвующих  в процессе обработки информации  и выработке управленческих решений.

    Автоматизированная информационная  система представляет собой совокупность  информации, экономико-математических  методов и моделей,

технических, программных, технологических средств  и специалистов,

предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

1.2 Составляющие информационной  технологии 

      Используемые в производственной  сфере такие  технологические   понятия, как норма, норматив, технологический  процесс,  технологическая   операция  и т.п.,  могут  применяться   и  в  информационной   технологии.   Прежде   чем  разрабатывать  эти  понятия   в  любой  технологии,   в   том   числе   и   в информационной, всегда следует  начинать с определения  цели.  Затем  следует попытаться   провести   структурирование   всех   предполагаемых   действий, приводящих  к   намеченной   цели,   и   выбрать   необходимый   программный инструментарий.

      Необходимо понимать, что освоение  информационной технологии и  дальнейшее ее использование  должны свестись к тому, что  нужно сначала хорошо овладеть  набором элементарных операций, число которых ограничено. Из  этого ограниченного числа элементарных  операций в разных комбинациях  составляется действие, а из действий, также в разных комбинациях,  составляются операции, которые  определяют тот или иной технологический  этап. Совокупность технологических  этапов образует технологический  процесс (технологию). Он может  начинаться с любого уровня  и не включать, например, этапы  или операции, а состоять только  из действий. Для реализации этапов  технологического процесса могут  использоваться разные программные  среды.

      Информационная технология, как  и любая другая, должна отвечать  следующим требованиям:

•   обеспечивать высокую степень расчленения  всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

•   включать весь набор элементов, необходимых  для достижения поставленной цели;

•   иметь регулярный характер. Этапы, действия, операции технологического процесса могут  быть стандартизированы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информационными процессами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3 Инструментарий информационной  технологии 

       Реализация технологического процесса  материального производства осуществляется  с помощью различных технических  средств, к которым относятся:  оборудование, станки, инструменты,  конвейерные линии и т.п.

      По аналогии и для информационной  технологии должно быть нечто  подобное. Такими техническими средствами  производства информации будет  являться аппаратное, программное  и математическое обеспечение  этого процесса.  С их помощью  производится переработка первичной  информации в информацию нового  качества. Выделим отдельно из  этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно его конкретизировать, назвав программным инструментарием информационной технологии.

 Определим  это понятие:

Инструментарий  информационной технологии — один или несколько взаимосвязанных  программных продуктов для определенного  типа компьютера, технология работы в  котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

       В качестве инструментария можно  использовать следующие распространенные  виды программных продуктов для  персонального компьютера: текстовый  процессор (редактор), настольные  издательские системы, электронные  таблицы, системы управления базами  данных, электронные записные книжки, электронные календари,  информационные  системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для  маркетинга и пр.). экспертные системы и т.д. 
 
 

2. Информационные технологии как инструмент формирования     управленческих решений

2.1 Автоматизированные  информационные технологии, применяемые в  управлении организацией 

     Обоснованность  и профессиональный уровень принимаемых  решений определяет эффективность  деятельности фирмы. Необходимость  учета при принятии управленческих решений большого количества политических, экономических, социальных, юридических  и моральных факторов значительно  усложняет задачу выбора правильного  варианта решения. В первую очередь, это связано с необходимостью сбора необходимой для принятия решения информации. В этом отношении  существенную помощь руководителю оказывают  современные информационные технологии. Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

     Цель  информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

     Информационная  технология является наиболее важной составляющей процесса использования  информационных ресурсов общества. К  настоящему времени она прошла несколько  эволюционных этапов. В современном  обществе основным техническим средством  технологии переработки информации служит персональный компьютер, который  существенно повлиял как на концепцию  построения и использования технологических  процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального  компьютера в информационную сферу  и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие появления нового понятия - автоматизированная информационная технология

     Автоматизированная информационная технология — совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи.

     Главной целью создания автоматизированной информационной технологии в управлении организацией является своевременное  предоставление достоверной, в необходимом  количестве информации специалистам и  руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

     Информационная  технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

• обеспечивать высокую степень разделения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;
• включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;
• иметь регулярный характер.

     Основные  направления автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация  процесса обмена информацией, включая  учрежденческую АТС, “ электронную  почту”. К современным техническим  средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1. персональные компьютеры, объединенные в сети;
2. электронные пишущие машинки;
3. текстообрабатывающие системы (проблемно-ориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);
4. копировальные машины;
5. коммуникационные средства, телефонную технику;
6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
7. средства для обмена информацией — “электронная почта”;
8. видеоинформационные системы;
9. локальные компьютерные сети;
10. интегрированные сети учреждений.

     Информационная  технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит  от многих факторов, которые систематизируются  по следующим классификационным  признакам:

• степень централизации технологического процесса;
• тип предметной области;
• степень охвата задач управления;
• класс реализуемых технологических операций;
• тип пользовательского интерфейса;
• способ построения сети.

     По  степени централизации технологического процесса ИТ в системах управления делят на централизованные, децентрализованные и комбинированные технологии.

     Централизованные  технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта проводятся в центре обработки ИТ — центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.

     Децентрализованные  технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста. Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

     Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий  и организаций, которые решаются с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним  относятся задачи бухгалтерского учета  и аудита, банковской сферы, страховой  и налоговой деятельности и др.

     По  классам реализуемых технологических  операций ИТ рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и др.

     По  типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной ИТ.

     Способ  построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности  информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями  фирмы. Повышение запросов к оперативности  информации в управлении экономическим  объектом привело к созданию сетевых  технологий, которые развиваются  в соответствии с требованиями современных  условий функционирования организации. 
 
 
 

2.2 Методы и организация  создания информационных  систем и информационных  технологий в управлении  организацией 

     Для наиболее эффективного управления работой  предприятия необходимо иметь достаточную  информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменения ситуации. Рыночная экономика приводит к возрастанию  объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное  управление которыми невозможно без  организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).

     Информационная  система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.[8]

     Главной целью создания автоматизированной информационной системы в управлении организацией является своевременное  предоставление достоверной, в необходимом  количестве информации специалистам и  руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

     В связи с этим информационная система  организации должна выполнять следующие  функции:

-   определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;

-  определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

-  централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

-  определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение дисков, дискет, бумаги и пр.);

-  обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

-  разработка программных средств, прикладных программ.

     Существуют  различные подходы к классификации  информационных систем. Но наиболее распространенными  являются деления ИС по видам выполняемых  работ и по типу пользовательского  интерфейса.

     Предъявляемые современными условиями требования к системам управления могут быть удовлетворены лишь при помощи современных  средств автоматизации управления. В настоящее время для решения  этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники, позволяющей  в наиболее удобной форме хранить  и представлять пользователям интересующую их служебную информацию. Для наиболее слаженной работы различных служб  предприятия компьютеры удобно объединять в т.н. локальные вычислительные сети, однако такие сети требуют  для своей работы соответствующего программного обеспечения. Кроме того, к такому программному обеспечению  предъявляются такие требования как удобство доступа к необходимой  информации, простота в обращении  и защита от несанкционированного доступа  к конфиденциальной информации, а  также, защита от порчи различного рода программными вирусами.

     В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора:

     1. уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии;

     2. люди и существующая в организации культура.

     Последний фактор является определяющим, поскольку  именно от него будет зависеть первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту  формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой  фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников  с ее управляющими зачастую отсутствует  потребность в сложных ИС. И наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача ИС для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.

     Основной  составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология, развитие которой тесно  связано с развитием и функционированием  ИС.