Организация документального оформления и учета движения основных средств

ВВЕДЕНИЕ

    Бухгалтерский учет ведется в организациях и учреждениях, как в  сфере

материального производства, так и в непроизводственной сфере. Но  независимо от сферы деятельности того или иного учреждения, бухгалтерский  учет  должен вестись правильно  и  в  соответствии  с  действующим  законодательством  по вопросам учета.

  Для правильной организации  бухгалтерского учета  в   целом  необходимо

более тщательно подходить  к учету отдельных областей бухгалтерского учета.

  В своей курсовой  работе я бы хотела рассказать  о бухгалтерском  учете

основных средств.

  Отличительной особенностью  основных средств является их  многократное использование в  процессе производства, сохранение  первоначального внешнего вида (формы)  в течение длительного периода.  Под воздействием производственного  процесса и внешней среды они  изнашиваются постепенно и переносят свою первоначальную стоимость на затраты производства в течение нормативного срока их службы путем начисления амортизации по установленным нормам.

  Основные средства играют огромную роль в процессе труда, так как они в своей совокупности образуют производственно - техническую базу и определяют производственную мощь предприятия.

  Тема данной курсовой работы - «Документальное оформление и учет движения основных средств» является весьма актуальной, поскольку правильно организованный бухгалтерский учет выявляет состояние обеспеченности предприятия и его структурных подразделений основными средствами, а также изучает некоторые другие вопросы связанные с основными средствами.

 Целью курсовой работы  является рассмотрение теоретических  и практических вопросов бухгалтерского  учета основных средств.

 Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Исследовать понятие и классификацию основных средств;
2. Изучить цель, задачи и принципы бухгалтерского  учета основных средств;
3. Исследовать документальное оформление и учет движения основных средств.

  Данная курсовая работа включает: содержание, введение, глава 1, глава 2, заключение, список использованных источников, приложения.

ГЛАВА 1. Организация  документального оформления и учета движения основных средств.

1. Понятие, классификация, цель, задачи и принципы учёта основных средств.

 Основные средства представляют собой имущество организации и материальные условия труда, длительное время функционирующие в производственном процессе. При многократном использовании они сохраняют свою натурально-вещественную форму, а стоимость по частям переносят на создаваемый продукт в течение определённого времени.

 Для целей бухгалтерского  учёта к основным средствам  относятся активы организации:

• имеющие натурально-вещественную форму;
• используемые в течение срока службы продолжительностью свыше одного года;
• стоимость единицы которых на момент приобретения превышает величину, определяемую Министерством финансов Республики Беларусь от 23.03.2004 г. №41 «Об установлении лимита отнесения имущества к отдельным предметам в составе оборотных средств»;
• если организацией на момент принятия на бухгалтерский учёт не предполагается перепродажа данных активов;
• способные приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

 К основным средствам относятся: здания, сооружения, передаточные устройства, рабочие и силовые машины, оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь, многолетние насаждения и прочие основные средства.

 Учёт основных средств  регламентируется Законом Республики  Беларусь «О бухгалтерском учёте  и отчётности», Положением по  бухгалтерскому учёту основных  средств, Инструкцией по бухгалтерскому  учёту основных средств, Положением  о порядке начисления амортизации  основных средств и нематериальных  активов, Общегосударственным классификатором  «Основные средства и нематериальные активы» и другими нормативными документами. [1]

 В основу методики и организации учёта, контроля, и планирования основных средств на предприятиях положена их научно обоснованная классификация по следующим признакам:

1. По отраслям народного хозяйства;
2. По функциональному назначению;
3. По натурально-вещественному составу;
4. По степени использования;
5. По принадлежности.

 В зависимости от  вида деятельности предприятия  основные средства относятся  к определённым отраслям. В соответствии  с данной классификацией основные  средства подразделяются по 19 отраслям: Промышленность; Строительство; Сельское  хозяйство; Лесное хозяйство;  Транспорт; Связь; Заготовки; Материально-техническое  снабжение и сбыт; Торговля и  общественное питание; Прочие  отрасли материального производства; Жилищное хозяйство; Коммунальное  хозяйство и бытовое обслуживание; Здравоохранение; Просвещение и  подготовка кадров; Наука и научное  обслуживание; Искусство; Кредитование  и государственное страхование;  Управление; Профсоюзные и другие  общественные организации.

