Организация документов

ВВЕДЕНИЕ

Управление предприятием неизбежно  требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная  на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

Делопроизводство или  документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Совокупность документов, относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенных в отдельную  обложку, называется делом.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с  указанием сроков их хранения, оформленный  в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

Существует три формы организации  делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре-канцелярии, общем отделе или у секретаря. 

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация  издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.

В организации и управлении очень  много разнообразных и повторяющихся  рабочих ситуаций, отсюда большое  разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Сфера деятельности, связанная с  обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела». Термин «дело» первоначально обозначал вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, делопроизводством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение дел (вопросов). Термин «дело» в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, стал употребляться позже.

В настоящее время вместо термина «делопроизводство» употребляется термин «документационное обеспечение управлении». Данный термин вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Документационное обеспечение  предполагает, прежде всего, создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Важное значение при создании документов имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для  создания документов: 1) простые орудия (ручки, карандаши и др.); 2) механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.); 3) электронные (компьютерная техника).

1.1   Задачи делопроизводства

Задачи делопроизводства:

1. Создание документов.
2. Регистрация и контроль исполнения.
3. Продвижение документов.
4. Систематизация и хранение.

Рассмотрим  программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном  этапе:

• Для создания документов используются текстовые редакторы.
• Специальные программы-переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык.
• Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.
• Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена.
• Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники.
• Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных Программ можно не только создать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов уничтожение устаревших и введение новых.

В зависимости от используемых средств  документирования различаются способы  документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых  зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством  изображения какого-либо объекта) и  графические документы (документы, в которых изображение объекта  получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники  создаются фотодокументы, при использовании  звукозаписывающей техники – фоно - (или звуковые) документы; при применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы; с помощью компьютерной техники - письменные документы на бумажном или электронном носителе, а также документы на машинных носителях.

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага; наряду с ней широко используются и новые носители - магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.

2. Унификация и стандартизация делопроизводства

2. Любой документ функционирует совместно с другими документами.
3. Система документации – это совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определённой сфере человеческой деятельности.
4. Унифицированная система документации (УСД) – рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определённой области деятельности.
5. В организации и управлении очень много разнообразных и повторяющихся рабочих ситуаций, отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
6. Суть унификации – приведение документов к единой форме и структуре, создание единых операций по обработке, учёту и хранению документов.
7. Суть стандартизации – применение оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке.
8. ГОСТ – государственные стандарты; ОСТ – отраслевые; СТП – стандарты предприятий и организаций.
9. С 01.07.2003г. в Российской Федерации введён в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Суть унификации – приведение документов к единой форме и структуре, создание единых операций по обработке, учёту и хранению документов.

Суть стандартизации – применение оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке

2. ЮРИДИЧЕСКОЕ ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

1. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
2. Документ является носителем информации.

Функции документа:

• информационная – в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;
• организаторская – с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности;
• коммуникативная – обеспечивает внешние связи предприятий и организаций;
• юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов изначально наделён юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы и т.д.)
• воспитательная – хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации, дисциплинирует исполнителя.

1. Юридическая сила документа

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное  и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает  юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

 Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресат, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, оттиск печати и др.).

2.   Основные факторы юридической силы документа

Документы являются важнейшим носителем  информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной.

Одним из основных требований, предъявляемых  к документам, является соответствие их правовым нормам и требованиям, возможность  использовать их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов.

Юридической сила - это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий.

Основные факторы юридической  силы документа:

• текст его не должен противоречить нормативно-правовым актам России, например КЗОТу, и содержать достоверную информацию, соответствующую действительности;
• правильное оформление документа.

Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической  значимости. Так, например, отсутствие подписи или даты делают документ недействительным. Вместе с тем, если в письме не будет заголовка или  не указан исполнитель, это вызовет  трудности в работе с письмом, но не повлияет на его юридическую силу.

