Организация аналитической деятельности в таможенном органе. 3

Государственное казенное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российская таможенная академия»

В л а д и в о с т о к с к и й   ф и л и а л

 

 

Кафедра управления

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по  дисциплине «Таможенный менеджмент»

 

на тему «Организация аналитической деятельности в таможенном

органе»

 

 

 

 

 

 

 

 

Владивосток

2014

 

СОДЕРЖАНИЕ

   Введение           3

1. Аналитическая деятельность  как инструмент управления  5

   1.1. Определение, задачи  и организационная структура   5

   1.2 Подходы, принципы  и процессы осуществления 

аналитической деятельности         6

   1.3. Информационно-аналитическая  деятельность в системе 

регионального управления         9

2. Аналитическая работа  в таможенной службе            12

   2.1.Понятие, содержание и основные направления

аналитической деятельности в таможенной службе            12

   2.2. Организация аналитической работы в таможенной службе       14

   2.3. Методика и стадии аналитического исследования                      17

3. Рекомендации по совершенствованию  методического

обеспечения аналитической деятельности таможенных органов          24

   3.1 Основные проблемы  аналитической службы таможенных

органов                   24

   3.2 Пути совершенствования  аналитической деятельности          26

Заключение                 29

Список использованных источников             32

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Одним из наиболее характерных для современного российского общества процессов стала информатизация, в условиях которой общество познает новые способы создания и распространения информации, что неминуемо влечет за собой возрастающую потребность в обработке все большего ее количества. В этой ситуации наиболее актуальной становится проблема возможности адекватно и оперативно отследить, обработать и проанализировать бесконечные информационные потоки.

Одно из решений данной проблемы – грамотно организованная информационно-аналитическая деятельность, которая является особым видом человеческой деятельности, призванным обеспечить информационные потребности общества с помощью аналитических технологий за счет переработки исходной информации и получения качественно нового знания [16].

Сегодня информационно-аналитическая поддержка, становится неотъемлемой частью процесса работы самых различных организаций от органов государственного управления, крупных предприятий и холдингов, кредитных и финансовых учреждений до небольших банков и частных компаний, так как обоснованные прогнозы ситуации, базированные на анализе информации, необходимы для ведения успешной деятельности.

Региональные органы государственной власти осуществляют управление субъектами РФ, а значит, в силу специфики деятельности, в них ежедневно принимаются управленческие решения, которые должны обоснованно соответствовать множеству факторов развития региона и носить стратегический характер. Естественно, что речь при этом идет о постоянной потребности сбора и анализа больших объемов информации, поэтому на сегодняшний день наличие ИА-структур в органах регионального управления (ОРУ) становится не желательным, а необходимым условием работы.

Последние несколько лет для Федеральной таможенной службы России можно назвать особенными: начал полноформатную деятельность Таможенный союз, осуществился масштабный переход работы таможенных органов в рамках информационных технологий, с 1 января 2012 года осуществлен один из важнейших интеграционных проектов – создание Единого экономического пространства России, Белоруссии и Казахстана, Россия вступила во Всемирную торговую организацию.

Целью работы является исследование аналитического обеспечения как инструмента совершенствования деятельности таможенных органов.

Для достижения поставленной цели предполагается решение следующих задач:

- раскрыть понятие и задачи аналитической деятельности в таможенных органах;

- исследовать практическое  применение инструментов аналитической  деятельности;

- выявить проблемы в  деятельности аналитических служб  таможенных органов;

- разработать мероприятия  по совершенствованию аналитической  деятельности в таможенных органах.

 

 

 

1. Аналитическая  деятельность как инструмент управления

1.1. Определение, задачи и организационная структура

В условиях быстро меняющейся среды аналитическая деятельность приобрела особую актуальность, как для частных предприятий, так и для органов государственного управления.

Аналитическая деятельность имеет много толкований, если ее рассматривать в различных аспектах.  Информационный подход позволяет относить ее к направлению информационной деятельности, в частности, рассматривать ее в качестве комплексной информационной деятельности, применяя средства и методы научно-информационной деятельности и информатики. Исследование содержания с точки зрения аналитической работы предоставляет другой акцент: как творческую, деятельность, предназначенную для оценки информации и подготовки принятия решений; как совокупность процессов семантической обработки данных, в результате чего разрозненные данные преобразуются в окончательную информационную продукцию - аналитический документ. Четкое разделение между двумя этими составляющими информационно – аналитической деятельности является условным и возможным исключительно на уровне абстрагирования, в теоретической плоскости [3].

