Организация документооборота. 10

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение                                                                                                                           3

Организация документооборота                                                                                    5

Прохождение и порядок исполнения входящих документов                                     8

Прохождение исходящих документов                                                                        15

Прохождение внутренних документов                                                                       16

Прием и передача документов                                                                                     17

Доставка  документов                                                                                                    17

Учет  объема документооборота                                                                                  18

Работа  с конфиденциальными служебными документами                                      19

Заключение                                                                                                                    23   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ 

     Делопроизводство  — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.  
          Первоначально термин появился в устной речи и означал процесс решения дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу.

     Современное делопроизводство включает:  
• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);  
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

     Документирование  — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись  информации на различных носителях  по установленным правилам».  
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске.

     Изучением развития способов документирования и  носителей информации занимается научная  дисциплина— документоведение.  
        Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

     В технологию работы с документами  входит:  
• прием и первичная обработка документов;  
• их предварительное рассмотрение и распределение;  
• регистрация документов;  
• контроль исполнения документов;  
• информационно-справочная работа;  
• исполнение документов;  
• их отправка.

      Таким образом, целью курсовой работы является рассмотрение  основных этапов процесса работы службы делопроизводства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Организация документооборота

Общие положения

     Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

     Основными принципами организации документооборота являются следующие:

• прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);
• каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;
• порядок прохождения и процессы обработки и основных видов документов должны быть единообразными.

     Таким образом, основная задача организации  документооборота – прямоточность  в движении документов и однократность  их обработки.

     По  отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

     Основными характеристиками потоков, которые  учитываются при организации  документооборота, являются:

• объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря) за год, полугодие или квартал;
• структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
• режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта). 

     Учет  объема документооборота осуществляется с целью получения данных для  расчета штатной численности  персонала службы ДОУ, выбора технических  средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

     Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации разрабатываются  рациональные маршрутно-технологические  схемы движения и обработки основных видов документов – оперограммы. Схемы позволяют установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить на этой основе оптимальный режим работы с документами в организации.

     Маршрутные  схемы разрабатываются для различных  категорий документов (входящих, исходящих  и внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.). Схемы  документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

     Пример  маршрутной схемы (оперограммы) будет  приведен ниже. Здесь дадим лишь принципиальные схемы документооборота для малых и крупных организаций.  

     Принципиальная  схема документооборота малого предприятия

      Принципиальная схема  документооборота среднего и крупного предприятий

     Прохождение и порядок исполнения входящих документов

     Документопоток  входящих документов составляют:

• документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;
• документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
• документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

• жалобы и заявления граждан;

     В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

• прием входящих документов;
• первоначальная (экспедиционная) обработка;
• предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация;
• рассмотрение документов руководством;
• исполнение документов;
• отправка документов.

     Изобразим графически типичный путь прохождения  документа (на примере письма), поступившего в организацию. Оговоримся, что количество операций на рисунке приведено условное, оно зависит от степени детализации  процесса, которая, в свою очередь, определяется целью, задачами и назначением оперограммы.

     Могут быть графически показаны другие варианты: путь прохождения входящего письма, направленного прямо в структурное подразделение, минуя руководителя; путь прохождения распорядительного документа; телеграмм и других документов. 
 

     Прием входящей корреспонденции  осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии (или секретарем). Остальные работники службы ДОУ корреспонденцию от представителей других организаций и граждан не принимают.

     Независимо  от адресата корреспонденция в организации  передается работнику канцелярии. Ему же передаются корреспонденция и документы, полученные работниками учреждения за его пределами – в командировках, на совещаниях, конференциях. Заказные отправления также передаются работнику канцелярии. При необходимости он расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документа и отмечает дату его получения. Если на конверте имеется надпись «Срочно», «Вручить немедленно» и т.п., отмечается время получения документа.

     Первоначальная  обработка входящей документации необходима для подготовки документов к их дальнейшей обработке и использованию.

