Организационно–управленческий анализ организации

ВВЕДЕНИЕ

Организационно управленческий анализ являет собой исследовательскую  деятельность, направленную на изучение системы целей предприятия, стратегии  их достижения, организационной структуры  управления, специфики управленческих процессов и организационной  культуры.

В итоге организационно управленческого  анализа устанавливается применяемая  на предприятии модель бизнес-процессов  и управления ими, а также соответствующая  им информационно технологическая  модель. Анализ определяет проблемные и узкие места предприятия  с точки зрения организации управления им, его организационно управленческий потенциал, а также формирует  цели организационной реструктуризации и подходы к ней. 
Результатом организационно управленческого анализа есть разработка комплекса требований к перепроектированию организационной структуры и системы управления.

Актуальность  темы заключается в том, что ни одна организация не может существовать без чётко сформулированной цели, миссии и структуры. Именно проведение организационно-управленческого анализа позволит выделить сильные стороны организации, а также выявить недостатки, и благодаря проведённой работе предложить меры по их устранению

• Цель исследования – организационно–управленческий анализ организации.
• Объект исследования – Администрация Калининского района города Челябинска.
• Задачи исследования:
• Дать общую характеристику организации
• Изучить теоретические основы организационно-управленческого анализа организации (миссия организации, цели организации, организационная структура управления, организационная культура);
• Рассмотреть общую характеристику объекта изучения;
• Провести анализ миссии и целей организации;
• Оценить действующую организационную структуру управления Администрации;
• Проанализировать организационную культуру Администрации.
• Сформулировать выводы и предложения по итогам проведённого анализа

1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКОГО АНАЛИЗА

1.1. Миссия организации. Понятие миссии организации

Миссия — одно из основополагающих понятий стратегического управления. Ми́ссия (англ. mission) — основная цель организации, высшее понятие в иерархии целей. Миссия организации определяется на этапе становления организации и редко меняется. В качестве примера реальной миссии компании мирового уровня можно привести миссию компании Matsushita, которую Коносуке Мацусита определял как борьбу с бедностью общества и повышение его благосостояния. Обычно миссия формулируется в двух вариантах. Короткий вариант миссии представляет собой 1—2 коротких предложения — брендовый слоган организации, направленный прежде всего на формирование имиджа организации в обществе. Второй — расширенный вариант миссии чаще всего формулируется для внутреннего пользования и должен подробно раскрывать все необходимые аспекты миссии, среди них:

1. цель функционирования организации,
2. область деятельности организации,
3. философия организации,
4. методы достижения поставленных целей,
5. методы взаимодействия организации с обществом (социальная политика организации).

Правильно определенная миссия хотя и имеет всегда общий философский  смысл, тем не менее обязательно несет в себе что-то, что делает ее уникальной в своем роде, характеризующей именно ту организацию, в которой она была выработана.

Миссия¹ — центральный, но не единственный элемент иерархии целей организации. С понятием «миссия» тесно связаны понятия «видение», «ценности», «цели», «показатели результативности», «целевые показатели», «ключевые факторы успеха», «компетенции». Все эти понятия формулируются на основе миссии.

Одним из первых (1933 год) сформулировал и использовал в работе миссию корпорации основатель Matsushita Electric Коносуке Мацусита. Она включала в себя:

• Служение обществу: производить высококачественные товары и услуги по разумным ценам, способствуя достижению благосостояния и счастья людей во всем мире.
• Справедливость и честность: придерживаться честности и справедливости в бизнесе и в личной жизни.
• Коллективный труд на общее благо: объединять усилия и стремиться к достижению общих целей на основе взаимного доверия и признания индивидуальной независимости.
• Постоянное самосовершенствование: стремиться к улучшению корпоративных и личных обязательств, чтобы выполнить миссию фирмы по достижению прочного мира и процветания

Миссия организации – выражение  ее философии и смысла существования. Миссия обычно декларирует статус предприятия, принципы его работы, намерения руководства. Она устремлена в будущее и  не должна зависеть от текущего состояния  организации. Миссия формируется высшим руководством организации, которое  несет полную ответственность за ее воплощение в жизнь путем постановки и реализации целей организации. В миссии обычно детализируются статус предприятия, декларируются принципы его работы, заявления и намерения руководства, дается определение самых важных характеристик организации. Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы. В целом она выражает устремленность в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие ценности будут при этом приоритетными. Миссия организации должна быть вне ее.

Это может быть:

• завоевание рынка;
• географическое или продуктовое расширение рынка;
• повышение качества продукции при снижении цен на нее;
• социальные или экологические цели и т.д.