Информационно - аналитическая деятельность - это целенаправленная деятельность по сбору, обработке и анализу информации о сложных (самоорганизующихся и саморазвивающихся) социальных, политических и экономических системах, составляющих объект управления государственного органа. 

Нужно различать информационную работу и информационно-аналитическую работу, которая помимо накопления информации включает еще ее обработку и анализ. Сущность информационно - аналитической деятельности можно раскрыть через определение ее составляющих [11].

 

1.2 Подходы, принципы и процессы осуществления  аналитической

деятельности

Существует два базовых подхода к осуществлению эффективной аналитической работы. Эти два подхода, будучи применены последовательно, параллельно или в цикле, позволяют сформировать мнение о значимости поступившей информации, ее связи с иными знаниями, встроить ее в процесс управления.

Первый подход – «циркуляция». Он состоит в интенсивном обмене добытой информации в группе лиц, имеющих к ней прямое отношение. Это создает предпосылки к сокращению временных затрат на устранение прямой или косвенной связи разрозненных сообщений.

Второй подход – «синтез». Он состоит в соединении на манер мозаики всех обрывков информации для создания максимально полного представления о происходящем событии, деятельности конкурента. Это не всегда легко, потому что часто отсутствует ряд нужных элементов или они неподходящей формы. Иногда наоборот. Части подходят, давая ясное представление о ситуации [20].

Процесс информационно - аналитического обеспечения - это единство процессов сбора, обработки и анализа информации. В результате данного процесса выявляется текущее состояние и тенденции развития, как субъекта, так и объекта управления, а также среды, в которой они взаимодействуют.

К числу наиболее значимых процессов, определяющих сущность аналитики, относятся следующие:

- процесс анализа целей управления и формулирования задачи информационно – аналитической работы;

- процесс адаптивного управления сбором информации в интересах решения управленческих задач в условиях меняющейся ситуации;

- процесс анализа и оценивания полученной информации в контексте целей поступления, выявления сущности наблюдаемых процессов и явлений;

- процесс построения модели предметной области исследований, объекта исследований и среды его функционирования, проверка адекватности модели и ее коррекция;

- процесс синтеза нового знания (интерпретация результатов, прогнозирование и т. п.), необходимого для решения задач управления;

- процесс доведения результатов аналитической работы до субъекта управления [8].

Таким образом, аналитическая деятельность – это, прежде всего, основа интеллектуальной, логика – мыслительной деятельности, направленной на решение практических задач. В основе ее лежит не столько принцип констатации фактов, сколько принцип «опережения событий», что позволяет организации или индивиду прогнозировать будущее состояние объекта анализа. Можно утверждать, что аналитика играет интегрирующую роль в реконструкции прошлого, вскрытии настоящего и прогнозировании будущего.

Невозможно принять правильное решение, не располагая разносторонней информацией о явных и скрытых процессах, происходящих в управляемой структуре и во внешней среде, и здесь главную роль играет вопрос обеспечения высокого качества работы информационно – аналитических подразделений.

Постепенно сформировались основные принципы аналитической деятельности и основные принципы аналитического метода, которые во многих аспектах совпадают с диалектическими принципами:

Целенаправленность - ориентация аналитической деятельности на достижение конкретных целей решаемых задач;

Системность – комплексный анализ решаемых проблем с учетом их места, роли и взаимосвязей в общей структуре обеспечения деятельности;

Актуальность – аналитическая деятельность должна вытекать из потребностей практики, имеет высокую степень важности в данный момент, в данной ситуации, для решения конкретной проблемы. Кроме того, исследования могут проводиться по вопросам не столь актуальным на данный момент времени, но имеющим перспективу развития, могущим осложнить ситуацию в исследуемой области;

Своевременность – получение и выдача результатов аналитической деятельности в требуемые сроки, в удобном виде и в форме, предназначенной для непосредственного использования адресатом;

Активность – проведения аналитической деятельности и выдача ее результатов независимо от конкретных запросов пользователей с определенным упреждением и элементами прогнозирования. Для обеспечения эффективности исследования необходимо определение динамики развития изучаемой ситуации и предвосхищение возможных негативных последствий, установление и объяснение закономерностей изменения показателей, характеризующих ситуацию, разработка сценариев ее развития и экспертное прогнозирование;

Инициативность – выявление и описание проблемы, формулирование задач и способов их решения. Выработка не только оценочных результатов, но и конструктивных предложений и рекомендаций;

