Организация бухгалтерского учета. 2

ВВЕДЕНИЕ

В условиях перехода к рыночной экономике  промышленное производство претерпевает структурные изменения, ведущие  к селекции старых элементов и  созданию новых, необходимых в новых  экономических условиях.

Бухгалтерскому учету в данное время должно уделяться большее  внимание, чем когда-либо, потому что  учет и контроль - вот чем должны руководствоваться каждый - от директора  предприятия до его рядового работника. Возникновение новых экономических  отношений не могло не отразиться и на задачах бухгалтерского учета, которые в настоящее время  сводятся к следующему:

1. контроль за сохранностью и региональным использованием материальных, трудовых и денежных ресурсов;
2. исчисление фактической себестоимости продукции:
3. своевременное, полное, достоверное отражение информации о результатах хозяйственной деятельности предприятия;
4. анализ деятельности предприятия, определение финансовых результатов, выявление внутрихозяйственных резервов.

1 ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.1 Структура и функции бухгалтерии

Руководитель предприятия обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения. Руководитель организации должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета документов и сведений.

Руководитель организации вправе в зависимости от объема учетной  работы:

• создать бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
• ввести в штат должность бухгалтера;
• передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным предпринимателем;
• вести учет лично в случаях, предусмотренных настоящим Законом или иными законодательными актами Республики Беларусь.

Ведение бухгалтерского учета в  организации осуществляется согласно учетной политике организации, сформированной в соответствии с законодательством  Республики Беларусь и утвержденной решением руководителя организации.

Структура бухгалтерского аппарата  зависит от организационных форм бухгалтерского учета, условий организации и технологии производства, объема выполняемых учетных работ и уровня автоматизированной обработки учетной информации. Схема организационной структуры представлена в приложении А. Структура бухгалтерии, как правило, включает следующие элементы:

- главный бухгалтер;

- заместитель главного  бухгалтера;

- бухгалтер по учету  основных средств;

- бухгалтер по учету  материально-производственных запасов  и затрат;

- бухгалтер по учету  выпуска продукции;

- бухгалтер по учету  расчетов с поставщиками и  подрядчиками, с покупателями и  заказчиками, с разными дебиторами  и кредиторами;

- бухгалтер кассир;

- бухгалтер по учету  заработной платы.

Различают две формы организации  бухгалтерского учета - децентрализованную и централизованную.

Первая форма (децентрализованная) предусматривает существование самостоятельных бухгалтерий  и их подразделений. В этом случае в бухгалтерию организации от бухгалтерий структурных подразделений поступает отчетность, на основании которой составляются сводный баланс и сводная отчетность в целом по организации. При такой форме организации основные функции учета и внутрихозяйственного контроля осуществляют бухгалтерии структурных подразделений организации.

При централизации учета все  учетные работы (обработка документов, аналитический и синтетический  учет, составление сводного баланса  и отчета) сосредоточены в едином учетном органе организации - центральной  бухгалтерии.

Среди функций бухгалтерского учета  выделяют информационную функцию, которая  представляет собой учетно-аналитическую информацию, характеризующую фактическое состояние финансово - хозяйственной деятельности организации, формируется в бухгалтерском учете.

Контрольная функция предполагает постоянный контроль над использованием всех видов ресурсов организации.

Именно с помощью контрольной  функции путем применения специальных  приемов и способов осуществляются три вида контроля:

а) предварительный контроль - до совершения хозяйственной операции;

б) текущий контроль - во время совершения хозяйственной операции;

в) последующий контроль - после  совершения хозяйственной операции;

Контроль осуществляется по ряду направлений. Основными из них являются:

- обеспечение сохранности собственности; 

- выполнение плана объема выпуска  продукции и ее продажи;

- рациональное использование материальных, финансовых и трудовых ресурсов;

- формирование себестоимости продукции  (работ, услуг);

- деятельность различных подразделений,  т.е. отдельных цехов, участков, служб и производств; 

- формирование прибыли и ее  использование и др.

