Организация документооборота в организации

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..2

1 ДОКУМЕНТАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА........................................................................................................................

1.1 Нормативно-методическое  регулирование документационного  обеспечение управления…………………………………………………………..

1.2 Способы создания, функции  и классификация документов

2 ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА  ОРГАНИЗАЦИИ

3 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1 Организация первичного учета на предприятии и в его подразделениях

3.2 Характеристики и принципы организации документооборота

3.3 Формирование плана-графика документооборота

3.4 Организация хранения  документов

3.5 Автоматизация документооборота

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет - это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

          Бухгалтерский учет возник в  глубокой древности. Развитые  учетные системы имелись еще  в 2000 г. до н.э. в Китае,  а элементы двойной записи  в раннехристианском Риме. Считается,  что впервые систематизация бухгалтерского  учета была проведена фрацисканским  монахом Лукой Пачоли (1445-1515). Его  знаменитый труд «Трактат о счетах и записях» был написан в 1494 году и был переведен на множество языков мира. Трактат оказал огромное влияние на развитие бухгалтерского учета как науки. Толкования книги актуальны и уместны по сей день.

          Основными задачами бухгалтерского  учета являются: формирование полной  и достоверной информации о  деятельности организации и ее  имущественном положении, необходимой  внутренним пользователям бухгалтерской  отчетности — руководителям,  учредителям, участникам и собственникам  имущества организации, а также  внешним - инвесторам, кредиторам  и другим пользователям бухгалтерской  отчетности; обеспечение информацией,  необходимой внутренним и внешним  пользователям бухгалтерской отчетности  для контроля за соблюдением  законодательства Российской Федерации  при осуществлении организацией  хозяйственных операций и их  целесообразностью, наличием и  движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых  и финансовых, ресурсов в соответствии  с утвержденными нормами, нормативами  и сметами; предотвращение отрицательных  результатов хозяйственной деятельности  и выявление внутрихозяйственных  резервов обеспечения ее финансовой  устойчивости.

          Объектами бухгалтерского учета  являются имущество организации,  их обязательства и хозяйственные  операции, осуществляемые организациями  в процессе их деятельности.

          Основными элементами метода  бухгалтерского учета являются  бухгалтерские счета, двойная  запись, баланс, оценка, калькуляция,  бухгалтерская отчетность, документация, инвентаризация. Использование каждого  из этих элементов регламентируется  действующим законодательством  Российской Федерации.

          В настоящее время в России  сформирована система нормативного  регулирования бухгалтерского учета.  Она состоит из четырех уровней  регулирования:

1) Законы Российской Федерации  и указы президента РФ

2) Система национальных  бухгалтерских стандартов, ПБУ

3) Методические указания, учитывающие отраслевую специфику

4) Внутренние документы  организации.

Главным нормативным документом является Закон «О бухгалтерском  учете» от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ.

          Бухгалтерским учетом занимаются  специально подготовленные люди - бухгалтера. Слово «бухгалтер» произошло от немецкого слова buchhalter, которое дословно можно перевести как держатель (учетных) книг.

          В 1946 г. Международным конгрессом бухгалтеров  был утвержден герб бухгалтеров.  В 1944 году его предложил французский  ученый Жан БастистДюмарше (1874-1946).

Герб имеет девиз «Science, conscience, independence», что в переводе означает «Наука, совесть, независимость».

На гербе изображено три  фигуры:

солнце – бухгалтерский  учет освещает хозяйственную деятельность,

весы – символ сбалансированности, то есть в бухгалтерском учете  всегда должно быть равновесие

кривая Бернулли – она  означает, что учет, возникнув однажды, будет существовать вечно.

1 ДОКУМЕНТАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления

Документирование информации - придание информации статуса документа.

Согласно законодательству РФ в сфере работы с документированной информацией:

1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

3. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

4. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

5. Право собственности и иные вещные права на материальные носители, содержащие документированную информацию, устанавливаются гражданским законодательством.

