Организация документационного обеспечения управления предприятия

 

Содержание

 

Введение.........................................................................................................................3

1. Значение и функции делопроизводства.................................................................6

1.1. Системы делопроизводства……….............................................................6

1.2. Службы документационного обеспечения управлении………...............8

1.3. Место делопроизводства  в структуре управленческого  труда……..…13

2. Нормативные и методические документы регламентирующие

ведение делопроизводства в  Республике Беларусь…..…………………………...12

2.1. Примерный перечень нормативных и методических документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия………………………………………………………………………….12

2.2. Нормативна регламентация службы ДОУ…………...............................13

3. Организация документооборота…………………..……………………………..16

3.1. Понятие документооборота и его характеристики………………….…16

3.2. Пути совершенствования организации документооборота.…………..18

4. Осуществление документационного обеспечения управления на структурном подразделении «Лынтупский спиртзавод»……………………………………...…20

4.1. Задачи, функции и структура структурного подразделения «Лынутпский спиртзавод»……………..…………………………………………...20

4.2. Порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией…..…...23

4.3. Роль профессионально подготовленных специалистов в службе документационного обеспечения управления………..…………………………....25

Заключение .................................................................................................................28

Список использованных источников……................................................................29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

      Прежде, чем начать разговор о самом делопроизводстве, нужно ознакомиться с историей развития делопроизводства в Беларуси.

Многие исторические факты  свидетельствуют о том, что белорусское  делопроизводство начало формировать  не позже российского (IX-X вв.).

В системе управления Полоцкого  княжества (X-XIII вв.) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале X в. в нем уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов договора использовались печати. Состав документов в этот период весьма разнообразен – уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты.

В ХII в. появились новые названия должностей для служб делопроизводства. Это писцы, судейские секретари, печатники (хранители печати) для князя и крупных феодалов, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

В конце XIV в. документы начинают составляться на бумаге с обязательным удостоверением их печатью. В конце документа приводились такие реквизиты, как место и дата составления, а автор, как правило, указывался в начале.

XIV-XV вв. была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая практически без изменений до XVIII в. В этот период начала действовать первая государственная канцелярия, которая занималась подготовкой большинства документов. Под началом канцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки и переводчики. При канцелярии находился архив. Все хранившиеся в архиве документы составляли метрику Великого княжества Литовского.

Издание трех Статутов Великого княжества Литовского (1529,1566,1588 гг.) явилось высшим проявлением документирования законодательства. Все три Статута выделяются четкой организацией подачи материала.

В XV-XVI вв. складывается белорусский делопроизводственный язык. Структурная составляющая текста документа сохранилась до настоящего времени. В первой части указывалась причина составления, во второй – решение по данному вопросу. В этот период появляются формуляры-образцы документов. Утверждается состав документов, основные правила их составления, оформления, движения и хранения. Продолжается формирование специальных систем документирования: дипломатической, учетной, военной и судебной.

В середине XVII в. в связи с тем, что белорусский язык был заменен польским, который стал официальным делопроизводственным языком, в организации делопроизводства стали проявляться негативные моменты.

Раздел Речи Посполитой в конце XVII в. привел к тому, что белорусские земли вошли в состав России. Новый статус белорусских земель, административно-территориальное деление, органы управления требовали и новой системы документирования.

На территории Беларуси была распространена система, действовавшая в Российской империи, - исполнительное делопроизводство.

В первой половине XIX в. произошли значительные изменения в организации архивного дела на территории Беларуси. Архивы стали создавать при каждом учреждении. Все изменения сопровождались повсеместным введением русского языка. Они были весьма значительны, так как полностью изменили организацию делопроизводства в Беларуси, состав документов и технологию их изготовления, обработки и движения.

Постсоветский период начался  с распадом СССР. После 1991 года в  республике были созданы самостоятельные  структуры, занимающиеся проблемами научного и нормативно-методического обеспечения  делопроизводственных служб. Главное  управление при Совете Министров  БССР было преобразовано в Комитет  по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. На базе института историко-политических исследований был создан Белорусский  научно-исследовательский центр  документоведения, археографии и  архивного дела (БелНИЦДААД), в последствии преобразованный в Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД).