Аналитическая функция позволяет  осуществлять анализ производственной и финансовой деятельности организации и её результатов. Аналитическая функция учета имеет огромное значение для принятия соответствующих управленческих решений и прогнозирования финансово-хозяйственной деятельности организации.

1.2 Должностные обязательства главного бухгалтера

На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее специальное образование, а в  исключительных случаях - лицо, не имеющее  высшего специального образования, при наличии у него специального образования и стажа работы по специальности бухгалтера не менее  пяти лет.

В компетенцию главного бухгалтера входят:

• постановка и ведение бухгалтерского учета в организации;
• формирование учетной политики организации;
• составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской и налоговой отчетности.

Указания и распоряжения главного бухгалтера в пределах его компетенции  обязательны для всех структурных  подразделений и работников организации.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства  без подписи главного бухгалтера (лица, им уполномоченного) считаются  недействительными и не должны приниматься  к исполнению. Главный бухгалтер  обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности  главного бухгалтера оформляются актом.

В случае возникновения разногласий  между руководителем организации  и главным бухгалтером по вопросам совершения отдельных хозяйственных  операций документы по ним должны быть приняты к исполнению главным  бухгалтером по письменному распоряжению руководителя этой организации, который  несет всю полноту ответственности  за последствия совершения таких операций.

Бухгалтерская отчетность организаций, в которых бухгалтерский учет ведется организацией, оказывающей  услуги по ведению бухгалтерского учета  и отчетности, или специалистом-бухгалтером, являющимся индивидуальным предпринимателем, подписывается руководителем обслуживающей  организации и (или) специалистом-бухгалтером, ведущим бухгалтерский учет.

1.3 Учётная политика организации

Учетная политика организации - это совокупность основополагающих способов ведения бухгалтерского учета, избранных организацией в качестве соответствующих условиям хозяйствования.

Под способами ведения бухгалтерского учета понимаются методы группировки  и оценки факторов хозяйственной  деятельности, погашения стоимости  активов, приемы организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы  учетных регистров, обработки информации и иные соответствующие способы  и приемы.

Основное назначение и главная  задача принимаемой организацией учетной  политики - максимально адекватно  отразить деятельность организации, сформировать полную, объективную и достоверную  информацию о ней для целей  эффективного регулирования этой деятельности в интересах дела и заинтересованных лиц.

Учетная политика организации формируется  руководителем организации. Это  накладывает еще большую ответственность  на руководителя организации (фирмы), обуславливает  необходимость хорошего знания методологии  и организации отечественного бухгалтерского учета, налогообложения, финансов и  других вопросов.

Учетная политика в обязательном порядке  оформляется приказом по организации. В приказе оговариваются методические, технические и организационные аспекты учета.

Учетная политика организации включает в себя:

• описание принятых способов ведения бухгалтерского учета;
• план счетов бухгалтерского учета организации;
• применяемые организацией формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, если они отличаются от типовых;
• регламентацию движения первичных документов и регистров в бухгалтерском учете организации (график документооборота).

При формировании учетной политики организации необходимо исходить из:

• обособленности учета имущества и обязательств организации от имущества и обязательств других юридических и физических лиц;
• непрерывности деятельности организации;
• последовательности применения учетной политики;
• временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

 Изменения в учетной политике  организации в целях обеспечения  сопоставимости данных бухгалтерского  учета должны вводиться с начала  отчетного года, быть обоснованными  и оформленными соответствующим  решением руководителя организации.

 Изменения в учетной политике  организации могут иметь место  в случаях:

• реорганизации (слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования) организации;
• изменения законодательства Республики Беларусь;
• изменения условий деятельности.

 Учетная политика разрабатывается  во всех организациях не зависимо  от форм собственности и источников  финансирования.

Вновь созданная организация оформляет  избранную ей учетную политику до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня приобретения прав юридического лица (дата государственной регистрации). Избранная организациями учетная политика считается применяемой со дня государственной регистрации.