Достоверность – учет истинности исходных данных анализа, точности используемых количественных данных, степени объективности и обоснованности выводов, оценок, предложений;

Объективность – отсутствие тенденциозности, беспристрастное отношение аналитика к исследованию и его результатам;

Полнота – использование всей имеющейся информации, относящейся к решаемым задачам;

Непрерывность – организация постоянно действующего информационно – аналитического мониторинга обстановки, своевременно и с заданной степенью детализации отражающего основные изменения в исследуемой ситуации;

Альтернативность мнений – наличие у каждого сотрудника аналитического подразделения возможности свободно высказать свое независимое мнение по результатам проведенного исследования и довести его вышестоящего руководства;

Гибкость – возможность быстрой адаптации к изменениям общественно-политической обстановки без модификации структуры методов и средств реализации аналитической работы;

Обоснованность – получение аргументированных результатов аналитической работы на основе современных достижений науки [12].

Делая вывод можно выделить, что главной задачей аналитической деятельности является разработка новых научных принципов анализа информации и обобщение существующих приемов и методов работы с информацией в интересах подготовки организованных и структурированных массивов данных для выработки оптимальных управленческих решений; применение аналитических средств позволяет целенаправленно совершенствовать качество имеющихся знаний и приобретать новые; повышает эффективность информационно-аналитической работы за счет алгоритмизации и стандартизации аналитических процедур и системности восприятия [6].

1.3 Информационно-аналитическая деятельность  в системе 

регионального управления

Специфика аналитической деятельности в органах власти и управления состоит в том, что она является элементом системы управления. Поэтому данная деятельность имеет преимущественно прикладной, а не теоретический характер, в ней преобладают внутренние ограничения системы по времени подготовки материалов, их полноте, достоверности, обоснованности, ответственности исполнителей. Поэтому основное внимание уделяется не столько глубине и оригинальности проработки проблем, сколько их оперативности и эффективности. Система информационно-аналитического обеспечения управления должна учитывать специфику конкретного субъекта: отраслевую структуру производства, приоритетные направления развития экономики, наличие ресурсов, демографические и миграционные особенности региона.

В сфере регионального управления имеет смысл рассматривать три

возможных режима принятия решений, каждый из которых нуждается в информационно аналитической поддержке:

- решение управленческих задач стратегического характера, связанных, как правило, с перспективами развития региона, стабильностью и преемственностью власти;

- решение управленческих задач оперативного характера, ориентированных на текущее организационное и финансово-ресурсное обеспечение выполнения планов и проектов;

- решение чрезвычайных, экстремальных  управленческих задач, связанных с необходимостью предотвращения и устранения последствий воздействия разрушительных природных или техногенных факторов, возникновением и неконтролируемым развитием острых социально-политических проблем и конфликтов.

Стратегический уровень предполагает выявление проблемных зон в различных сферах жизнедеятельности региона, анализ и прогноз долгосрочных тенденций его социально-экономического развития, а также общественно-политических тенденций. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития региона [9].

На оперативном уровне производится отслеживание и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сферы жизнедеятельности региона, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев развития региона, осуществляется оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов.

Чрезвычайное управление предполагает одновременно прогнозирование и предотвращение экстремальных ситуаций, создание сценариев их возникновения и развития, непрерывное отслеживание характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов осуществления управления в экстремальных условиях.

Этими особенностями регионального управления обусловлены изменения текущей формы задач информационно-аналитических подразделений в различные периоды времени. Руководство, работая с управленческими проблемами различного характера, ставит перед информационно – аналитическими отделами как чрезвычайные и среднесрочные задачи, так и задачи стратегического прогноза и планирования. В силу того, что деятельность регионального управления связана с очень широким спектром проблем, организация эффективного информационно-аналитического обеспечения управления зачастую требует оперативного привлечения экспертов из разных областей, а также возможность поддержания межведомственных взаимоотношений и использования каналов связи с вышестоящими органами государственного управления и федеральными организациями, обладающими значительными информационными ресурсами и собственными аналитическими службами, для получения необходимой информации.

Таким образом, в органах регионального управления информационно – аналитическая деятельность зачастую принимает форму работы распределенных, постоянно возникающих и распадающихся, в зависимости от текущей задачи, экспертных коллективов, т. е. внутри аналитического отдела может не сохраняться четкая структура: при решении конкретных задач функции информационного и аналитического подразделений оказываются тесно переплетенными.