     Задача  первичной обработки поступившей  корреспонденции – проверить  правильность доставки и целостность  вложений, учесть поступившие документы  и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов – все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов, и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом сообщается отправителю.

     После вскрытия корреспонденции конверт  сохраняется только в случаях:

• если на документе отсутствует дата;

• если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т.п.);

• если адрес отправителя есть только на конверте.

     В остальных случаях конверты уничтожаются.

     Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом; скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.

     На  всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления  в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа. С этого момента начинается учет входящих документов.

     Регистрационный индекс документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации. Регистрационный штамп проставляют вручную или штемпелевальным аппаратом на месте, указанном в ГОСТе Р 6.30-97.

     В процессе первоначальной обработки  документы сортируют по структурным  подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя для подготовки к рассмотрению. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.

     Нерегистрируемые  документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

     Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

     В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

     Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее  время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты  по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Служба ДОУ обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в службу ДОУ.

     Коренные  изменения в процедуру получения и отправки документов вносит компьютеризация делопроизводства. Факсимильная связь и факс-модемные устройства для компьютера позволяют отправить и получить документ из любого места. Факс-модемное устройство позволяет соединить компьютеры по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и выходить в Интернет. В целях включения электронных документов в информационную базу организации служба ДОУ должна обеспечить регламентацию и этих потоков информации.

     Предварительное рассмотрение и распределение  поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью – отобрать документы в адрес руководителя. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20 % всей документации.

     При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, маршрутными  схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для направления документов по назначению. Это могут быть референты, секретари-референты или помощники руководителя.

     При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.

     Если  в регистрируемом документе отсутствует  заголовок, то сотрудник, производящий предварительное рассмотрение, отмечает карандашом фразы, с наибольшей полнотой выражающие содержание документа. Это делается для того, чтобы регистратор мог автоматически перенести эти фразы в регистрационную карточку, не читая документ.

     Передача  документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и  другие срочные документы передаются в первую очередь.

     Допускается направление в экстренных случаях (отсутствие руководства и т.п.) документов, подлежащих рассмотрению руководителем организации или подразделения, непосредственно исполнителю с последующим докладом руководителю.

     Рассмотрение  документов руководством организации и  структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

     Если  в организации установлен порядок  представления документов руководителю секретарем-референтом, то секретарь-референт проводит соответствующую подготовку к докладу: подбирает необходимые  материалы, знакомится с ними, получает консультацию у специалистов, готовит рекомендации для принятия возможного решения.

     Руководитель  не должен задерживать документы, а  тем более оставлять их у себя в кабинете на неопределенное время. При необходимости использования  документа в будущем для руководителя изготовляется копия документа или выписка из него.

     Результаты  рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

     Руководитель  учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению. Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

     С резолюцией документ передается ответственным  исполнителям. Если указанно несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливают ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

     Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа за контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте.

     Исполнение  резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

     При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей ит.п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (секретарь-референт). 

     прохождение исходящих документов

     К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ, подтверждение на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

• составление проекта документа, его распечатка;
• согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
• подписание (утверждение) документа;

• регистрация и отправка документа.

     Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

     Подготовленный  проект документа представляется секретарю-референту  для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в  необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. В оговоренных приказом по организации или Инструкцией по ДОУ случаях право подписи отдельных категорий документов может быть делегировано руководителям подразделений и даже отдельным специалистам в пределах их компетенции.

     Документы, содержащие решения по важнейшим вопросам деятельности организации, подписываются его руководителями. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

     Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

     В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые документы сортируются  по адресам, фальцуются (складываются), их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют  стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделения связи.

     Канцелярией, секретарем или экспедицией документы  должны быть отправлены в день их поступления. В Инструкции по ДОУ следует предусмотреть  время передачи документов из подразделений  в канцелярию (экспедицию, секретарю) с тем, чтобы отправка документов состоялась в день их передачи.

     Прохождение внутренних документов

     Внутренние  документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.