Организация документов в прелах архива

 

Министерство образования  и науки РФ

 

Байкальский государственный  университет экономики и права

 

Колледж бизнеса и права

 

Экономическое отделение

 

 

Специальность 032002 «Документационное  обеспечение управления и архивоведение»

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

По дисциплине «Архивоведение»

 

на тему: Организация документов в пределах архивов

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель

студентка гр. ДОА-10-1    Минеева Ольга

    Владимировна

 

Руководитель     

Преподаватель     Павленко Е.А.

 

 

 

 

 

 

 

Иркутск - 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………….3

 

1.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВА………..5

 

1.1.Классификация документов, подлежавших хранению в Государственном

архивном фонде СССР………………………………………………………........5

 

1.2.Систематизация в пределах фонда……………………………………........13

 

1.3.Фондирование документов в пределах фонда……………………………..14

 

2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ  АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИИ……......17

 

2.1. Правила работы архивов организации…………………………………….17

 

2.2. Порядок оформления  документов……………………………………........25

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….30

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………..32

 

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………….33

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Главная задача моей курсовой работы рассмотреть организацию  документов в пределах архивов.

Раскрывая эту тему, я  рассмотрю вопросы: классификации  документов, подлежавших хранению в  Государственном архивном фонде  СССР, систематизацию в пределах фонда, фондирование документов в пределах фонда, правила работы архивов организации, порядок оформления документов.

Вспомним, что подразумевают  под словом документ. Документ - это  результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Архивный документ - это  ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Архив. Слово архив (от греч. archeioп и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Таким образом, в современной  трактовке архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Ведомственные архивы - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организyющиe их использование для информационного обеспечения их работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ  И ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВА

1.1.Классификация документов, подлежавших хранению в Государственном архивном фонде СССР

Классификация документов –  это одна из задач информационного поиска, заключающаяся в отнесении документа к одной из нескольких категорий на основании содержания документа. На практике эта классификация осуществлялась следующим образом.

1. Создавались архивы (центральные), хранящие документы феодализма, капитализма и социализма отдельно.

Документы дореволюционной  и советской эпох хранились раздельно  соответственно в центральных исторических архивах и центральных архивах  Октябрьской революции на Украине, в Белоруссии, Грузии, Азербайджане, Армении, Латвии, Литве, Эстонии и  других бывших союзных республик. Все  эти архивы, изменившие названия, действуют  до сих пор.

2. Документы хранились  в рамках одного архива в  отделах дореволюционных и советских фондов (как правило, в областных, краевых, городских архивах).

Разделение документов разных эпох по архивам всегда было связано  с проблемой разделительной даты, которая устанавливалась специальным  нормативным актом. Так, по Декрету  о реорганизации и централизации  архивного дела в РСФСР от 1 июня 1918 г. дата Октябрьской революции считалась началом новой эпохи и слома старого государственного аппарата. «Правила определения архивного фонда» в 1938 г. утвердили принцип недробимости архивного фонда.

Документы учреждений, созданных  в Российской империи и Временного правительства - к дореволюционной эпохе.

При этом следует отметить, что разделение по дате никогда не трактовалось архивистами буквально, поскольку оно противоречит принципу недробимости фонда.

Если бы все учреждения Российской империи, все предприятия, банки, тресты прекратили свою деятельность 25 октября 1917 г., вопросов бы не было. Однако многие из них были ликвидированы или национализированы в течение нескольких лет.

На практике датой, по которой  материалы относят к той или  иной "эпохе, является дата ликвидации, реорганизации, национализации учреждения или предприятия, которая определяется каждый раз по-новому для каждого фондообразователя документы учреждений, которые не были полностью ликвидированы, следовало делить согласно (дате их национализации или реорганизации на два фонда, хранящихся в разных отделах архива или в разных архивах (это относится, как правило, к фондам национализированных фабрик и заводов).

Еще сложнее обстоит дело с разделением по эпохам фондов культурных и научных учреждений, журналов и  газет, общественных организаций, которые продолжили свое существование и после революции, например фондов университетов, театров и т.д.

Принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского и местного значения. К комплексам документов общесоюзного значения относились: фонды высших органов власти и управления, центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота Союза ССР; фонды Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики, а также документы правительств периода Гражданской войны и иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе.