  По функциональному назначению основные средства подразделяются на:

1. Промышленно-производственные – основные средства, непосредственно участвующие в производственном процессе, при помощи которых рабочими или средствами автоматики осуществляется воздействие на предметы труда при изготовлении продукции (системы машин, комплексы технологического оборудования, инструменты и тому подобное) или которые создают необходимые материальные условия для осуществления производства (здания, сооружения, передаточные устройства и тому подобное);
2. Производственные других отраслей национальной экономики – в торговле и общественном питании относятся здания складов, магазинов, столовых, кафе, ресторанов, торгово-технологическое, подъёмно-транспортное оборудование и другие объекты основных средств, непосредственно обслуживающие процессы производства пищи и реализации товаров и собственной продукции;
3. Непроизводственные – относятся объекты жилищно-коммунального и культурного назначения, бытового обслуживания, здравоохранения, просвещения и тому подобное.

 По натурально-вещественному составу производственные основные средства учитываются следующими группами:

1. Здания. К ним относятся архитектурно-строительные объекты, создающие условия для труда и хранения товарно-материальных ценностей.
2. Сооружения. Они включают инженерно-строительные объекты для осуществления процесса производства путём выполнения тех или иных технических функций, не связанных с изменением предметов труда. В эту группу входят шахты, водонапорные башни, мосты, автомобильные дороги и так далее.
3. Передаточные устройства. К ним относятся инженерно-технические объекты, которые предназначены для передачи электрической, тепловой или механической энергии к рабочим машинам, а также для передачи жидких и газообразующих веществ от одного инвентарного объекта основных средств к другому.
4. Машины и оборудование. Эта группа включает средства труда, принимающие участие в производственно-торговом процессе и воздействующие непосредственно на предметы труда.
5. Транспортные средства. К ним относятся подвижной состав железнодорожного, автомобильного и других видов транспорта для транспортировки пассажиров, товаров и материалов.
6. Инструменты: бурильные и отбойные молотки, пистолеты-распылители и другие.
7. Производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности. К ним относятся хозяйственный и торговый инвентарь и другие предметы труда, обеспечивающие выполнение производственных, торговых и других операций, сохранность товарно-материальных ценностей: контейнеры для складирования и хранения товаров, мебель, ковры и ковровые дорожки, стеллажи, сейфы и шкафы металлические, компьютеры, палатки, используемые для выездной торговли и тому подобные.
8. Рабочий и продуктивный скот.
9. Многолетние насаждения.
10. Капитальные затраты.
11. Прочие основные средства. К ним относятся библиотечные фонды, капитальные затраты в арендованные основные средства и другие средства труда, не вошедшие в предыдущие группы.

 По использованию в производственном и торговом процессах различают:

1. Действующие основные средства – основные средства, используемые в производственно-торговой и другой  деятельности предприятий;
2. Основные средства, находящиеся в запасе – предназначены для замены выбывающих объектов основных средств;
3. Бездействующие основные средства – это основные средства, которые по различным причинам не используются в хозяйственной и другой деятельности предприятий (например, находятся на реконструкции или консервации).

 По характеру участия в основной деятельности предприятия и способу перенесения своей стоимости на издержки производства и обращения основные средства подразделяются на активные и пассивные. Активные основные средства включают машины, оборудование, транспортные средства и тому подобные. Активное участие этой группы основных средств может быть изменено количеством часов их работы, объёмом выполненных работ. Пассивная часть основных средств представлена зданиями, сооружениями, передаточными устройствами.

 По принадлежности основные средства подразделяются на собственные и арендованные. Собственные основные средства принадлежат данному предприятию, а арендованные являются собственностью других предприятий и в соответствии с договором аренды используются на данном предприятии.

 Задачи учёта основных средств:

• документальное оформление и учёт движения основных средств в разрезе отдельных объектов и групп;
• точное определение фактических затрат, связанных с принятием активов в качестве основных средств к бухгалтерскому учёту;
• контроль за сохранностью и эффективным их использованием;
• правильное и своевременное исчисление амортизации основных средств для включения в затраты производства;
• достоверное отражение в учёте списания и ликвидации основных средств;
• точное и своевременное отражение в учёте стоимости ремонта основных средств;
• контроль за сохранностью объектов основных средств, переведённых на консервацию.

 Эти задачи решают с помощью надлежащей документации и обеспечения правильной организации учета наличия и движения основных средств, расчетов по их амортизации и учета затрат по их ремонту.

 Для выполнения данных задач в организации должна быть организована оптимальная система документооборота в соответствии с утвержденным в ней графиком, определены лица, ответственные за сохранность и перемещение объектов основных средств.