1.4 Рабочий план счетов бухгалтерского учёта

Каждая организация на основе единого  Типового плана счетов бухгалтерского учёта разрабатывает и использует рабочий план счетов, который отражает специфику её хозяйственной деятельности.

В рабочий план счетов организации  включаются только те счета, которые  необходимы для учёта наличия  и движения средств данной организации, их источников и конкретных хозяйственных  операций.

При необходимости учёта специфических  финансовых и хозяйственных операций организации могут вводить дополнительные синтетические счета, используя  сводные шрифты в Типовом плане  счетов бухгалтерского учёта.

Организации вправе уточнять содержание отдельных субсчетов, исключать  и объединять их, а также самостоятельно вводить дополнительные субсчета.

Малые предприятия могут использовать сокращённый рабочий план счетов.

При формировании учётной политики организации утверждается рабочий  план счетов бухгалтерского учёта, содержащий синтетические и аналитические  счета, необходимые для ведения  бухгалтерского учёта в соответствии с требованиями своевременности  и полноты учёта и отчётности.

1.5 Нормативно-правовые акты, регламентирующие методологию бухгалтерского учёта в Республике Беларусь

В нормативных правовых актах устанавливаются  нормы права, которые представляют собой "общеобязательные государственные  предписания постоянного или  временного характера, рассчитанные на многократное применение". Правовые нормы распространяют свое действие на всех субъектов, вступающих в определенные общественные отношения - участников правоотношений или определенную категорию лиц, действуют постоянно и непрерывно, применяются многократно при  регулировании определенных видов  общественных отношений. Государство, опубликовывая нормативные правовые акты, не только предоставляет органам государственной власти, должностным лицам, гражданам возможность ознакомиться с ними, но и предполагает, что они используют эту возможность. Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учёта:

Первый орган регулирования: Национальное собрание РБ, Президент РБ, Правительство РБ (документы, регулирующие бухгалтерский учет: Гражданский кодекс РБ, Закон о бухгалтерском отчёте и отчетности, указы президента РБ, постановления Правительства РБ); второй орган регулирования:  Министерство финансов РБ, Национальный банк РБ и другие органы исполнительной власти (положения по бухгалтерскому учёту - система национальных стандартов); третий: Министерство финансов РБ и другие органы исполнительной власти (регулирующие документы: Типовой план счетов и Инструкция по применению Типового плана счетов, утверждённые постановлением Министерства финансов РБ от 30.05.2003 №89, методические рекомендации и указания); четвёртый: управленческий персонал организации (документы, регулирующие учётную политику организации, рабочие документы конкретной организации по учёту).

2 УЧЁТНЫЕ РЕГИСТРЫ И ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА

2.1 Система учётных регистров,  принимаемая организациями

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

 Учетные регистры являются  одним из важнейших средств  осуществления бухгалтерского учета.  В них содержание документов  группируется по однородным признакам  в разрезе установленных показателей  учета.

 Запись хозяйственных операций  в учетных регистрах называется  учетной регистрацией. Такая регистрация,  кроме группировки в разрезе  установленных показателей, дает  возможность осуществлять контроль за сохранностью документов. Как отмечено в статье 10 «Регистры бухгалтерского учета» закона Республики Беларусь» О бухгалтерском учете и отчетности», регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Отражение хозяйственных операций путем их регистрации в учетные регистры имеет важное контрольное значение. Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной. Поэтому за ее разглашение соответствующие лица несут ответственность, установленную законодательством Республики Беларусь.

 Для правильного применения  учетных регистров возникает  необходимость в их классификации. 

 По внешнему виду учетные регистры делятся на:

• книги;
• карточки;
• свободные листы;
• электронные таблицы;

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги, на которых типографским способом отпечатаны специальные таблицы, предназначенные для регистрации и обобщения информации.

Карточки – это стандартные листы бумаги или картона небольшого формата, на которые типографским способом нанесены таблицы.

