Организация документооборота

Оглавление 

Введение……………………………………………………………….………..…3

Глава 1. Понятие  и  развитие  документооборота…………….…………......…5

1.1 Развитие  документооборота………...……………………….……….……...5

1.2 Понятие  документооборота………………….………………………...…..7

1.3 Основные принципы организации документооборота……………….…10

Глава 2. Основные правила организации документооборота ОАО

СФ «УГОК»……..……………………….……….………….…...….……...........10

2.1 Схема движения и технология обработки документов 

ОАО СФ «УГОК»……………………………………..………………..……...13

2.2. Регистрация документов………………………………………..……..….17

2.3  Контроль исполнения документов……………………………..………...23

Заключение……….……………..……………………………….….…………...26

Библиография…..……………… ………………………………………..……..27

Приложение  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение 

    Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении,  хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

    Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота -- важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

    Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом  курсового исследования является организация документооборота на примере ведущего предприятия города Сибай - ОАО

СФ «УГОК».

    Объектом исследования стали основные правила организации документооборота в ОАО СФ «УГОК».

    Целью курсовой работы является рассмотреть  организацию документооборота данного  предприятия.

    Задачи:

    - изучить организационные  формы  делопроизводства на предприятии;

    - рассмотреть  процесс  документооборота  на  предприятии;

    - описать  организацию  документооборота.

    Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и список библиографической литературы.

    Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

    В первой главе описано понятие документооборота и его развитие.

    Во второй главе рассмотрена организация документооборота ОАО СФ «УГОК».

    В заключении представлены  выводы по курсовой работе.

    В списке использованной литературы представлены 21 библиографических описания.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 1.Понятие  и  развитие  документооборота

    1.1 Развитие  документооборота 

    Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

    Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

    Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и

    операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия  «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения  исполнения или отправки». 

    1.2. Понятие документооборота 

    Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

    Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

    По направлению:

    -горизонтальные - связывают организации одного уровня

    -вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней.

    Восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

    Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

    По отношению к управленческому объекту:     

    Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и

    внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

    Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

    При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

    Схема движения входящих и исходящих документов показано ниже: 

    Вывод:

    Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.3. Основные принципы организации документооборота 

    В данном разделе перечислены основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации. Все они изложены в литературе и известны практически любому руководящему работнику, но как показывает практика они достаточно часто нарушаются.

    Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы не учтенные в канцелярии теряются чаше всего.

    В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию. Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.

    Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации. 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. Основные правила организации документооборота

    в ОАО СФ «УГОК» 

    Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ОАО СФ «УГОК».

    Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОАО СФ «УГОК» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.  
Основными правилами организации документооборота в ОАО СФ «УГОК»  
являются:

    - оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; 
       - максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

    - порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

    Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе ОАО СФ «УГОК» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

    Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация

    документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО СФ «УГОК», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО СФ «УГОК».

    Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ОАО СФ «УГОК» и табелем унифицированных форм документов.

    Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

    Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). 
В ОАО СФ «УГОК» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.  
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

    Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные

    непосредственно во входящем документе.

    Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

    Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ОАО СФ «УГОК», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.  
Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ОАО СФ «УГОК» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

    2.1 Схема движения и технология обработки документов в ОАО

    СФ «УГОК» 

    Входящие документы:

    Документы, поступившие, в ОАО СФ «УГОК» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Приложение 1)  . Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ОАО СФ «УГОК» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. 
Регистрируемые документы делятся на два потока: 
а) Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

б) Документы в адрес структурных подразделений.

    Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.

    Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО

СФ «УГОК» и в структурные подразделения организации. Руководству ОАО

СФ «УГОК» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

    Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления  в ОАО СФ «УГОК».

    Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ОАО СФ «УГОК» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

    Исходящие документы

    Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации (Приложение 2).

    В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа".¹ Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".

    Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он

    готовился.

    К проекту документа исполнитель прилагает список организаций,

    которым должен быть разослан подписанный документ. 
Целесообразно на ОАО СФ «УГОК» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель СФ «УГОК», но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

    При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

    Руководитель ОАО СФ «УГОК» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. 
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На  ОАО СФ «УГОК» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

    Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

    Внутренние документы.

    Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ОАО СФ «УГОК».

     Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. 
Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты

    их различны для отдельных видов документов. 

    Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. 
Учет объема документооборота организуется для установления:

    - загрузки ОАО СФ «УГОК», его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

    - потребности ОАО СФ «УГОК» организационной и электронно-вычислительной технике.

    При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

    2.2. Регистрация документов 

    Общие правила регистрации документов на ОАО СФ «УГОК».

    Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

    Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. 
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

    Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству ОАО СФ «УГОК» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем ОАО СФ «УГОК», если он включает нерегистрируемую документацию всего ОАО СФ «УГОК», или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

    При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

    Индексация документов.

    Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.       

     Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации.

    Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:

    - 06 - индекс структурного подразделения;

    - 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

    - 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

    Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены 
первой буквой фамилии автора документа.

    На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа на ОАО СФ «УГОК». Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 - 2003 Формы регистрации документов и порядок их заполнения.

    В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО СФ «УГОК» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная:

Организация контроля исполнения 
 

    В структурных подразделениях ОАО СФ «УГОК» применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.