Технический прогресс обусловливает  новые требования к составлению  и оформлению официальной документации.

Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и  оформлением документов, организацией их движения, учета и хранения называется делопроизводством. Равнозначен ему  термин «документационное обеспечение  управления» (ДОУ).

Система документационного  обеспечения управления включает три  взаимосвязанных составных части:

1. подготовка управленческих документов;
2. технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года;
3. организация их архивного хранения.

При решении каждой из названных  проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими  документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным  комитетом РФ по стандартизации и  Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, которые  регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования  документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.

Основные требования к  оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31.07.97.

Государственные стандарты  Российской Федерации - нормативные  акты, устанавливающие единые правила  в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие, включенные в  Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

1. Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного управления;
2. предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Стандарт устанавливает:

• состав реквизитов документов;
• требования к оформлению реквизитов документов;
• требования к бланкам и оформлению документов;
• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

С 1 апреля 2000 г. введено в  действие Изменение к ГОСТ Р 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000. № 9-ст.

Порядок применения и внедрения  ГОСТ Р 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены  для внедрения в Организациях:

• единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
• новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
• делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
• правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютернуютекстообработку;
• правил проектирования бланков документов;
• правил учета, использования и хранения бланков и печатей;
• правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.

Ценным практическим пособием при составлении служебных документов являются Методические рекомендации по унификации текстов документов, использование которых поможет практикам успешно решать следующие задачи:

• упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
• унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;
• сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;
• использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
• ускорить процессы принятия управленческих решений.

Общие требования к документам и службам документационного  обеспечения управления изложены в  Основных положениях Государственной  системы документационного обеспечения  управления (ГСДОУ), одобренной коллегией  Главархива СССР 27.04.88 (приказ Главархива СССР от25.05.88. № 33). ГСДОУ, являясь, по сути, общегосударственной инструкцией  по делопроизводству, служит нормативно-методической базой для совершенствования  на единой основе документационного  обеспечения управления и повышения  его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения  их качества, работы и службы документационного  обеспечения на базе научной организации  труда и внедрения новейших технических  средств.

Составную часть ГСДОУ  представляет собой альбом образцов форм и примеров организационно-распорядительных документов. Альбом схем-плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности.

Унифицированные формы некоторых  ОРД были разработаны в начале 1980-х гг., перерабатывались 1993 г. и  в настоящее время входят в  состав альбома унифицированных  форм организационно-распорядительной документации (УСОРД), содержащего также  инструктивные и методические материалы  по применению этих форм. Рекомендации УСОРД необходимо учитывать при  составлении и оформлении ОРД.

Вопросы организации работы с документами, т.е. рациональная система  их регистрации, поиска, контроля за исполнением  и др., описаны в Основных положениях ГСДОУ. Технологические решения  по основным задачам делопроизводства, содержащиеся в ГСДОУ. могут быть использованы в традиционных (ручных) и в автоматизированных (с использованием ПЭВМ) системах обработки информации.

В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки  с целью привязки к современным  условиям деятельности учреждений, организаций  и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей  актуальности в настоящее время  и должны использоваться специалистами  служб документационного обеспечения  управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ  содержатся: Примерное положение  о службе документационного обеспечения  управления и Примерная структура  текста должностной инструкции для  работников службы ДОУ.

В соответствии с Основными  положениями ГСДОУ Государственной  архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах РФ, устанавливающая  единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений  и распоряжений Правительства Российской Федерации и совершенствования  документационного обеспечения  деятельности структурных подразделений  министерств и ведомств и территориальных  органов федеральной исполнительной власти.

Порядок составления и  утверждения номенклатуры дел организаций, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов. Правила содержат унифицированные  формы документов, создаваемых при  организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих  и внутренних документов, т. е. формы  номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.

Предархивная обработка  документов включает в себя важную работу по оформлению обложек дел  постоянного и длительного сроков хранения, производимых в соответствии с ГОСТ 17914-72.