Контокоррентные карточки имеют две помещенные рядом друг с другом колонки: дебет и кредит. Такая форма карточки позволяет видеть состояние расчетов предприятия, т.е. кто, кому, за что и сколько должен на любую дату.

Материальные (инвентарные) карточки имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей, которые разделены на две колонки – количество и сумма. Эти карточки предназначены для учета материальных ценностей.

Многоколончатые карточки содержат несколько колонок, предназначенных для отражения одного факта хозяйственной деятельности несколькими составляющими его суммами. Они чаще всего используются для учета затрат в разрезе статей.

Свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных. Они обязательно имеют название (ведомость, журнал-ордер и т.д.), указание периода, на который рассчитан учетный регистр (месяц, квартал), таблицу для ведения учетных записей. Хранятся они в специальных папках. Записи операций на них могут вести несколько бухгалтеров, так как их можно в любой момент извлечь из папок для записей, подсчета, выборок и т.п. Это и подтверждает удобство их использования.

 Систематические регистры предназначены для записей данных однородных хозяйственных операций, сгруппированных по своему экономическому содержанию. Они применяются для отражения данных по счетам бухгалтерского учета. Примером систематического регистра могут служить Главная книга, журналы-ордера и другие регистры, в которых записи систематизируют по синтетическим или аналитическим счетам. Комбинированными называются регистры, в которых операции записываются одновременно и в хронологическом, и в систематическом порядке. Комбинированные учетные регистры совмещают синтетический и аналитический учет. Их структура позволяет вести учет соответствующих объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные синтетические показатели, поэтому отпадает необходимость в сверке итогов по аналитическому и синтетическому учету (например, журнал-ордер № 6).

По форме графления учетные  регистры делятся на:

- односторонние;

- двусторонние;

- многографные;

В односторонних учетных регистрах пояснительная текстовая запись располагается только с одной стороны.

В двусторонних учетных регистрах пояснительные текстовые записи располагаются с двух сторон: по дебету счета — на одной странице и по кредиту на другой.

Многографные учетные регистры бывают двух видов: шахматные и линейные.

Шахматные представляют собой таблицу с пересекающимися графами и строками. В линейных (линейно-позиционных) учетных регистрах записи делают строго по строкам (например, журнал-ордер № 6 по кредиту счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»).

Типовые учетные регистры обеспечивают наиболее рациональное ведение учета типовых хозяйственных операций, свойственных для различных предприятий.

Отраслевые учетные регистры предназначены для регистрации и обобщения информации, специфичной для предприятий той или иной отрасли.

Специализированные учетные регистры служат для учета отдельных операций, процессов на конкретном предприятии.

Формы типовых, отраслевых и специализированных учетных регистров разрабатываются  на основании действующего законодательства, методологических и инструктивных  документов и утверждаются централизованно: Министерством финансов, Министерством  статистики и анализа, отраслевыми  министерствами и ведомствами.

2.2 Порядок выявления и исправления ошибок в учётных записях

 В условиях широкой автоматизации  учета человеческий фактор по-прежнему  является определяющим в части  правильности, своевременности и  полноты сбора, обработки и  обобщения информации на всех  этапах учетного процесса. При  этом возможны ошибки в счетных  записях, такие, как неправильно  составленная корреспонденция счетов, описки в цифрах, подсчете итогов  и др.

 Граница действия ошибки  определяется ее содержанием.  Если влияние ошибки ограничивается  одним учетным регистром, то  ее можно рассматривать как  местную, локальную, последствия  которой чаще всего несущественны  (например, неправильно указана дата  в учетном регистре). Ошибка, допущенная  по ходу осуществления учетного  процесса и отражаемая в нескольких  учетных регистрах, называется  транзитной. Так, неправильно разнесенная  сумма по приходу материалов  в соответствующий учетный регистр  автоматически будет отражена  в оборотной ведомости, Главной  книге, бухгалтерском балансе.  Работа над ошибками разделяется  на два этапа.

