Организация документооборота. 11

Оглавление

Введение

Организация работы с документами  – это задача делопроизводства. По определению делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это  отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Из определения следует, что  в делопроизводстве выделяется два  достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация  работы с документами. Первая часть  охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая – работу с уже созданными документами. Но если в создании документов заняты практически все сотрудники, то организация работы с документами – это задача службы документационного обеспечения (секретаря) организации, включая сотрудников, отвечающих за работу с документами в подразделениях.

Делопроизводство присутствует в  каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера  и направлений деятельности, хотя бы потому, что любая деятельность должна документироваться. Другое дело, что далеко не в каждой организации делопроизводство организовано – есть множество организаций, где, в лучшем случае один человек, секретарь, ведет работу с документами, а сама работа с документами чаще всего ограничивается регистрацией входящей и исходящей корреспонденции и передачей ее руководству и исполнителям.

Со временем любая организация  приходит к необходимости организовывать делопроизводство, выделять сотрудника для решения этих вопросов или создавать целое подразделение – канцелярию (отдел делопроизводства) и принимает решение об организации архивного хранения документов. Объясняется это просто: если организация развивается, расширяются ее взаимосвязи с другими организациями, ее товары или услуги занимают более прочное положение на рынке, увеличивается количество создаваемых и получаемых документов, усложняются ее информационные взаимосвязи. Следовательно, возникает необходимость организовывать работу с документами. Любая организация, даже не придававшая поначалу значения этим вопросам, со временем непременно приходит к необходимости их решать.

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной  работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Цель моей работы состоит в рассмотрении типовых структур службы ДОУ.

В соответствии с поставленной целью  необходимо решить следующие задачи:

- осветить обеспечение документооборота;

- указать службы, обеспечивающие  документооборот;

- описать цели и задачи служб  документационного обеспечения управления ;

- выявить функции служб документационного  обеспечения управления.

Работа состоит из введения, двух глав основной части, заключения и списка использованной литературы.

Глава 1. Организация  документооборота

1.1. Обеспечение документооборота

Документооборот – это  движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело. Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. ¹

Установление порядка  движения документов или управление документацией организации заключается  в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут  движения, который включает все инстанции  на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Какая бы технология обработки  документов ни использовалась, организация  документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение  документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

- централизация операций  по приему, первичной обработке  и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие  в организацию всеми способами  доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе документационного обеспечения управления);

- максимальное сокращение  числа инстанций прохождения  и исключение возвратных движений  документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку); ²

- маршрутизация отдельных  видов документов (разработка схем  прохождения документов);

- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе документационного обеспечения управления учреждения или в структурном подразделении);

- организация предварительного  рассмотрения документов (распределение  документов, поступивших в организацию,  на документы, направляемые на  резолюцию руководителю, его заместителям  и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

- вынесение конкретных  резолюций, по возможности точно  определяющих исполнителя, поручение,  срок исполнения;

- исключение необоснованных  согласований, организация параллельного  согласования документов одновременно  несколькими работниками (копирование  проекта документа или передача  его по электронной почте одновременно  всем заинтересованным лицам);

- снижение уровня подписания документов;

- исключение или максимальное  ограничение возвратных движений  документов (при их обработке  – регистрация и доставка, при  их подготовке - визирование и  согласование и т.д.);

-максимальное единообразие  в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих принципов  позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

- прямоточности направления  документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

- ритмичности движения  документов, которая обеспечивает  их равномерное поступление и  способствует пропорциональной  загрузке, как специалистов аппарата  управления, так и службы делопроизводства. ³

Объективные данные о  состоянии документооборота можно  получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам  документооборота относятся:

- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

- маршруты движения  документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута  движения документов);

- периодичность (стадии  документооборота);

- направленность движения.

Документооборот как  технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.). Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают  по направлению и по отношению  к управленческому объекту. По направлению  выделяют горизонтальные потоки, связывающие  организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. ⁴

По отношению к управленческому  объекту выделяют входящий, исходящий  и внутренний документопотоки. Они  тесно взаимосвязаны, так как  информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из следующих компонентов:

- документов вышестоящих  организаций (органов власти и  управления, центральных аппаратов  министерств и др.). В состав  этих документов входят директивные  указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных  организаций, содержащих сведения  о выполнении распорядительных  действий, запросы о путях выполнения  заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов от несоподчиненных  организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан  – предложений, заявлений, жалоб. ⁵

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых  в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые  и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его  пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами. ⁶

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

1.2. Службы, обеспечивающие  документооборот

При создании службы ДОУ  необходимо решить следующие вопросы:

- выбор оптимальной  организационной формы делопроизводства;

- разработка организационно-функциональной  структуры службы делопроизводства и выбор ее конкретного наименования;

- разграничение функций,  обязанностей, прав и ответственности  между отдельными структурными  подразделениями службы делопроизводства  и работниками и их закрепление  в соответствующих организационно-правовых  документах;

- нормирование труда  работников службы делопроизводства;

- определение численного  и должностного состава службы  делопроизводства;

- выбор оптимальной  технологии работы с документами  и закрепление её в инструкции  по делопроизводству;

- рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;

- повышение квалификации  работников и культуры работы  с документами.