К комплексам документов республиканского значения относились: фонды высших органов власти и центральных учреждений советских (союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей в состав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционными правительствами; фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою компетенцию на всю или значительную часть территории республики.

К комплексам документов местного значения относились фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действовавших на территории края, области, округа, района в их современных границах, если документы этих учреждений не отнесены к комплексам союзного или республиканского значения. На практике этот принцип классификации документов реализовался просто и понятно: для хранения документов, имеющих общегосударственную ценность, создавались центральные архивы СССР; для хранения документов республиканского значения центральные архивы республик; для хранения документов местного значения - краевые, областные, окружные, городские, районные архивы.

Принадлежность документов к административно-территориальным  единицам. В основе организации сети областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит административно-территориальное устройство страны. Это значит, что каждому городу, району, области, краю, округу, автономной республике необходим свой архив, поскольку в каждой административно-территориальной единице есть органы власти, управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности которых образуются документы по истории этой территории.

Однако на практике осуществить  разделение материалов по административно-территориальным единицам не совсем просто, поскольку в административно-территориальном делении России происходят изменения: создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с ними соответствующий архив. В таких случаях возможны два подхода: либо при создании новых областей и районов материалы ликвидированных фондообразователей, действовавших на данной территории, передаются в новый архив, либо в новый государственный архив поступают только документы новых фондообразователей (новых органов власти и управления, созданных в новорожденной административно-территориальной единице. В истории архивного дела использовались оба подхода.

Остро стояла проблема размежевания документов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своей государственности. Документы по их истории хранились, как правило, в фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в республиканском или областном архиве.

Самым ярким примером являются фонды канцелярии наместника Кавказского и дипломатической канцелярии наместника Кавказского (Центральный государственный исторический архив Грузии, г. Тбилиси), которые содержат документы по истории народов Грузии, Армении, Азербайджана, но хранятся в центре бывшего наместничества - г. Тбилиси, а не разделены по архивам этих государств. В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архива новой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фондовых органов власти и управления.

Принадлежность документов к определенным отраслям государственной  и общественной деятельности. Этот признак классификации документов был определяющим в построении Государственного архивного фонда В настоящее время тематический, или отраслевой, принцип создания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов.

Практически отраслевой принцип  классификации реализуется при  создании архивов литературы и искусства, военно-исторических, и народного хозяйства, а также многочисленных архивов общественных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы). Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком. Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. Научной основой классификации документов по этому признаку являются следующие принципы: происхождения, т. е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); логический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам. Принцип происхождения учитывается и при классификации документов по архивам. На этом уровне он понимается как принцип недробимости (неделимости) архивного фонда, т. е. документы одного архивного фонда не подлежат разделению по разным архивохранилищам.

Способ и техника закрепления  информации, этот признак классификации документов предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации: Российского государственного архива фонодокументов, Российского государственного архива кинофотодокументов, Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано необходимостью, во-первых, особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.

Классификация архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации. В начале 90-х гг. ХХ в., после распада СССР, возникло новое государство - Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности. Изменения, происшедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Но изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется теперь по следующим признакам

1) по формам собственности:  архивные фонды и архивные  документы государственной части  АФРФ; архивные фонды и архивные  документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ; архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов; архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ

2) по видам носителей,  способам и технике закрепления  информации: архивные письменные  и графические документы на  бумажных носителях; кино-, фото-, фотодокументы, видеофонограммы,  машинописные электронные) документы;

3) по срокам хранения: архивные фонды и архивные  документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах; архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах; архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

Архивные фонды и архивные документы негосударственной части  архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитном хранении в государственных архивах.

Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них  может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов.

Государственную часть Архивною фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы: государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории. а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства; органов государственной власти. местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ; государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей; предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности; органов, учреждений, других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России; юридических и физических лиц. поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие В собственность государства.

Негосударственную часть  Архивною Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся  в собственности: государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций; негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, ак-ционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

Для документов государственной  и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории  сроков хранения - постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Постоянное хранение - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение - хранение документов АФ РФ до их передан на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной бы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные

Ахивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи библиотеки могут осуществлять временное хранение документов

Негосударственной части  АФ РФ по договору с их собственником. обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного, обеспеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Хранение в собственности  государства - это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и д.р., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки.