 Вначале находят ошибку. Бухгалтер  должен определиться, каким способом  он намерен отыскать допущенную  ошибку и на какой стадии  учетного процесса.  Для нахождения ошибки существует несколько способов. Наиболее распространенные из них:

• cплошной;
• последовательной проверки;
• логический.

Сплошной способ предусматривает сверку соответствующей бухгалтерской записи в учетном регистре с первичным документом, явившимся основанием для данной записи.

Способ последовательной проверки счетных записей предусматривает сверку каждого дебетуемого и корреспондирующего с ним кредитуемого синтетического и (или) аналитического счета. Если такая разноска произведена правильно, ставится знак "V" (галочка).

Логический способ целесообразно использовать, например, когда в оборотной ведомости по синтетическим счетам итого графы "Обороты за месяц" в результате подсчета по дебету и кредиту не равны между собой.  

Исправление ошибок в учетных регистрах  осуществляется:

• корректурным способом;
• способом дополнительных бухгалтерских записей;
• способом «красное сторно».

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией, так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах - подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах - подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая в ней «исправлено» и правильный текст или сумму.

Способ дополнительных бухгалтерских  записей применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской записи и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую запись.

Если в учетных записях указана  неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется  способ «красное сторно». Сущность данного способа состоит в том, что вначале ошибочная бухгалтерская запись повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. Эта запись записывается красными чернилами также в соответствующие учетные регистры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итога. Тем самым неправильная запись аннулируется, снимается отрицательными числами. После этого составляется новая бухгалтерская запись с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами.

2.3 Характеристика применяемых организациями форм бухгалтерского учёта

Форма бухгалтерского учета - это совокупность учетных регистров, используемых в определенной последовательности и взаимодействия для ведения учета с применением принципа двойной записи. Для регистрации и группировки учетных данных первичных документов служат регистры бухгалтерского учета.

Учетные регистры. Для регистрации и группировки учетных данных первичных документов служат регистры бухгалтерского учета. В неавтоматизированном варианте бухгалтерского учета учетные регистры - это бумажные бланки установленной формы и структуры данных. Это устаревший метод сбора исходных данных. Для малых предприятий, занятых в электронной коммерции в среде Интернета, рекомендуется применять специализированные функции, интегрированные в 1С-Битрикс, которые будут собирать данные для бухгалтерской отчетности. А занятым предпринимателям в традиционной торговле и другой посреднической деятельностью – применят регистры с упрощенной формой сбора бухгалтерского учета интегрированных в продукт "1С". На этих принципах ведения бизнеса становиться доступны элементы автоматизации бухгалтерского учета.

В конце учетного периода выводятся  обороты по аналитическим счетам, за каждым обработанным счетом с помощью "1С" выводятся готовые обороты  по дебету и кредиту, выводится конечное сальдо счета, сверяется с сальдо по аналитическим счетам. На основе полученных результатов составляется итоговый бухгалтерский баланс за период.

Упрощенная  форма бухгалтерского учета применяется организацией, где совершается небольшое количество хозяйственных операций независимо от сферы деятельности. Основным регистром данной формы бухгалтерскою учета является Книга учета хозяйственных операций, в которой каждая отдельная хозяйственная операция отражается одной строкой. Причем сумма по отдельной хозяйственной операции отражается в качестве контрольной в графе "Сумма" и равна сумме, отраженной по этой же строке по дебету одного счета и кредиту другого в соответствии с установленной корреспонденцией. Книга учета хозяйственных операций совмещает аналитический и синтетический учет, а также хронологическую и систематическую записи хозяйственных операций.

Основным регистром  журнально-ордерной формы учета  является журнал-ордер. Журнал-ордер — это комбинированный регистр хронологической и систематической, а в некоторых случаях и комбинированной записи, так как в нем совмещается синтетический и аналитический учет. Журнал-ордер ОАО ”Знамя индустриализации” представлен в приложении Б. Он ведётся по кредиту счёта 50 – Касса.