  Основные правила (принципы) бухгалтерского учета установлены  Законом «О бухгалтерском учете», Положением по бухгалтерскому  учету «Учетная политика предприятия», Планом счетов бухгалтерского  учета и некоторыми другими  нормативными документами.

 Учет основных средств ведётся по местам хранения или эксплуатации, материально ответственным лицам и инвентарным объектам, что необходимо для контроля за их сохранностью и эффективностью использования.

2. Документальное  оформление поступления основных средств.

 Документальное оформление и методика учёта поступления средств во многом зависят от условий их приобретения и источников поступления. Основные средства могут поступать в организации в результате:

• производственных капитальных вложений при сооружении, строительстве, изготовлении объектов основных средств хозяйственным способом;
• приобретения у других юридических и физических лиц за плату;
• внесения их учредителями в счёт вклада в уставный капитал организации;
• принятия к учёту излишков основных средств, выявленных при инвентаризации;
• получения в аренду;
• других направлений, не противоречащих законодательству.

 Поступающие в организацию  основные средства должны быть  документально оформлены в соответствии  с требованиями постановления  Министерства финансов Республики  Беларусь «Об утверждении типовых  унифицированных форм первичной  учётной документации по учёту  основных средств и нематериальных  активов». Типовые унифицированные  формы первичной учётной документации  по учёту основных средств  и нематериальных активов подлежат  применению организациями независимо  от организационно-правовой формы  и формы собственности, а также  индивидуальными предпринимателями.

 Приёмка в эксплуатацию  основных средств осуществляется  постоянно действующей для этих  целей комиссией. Для оформления  и учёта операций приёма, приёма-передачи  объектов основных средств применяются:  акт о приёме-передаче основных  средств (формы ОС-1), акт о приёме-передаче групп объектов основных средств (формы ОС-1а). Акты утверждаются руководителем организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в двух экземплярах. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств.

 Акт о приёме-передаче  объекта основных средств (формы  ОС-1), применяется для оформления  и учёта операций, связанных с  приёмом и передачей объектов  основных средств, и включения  их в состав основных средств  и учёта ввода их в эксплуатацию. Акт составляется для принятия к учёту объектов основных средств, поступивших по договорам купли-продажи, смены имущества, дарения, финансовой аренды и другими способами. Кроме того, акт о приёме-передаче объекта основных средств используется для принятия к учёту и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий, сооружений и тому подобное.

 На наиболее крупные объекты основных средств и приобретённое оборудование составляют технические паспорта. В них даётся технико-экономическое описание объекта основных средств, указывается время ввода его в действие, время и стоимость проведённых ремонтов, норма износа, причины выбытия и другая информация, необходимая для использования и учёта основных средств.

 При принятии к учёту автотранспортных средств в организации составляется дополнительный экземпляр акта о приёме-передаче объекта основных средств (формы ОС-1), который предоставляется в органы Госавтоинспекции Министерства внутренних дел Республики Беларусь для постановки на учёт. Регистрация транспортных средств производится в течение десяти дней со дня подачи заявления с приложением всех необходимых документов. Затраты по регистрации в Госавтоинспекции включаются организацией в фактические расходы на приобретение автомобиля и увеличивают его первоначальную стоимость в бухгалтерском учёте.[2]

 Акт формы ОС-1(ОС-1а)  с приложенной технической документацией  передают в бухгалтерию, где  его проверяют по форме и  существу, подписывает главный бухгалтер  и утверждает руководитель.

1.3 Синтетический и аналитический учёт поступления основных средств.

 Для синтетического учёта основных средств предназначен счёт 01 «Основные средства» - активный, инвентарный, отражающий движение основных средств организации. По дебету счёта 01 «Основные средства» отражаются наличие и поступление основных средств, а по кредиту – их выбытие.

 Оценка и отражение движения основных средств зависят от каналов их поступления.

 Если объект сооружается самой организацией, то на сумму фактических затрат на его возведение в учёте составляется следующая запись:

  Д-т счёта 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

  К-т счёта 10 «Материалы»  (07; 23; 25; 69; 70; 76 и др.)

 Приобретение основных  средств за плату у других  организаций и лиц в учёте  отражается следующим образом  :

  Д-т счёта 08 «Вложения  во внеоборотные активы»;

  К-т счёта 60 «Расчёты  с поставщиками и подрядчиками» (76).

 Суммы НДС, указанные  в первичных учётных и расчётных  документах, отражаются записью:

  Д-т счёта 18/1 «Налог на добавленную стоимость по приобретённым основным средствам»;

  К-т счёта 60 «Расчёты  с поставщиками и подрядчиками». 