 

 

 

 

2. Аналитическая  работа в таможенной службе

2.1. Понятие, содержание и основные направления аналитической

деятельности в таможенной службе

Аналитическое управление Федеральной Таможенной Службы России (далее – ФТС) является структурным подразделением центрального аппарата ФТС России.

 Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Таможенным кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, международными договорами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Центрального банка Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами в области таможенного дела, Положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами ФТС России.

Управление осуществляет свою деятельность по следующим направлениям:

- информационно-аналитическое обеспечение реализации функции ФТС России по выработке государственной политики в области таможенного дела;

- координация и контроль работы в ФТС России по реализации Концепции развития таможенных органов Российской Федерации, а также в части, касающейся таможенных органов, правительственных программ социально-экономического развития Российской Федерации;

- информационно-аналитическое обеспечение формирования позиции ФТС России по основным вопросам реализации таможенного дела, а также иным вопросам, затрагивающим компетенцию ФТС России;

- анализ деятельности и эффективности исполнения функций таможенных органов;

- прогнозирование (среднесрочное и долгосрочное) направлений развития и показателей деятельности таможенной службы;

- информационно-аналитическое обеспечение деятельности руководства ФТС России [5].

Аналитическая работа в таможенной службе является одним из основных направлений деятельности по реализации основных, ресурсных и управленческих функций.

Важность аналитической работы можно проследить, рассматривая аналитическую деятельность в таможенной службе, необходимую для обеспечения стратегического управления, повышение эффективности деятельности, в частности ее экономических показателей и т.д.

В таможенной службе анализ результатов деятельности таможенного органа часто имеет форму служебной экспертной оценки, потому что существует сложность определения эффективности деятельности таможенного органа. Таможенный орган не имеет исчерпывающего стандарта, по которому можно судить о результатах его деятельности, а существующие показатели всегда подвергаются критике, и идет постоянный поиск новых критериев эффективности деятельности.

Значение аналитической работы в управленческой деятельности органов таможенной службы всех уровней определяется тем, что ее результатом должно быть не только определение основных проблем и недостатков, их оценка, но и конкретных путей их устранения на основе имеющихся возможностей.

Основные требования аналитической работы в таможенной службе: достоверность и полнота используемой информации, ее всесторонность, системность и плановость, комплексное использование методов анализа.

Основные задачи аналитической работы в таможенной службе:

- обеспечение непрерывного наблюдения за оперативной обстановкой и результатам служебной деятельности;

- систематическое информирование органов власти и управления, руководства таможен о фактическом состоянии осуществления таможенного дела;

- своевременное применение мер по повышению эффективности деятельности органов и подразделений таможенной службы;

- повышение качества осуществления таможенного дела путем своевременного и целенаправленного принятия управленческих решений на всех уровнях руководства таможенной службой (реализация комплексных и перспективных задач);

- подготовка содержательных материалов и предложений, на основании которых возможно принятие эффективных законодательных актов со стороны властных структур государства [1].

Учитывая вышеизложенное, можно сделать вывод, что ведущее место в аналитической работе таможенной службы занимает анализ и оценка состояния реализации таможенного дела

Аналитическая работа в таможенной службе - это постоянная исследовательская деятельность, которая охватывает своим содержанием широкий комплекс организационных мероприятий и методических приемов.

Аналитическая деятельность таможенных органов включает изучение и оценку информации о состоянии внешнеэкономической деятельности, результаты практической деятельности органов по выполнению поставленных перед ними задач, выявление существующих и потенциальных проблем и благоприятных возможностей, а также изучает условия, в которых эти задачи выполняются, и обеспечивает целенаправленное управление и оценку эффективности управляющих воздействий.

2.2. Организация аналитической работы в таможенной службе

Требования к организации аналитической работы в таможенной службе напрямую зависят от уровня управления - стратегического, тактического, оперативного.

На стратегическом уровне требуются итоговые нерегламентированные отчеты, прогнозы и внешняя информация для разработки генеральной стратегии. На оперативном уровне требуются регулярные внутренние отчеты с детальным сравнением текущих и базисных показателей, которые помогают следить за ежедневными операциями [2].

Следовательно, организация аналитической работы и информационные системы в таможенной службе должны соответствовать требованиям руководства на различных управленческих уровнях.

