Организация документооборота. 6

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего 

профессионального образования

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 

ФИЛИАЛ  В Г.УЛАН – УДЭ 

Кафедра гуманитарных и 

Социально-экономических  дисциплин 
 
 

Таханова  Жанна Владимировна

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Курсовая  работа по организации и технологии документационного обеспечения  управления

 студентки  III курса 465 группы з/о 
 

Научный руководитель

Ильина  Н.А. 
 
 
 
 
 
 

Улан-Удэ, 2008 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение………………………………………………………………………стр.3 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 

  Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления.

  Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие),
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
• документы, создаваемые в организации (внутренние), используемые работниками организации в управленческом процессе.

     Движение  входящих документов включает:

• первичную обработку,
• предварительное рассмотрение,
• регистрацию,
• рассмотрение руководством,
• передачу на исполнение,
• исполнение,
• контроль за исполнением,
• списание исполненного документа в дело.

    Делопроизводственная  служба или служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь, секретарь-референт), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, полученные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

    До  настоящего времени во многих организациях документы, поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, их целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа.

     Предварительное рассмотрение документа проводится секретарем с целью распределения поступивших документов на два потока: направляемые на рассмотрение руководителю организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. 

     Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить их исполнение. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности' организации, необходимую для принятия ответственных решений (копия приказа генерального директора предприятия, присланная в его филиал; жалоба покупателя на низкое качество продукции, выпускаемой данным предприятием; письмо с коммерческими предложениями и т. п.). В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителем организации следующие документы: письмо-запрос, рекламный проспект, письмо-напоминание. Вce подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

     Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, который переносит резолюцию руководителя в регистрационную форму. После заполнения регистрационной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДOУ. Документы обрабатываются и передаются исполнителям в день их поступления в организацию. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа распечатывается, подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело. Документы отправляются в другие организации различными, способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Перед отправкой, документы тщательно проверяются. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние  документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие. После регистрации 'документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей), копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри 'организации передаются исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.

    Служба  документационного обеспечения должна вести учет количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать объем документооборота. Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки, мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности делопроизводственной службы.  
 
 
 
 
 

  В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

    Централизованная, форма применяется на предприятиях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций ё документами в одном структурном подразделений, например канцелярии (в общем отделе).  

Централизованная  форма типична для предприятий с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами выполняют секретари. Эта форма документального «обслуживания», наиболее перспективна, хотя и требует комплексной автоматизации всех операций.

 При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях предприятия, как правило, разобщенных территориально.

  Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

  При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее  хранение и др.) выполняют структурные  подразделения.

  Табель  форм документов - перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется

  В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

     Применение  табеля позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм, установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами, учесть количество видов и форм документов: Табель форм утверждает руководитель организации.

  Наряду  с разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.

  Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии осуществляет делопроизводственная служба. Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т. п.).

  Табель  может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору и т. п. В графе «Примечание» табеля может помещаться информация о порядке подписании, согласования или утверждения документа.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера, в частности, коммерческую тайну организации.

     Под служебной (коммерческой) тайной согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139) следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

     С 29 июля 2004 г. в стране действует Федеральный закон «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ, который регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, указывает меры, обеспечения ее защиты от несанкционированного доступа.

На документе, содержащем коммерческую тайну: проставляют  гриф ограничения в правом верхнем углу первого листа документа, с указанием номера экземпляра по образцу:    

                      Коммерческая тайна

            Экз. №2  

     Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - руководителем канцелярии (офис-менеджером).

   Для нормальной работы сотрудник конфиденциальными документами, содержащими коммерческую тайну, необходимо обеспечить следующие условия:

   • работа с конфиденциальными документами должна 'производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении;

   • выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;

   • передача документов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

   Документы конфиденциального  характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов – в особых помещениях в запираемых и опечатанных несгораемых шкафах (в отдельных случаях – под охраной и с соответствующей сигнализацией).

   По  окончании рабочего дня документы  закрытого характера проверяются  и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

   Вновь принятые на работу сотрудники подписывают  «Обязательство о неразглашении  служебной (коммерческой) тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной  уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Работа  с обращениями  граждан в органы власти 

     Работа  с обращениями (жалобами, заявлениями) граждан имеет свою специфику  и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она организуется и проводится в  соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» №59-ФЗ.

     Граждане  реализуют свое право на обращение  свободно и добровольно. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно  и подлежит обязательному рассмотрению. Федеральный закон оговаривает права гражданина при обращении (ст.5) и гарантия его безопасности в связи с обращением (ст.6).

     Что касается требований к оформлению обращения, то гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке  указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости, в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы, либо их копии. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования, также подлежит рассмотрению в порядке, установленном федеральным законом.