3.   Юридически значимые реквизиты

Юридически значимыми реквизитами  являются:

• подпись;
• дата документа;
• печать;
• гриф утверждения документа;
• регистрационный номер документа.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя всю полноту ответственности за все изложенное в нем и за все возможные последствия от введения документа в действие. Право подписи предоставляется определенным лицам и закрепляется в уставе предприятия, положении, должностной инструкции и т. п. От имени организации документы подписывает, как правило, директор или его заместители (в соответствии с приказом о распределении обязанностей). Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например, ведущие специалисты предприятия.

Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости - и  на других экземплярах, например, при  заключении контракта обязательно  подписываются все экземпляры. Подпись - один из важнейших реквизитов, поэтому  недопустима небрежность при  ее оформлении. Рекомендуется личную подпись проставлять в документах так, чтобы были хорошо читаемы три первых буквы фамилии или инициалы и первая буква фамилии.

Дата документа - один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ недействительным. Необходимо также обращать внимание на точность даты. Так, например, при подписании договора одна из сторон просит контрагента поставить более раннее число, якобы с целью общей выгоды. На самом деле для одной из сторон сокращается срок исковой давности в случае невыполнения второй стороной каких-либо обязательств.

Печать на документе является также юридически значимым реквизитом и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует о подлинности документа и о принадлежности его к указанному на документе предприятию. Большая часть документов предприятия не требует заверения печатью. Печать проставляется лишь на документах, издание которых влечет какие-либо правовые или материальные последствия, например, создание, реорганизацию предприятия, передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо и т.п.

Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников предприятия или только на определенный круг лиц. Некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.

Обязательному утверждению подлежат:

• уставы, положения о предприятиях (филиалах);
• штатные расписания;
• акты проверок, акты приема-передачи;
• должностные инструкции;
• номенклатура;
• сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п. документы

(см. прилож.1).

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.

Вопрос о признании юридической  силы документа, полученного по факсу, еще не решен и законодательно не закреплен. Большое число зарубежных и отечественных организаций  признают юридическую значимость факсимильных документов и, например, совершают сделки, обмениваясь контрактами по факсу, экономя время и средства. Но юристы не рекомендуют полностью доверять документу, полученному по факсу, т. к. это всего лишь копия документа, по значимости равноценная копии, изготовленной  на копировальном аппарате, в которую  легко внести несанкционированные  поправки. Поэтому факсимильные сообщения  целесообразно использовать для  отправки и получения документов, не связанных с возникновением для  предприятия каких-либо серьезных  последствий.

4.   Юридическая сила электронного документа

Большая работа проводится в настоящее  время по разработке правовых и технических  аспектов придания юридической силы электронному документу.

Чтобы такой документ имел юридическую  значимость, используется электронная  цифровая подпись. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, защищенный от подделок, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого  ключа, позволяющий установить отсутствие искажения или подделки информации, содержащейся в электронном документе, а также владельца ЭЦП. Юридическая  сила ЭЦП признается при наличии  программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдении установленного режима их использования.

Электронные документы будут обладать юридической силой при принятии и введении в действие законов  РФ "Об электронном документе" и "Об электронно-цифровой подписи". Целью этих законов является создание правовых условий для использования  электронной цифровой подписи в  электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП признавалась бы юридически равнозначной подписи человека на бумажном документе.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более  высокого уровня, он входит в соответствующую  систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

3. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на две  большие группы:

1) Документы по общим и административным  вопросам, т.е. вопросам общего  руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.  Эти документы могут составлять  работники всех подразделений  предприятия.

2) Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются  по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.

(см. прилож.2, 3, 4, 5, 6, 7, 8).

Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

• по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
• по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
• по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например: докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
• по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
• по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
• по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
• по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется  не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа, выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Официальные документы в зависимости  от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и  др. Именно управленческие документы  обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

• организационно-правовая документация;
• плановая документация;
• распорядительная документация;
• информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
• отчетная документация;
• документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
• финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
• документация по материально-техническому обеспечению;
• договорная документация;
• документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например на производственном предприятии - это производственная документация, в лечебном учреждении - система медицинской документации, в вузе - система документации по высшему образованию и т.д.

3.1  Что нового предусмотрено в стандарте