Организационная форма  делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может быть централизованной, децентрализованной и смешанной. ⁷

Централизованная форма  – это выполнение всех технологических  операций по работе с документами  одним специализированным структурным  подразделением (канцелярия, общий  отдел) или секретарем фирмы. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте: приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации.

К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Полную централизованную обработку документов возможно осуществить  лишь в небольших организациях, объем  документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма  организации документационного  обслуживания предполагает создание в  каждом структурном подразделении  организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив организации. ⁸

Самая распространенная форма организации работы с документами  – смешанная. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

Вариантом смешанной  формы является такая организация  работы с документами, при которой  одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других – децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т.д.

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных  подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

- снизить стоимость  делопроизводственных операций;

- улучшить организацию  труда делопроизводственного персонала  и, в частности, внедрить его  нормирование;

- обеспечить специализацию  и взаимозаменяемость работников;

- использовать прогрессивные  и производительные технические  средства;

- обеспечить единство организационного и методического руководства. ⁹

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных  учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой ДОУ. Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

– структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

– требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

– существующие в организации делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной  системе документационного обеспечения  управления рекомендуется использовать следующие наименования:

- в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

- секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты  заместителей министра, секретариат  коллегии, протокольное бюро), –  инспекция при министре (руководителе  ведомства);

- канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);

– отдел писем (жалоб);

– отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

– центральный архив;

На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях существует отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, копировально-множительное бюро, архив.

Глава 2. Основные аспекты деятельности служб документационного обеспечения управления

2.1. Цели и  задачи служб документационного  обеспечения управления 

В регламентации деятельности службы ДОУ большое значение имеет  определение ее целей и задач. В примерном положении цель службы ДОУ сформулирована следующим образом: «Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления». На наш взгляд, данную формулировку («организация, руководство, координация, контроль и реализация работ») можно отнести практически к любой деятельности, тем более что это даже и не цель, а выполняемые подразделением управленческие функции.

Представляется, что при  формулировании цели службы ДОУ нужно исходить из того, что на практике является результатом документационного обеспечения. В результате документационного обеспечения в каждой организации создается ее документальный фонд – совокупность всех документов, образовавшихся в деятельности организации, как созданных в ней, так и поступивших из других организаций. Документальный фонд создается по определенным правилам, формироваться он начинает еще на стадии регистрации документов, используется документальный фонд в текущей деятельности организации, являясь источником информации для принятия управленческих решений.

Жизнь документа в  делопроизводстве заканчивается тогда, когда документ по истечении срока  хранения уничтожается или, если он подлежит длительному или постоянному  хранению, передается из документального фонда в состав архивного фонда, т.е. в архив организации. Следовательно, цель деятельности службы ДОУ можно сформулировать таким образом: формирование полноценного документального фонда организации и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности организации.

Это утверждение можно  воспринять как вполне очевидное, однако нужно отметить, что само понятие  «документального фонда» – это новое  понятие. Ни в одном словаре или  стандарте, содержащем делопроизводственную терминологию, оно не зафиксировано. До самого последнего времени оно использовалось без соответствующего четкого определения. Единственный нормативный документ, в котором этот термин употребляется с пояснениями, раскрывающими его содержание, – это Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 447.

В пунктах 26 и 27 этого  документа говорится: «Федеральный орган исполнительной власти: а) формирует  свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов <...> Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти».

Задачи, решаемые в деятельности подразделения, вытекают из цели или  определяются целью. В свою очередь, цели и задачи службы ДОУ определяют функциональное содержание деятельности этого подразделения.

Для того чтобы сформулировать задачи службы ДОУ, нужно ответить на вопрос: что необходимо сделать для  того, чтобы сформировать полноценный документальный фонд организации?

В примерном положении  о службе ДОУ задачи подразделения  сформулированы следующим образом: «...Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. совершенствование  форм и методов работы с  документами;

2.1.2. обеспечение единого  порядка документирования, организации  работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;

2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и  документов;

2.1.4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации». ¹⁰

Исходя из сформулированной нами цели службы ДОУ, формирование полноценного документального фонда организации  и создание условий для его  эффективного использования в текущей деятельности организации, – мы можем задачи службы ДОУ выстроить следующим образом:

- обеспечение единой  технологии создания, обработки,  хранения и использования документов  организации на протяжении всего  их жизненного цикла;

- разработка нормативных  и методических документов, регламентирующих  процессы создания, обработки, хранения  и использования документов в  деятельности организации, их  внедрение в практику работы  с документами и контроль за применением;

- совершенствование форм и методов работы с документами на основе применения информационных технологий, унификации и стандартизации документов и процессов управления документами;

- организационно-методическое  руководство и контроль за  ведением делопроизводства в  структурных подразделениях и подведомственных организациях. Задачи службы ДОУ позволяют вывести функции, выполняемые данным подразделением.

Функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы: общие управленческие функции (функции, присущие любому подразделению) и специфические (отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности) и в конечном счете обеспечивающие достижение поставленных задач. К общим управленческим функциям относятся: организация, планирование, регулирование (координация) и контроль за деятельностью. Функции, вытекающие непосредственно из сформулированных выше задач, относятся к специфическим функциям службы ДОУ. Таким образом, в составе функциональной деятельности службы ДОУ также должны присутствовать функции общие управленческие и функции специфические, обеспечивающие реализацию целей и задач службы ДОУ.