     Письменное  обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных органов или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которого входит, решение поставленных в обращении вопросов. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

     Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо согласно Федеральному закону (ст.10) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, принимает необходимые меры, дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, когда в письменном обращении не указаны фамилия гражданина и почтовый адрес, содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни и здоровью.

     Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение l5 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся, сведения, составляющие государственную ил иную охраняемую  Федеральным законом тайну.

     Гражданин в том случае, если по существу поставленных в обращении вопросов по каким-либо причинам ответ не был дан, имеет право на повторное обращение.

     Согласно  статье 12 Федерального закона письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации обращения. В исключительных возможно продление срока рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

     Личный  прием граждан  в государственных органах, органах местного самоуправления проводится их руководителями или уполномоченными на то лицами. Содержание устного обращения граждан заносится в карточку личного приема. Ответ на устное обращение с согласия гражданина может быть дан устно с записью в карточке, а так же письменно по существу поставленных вопросов. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема; подлежит регистрации и рассмотрению согласно порядку, установленному федеральным законом.

     Государственные органы, органы местного самоуправления и должностные лица - осуществляют контроль за соблюдением порядка рассмотрения, обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан. Лица, виновные в нарушении данного Федерального закона, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

       Приведем ряд рекомендаций поведению делопроизводства в отношении обращений граждан в органы власти и к должностным лицам.

     Регистрационный индекс гражданина указывается в регистрационном штампе, место проставления и форма. которого определяются ГОСТ Р 6.30-2003 (реквизит 29). Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, Б-78). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений.

     Конверты  к письменным обращениям граждан следует сохранять в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления или жалобы. Поэтому конверт может. Сохраняться вместе с документами до конца решения вопроса, а иногда подшиваться в дело вместе с письменным обращением.

     Все поступающие в государственные  органы, органы местного самоуправления или в адрес должностного лица обращения рекомендуется учитывать  централизованно и регистрировать на регистрационно-контрольных карточках по следующей примерной форме (рис. 9.2). Количество экземпляров заполняемых регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из потребности контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Обычно это 2-3 экземпляра: одна карточка идет для контрольной, вторая для справочной картотеки, третья передается исполнителю вместе с обращением и прилагаемыми к нему документами.

      При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных корточках.

     При повторном обращении гражданина заявление, предложение или жалоба получает очередной регистрационный индекс. Однако в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Б-78/2, Б-78/3).

      Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически проводить анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические справки, в которых освещаются вопросы, по которым были поданы обращения, количество положительных и отрицательных решений, сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным временем, сколько находится на исполнении. Анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц.

     При формировании дел по обращениям граждан  вместе с обращениями в него подшиваются копии ответов и все относящиеся к конкретному обращению документы, собранные в процессе его рассмотрения, т. е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу внутри дела группы документов по обращениям располагаются по фамилиям заявителей в алфавитном порядке.

     Сроки хранения дел с обращениями обычно колеблются от 5 до 10 лет. Это зависит от степени важности документов, отдельные дела, интересные для истории, могут храниться постоянно. Дела, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив соответствующего органа управления, а затем в государственный архив.

  Наиболее  успешной работе по контролю за своевременным исполнением жалоб, заявлений, предложений граждан способствует компьютеризация процесса. Существуют типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения и справочной работы с обращениями граждан.  

9.6. Требования к регистрации документов 

     Регистрация служебных документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов на предприятии, в организации необходима для решения следующих задач: учета количества документов, обеспечения сохранности документов, устранения возможности потерь документов, обеспечения поиска документов в информационно-справочных целях. Согласно ГСДОУ, регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использовании в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (на пишущих машинках или ПЭВМ) и СПОСО{)II получения или отправки (почтой или по каналам связи). Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ.

     Документы, относящиеся к специальным системам документации (финансовая, бухгалтерская, плановая и др.) регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно, им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного год. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как минимум из двух частей: порядкового номера в пределах регистрационного массива документов с начала календарного года и номера дела по номенклатуре дел. Внутренние документы при регистрации делятся по видам и разновидностям, каждая из которых регистрируется отдельно (приказы по основной деятельности, по личному составу, акты, протоколы и т. д.).

  ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации  документов:

• автор документа (корреспондент);
• наименование документа;
• дата документа;
• номер документа;

• дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

• номер, присвоенный документу при его  поступлении в организацию (для  входящих документов);

• заголовок документа и его краткое содержание;

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

• отметка  об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

    Кроме этого в состав обязательных реквизитов могут быть включены и другие (расписка исполнителя в получении документа, наличие приложений и др.).

    Документы регистрируются в зависимости от объемов регистрационных массивов документов в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках. Образец карточки ниже (рис. 9.3). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      При повторном обращении гражданина заявление,

.,

9.7. Контроль исполнения документов 

     Одной из основных функций делопроизводственной службы является контроль своевременности и качества исполнения документов. Контроль осуществляют также руководители и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует исполнение ОРД. Документы других систем контролируются в соответствующих структурных подразделениях. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.