Этим основанием, скорее всего, может быть договор дарения  или купли-продажи, заключенный между  собственником и государственным  архивом, музеем или библиотекой, а  также: приобретение документов Росархива на аукционе или у торгово - посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом; передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных «наследников»).

Депозитарное хранение документов - временное хранение документов Архивного  фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником  документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

Возникает вопрос: откуда взялись  отраслевые фонды, ведь в законе об архивах ясно сказано: «государственное хранение - государственным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? Oтраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством.

1.2. Систематизация в пределах  фонда

В пределах архивного фонда  учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

 Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения систематизируются  в пределах фонда согласно схеме  систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственный архив. В государственном архиве систематизация проводится при составлении и переработке описей.

 Схема систематизации  единиц хранения является основанием  для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями).

Схема систематизации архивного  фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру  фондообразователя, его функций.

Признака для отражения  делопроизводственной и смысловой  связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.

1.3. Фондирование документов в пределах фонда

 В архиве организации  документы группируются по фондам. Этот вид работы называют фондированием. В ходе фондирования в архивах уточняют (определяют) фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы самого фонда и документов фонда. Фонд является основной учетной единицей документов архива и не подлежит дроблению.

Комплекс документов, образующихся в деятельности одной организации, независимо от того, является она юридическим лицом или нет, составляет документальный фонд организации".

Часть документального фонда, которая имеет научное, историческое, социально-культурное, политическое, а  также практическое значение, составляет архивный документальный фонд организации. Каждому фонду, поступившему в архив, присваивают название и номер. Номер фонда присваивают каждому вновь поступившему фонду в порядке поступления. Документы постоянного хранения таких организаций входят (или передаются) в состав Архивного фонда российской Федерации. Решение о принадлежности архивного фонда организации к составу государственного Архивного фонда РФ принимают территориальные экспертно проверочные методические комиссии, функционирующие при территориальных архивных организациях. Организация, образующая в процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем. Названием фонда служит точное официальное название фондообразователя. В настоящее время в связи с появлением новых форм собственности, когда на базе государственных предприятий возникли акционерные общества, одним из наиболее типичных случаев является хранение в архивах современных акционерных обществ фонда государственной организации предшественника и второго фонда, принадлежащего существующему ныне акционерному обществу.

Для того чтобы определить или уточнить принадлежность документов к данному фонду, необходимо изучить  документы организации и определить их принадлежность к составу документации данной организации.

Входящие документы относят  к фонду той организации, которой  они получены. Их фондовую принадлежность определяют:

по названию адресата;

по отметке о регистрации;

по содержанию документа, которое отражает функции и характер деятельности фондообразователя;

по резолюциям, содержащим фамилии руководителей данной организации и т.д.

Копии (отпуски) исходящих документов относят к фонду той организации, в которой они составлены. их принадлежность к фонду определяют:

по подписи руководителя;

по визам;

по содержанию документа.

Документы внутреннего обращения  относят к фонду той организации, которая является автором этих документов, их принадлежность определяют:

по названию организации - автора документа, которое указано на общем бланке;

по подписи руководителя;

по визам;

по содержанию документа.

При определении фондовой принадлежности дел и документов следует руководствоваться определенными  правилами. Один и тот же фонд составляют документы, накопившиеся до и после:

реорганизации (преобразования), которая не привела к коренному  изменению деятельности, а вызвала только частичное изменение ее задач, функций и т.д.;

изменения подчиненности, структуры, штатов, печати и т.д.;

полного или частичного изменения  названия в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом и т.д.;

изменения территориальных  границ деятельности организации;

перемещения организации  из одного района в другой;

изменения административно-территориального деления;

временного прекращения  деятельности организации и восстановления своих функций.

При ликвидации организации  законченные делопроизводством  дела включают в состав фонда ликвидируемой  организации, не законченные делопроизводством дела входят в состав фонда организации-преемника.

Дела, производство которых  велось последовательно в двух или  более организациях, включают в состав фонда той организации, в которой  они закончены делопроизводством.

 Личные дела, переданные  в другие организации в связи  с переводом сотрудников, включают в состав фонда той организации, в которую переведены сотрудники.

Ошибочно включенные в  фонд дела изымают и присоединяют к тому фонду, к которому они относятся.

 

 

 

 

 

2.ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ  АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. Правила работы архивов  организации

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ утратили силу в связи с принятием Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда  Российской Федерации, отнесенных к  государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.