Организация документооборота в бухгалтерском учете

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 

1. Основы первичного учета на предприятии

1.1.Понятие первичных учетных  документов и их значение

1.2. Классификация первичных учётных документов

1.3. Форма первичных учётных документов

2. Организация документооборота в бухгалтерском учете

2.1. Система документооборота первичных учётных документов

2.2. Документооборот первичных  документов в организациях различной формы собственности

Заключение

Глоссарий

Библиографический список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Формирование рыночных отношений  в стране заставило по-новому подойти  к постановке учета на отдельных  участках финансово-хозяйственной  деятельности предприятий и организаций. Ведь неэффективное его использование  приводит к сокращению объемов производства или реализации, что в свою очередь  уменьшает доходы предприятия, а, соответственно, отражается и на прибыли. Выявить  и практически использовать эти  резервы можно с помощью тщательного  учета и аудита.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных  операций, характеризующих хозяйственные  процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учетной  работы первоначальные сведения о хозяйственных  процессах и явлениях, возникающие  на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и  отгрузки готовой продукции и  других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что первичный  учет является базой бухгалтерского учета, результаты анализа состояния  первичного учета на 70--80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета  и систему внутреннего контроля на предприятии.

Эффективная организация  системы первичного учета становится сегодня насущной проблемой, требующей  если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что  сегодня значительная часть российских предприятий, переживших все экономические  и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и, тем не менее «оставшихся на плаву», перешли  к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определенный опыт функционирования организаций в  условиях рыночной экономики, при всём этом коренным образом изменился  подход к ведению бизнеса.

Ведение первичных учётных  документов осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. В зависимости от назначения и статуса нормативные  документы целесообразно представить  в виде следующей системы:

К первому уровню системы  следует отнести Гражданский  кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ. Основным актом первого уровня является Федеральный  закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете».

2-й уровень: стандарты  (положения) по бухгалтерскому  учету и отчетности; На втором  уровне системы нормативных документов  единственным регулирующим органом  является Минфин РФ.

3-й уровень: методические  рекомендаций (указания), инструкции, комментарии,  письма Минфина РФ и других  ведомств.

4-й уровень: рабочие  документы по бухгалтерскому  учету самого предприятия. Рабочие  документы самого предприятия  определяют особенности организации  и ведения учета в нем. Основными  из них являются: документ по  учетной политике предприятия;  формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем; графики  документооборота.

Основная цель курсовой работы состоит в изучении действующих  методик документооборота первичных  бухгалтерских документов.

В соответствии с данной целью  в исследовании были поставлены следующие  задачи:

- дать определение понятию  первичных учётных документов  и показать их значение при  организации бухгалтерского учёта  на предприятии.

- рассмотреть классификацию  первичных учётных документов.

- показать существующие  формы первичных учётных документов

- охарактеризовать систему  документооборота первичных учётных  документов.

- рассмотреть документооборот  первичных документов в организациях  различной формы собственности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основы первичного учета  на предприятии

1. Понятие первичных учетных  документов и их значение

Документ - письменное свидетельство  факта хозяйственной операции. Термин «хозяйственная операция» в законодательстве не расшифровывается, поэтому под  хозяйственной операцией будем  понимать любое событие хозяйственной  деятельности. И хотя таких событий  великое множество, не все документы, которыми они оформляются, являются первичными.

Материальным носителем  учетной информации является учетный  бланк или магнитный диск в  зависимости от способа ведения  первичного учета. Одни из них фиксируют  хозяйственные операции в момент ее совершения, другие создаются на основе данных первичных носителей  и служат для удобства последующей  обработки информации, а также  дают возможность автоматически  вводить данные в компьютер.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа . Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика, 2005.С. 45

1.1. Порядок составления первичных  документов.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое  значение. Новодворский В.Д., Белова Е.Л. Рабочий план счетов в системе  бухгалтерского учета. Учебно - практическое пособие. - М.: Экономист, 2005.С. 61

Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них  правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнитель-ные действия (например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др.).

Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей  бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность  исполнителей за произведенные хозяйственные  операции. Документы или данные документов используются в качестве получения  аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д.

Контрольно-аналитическое  значение документов заключается в  том, что они служат источником контрольных  данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имуще-ства с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии.

Документы имеют важное значение и для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, для выявления неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производстве.

Организационно-управленческое значение документов заключается в  том, что путем системного использования  информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, можно  добиться оптимального взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма  для достижения намеченных экономических  показателей и получения максимальной прибыли.

Экономическое значение документов состоит в том, что они позволяют  укреплять хозяйственный расчет в организации и в ее подразделениях, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических  и производственных показателей, таких, как производительность труда, фондоотдача, материалоотдача и т. д. Хоружий Л .И. Бухгалтерский учет. - М.: Колос, 2004. С. 15.

Таким образом, первичный  бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная  операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений  и детализации. К учету могут  приниматься только правильно оформленные  первичные документы, которые будут  иметь юридическую силу.

Достоверность бухгалтерской  информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому  каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением  установленных правил и требований.

Наиболее распространенный материальный носитель - учетный бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся  сведения о хозяйственной операции. Они могут заполняться от руки или автоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичных  учетных документов. Ряд документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные поручения).