В марте 1995 г. Белорусским  государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) был утвержден и с 1 октября 1995 года введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы докуменации Республики Беларусь. Основные положения». С 1 июля 1996 г. Введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система ОРД. Требования к оформлению документов», разработанный БелНИИДАД.

В настоящее время в  Республике Беларусь действует стандарт 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Систем организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69 (введен в действие с 1 июля 2005 г.).

Тема курсовой работы: организация  документационного обеспечения управления предприятия.

Эта тема исследования очень актуальна так как, управление организацией обязывает создание многих видов управленческих документов, без которых не возможно решение задач: планирования, финансирования, бухгалтерского учёта и отчётности, кадрового обеспечения деятельности организации. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается и закрепляется в нем.

Современное делопроизводство означает организацию информационного  сопровождения дел, т.е. ведение документации по их рассмотрению. Значение термина  определяет главную цель делопроизводства – информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное  обеспечение управления» (ДОУ).

Цель исследования – рассмотрение всех аспектов в организации службы ДОУ.

Исходя из цели, поставлены следующие задачи:

- Изучить литературу, раскрывающую тему моей работы;

- Рассказать о службе документационного обеспечения управления;

- Перечислить основные задачи и функции службы ДОУ;

- Изучить нормативную регламентацию службы ДОУ;

- Рассмотреть структуру служб ДОУ и описать их основные функции;

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические  задачи, оно должно выполняться самостоятельным  структурным подразделением, организационно-обособленной службой. Сегодня эта служба имеет  различные названия: управление делами, управление информационно-документационного  обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат  и т. д. В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой  делопроизводства, возлагают на секретаря-референта (секретаря).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Значение, функции и цели делопроизводства

1. Системы делопроизводства

Основу процесса управления составляет информация, которая получает физическое закрепление в различных документах. В деятельности любой организации документ выступает не только как средство коммуникации внутри нее, но и как способ взаимодействия с внешними организациями, закрепления и подтверждения различных фактов, событий и явлений.

Одним из факторов, имеющих  существенное значение для слаженной  работы всей организации, является правильно  построенная и четко организованная система работы с документами. Поэтому  документационное обеспечение управления (делопроизводство) организации рассматривается  сегодня как важнейшая функция управления, имеющая свои специфические задачи, выполнение которой, как правило, возлагается на специальное подразделение – службу документационного обеспечения управления (ДОУ). 

От правильной постановки делопроизводства в организации  зависит оперативность, экономность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации  управления.

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет  три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры  учреждения, объема документооборота и др.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.). Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами.

При децентрализованной форме  организации делопроизводства все  виды работ с документами производятся непосредственно в структурных  подразделениях учреждениях, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно.

При смешанной системе  делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся как  в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.

Смешанная форма организации  делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники  по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной  части.

Смешанная форма организации  делопроизводства позволяет полностью  механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

В каждой конкретной организации  выбор той или иной организационной  формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой  ДОУ. Выбранная форма работы с  документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Службы документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение  управления в организации осуществляется специальной службой, действующей  на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно  руководителю организации. В зависимости  от объема документооборота и типовых  структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, канцелярия, общий  отдел и т.д.

В организациях, не имеющих  службы ДОУ, ее функции выполняет  секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное  лицо.

Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают  равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности  выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются  руководителем ДОУ и утверждаются руководителем организации.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает  решение следующих задач:

– совершенствование форм и методов работы с документами;

– обеспечение единого  порядка документирования;

– обеспечение единого  порядка работы с документами;

– контроль за исполнением документов;

– хранение документов;

– унификация форм документов;

– сокращение по возможности  документооборота;

– методическая работа по совершенствованию  документационного обеспечения  в организации;

– внедрение прогрессивных  технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

В состав типовых функций  службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

– осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих  документов;

– регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

– ведение информационно-справочной работы по документам организации;

– машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

– копирование, тиражирование  и оперативное размножение документов;

– разработка и проектирование бланков документов;

– подготовка документов к  отправке.