В миссии не принято указывать в  качестве главной цели получение  прибыли, хотя прибыль – определяющий фактор в функционировании предприятия. Прибыль как миссия существенно  ограничивает спектр рассматриваемых  организацией путей и направлений  развития, может привести к неэффективной  работе. Миссия формулируется высшим руководством, которое несет полную ответственность за ее воплощение в  жизнь путем постановки и реализации целей организации. 
Существует множество подходов к определению миссии и к ее содержанию. Центральным моментом миссии является ответ на вопрос: какова главная цель организации? На первом месте, как правило, стоят интересы, ожидания и ценности потребителей, ориентированные на перспективу. Например, формулировка миссии компании «Форд»: предоставление людям дешевого транспорта. 
Выделят подход, в центре внимания которого находится качество – понятие, которое раскрывается с разных сторон, давая представление о компании, ее продукции, стиле руководства и менеджмента, характере работы.. Примерная формулировка такой миссии: 
достижение высокого мастерства во всех сферах – в целях, продукции, услугах, людях и стиле жизни; 
цель – стать высокотехнологической компанией; 
качество – неотъемлемая часть продукции, рабочего окружения и людей; 
профессиональный менеджмент, полное доверие к людям, поддержка творчества, обоснованного риска; 
принятие управленческих решений менеджерами всех уровней при четко определенных полномочиях и ответственности; 
честность и открытость, работа в единой команде; 
мы хотим, чтобы люди имели возможность сказать, что наша компания – превосходное место для работы, что она поддерживает и признает индивидуальные достижения.

Основные  компоненты миссии:

• Продукты или услуги, которые производит предприятие, т.е. круг удовлетворяемых потребностей.
• Категории целевых групп потребителей.
• Применяемые управленческие технологии и функции, т.е. способ удовлетворения нужд потребителей.
• Конкурентные преимущества.
• Философия бизнеса.

Основные  задачи, которые решает миссия организаций:

• Представляет в явном виде то, для чего существует организация, и устанавливает базу для определения и обеспечения непротиворечивости ее целей.
• Определяет, чем компания отличается от всех других компаний, действующих на том же рынке.
• Создает критерий для оценки необходимости выполнения всех действий, осуществляемых в компании.
• Согласовывает интересы всех лиц, связанных с организацией (собственников, руководство, персонал, клиентов и др.).
• Способствует созданию корпоративного духа, в том числе расширяет для сотрудников смысл и содержание их деятельности.

1.2. Формулирование миссии организации

Формулировка миссии определяется отношением фирмы к своим покупателям, работникам, конкурентам, правительству  и т.д. Четкое понимание своей  миссии позволяет фирме выделиться среди конкурентов и завоевать  покупателей. Разработка миссии является начальной точкой любого совершенствования  системы управления, так как определение  миссии необходимо для того, чтобы  выявить, в чем заключается основная задача предприятия и любую деятельность предприятия подчинить ее решению.

Формирование миссии организации² - это сложный длительный процесс, который состоит из нескольких этапов, и в этом процессе должны быть задействованы все сотрудники фирмы, имеющие отношение к управлению организацией, а также консультанты по управлению, которые будут координировать этот процесс.

Следует различать широкое  и узкое понимание миссии.

В широком понимании миссия рассматривается как констатация философии и предназначения, смысла существования предприятия. Философия предприятия определяет ценности, верования, принципы, в соответствии с которыми предприятие намеревается осуществлять свою деятельность. Именно предназначение определяет действия, которые предприятие намеревается осуществлять, и то, какого типа предприятием оно намеревается быть. Философия предприятия обычно редко меняется. Хотя она может меняться, например, со сменой собственника. Что касается второй части миссии, то она может меняться в зависимости от глубины изменений, которые могут происходить на предприятии и в среде его функционирования.

В узком понимании миссия — сформулированное утверждение относительно того, для чего или по какой причине существует предприятие, т. е. миссия понимается как утверждение, раскрывающее смысл существования предприятия, в котором проявляется отличие данного предприятия от ему подобных.

Миссия помогает достичь  ясности цели внутри компании, служит фундаментом для принятия всех важных решений, вносит элемент обязательности при достижении целей предприятия, приводит к пониманию и поддержке  компании во внешней среде в достижении ее целей.

Самым трудным во всем процессе планирования является формулирование положения о миссии, осуществляемое на первой ступени работы по созданию или совершенствованию бизнеса. Делать это нужно до того, как  процесс планирования закончится в  целом. Зачастую положение о миссии неоднократно переписывается, по мере того, как меняются знания о конкурентах  и о других элементах внешней  среды. Положение о миссии функционирует  как средство коммуникации, для того чтобы помочь предприятию добиться преимущества перед конкурентами.

Положение передает намерения  предприятия, цели и указания людям, вовлеченным в данный бизнес.