Аналитическая работа в таможенной службе осуществляется подразделениями всех уровней, отраслевыми службами, работниками этих служб в пределах их компетенции с целью качественного выполнения поставленных задач. Требования к организации аналитической работы для каждого уровня системы различны в связи с различными задачами и возможностями этих органов. Как составная часть управленческой деятельности аналитическая работа присуща каждому органу таможенной службы, каждому структурному подразделению и сотруднику, но, имея обеспечительный характер, она более развита на уровне государственной таможенной службы и таможен, где есть специальные аналитические подразделения.

Аналитическая работа в таможенной службе осуществляется на всех уровнях управления. На каждом уровне задачи и объем этой работы различны и зависят от функций подразделения, в котором осуществляется управление.

О системе таможенной службы в целом можно сказать, что аналитическую работу выполняет весь центральный аппарат, где за каждое направление деятельности непосредственно соответствуют определенные департаменты или управления. Кроме того, есть специализированные подразделения, основная функция которых - осуществление аналитической работы по определенным направлением деятельности таможенной службы.

Рассматривая аналитическую работу на стратегическом уровне управления в таможенной службе, необходимо отметить важность создания оптимальной информационной структуры, информационного обеспечения и их соответствующую нормативную регламентацию [4].

Осуществление требований стратегического уровня предполагает прежде рационализацию потоков информации и создания информационного фонда. Рационализация информационных потоков требует, в первую очередь, определение видов и объема необходимой информации, которая должна накапливаться в органах таможенной службы и отраслевых службах с целью полного удовлетворения потребностей в разного рода источниках при решении текущих аналитических задач. Обрабатывая перечень такой информации, необходимо учитывать уровень управления, на котором осуществляется ее сбор, накопление и хранение. Информация должна использоваться оптимально, поэтому каждой службе, каждому сотруднику необходимо иметь определенный ее объем. Недостаточность, а также избыток информации вредны.

Большое значение имеет целевой характер накопления информации с учетом функций системы управления.

В основу перечней обязательной для аналитической работы информации возложена система оценочных показателей, характеризующих состояние внешнеэкономической деятельности, результаты практической деятельности органов таможенной службы, а также совокупность данных о факторах, которые влияют на состояние оперативной обстановки.

Для разработки перечней необходимой для анализа информации предусмотрены основные источники ее получения. К ним относятся прежде статистические материалы, характеризующих экономическое, демографическое, социально-культурное развитие данной территориальной единицы, их изучение позволяет выяснить связь внешнеэкономическую деятельность с различными процессами общественной жизни.

В числе источников информации следует отметить социальную литературу, нормативные акты, материалы заседаний коллегии, планы работы таможенных органов и их отраслевых служб, акты инспекторских проверок и другие аналитические и справочные материалы. Источниками ценной информации являются: изучение общественного мнения о работе таможенных органов путем опроса населения и субъектов внешнеэкономической деятельности, анализ писем, жалоб, заявлений населения, соответствующих материалов прессы, радио, телевидения подобное.

Каждый таможенный орган и его подразделения имеют перечни постоянно или периодически решаемых задач, справочные документы с указанием номенклатуры, объема, источников получения информации, а также форм ее накопления и систематизации. При разработке этих перечней учтена специфика функций, которые выполняют конкретные структурные подразделение, и содержание аналитических документов, которыми готовятся. Кроме того, все службы и подразделения имеют четкие обязанности по осуществлению анализа того или иного направления деятельности. Для правильной организации аналитической работы важно определить и закрепить в нормативном порядке перечень аналитических документов, представляемых тем или иным подразделением с указанием их вида, характера, целевого назначения, периодичности подготовки и лиц, ответственные за их составление [10].

В аналитической работе таможенной службы применяются и различные экспериментальные методы сбора информации, которые позволяют, в частности, получить данные о возможных последствиях того или иного варианта управленческого решение.

Содержанием аналитической работы является подготовка необходимого массива информации для выработки эффективных решений на всех уровнях управления в таможенной службе, которые способствуют повышению эффективности деятельности ее органов и подразделений.

2.3. Методика и стадии аналитического  исследования

Методика - это совокупность приемов, способов исследования, порядок их применения и интерпретации полученных с их помощью результатов. Она зависит от характера объекта изучения, методологии, цели исследования, разработанных методов, общего уровня квалификации исследователя.

Составить методику невозможно без уяснения, в каких внешних признаках проявляется изучаемое явление, каковы показатели, критерии его развития; а также без соотнесения методов исследования с разнообразными проявлениями исследуемого явления. Только при соблюдении этих условий можно надеяться на достоверные выводы и прогнозы [18].