 По мере оплаты счетов  поставщиков в учёте составляется  запись:

  Д-т счёта 60 «Расчёты  с поставщиками и подрядчиками»;

  К-т счёта 51 «Расчётный  счёт».

 При вводе основных  средств в эксплуатацию составляется  запись:

  Д-т счёта 01 «Основные  средства»;

  К-т счёта 08 «Вложения  во внеоборотные активы».

 На сумму зачитываемого  налога на добавленную стоимость  по приобретённым объектам составляется  запись:

  Д-т счёта 68 «Расчёты  по налогам и сборам»;

  К-т счёта 18/1 «Налог на добавленную стоимость по приобретённым основным средствам».

 При этом суммы НДС  (начиная с 01.01.2005 г.), уплаченные  при приобретении основных средств,  подлежат вычету с момента  принятия их на учёт в полном  размере, независимо от суммы налога, начисленной из выручки от реализации товаров, работ, услуг в этом налоговом периоде.

 Безвозмездное получение  основных средств в пределах  одного собственника в учёте  отражается следующей записью:

  Д-т счёта 01 «Основные  средства»;

  К-т счёта 83 «Добавочный  фонд».

 Если полученные объекты  были в эксплуатации, то  на  сумму амортизации составляют  запись:

  Д-т счёта 01 «Основные  средства»;

  К-т счёта 02 «Амортизация  основных средств».

 Безвозмездное получение  основных средств, кроме получения  их в пределах одного собственника, отражается у получающей стороны  по рыночной стоимости следующей  записью:

  Д-т счёта 01 «Основные  средства»;

  К-т счёта 98 «Доходы  будущих периодов».

 Суммы, учтённые на  счёте 98, списываются на счёт 92 «Внереализационные доходы и  расходы» по мере начисления  амортизации по этим объектам  основных средств.

 На сумму начисленной  амортизации по безвозмездно  полученным основным средствам  составляется запись:

 Д-т счёта 26 «Общехозяйственные расходы» (23, 25, 44 и др.)

 К-т счёта 02 «Амортизация основных средств».

 Одновременно на сумму  начисленной амортизации составляется  запись:

 Д-т счёта 98 «Доходы будущих периодов»;

 К-т счёта 92 «Внереализационные доходы и расходы».

 Фактические затраты  по доставке, установке, монтажу  и другие, связанные с безвозмездным  получением объектов, собирают по  дебету счёта 08 «Вложения во  внеоборотные активы». При этом  в учёте составляется следующая  запись:

 Д-т счёта 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

 К-т счёта 10 «Материалы» (23, 25, 26, 60, 70 и др.)

 Указанные затраты  при принятии объекта в эксплуатацию  списывают в дебет счёта 01 «Основные  средства» с кредита счёта  08 «Вложения во внеоборотные активы».

 На стоимость предоставленных  учредителям основных средств  в собственность организации  составляется запись:

 Д-т счёта 01 «Основные средства»;

 К-т счёта 75 «Расчёты с учредителями».

 Стоимость предоставленных  средств определяется по договорённости  сторон или по рыночной стоимости.

 В настоящее время  широкое распространение получило  так называемое долевое строительство.  Авансы, перечисленные подрядной  организации по договору долевого  строительства на возведение  объектов основных средств, организации-застройщики  отражают следующей записью:

 Д-т счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», субсчёт «Авансы, выданные на долевое строительство»;

 К-т счёта 51 «Расчётный счёт» (52, 55).

 На основании оформленных в установленном порядке актов выполненных работ стоимость выполненных подрядных работ по строительству объекта или этапа отражается записью:

 Д-т счёта 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

 К-т счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», субсчёт «Авансы, выданные на долевое строительство».

 Приобретение объектов  основных средств по договору  долевого строительства с целью  их дальнейшей продажи отражается  в бухгалтерском учёте организации-дольщика  следующей записью:

 Д-т счёта 41 «Товары»;

 К-т счёта 08 «Вложения во внеоборотные активы».

 Неучтённые объекты основных средств, выявленные при инвентаризации, принимаются к бухгалтерскому учёту по рыночной стоимости и отражаются следующей записью:

 Д-т счёта 01 «Основные средства»;

 К-т счёта 92 «Внереализационные доходы и расходы».