Среди организационных функций  службы ДОУ выделяются:

– подготовка к докладу  руководству поступающих документов;

– организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

– регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

– организация хранения документов в структурных подразделениях;

– организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Госархива;

– повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

– организация рабочих  мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников  делопроизводственной службы;

– организация делопроизводства по обращениям граждан;

– разработка (совместно  с соответствующими структурными подразделениями  организации) мероприятий по совершенствованию  форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

– контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);

– контроль за сроками исполнения документов;

– осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

– организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

– обобщение сведений о  ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства  по этим вопросам;

– обеспечение хранения дел и оперативного использования  документной информации.

Методические функции, выполняемые  службой ДОУ, включают:

– разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

– проведение экспертизы научной  и практической ценности документов;

– проведение совещаний  и консультирование по вопросам, относящимся  к компетенции делопроизводственной службы.

Так же перед делопроизводством стоят и такие цели:

- фиксирование информации (создание текстовых документов  в сфере управления);

- организации работы с  документами (создание условий,  обеспечивающих движение, поиск  и хранение документов в процессе  делопроизводства).

Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию, по происхождению, по срокам хранения и т.д. Каждый документ имеет  определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограничено. Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.

 От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Правила составления и  оформления реквизитов регламентируются ГОСТ 6.38-2004 «Унифицированные системы  документации Республики Беларусь. Систем организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Из главной цели  делопроизводства вытекают три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования  управленческой деятельности;

2) организация работы  с документами в учреждении;

3) совершенствование форм и методов работы с документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Место делопроизводства в структуре управленческого труда

Труд в сфере управления состоит из сравнительно небольшого числа сложенных логических либо творческих операций – прогнозирования, планирования, оценки ситуации и принятия решений и большого  количества технических операций, действий, совершаемых  над документом как носителем  информации (составление, регистрация, контроль и т.д.)

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, содержащаяся в  документе. Средство труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку  информации, качество и высокую производительность труда.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге или других носителях управленческих решений по установленным правилам, т.е. в создании управленческих документов.

Процесс труда с документами  состоит из ряда операций, которые  условно можно разделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие. К техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документа, перемещение документа, контроль исполнения, подписание приказов и других документов.

Логические операции включают чтение и ознакомление с документов, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.

Творческие операции, отражающие специфику труда руководителя, состоят  из определения состава исполнителей документа, поиска альтернативных решений, выбора оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Документирование – процесс  подготовки и создания документов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации  в нем документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Нормативные  и методические документы регламентирующие  ведение делопроизводства в Республике  Беларусь

2.1 Примерный перечень нормативных и методических документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия

1. Закон Республики Беларусь  от 06.10.1994 № 3277-XII (ред. От 28.12.2009) «О национальном архивном фонде и архивах Республики Беларусь» (с изм. и доп., вступившими в силу с 25.01.2010) .

2. Стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные  системы документации Республики  Беларусь. Систем организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов».

3. Методические указания  по практическому управлению  СТБ 6.38-2004«Унифицированные системы  документации Республики Беларусь. Систем организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов».

4. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

5. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации (УСОРД).

6. Альбом форм организационно-распорядительной  документации.

7. Основные правила  работы архивов центральных и  местных органов государственной  власти и управления учреждений  и организаций предприятий Республики  Беларусь.

8. Перечни документов  с указанием срок хранения (типовые,  ведомственные).

9. Закон Республики Беларусь № 340-3 от 01.11.2004 «Об обращении граждан».

10. Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Нормативная регламентация службы ДОУ

Для успешной работы и благоприятных  перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой  службы ДОУ.

 Структура, функции,  задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами  закрепляется в ряде внутренних  документов: положении, инструкциях  и правилах.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и  организациях Республики Беларусь разработана  с целью совершенствования, повышения  эффективности и качества документационного  обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

Она устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают  правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.

  Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь является источникам для составления инструкции по делопроизводству в каждой организации.

  Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

  В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для  эффективной работы службы ДОУ и  всех подразделений организации, для  четкого понимания и представления  всех этапов работы с документами  в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

  Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации –  правовой акт, определяющий порядок  образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую  постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы  документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.