Учетный документ в бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующими инструкциями.

1.2. Классификация первичных учётных  документов

Классификацию первичных  учетных документов можно представить  в виде схемы (см. Приложение). Сборник  Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ 1 -- 19). -- М.: Бухгалтерский учет, 2005.С. 45.

По назначению бухгалтерские  документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы  содержат распоряжения, задания, приказы  руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц  о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.

Распорядительные документы  не подтверждают факта осуществления  хозяйственной операции, и поэтому  основанием для учётных записей  не являются.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные  на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с  целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К  таким документам относятся:

-документы по учету  ОС и НМА;

-документы по учету  сырья и материалов;

-документы по учету  кассовых операции;

-документы по учету  банковских операции;

-документы по учету  НДС;

-документы по расчетам  с подотчетными лицами;

-документы по учету  рабочего времени и начислению  зарплаты.

Комбинированные документы  содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие  счета (дебетуемый и кредитуемый).

По объему содержащихся в  документах сведений или по порядку  их составления они делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют  юридическую (доказательную) силу, поскольку  являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним  относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.

Сводные документы составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже  оформленные прежде первичными документами. Сводные документы составляют для  обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных  или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная  ведомость, авансовый отчет, отчет  о движении материальных ценностей  и др.

По способу использования  документы подразделяются на разовые и накопительные.

В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или несколько  хозяйственных операций, совершаемых  одновременно. Сразу после их составления  они могут являться основанием для  бухгалтерских записей.

Накопительные документы  составляют за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных  операциях. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций. Бухгалтерский (финансовый) учет-учебник для вузов/ Под ред. Ю.А. Бабаева. -- М.: Вузовский учебник, 2004.С. 32

По месту составления  документы подразделяются на внутренние (путевые листы, кассовые приходные  и расходные ордера, акты, расчетно-платежные  ведомости по заработной плате), оформленные  и применяемые внутри одного предприятия, и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы), поступающие  от других юридических и физических лиц.

По количеству учетных  позиции документы бывают однопозиционные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная). Кутер М. Л. Теория бухгалтерского учета: учебник. -- М.: Финансы и статистика, 2004. С. 17.

По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную, на пишущей машинке и на компьютере.

1.3. Форма первичных учётных документов

В зависимости от характера  регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы  документов, предназначенные для  регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют  место в большинстве предприятий  одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли.

С целью облегчения обработки  документов, применяемых в бухгалтерском  учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной  жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

1. Назначению.

2. Порядку формирования.

3. Способу использования.

4. Статусу в системе  информационного обеспечения.

5. Месту составления.

6. Количеству учетных операций.

7. Оформлению однородных  операций.

8. Способу заполнения.

Первичные учетные документы  должны содержать все сведения, необходимые  для получения полного представления  о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом  от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В п. 1 статьи 9 закона установлено  законодательное требование документального  оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

Документ, которым оформляется  проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных  операций;

во-вторых, документ служит первичным  учетным документом, на основании  которого производятся записи в бухгалтерском  учете.

Одним из важнейших условий  оформления документации является наличие  в документах всех сведений, необходимых  для оперативной работы, учета  и контроля. Первичные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов.

В том случае, если форма  первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь  обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей  характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты  первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены  действующими нормативными актами и  зависят от характера хозяйственных  операций.

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование документа  (формы), реквизит присутствует на  бланках конкретных видов документов;

- наименование организации  - автора документа указывают  на бланках в соответствии  с учредительными документами  организации (уставом или положением).

- дата составления документа  позволяет определить конкретную  дату совершения операции, описанной  в документе. Датой документа  является дата его подписания  или утверждения. Оформляется  дата документа арабскими цифрами  в последовательности: день месяца, месяц,

- указание сторон, участвующих  в совершении хозяйственной операции,

- измерители хозяйственной  операции (в количественном и  стоимостном выражении),

- содержание хозяйственной  операции,

- наименование должностных  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления, личные подписи  и их расшифровки.

- личные подписи указанных  лиц.

Унифицированные формы первичных  документов должны применяться в  организации без изменений. Формы  первичных документов, не предусмотренных  альбомами унифицированных первичных  документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

В целях реализации приведенных  законодательных положений об унифицированных  формах первичной учетной документации Правительство РФ Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных  документах" возложило на Государственный комитет РФ по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448. В названном Постановлении также предусмотрено, что при всём этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

Во исполнение указанного Постановления Правительства РФ Постановлением Госкомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а и Минфина России от 18 июня 1998 г. N 27н Бюллетень нормативных  актов федеральных органов исполнительной власти. 1998. N 17.

утвержден Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной  учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации  применяют формы первичных учетных  документов, содержащихся в Альбоме  новых унифицированных форм первичной  учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97г. №71а.

Согласно п. 13 Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, утвержденного  Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, в зависимости от характера  операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки  учетной информации в первичные  документы могут быть включены дополнительные реквизиты, к которым можно отнести  номер документа, адрес организации, основания для совершения хозяйственной операции.