 Аналитический учёт основных средств ведётся в натуральном выражении в разрезе отдельных инвентарных объектов. Под инвентарным объектом понимается отдельный предмет (или комплекс предметов), предназначенный для выполнения определённых функций. Для организации учёта и контроля движения основных средств каждому объекту присваивается инвентарный номер, который указывается как на самом объекте, так и во всех первичных документах по учёту основных средств. Аналитический пообъектный учёт основных средств ведётся бухгалтерией в инвентарных карточках (книгах) формы № ОС-6, ОС-6а, ОС-6б.

Инвентарные карточки открываются  в начале года. В них по каждому  виду основных средств отражаются: наличие объектов основных средств  на начало отчётного периода, поступление  и выбытие за месяц, наличие на начало следующего месяца. Итоги записей  в карточках используются для  заполнения отчётности о движении основных средств. Инвентарные карточки и карточки учёта движения основных средств сверяются с данными синтетического учёта основных средств.

 В целях контроля  за сохранностью инвентарных  карточек их регистрируют в  специальной Описи инвентарных  карточек по учёту основных  средств формы № ОС-7. Учёт поступления  основных средств ведётся по  их видам и классификационным  группам в Карточках учёта  движения основных средств формы  № ОС-8. На основании итоговых  данных этих карточек заполняются  отчётные формы по движению  основных средств. Для пообъектного  учёта основных средств в местах  нахождения в эксплуатации по  материально ответственным лицам  применяется Инвентарный список  основных средств формы № ОС-9.

4.   Документальное оформление выбытия основных средств.

 Выбытие основных средств связано либо с их безвозмездной передачей другим организациям, либо с продажей, либо с ликвидацией вследствие физического или морального износа, аварий, стихийных бедствий, с вкладом в уставный фонд других организаций, передачей в обмен на другое имущество или недостачи и других законодательно установленных случаев.

 Безвозмездная передача, реализация, передача в совместную  деятельность, доверительное управление  и другими способами, не противоречащими  действующему законодательству  основных средств другой организации  оформляется «Актом о приёме-передаче  объекта основных средств» формы № ОС-1, либо «Актом о приёме-передаче групп объектов основных средств» формы № ОС-1а. К ним прилагаются паспорта и другие сопроводительные документы. При безвозмездной передаче акт составляется в двух экземплярах (для сдающей и принимающей основные средства организаций), а при продаже – в трёх экземплярах (первый экземпляр прилагается к акту, второй- к извещению на передачу и для оплаты счёта, а третий передаётся лицу, принимающему основные средства).

 Сведения об объекте  основных средств, находящихся  в собственности двух и более  организаций, записываются в акт  соразмерно доле организации  в праве общей собственности.

  В форме № ОС-1 раздел 1, имеющий информационный характер, для объектов основных средств,  бывших в эксплуатации, заполняется  на основании данных передающей  стороны (организации-сдатчика).

  При приобретении  основных средств через розничную  торговлю или изготовлении для  собственных нужд раздел 1 не заполняется.

  Сумма начисленной  амортизации указывается с начала эксплуатации.

  Раздел 2 заполняется  организацией-получателем только  в одном экземпляре, который остаётся  в этой организации.

  Выбытие основных  средств (кроме автотранспорта) вследствие  полного или частичного их  списания оформляется «Актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)» формы № ОС 4. Он составляется в двух экземплярах комиссией, назначаемой руководителем организации (первый экземпляр передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома и т.п.).

  При списании с  баланса машин, оборудования и  транспортных средств в следствие  аварии к акту прилагается  копия акта об аварии, где указываются  её причины и виновники.

  Списание грузовых  и легковых автомобилей, прицепов  и полуприцепов или их ликвидации  оформляется «Актом о списании  автотранспортных средств» формы  № ОС-4а. Акт составляется в  двух экземплярах комиссией, назначенной  руководителем автохозяйства (организации), утверждается им же или лицом, на то уполномоченным (один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность указанных средств).

  При списании групп  объектов основных средств (кроме  автотранспортных средств) применяется  «Акт о списании групп объектов  основных средств (кроме автотранспортных  средств)» формы № ОС-4б. [3]

  Выбытие основных  средств вследствие ветхости, полного  износа (физического или морального), аварий, стихийных бедствий, нарушения  нормальных условий эксплуатации, а также в связи со строительством, расширением, реконструкцией и  техническим перевооружением организаций  (цехов) и по другим причинам  называется ликвидацией. Она связана  с процессом разборки, демонтажа  оборудования, транспортных средств,  перевозки объектов, очистки территории  и т.д. При ликвидации основных  средств организации несут соответствующие  затраты в виде заработной платы, начисленной рабочим за разборку объекта, дополнительно используемых материалов и др.