При определении сроков хранения документов организации нормативно-справочными  пособиями являются Перечень типовых  документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и  других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения и  примерный перечень управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных  коммерческих организаций.

Все аспекты организационной  и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение  в документировании. Производственные ситуации, с одной стороны, разнообразны, с другой - повторяются и требуют  конкретных решений, оформленных документально. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и  унификации.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.

Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результатах науки, техники и практического опыта.

В области делопроизводства суть стандартизации заключается в  возведении в норму, обязательную для  применения, оптимальных правил и  требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном  порядке для всеобщего и многократного  их применения.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

1. межгосударственные (региональные) стандарты (ГОСТ), применяемые в установленном порядке;
2. государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
3. стандарты отраслей (ОСТ);
4. стандарты предприятий (СТП);
5. правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
6. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Государственные стандарты  разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое  значение. Государственные стандарты  и общероссийские классификаторы технико-экономической  и социальной информации принимает  Госстандарт России. Их требования обязательны для всех государственных  органов управления и субъектов  хозяйственной деятельности.

2. Способы создания, функции и классификация документов

Документ(от лат. documetum – образец, свидетельство, доказательство) – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и в пространстве.¹

А вот так звучит официальная  формулировка понятия «документ» в  российском законодательстве:

«Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения» - Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

Документооборот — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

В бухгалтерском учёте  существует пять основных этапов документооборота:

1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;
2. Передача документа в бухгалтерию;
3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;
4. Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:
1. таксировку (расценку);
2. группировку;
3. контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов);
5. Сдача документов на хранение в архив.

Реквизит – «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Документ создается в  результате документирования – записи информации на робазличных носителях по установленным правилам. Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Функции документов можно  подразделить на:

• Общие: 
• Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
• Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,
• Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

1. Частные:

• Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
• Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
• Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
• Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
• Историческая — документ является историческим источником.

Классификация документов

Документы различают:

• По назначению:
• организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
• распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
• информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
• учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
• нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;
• и др.
• По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
• По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
• По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
• По способу представления — электронный, на бумажных носителях
• По месту издания — внутренние, внешние
• По направлению отправки — входящие, исходящие
• По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
• По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
• По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ  ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ

Общая информация

Виды деятельности

Компания ООО ФИРМА  «АРГОС» осуществляет следующие  виды деятельности (в соответствии с кодами ОКВЭД, указанными при регистрации):

1. Деятельность гостиниц и ресторанов
1. Деятельность ресторанов и кафе

Компания работает в следующих  отраслях промышленности (в соответствии с классификатором ОКОНХ):

• Торговля и общественное питание
• Внутренняя торговля
• Розничная торговля
• Государственная розничная торговля
• Предприятия государственной торговли

Реквизиты организации:

Общество с ограниченной ответственностью Фирма «АРГОС» (далее  по тексту ООО Фирма «Аргос» или  организация) было создано на основании  Решения №1 единственным учредителем  Полодянц Мироном Саркисовичем, являющимся также руководителем (директором).

Организация была зарегистрирована  22 августа 1995 года под регистрационным  номером 1022300518283 (ОГРН) в органе гос. Регистрации Инспекция МНС России по курорту Анапа Краснодарского Края и находится по адресу 353440, Краснодарский край, г. Анапа, ул. Черноморская, д. 1. Данная организация состоит на хозяйственном расчете, имеет свой собственный баланс и расчетный счет.

Главной целью организации  ООО «Аргос» является хозяйственная  деятельность, направленная на извлечение коммерческой прибыли для удовлетворения экономических нужд и интересов  коллектива организации и ее учредителя.

Организационная структура предприятия «ООО Аргос»

В организации используется иерархическая организационная  структура. Она представляет собой  вертикальную структуру управления. Если быть точнее, то она представляет собой пирамиду, в которой каждым уровнем управляет более высокий уровень, например в нашей организации генеральный директор дает указания своему заместителю. Заместитель в свою очередь управляет управляющим и главным бухгалтером, и т.д.