При этом все реквизиты  утвержденных Госкомстатом России унифицированных  форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая  код, номер формы, наименование документа).

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим  организационно-распорядительным документом организации;

организацией может быть разработана и утверждена организационно-распорядительным документом организации форма первичной  документации в случае отсутствия формы  в альбоме унифицированных форм Госкомстата России. Письмо Минфина России от 1 августа 2001 г. N 16-00-14/364

Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска.

Наряду с унификацией  важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

В настоящее время существуют следующие унифицированные формы  первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и  Минэкономразвития России.

Согласно Закону № 402-ФЗ с 1 января 2013 года можно не использовать унифицированные формы первичных учетных документов. Однако формы первичных документов, которые принятые на основании других федеральных законов, остались обязательными.

 

По учету кадров. Например:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

N Т-2 "Личная карточка  работника";

N Т-3 "Штатное расписание";

N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую  работу";

N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

N Т-7 "График отпусков";

N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником";

N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку";

N Т-10 "Командировочное удостоверение".

По учету использования  рабочего времени и расчетов с  персоналом по оплате труда. Например:

N Т-12 "Табель учета использования  рабочего времени и расчета  заработной платы";

N Т-13 "Табель учета использования  рабочего времени";

N Т-49 "Расчетно-платежная  ведомость";

N Т-51 "Расчетная ведомость";

N Т-53 "Платежная ведомость";

N Т-54 "Лицевой счет";

N Т-60 "Записка-расчет о  предоставлении отпуска работнику";

N Т-61 "Записка расчет  при прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником";

N Т-73 "Акт о приемке  работ, выполненных по трудовому  договору (контракту), заключенному  на время выполнения определенной  работы".

По учету работ в  капитальном строительстве и  ремонтно-строительных работ.

Постановлением Госкомстата  России от 11 ноября 1999 г. N 100 утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:

N КС-2 "Акт о приемке  выполненных работ";

N КС-6а "Журнал учета выполненных работ".

По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.

Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66 Бухгалтерский  учет. 1999. N 12. утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:

N МХ-1 "Акт о приеме-передаче  товарно-материальных ценностей  на хранение";

N МХ-2 "Журнал учета товарно-материальных  ценностей, сданных на хранение".

По учету торговых операций.

Постановлением Госкомстата  России от 25 декабря 1998 г. N 132 Финансовая газета. 1999. N 5. утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).

По учету денежных расчетов с населением при осуществлении  торговых операций с применением  контрольно-кассовых машин. Например:

N КМ-1 "Акт о переводе  показаний суммирующих денежных  счетчиков на нули и регистрации  контрольных счетчиков контрольно-кассовой  машины";

N КМ-2 "Акт о снятии  показаний контрольных и суммирующих  денежных счетчиков при сдаче  (отправке) контрольно-кассовой машины  в ремонт и при возвращении ее в организацию".

По учету торговых операций (общие). Например:

N ТОРГ-1 "Акт о приемке  товаров";

N ТОРГ-2 "Акт об установленном  расхождении по количеству и  качеству при приемке товарно-материальных ценностей".

По учету торговых операций при продаже товаров в кредит. Например:

N КР-7 "Справка о состоянии  расчетов с работниками за  товары, проданные в кредит".

По учету торговых операций в комиссионной торговле. Например:

N КОМИС-1 "Перечень товаров, принятых на комиссию".

По учету операций в  общественном питании. Например:

N ОП-1 "Калькуляционная  карточка";

N ОП-2 "План-меню".

По учету кассовых операций

Постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1998 г. N 88 Российский налоговый курьер. 2000. N 11. утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).Например:

N КО-1 "Приходный кассовый  ордер";

N КО-2 "Расходный кассовый  ордер";

N КО-3 "Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых  документов";

N КО-4 "Кассовая книга".

Постановлением Госкомстата  России от 1 августа 2001 г. N 55 Финансовая газета. 2001. N 36. утверждена форма N АО-1 "Авансовый отчет" (введена в действие с 1 января 2002 г.).

Периодичность инвентаризации организация устанавливает самостоятельно.

По товарам и материалам в крупной организации удобно проводить инвентаризацию ежемесячно.

По дебиторской и кредиторской задолженностям – один раз в квартал.

Инвентаризация является обязательной перед составлением годовой  отчетности.

Если при инвентаризации выявили пересортица, то излишки  в налоговом учёте признаются доходом организации.

Недостачу учесть в расходах нельзя.

По учету результатов  инвентаризации. Например:

N ИНВ-1 "Инвентаризационная  опись основных средств";

N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов". В частности, документом, подтверждающим заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом, является транспортная накладная, форма которой утверждена Правительством РФ.

В соответствии с Законом № 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Собственные формы первичных документов используются при условии, что в них будут содержаться все обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ.

По-прежнему обязательны  для применения формы первичных  учетных документов, введенные уполномоченными  органами на основании других федеральных  законов. Это относится к документам, которые подтверждают перевозку  грузов.

Оформление транспортной накладной, составленной грузоотправителем по форме согласно приложению № 4, необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза.

 

По учету работы строительных машин и механизмов. Например:

N ЭСМ-1 "Рапорт о работе  башенного крана";