Организация документооборота. 2

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение………………………………………………………………………3

1 Понятие документооборота……………………………………………….4

1.1 Основные направления…………………………………………………...6

совершенствования документооборота……………………………………...7

1.2 Системы делопроизводства………………………………………………7

1.3 Основные правила

организации документооборота……………………………………………...7

1.4 Принципы документооборота…………………………………………..11

2 Регистрация  документов…………………………………………………..12

2.1 Регистрация  и учет поступающих 

 в организацию  документов…………………………………………………12

2.2 Подготовка и регистрация отправляемых документов………………22

2.3 Внутренний  документооборот…………………………………………24

3 Культура работы  с документами на рабочем месте……………………30

3.1 Организация  ознакомления 

исполнителей  с документацией…………………………………………....30

3.2 Документооборот исполнителя документа…………………………...31

3.3 Технологии  подготовки инициативных

 и ответных  документов…………………………………………………....32

4 Обработка отправляемой  корреспонденции…………………………....34

5 Электронный  документооборот………………………………………..36

Заключение…………………………………………………………………38

Список используемой литературы……………………………………......39 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот - это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправления.  

Различают три  основных потока документации:  

·        документы, поступающие из других организаций (входящие),  

·        документы, отправляемые в другие организации (исходящие),  

·        документы, создаваемые в организации (внутренние), используемые работниками  организации в управленческом процессе.  

Движение входящих документов включает:  

·        первичную обработку,  

·        предварительное рассмотрение,  

·        регистрацию,  

·        рассмотрение руководством,  

·        передачу на исполнение,  

·        исполнение,  

·        контроль за исполнением,  

·        списание исполненного документа в  дело.  

Делопроизводственная  служба или служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена в организации  как самостоятельным структурным  подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь, секретарь-референт), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, полученные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.  

До настоящего времени во многих организациях документы, поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, их целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время  отправки и дату получения документа.  

Предварительное рассмотрение документа проводится секретарем с целью распределения  поступивших документов на два потока: направляемые на рассмотрение руководителю организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.   

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную  информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить их исполнение. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности' организации, необходимую для принятия ответственных решений (копия приказа генерального директора предприятия, присланная в его филиал; жалоба покупателя на низкое качество продукции, выпускаемой данным предприятием; письмо с коммерческими предложениями и т. п.). В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителем организации следующие документы: письмо-запрос, рекламный проспект, письмо-напоминание. Вce подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям). 

Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, который переносит резолюцию руководителя в регистрационную форму. После заполнения регистрационной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДOУ. Документы обрабатываются и передаются исполнителям в день их поступления в организацию. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа распечатывается, подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело. Документы отправляются в другие организации различными, способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Перед отправкой, документы тщательно проверяются. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. 

Внутренние документы  организации создаются по той  же схеме, что и исходящие. После  регистрации 'документ размножается в  нужном количестве экземпляров (по числу  исполнителей), копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри 'организации передаются исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.  

Служба документационного  обеспечения должна вести учет количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать  объем документооборота. Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки, мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности делопроизводственной службы.

В практике предприятий  сложились три основные формы  организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.  

Централизованная, форма применяется на предприятиях с большим документооборотом. Она  предполагает выполнение всех операций ё документами в одном структурном  подразделений, например канцелярии (в  общем отделе).         

Централизованная  форма типична для предприятий  с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами  выполняют секретари. Эта форма  документального «обслуживания», наиболее перспективна, хотя и требует комплексной  автоматизации всех операций. 

При децентрализованной  форме работы с документами все  операции выполняются в структурных  подразделениях предприятия, как правило, разобщенных территориально.  

Смешанная форма (частично централизованная) работы с  документами зачастую используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.  

При такой форме  часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, а остальные  операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение и др.) выполняют структурные подразделения. 

Табель форм документов - перечень документов, необходимых  для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется 

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный  поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.  

Применение табеля позволяет исключить возможность  неоправданного создания новых форм, установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами, учесть количество видов и форм документов: Табель форм утверждает руководитель организации.  