Оно действует как катализатор  активности каждого, кто вовлечен в  конкретный бизнес:

• владелец предприятия;
• ключевой менеджмент (люди, занимающие ключевые посты в бизнесе);
• сотрудники. Нужно помочь им понять цели и задачи предприятия и их роль в достижении этих целей;
• поставщики. Необходимо помочь им понять цели данного предприятия и возможности своего воздействия;
• потребители. Следует помочь им понять, на чем фокусируется конкретное предприятие и что именно они являются сосредоточием усилий.

Формирование³ миссии присуще высокоразвитому бизнесу. Предпочтительным считается сочетание короткого лозунга, определяющего основное направление действий фирмы, с хорошо проработанным текстом миссии, включающим следующие пункты:

• описание текущего положения дел на предприятии;
• описание потребителей, с которыми в настоящее время работает предприятие;
• описание предлагаемых предприятием продуктов и услуг;
• описание целей предприятия (куда оно хочет прийти?);
• описание философии компании (какие ценности и взгляды лежат в основе деловой практики компании?);
• описание общественного имиджа предприятия (как оно хочет выглядеть в глазах общественности?).

1.3. Фазы развития  миссии организации

Миссия как процесс  проходит следующие ступени (фазы, стадии) своего развития:

1. Зарождение идей как  возможных слагаемых (элементов  составных частей) потенциала миссии.

2. Формирование (чеканка)  потенциала миссии.

3. Расширение и конкретизация  миссии, достижение консенсуса в  ее восприятии.

4. Стабилизация и «созревание».

Попытаемся выделить этапы  процесса выработки миссии в крупной  компании.

Каждый из этих этапов требует  отдельного пояснения, на некоторых  из них остановимся более подробно.

1. Осознание руководством компании необходимости выработки миссии. На этом этапе топ менеджмент организации, и, прежде всего, ее первое лицо, должен понять, что построение стратегии невозможно, если у организации отсутствует миссия. Руководство должно осознать отрицательные последствия ее отсутствия.
2. Проведение совещания на уровне высшего руководства. На нем руководитель или профессиональный консультант в области стратегического управления должны довести до всего высшего руководства компании причины, по которым необходимо заняться выработкой миссии. 
   По результатам совещания назначаются ответственные лица, которые будут реализовывать принятые решения и координировать работу группы (команды). В крупных компаниях рекомендуется выделить работу по выработке миссии в отдельный проект и назначить руководителя нового проекта.
3. Создание команды по выработке миссии организации. Руководитель проекта формирует команду, в которую должны войти сотрудники функциональных подразделений компании, а также консультанты по стратегическому развитию, имеющие опыт выработки миссий в других компаниях.
4. Исследование командой внешних и внутренних факторов организации, которые должны найти отражение в миссии организации. 
   Этот этап можно назвать предпроектной стадией проекта, он является самым трудоемким и представляет собой кропотливую работу по сбору и анализу всех внутренних и внешних источников, характеризующих функционирование данной организации (рекламные буклеты компании, освещение данной организации в средствах массовой информации, годовые финансовые отчеты компании, материалы конференций и семинаров, в которых организация принимала участие и т.д.). Этот анализ необходим для того, чтобы впоследствии, когда миссия уже будет утверждена, не возникло принципиальной несогласованности с предыдущими заявлениями руководства об основных (глобальных) целях организации (заявления о глобальных целях не означают того, что у компании есть миссия). Также необходимо изучить заявления о миссии известных мировых компаний.  
   Кроме того, необходимо провести анализ основных стейкхолдеров организации, который выявит, что они ждут от вашей компании и что для них представляет наибольшую ценность. Для проведения такого анализа можно составить вопросники или провести интервью с группами заинтересованных лиц. Это позволит определить основные потребности данных групп в связи с вашей организацией, которые должны быть учтены при написании миссии.  
   На этом этапе очень важна работа консультантов, которые должны предоставить компании всю имеющуюся у них информацию, основанную на опыте выработки миссии в других компаниях.
5. Разработка структуры миссии. Когда сбор информации завершен, команда по выработке миссии должна подготовить и представить на утверждение руководству структуру будущей миссии, в которую включаются основные положения, которые будут описаны в миссии компании.
6. Утверждение структуры миссии руководством компании.
7. Написание первоначального варианта миссии, который является достаточно полным и развернутым изложением всех пунктов, включенных в структуру. Здесь главное - ничего не забыть и не пугаться того, что получается слишком длинный документ, впоследствии он будет сокращаться и урезаться.
8. Доведение первого варианта миссии до руководителей всех подразделений компании для внесения дополнений и предложений.
9. Проведение совещания с руководителями подразделений компании, обсуждение первого варианта миссии, рекомендуется доработать миссию с учетом всех замечаний.
10. Создание второго, доработанного варианта миссии.
11. Обсуждение на Правлении компании доработанного варианта миссии. Топ менеджмент также вносит свои коррективы.
12. После обсуждения миссии компании на Правлении создается заключительный документ.
13. Утверждение миссии первым руководителем компании.
14. Доведение подписанного первым руководителем варианта миссии до всех сотрудников организации.