Наряду с разработкой  табеля форм документов организации  целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.  

Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии  осуществляет делопроизводственная служба. Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т. п.).  

Табель может  быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору и т. п. В графе «Примечание» табеля может помещаться информация о порядке подписании, согласования или утверждения документа.  

К служебным  документам конфиденциального характера  относятся документы, содержащие информацию закрытого характера, в частности, коммерческую тайну организации.  

Под служебной (коммерческой) тайной согласно Гражданскому кодексу  РФ (ст. 139) следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую  и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.  

С 29 июля 2004 г. в  стране действует Федеральный закон  «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ, который регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, указывает меры, обеспечения ее защиты от несанкционированного доступа.  

На документе, содержащем коммерческую тайну: проставляют  гриф ограничения в правом верхнем углу первого  листа документа, с указанием номера экземпляра по образцу:    

                      Коммерческая тайна  

            Экз. №2 

Работа по обеспечению  сохранности  конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - руководителем канцелярии (офис-менеджером). 

Для нормальной работы сотрудник конфиденциальными  документами, содержащими коммерческую тайну, необходимо обеспечить следующие  условия:  

• работа с конфиденциальными документами должна 'производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении; 

• выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;  

• передача документов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.  

Документы конфиденциального  характера учитываются в специальном  журнале и хранятся отдельно от других документов – в особых помещениях в запираемых и опечатанных несгораемых шкафах (в отдельных случаях – под охраной и с соответствующей сигнализацией). 

По окончании  рабочего дня документы закрытого  характера проверяются и сдаются  на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю. 

Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной (коммерческой) тайны» по принятой в организации  форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством. 
 
 

Работа с обращениями  граждан в органы власти

Работа с обращениями (жалобами, заявлениями) граждан имеет  свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она организуется и проводится в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» №59-ФЗ. 

Граждане реализуют  свое право на обращение свободно и добровольно. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно и подлежит обязательному рассмотрению. Федеральный закон оговаривает права гражданина при обращении (ст.5) и гарантия его безопасности в связи с обращением (ст.6). 

Что касается требований к оформлению обращения, то гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости, в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы, либо их копии. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования, также подлежит рассмотрению в порядке, установленном федеральным законом.  

Письменное обращение  подлежит обязательной регистрации  в течение трех дней с момента  поступления в государственный  орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных органов или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которого входит, решение поставленных в обращении вопросов. Запрещается на­правлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.  

Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо согласно Федеральному закону (ст.10) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, принимает необходимые меры, дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, когда в письменном обращении не указаны фамилия гражданина и почтовый адрес, содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни и здоровью. 

Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение l5 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся, сведения, составляющие государственную  ил иную охраняемую  Федеральным законом тайну. 

Гражданин в  том случае, если по существу поставленных в обращении вопросов по каким-либо причинам ответ не был дан, имеет право на повторное обращение.  

Согласно статье 12 Федерального закона письменное обращение, поступившее в государственный  орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации обращения. В исключительных возможно продление срока рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. 

Личный прием  граждан в государственных органах, органах местного самоуправления проводится их руководителями или уполномоченными  на то лицами. Содержание устного обращения  граждан заносится в карточку личного приема. Ответ на устное обращение с согласия гражданина может быть дан устно с записью в карточке, а так же письменно по существу поставленных вопросов. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема; подлежит регистрации и рассмотрению согласно порядку, установленному федеральным законом. 

Государственные органы, органы местного самоуправления и должностные лица - осуществляют контроль за соблюдением порядка  рассмотрения, обращений, анализируют  содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению  и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан. Лица, виновные в нарушении данного Федерального закона, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации. 

                Приведем ряд рекомендаций поведению делопроизводства в отношении обращений граждан в органы власти и к должностным лицам. 

Регистрационный индекс гражданина указывается в  регистрационном штампе, место проставления и форма. которого определяются ГОСТ Р 6.30-2003 (реквизит 29). Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, Б-78). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений.  

Конверты к письменным обращениям граждан следует сохранять в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления или жалобы. Поэтому конверт может. Сохраняться вместе с документами до конца решения вопроса, а иногда подшиваться в дело вместе с письменным обращением. 

Все поступающие  в государственные органы, органы местного самоуправления или в адрес  должностного лица обращения рекомендуется учитывать централизованно и регистрировать на регистрационно-контрольных карточках по следующей примерной форме (рис. 9.2). Количество экземпляров заполняемых регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из потребности контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Обычно это 2-3 экземпляра: одна карточка идет для контрольной, вторая для справочной картотеки, третья передается исполнителю вместе с обращением и прилагаемыми к нему документами.  

            При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных корточках.  

При повторном  обращении гражданина заявление, предложение  или жалоба получает очередной регистрационный индекс. Однако в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Б-78/2, Б-78/3). 

         Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически проводить анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические справки, в которых освещаются вопросы, по которым были поданы обращения, количество положительных и отрицательных решений, сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным временем, сколько находится на исполнении. Анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц.  

При формировании дел по обращениям граждан вместе с обращениями в него подшиваются  копии ответов и все относящиеся  к конкретному обращению документы, собранные в процессе его рассмотрения, т. е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу внутри дела группы документов по обращениям располагаются по фамилиям заявителей в алфавитном порядке.  

Сроки хранения дел с обращениями обычно колеблются от 5 до 10 лет. Это зависит от степени важности документов, отдельные дела, интересные для истории, могут храниться постоянно. Дела, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив соответствующего органа управления, а затем в государственный архив.  

Наиболее успешной работе по контролю за своевременным  исполнением жалоб, заявлений, предложений  граждан способствует компьютеризация  процесса. Существуют типовые программы  для ведения контроля за сроками исполнения и справочной работы с обращениями граждан.

9.6. Требования  к регистрации документов

Регистрация служебных  документов - фиксация факта создания или поступления документа путем  проставления на нем индекса и  даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов на предприятии, в организации необходима для решения следующих задач: учета количества документов, обеспечения сохранности документов, устранения возможности потерь документов, обеспечения поиска документов в информационно-справочных целях. Со­гласно ГСДОУ, регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использовании в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (на пишущих машинках или ПЭВМ) и СПОСО{)II получения или отправки (почтой или по каналам связи). Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ.  

Документы, относящиеся  к специальным системам документации (финансовая, бухгалтерская, плановая и др.) регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.  

Входящие, исходящие  и внутренние документы регистрируются отдельно, им присваиваются регистрационные  номера в пределах календарного год. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как минимум из двух частей: порядкового номера в пределах регистрационного массива документов с начала календарного года и номера дела по номенклатуре дел. Внутренние документы при регистрации делятся по видам и разновидностям, каждая из которых регистрируется отдельно (приказы по основной деятельности, по личному составу, акты, протоколы и т. д.).  

ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:  

·  автор документа (корреспондент);  

·  наименование документа;  

·  дата документа;   

·  номер документа;  

• дата поступления  документа в организацию (для  входящих документов);  

• номер, присвоенный  документу при его поступлении  в организацию (для входящих документов);  

·  заголовок документа и его краткое содержание;  

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения  резолюции);  

• отметка об исполнении (краткая запись решения  вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).  

Кроме этого  в состав обязательных реквизитов могут  быть включены и другие (расписка исполнителя  в получении документа, наличие  приложений и др.).  

Документы регистрируются в зависимости от объемов регистрационных массивов документов в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках. Образец карточки ниже (рис. 9.3). 

   При повторном  обращении гражданина заявление,  

.,  
 

9.7. Контроль  исполнения документов 

Одной из основных функций делопроизводственной службы является контроль своевременности  и качества исполнения документов. Контроль осуществляют также руководители и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует исполнение ОРД. Документы других систем контролируются в соответствующих структурных подразделениях. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным. 

Типовые сроки  исполнения документов устанавливаются  нормативными актами высших органов  государственной: власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.  

Индивидуальные  сроки исполнения документов устанавливаются  руководителем организации. Конечная дата, исполнения указывается или в тексте, или в резолюции руководителя.  

Контроль исполнения включает:  

• постановку документа  на контроль;