Таким образом, мы представили  сложный процесс выработки миссии крупной компании. Хотя он и не является готовым рецептом, но сможет помочь менеджерам выработать миссию в своей  организации.

При выработке миссии организации  необходимо тщательно исследовать  все аспекты существующей организационной  культуры и добиться, чтобы каждый из этих аспектов по возможности нашел  отражение в будущей миссии организации. Наиболее важными из них, по моему мнению, являются ценности организации и этика бизнеса.

Таким образом, формирование миссии — это отнюдь не только выработка положений миссии, а доведение этих положений до сотрудников и принятие этих положений последними. Организация обретает миссию тогда, когда члены организации согласны с ней и следуют в своей деятельности ее положениям.

1.4. Понятие цели организации и требования к их установлению

Важным этапом при планировании является выбор целей.

Цели организации - результаты, которых стремится достичь организация, и на достижение которых направлена ее деятельность.

Выделяют главную целевую  функцию, или миссию организации, определяющую основные направления деятельности фирмы.

Миссия⁴ - основная главная цель организации, ради которой она и создана.

При определении миссии организации  необходимо учитывать:

- формулировку задачи  организации с точки зрения  производства ею товаров или  услуг, а также основных рынков  и ключевых технологий, используемых  в организации; 
- положение фирмы по отношению к внешней среде; 
- культуру организации: какой рабочий климат существует в данной организации; какой тип работников привлекает данный климат; каковы основы взаимоотношений руководителей фирмы с рядовыми сотрудниками; 
- кто является клиентами (потребители), какие потребности клиентов (потребителей) фирма может успешно удовлетворить.

Миссия организации является основой при формулировке ее целей. Цели представляют собой отправную  точку при планировании.

Цели различают:

1. По масштабу деятельности: глобальные или общие; локальные или частные.
2. По актуальности: актуальные (первоочередные) и неактуальные.
3. По рангу: главные и второстепенные.
4. По временному фактору: стратегические и тактические.
5. По функциям управления: цели организации, планирования, контроля и координирования.
6. По подсистемам организации: экономические, технические, технологические, социальные, производственные, коммерческие и т.д.
7. По субъектам: личные и групповые.
8. По осознанности: действительные и мнимые.
9. По достижимости: реальные и фантастические.
10. По иерархии: высшие, промежуточные, низшие.
11. По взаимоотношениям: взаимодействующие, индифферентные (нейтральные) и конкурирующие.
12. По объекту взаимодействия: внешние и внутренние.

Эффективным методом управления является метод управления по целям.

Он состоит из четырех  этапов:

1. Формулировка четких и кратких целей.
2. Разработка наилучших планов достижения этих целей.
3. Контроль, анализ и оценка результатов работы.
4. Корректировка результатов в соответствии с запланированными.

Выработка целей⁵ осуществляется в нисходящем порядке по иерархии от высшего руководства к последующим уровням управления. Цели нижестоящего управляющего должны обеспечивать достижение целей его начальника. На данном этапе выработки целей обязательна обратная связь, то есть двусторонний обмен информацией, что необходимо для их согласования и обеспечения непротиворечивости.

Можно выделить также следующие требования к целям:

• во-первых, цели должны быть достижимыми. Конечно, в целях должен быть заключен определенный вызов для сотрудников организации. Они не должны быть слишком легкими для достижения. Но они также не должны быть нереалистичными, выходящими за предельно допустимые возможности исполнителей. Нереальная для достижения цель приводит к демотивации работников и потере ими ориентира, что очень негативно сказывается на деятельности организации;
• во-вторых, цели должны быть гибкими. Цели следует устанавливать таким образом, чтобы они оставляли возможность для их корректировки в соответствии с теми изменениями, которые могут произойти в окружении. Менеджеры должны помнить об этом и быть готовыми внести модификации в установленные цели с учетом новых требований, выдвигаемых к организации со стороны окружения, либо же новых возможностей, появившихся у организации;
• в-третьих, цели должны быть измеримыми. Это означает, что цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы их можно было количественно измерить, или можно было каким-то другим обьективным способом оценить, была ли цель достигнута. Если цели неизмеримы, то они порождают разнотолки, затрудняют процесс оценки результатов деятельности и вызывают конфликты;
• в-четвертых, цели должны быть конкретными, обладающими необходимой специфичностью, помогающей однозначно определить, в каком направлении должно осуществляться функционирование организации. Цель должна четко фиксировать, что необходимо получить в результате деятельности, в какие сроки её следует достичь и кто должен достигать цель. Чем более конкретна цель, тем легче выразить стратегию её достижения. Если цель сформулирована конкретно, то это позволяет добиться того, что все или подавляющее большинство сотрудников организации будут легко понимать её, а следовательно, знать, что их ожидает в<