Организация документов и дел РФ

Министерство образования  Сахалинской области 
Государственное бюджетное образовательное учреждение 
среднего профессионального образования 
«Сахалинский промышленно-экономический техникум»

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ АФ РФ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций

Исполнитель: 

Руководитель: 

Оценка: ___________

Руководитель:___________

Нормоконтроль____________

Южно-Сахалинск, 2012

Содержание

Введение…………………………………………………………….………3

Глава 1. Архивный фонд РФ……………………………………………..5

1.1. Понятие «архивный документ» и «архив»……………………....5

1.2. Организация документов  в государственных архивах РФ…….8

Глава 2. Порядок комплектования и использования документов АФ РФ ….12

2.1. Классификация документов Архивного фонда РФ…………………..12

Заключение………………………………………………………………………23

Список литературы……………………………………………………………..24

Введение

Архивы являются самой  ценной частью социальной памяти, так  как они долговечны, специально создаются  для хранения документов и концентрируют  информацию о наиболее глубинных  сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую  социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.

Одной из отличительных черт общественного сознания и научной  культуры нашего времени, связанных  с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину  исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и  ретроспективной документной информации.

Архивы призваны осуществлять следующие основные функции.

Первая функция - сохранить документы, то есть сохранить национальную историю, национальную память.

Вторая функция - обновлять  эту память, то есть свежие документы  о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Эти три  или два процента от общего объема документов должны быть репрезентативны, отражать все основные события, которые  происходят в стране, чтобы потом  можно было судить о главных событиях, которые происходят сейчас.

Третья функция - документы  должны быть объединены в справочно-поисковые  системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.

Наконец, четвертая функция, самая близкая всем гражданам  нашей страны, - это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

Цель курсовой работы является организация документов и дел АФ РФ.

Задачи курсовой работы состоят  в том, чтобы:

1. Ознакомится с комплектованием АФ РФ;
2. Рассмотреть организацию дел;
3. Изучить организацию документов и дел .АФ РФ

Предметом исследования данной работы является организация документов АФ РФ. Объектом исследования – предмет  комплектования.

Курсовая работа состоит  из введения, 2-х глав, заключения, и списка литературы.

В главе 1 даны общие понятия архива, организации документов в государственных АФ РФ. Глава 2 рассматривает классификацию документов, использование документов архива.

Глава 1. Архивный фонд РФ

1.1. Понятие «архивный документ» и «архив»

Архивный документ.

Вспомним, что подразумевают под  словом документ. Документ - это результат  закрепления информации о предметах  объективной действительности и  о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Есть и другие трактовки понятия  документ, например в ГОСТ 16487 - 83: «Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.

Так, например, белая стена не является документом. Но как только на ней  появляется надпись «Здесь был Вася» - это уже документ, призванный пронести имя Васи сквозь века. Историкам  известно немало случаев, когда настенные  или даже наскальные надписи становились  ценным источником по истории культуры народов.

Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» 

Архивный документ - это ценный материальный носитель информации, сохраняемый  или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или  собственника. Весь вопрос в том, для  кого он представляет ценность: если для  общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Архив. Слово архив (от греч. archeioп и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский ЯЗЫК вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIП в., например в Генеральном регламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».

В XVIП в. слово архив (ж. р. - архива) означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVПI в. архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX в. термин архив стал употребляться для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова» (М., 1870-1895. Т.I-40); «Архив графов Мордвиновых (СПб, 1901-1903. Т. 1-10); «Русский архив». Кроме того, согласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т. е. архивохранилище.

В современной архивной терминологии социалистических стран (М.,: вып. 1-2, 1982, 1988) была сделана попытка покончить с многозначностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487 - 83 запрещал употреблять термин личный архив. ПОНЯТИЕ архив было тесно связано с государственным хранением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность термина архив снова закреплена в законе.

Таким образом, в современной трактовке  архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников  и километрами стеллажей. Архивом  можно назвать скромную пока кучку  конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно  разделить на две группы: государственные  и ведомственные. Государственные  архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию  архивных документов в це-лях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Ведомственные архивы - структурные  подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и  организyющиe их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд Российской Федерации

Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного  наследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав ГАФ СССР входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 г., могли быть национализированы.Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов. В архивоведческой литературе синонимами термина «организацию» являются термины «классификация» и «систематизация» документов и дел. Классификация - это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация - физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел в  современном понимании предполагает единство двух процессов - классификации  и систематизации документов. Организация  документов и дел Архивного фонда  страны осуществляется по трем уровням: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда. Организация документов и дел  в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом (первый уровень  организации документов).

1.2. Организация документов  в государственных архивах РФ.

Государственные архивы России являются основными хранителями  и распорядителями Архивного  фонда Российской Федерации - исторически  сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы - это  специализированные государственные  учреждения, основное звено системы  учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной  части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами  государственных организаций и  передаваемыми им документами негосударственных  организаций и физических лиц; создают  и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и  информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими  лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной  власти и самостоятельное использование  архивных документов в интересах  укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной  информации.

Формируя, храня и организуя  использование архивных документов, государственные архивы тем самым  участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении  архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов  информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов  являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

В архивах документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям — архивным фондам и архивным коллекциям. По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их не фондовая организация .

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд. Признаками фондообразователя являются: его организационная (функциональная) обособленность — наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса (сметы); расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков; для физического лица — наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет архивный фонд.

Разновидностями архивного фонда являются:

– архивный фонд организации, состоящий из документов,

образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

– архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов,

образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи,

_рода;

– объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи — однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др., а для физических лиц — родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по  одному или  нескольким

признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому,

хронологическому и другим).

Глава 2. Комплектование АФ РФ

2.1. Классификация документов Архивного фонда РФ

Под классификацией документов Архивного фонда РФ понимается их научная группировка по наиболее существенным признакам.

Классификация – это основа организации Архивного фонда  РФ. Классификация документов Архивного  фонда РФ включает в себя три ступени (этапа) с учётом уровней объектов классификации. Классификация осуществляется в пределах[6]:

- Архивного фонда в целом;

- государственного архива;

- архивного фонда.

Классификация документов Архивного  фонда РФ строится на основе следующих  признаков:

- по формам собственности;

- историческим периодам;

- видам носителей информации, способам и технике закрепления информации;

- срокам хранения и др.

Классификация документов Архивного  фонда РФ предполагает их научную  группировку с целью правильного  распределения по государственным  архивам.

По формам собственности  документы классифицируются на документы  федеральной, субъектов Российской Федерации, муниципальной и частной  собственности.

По историческим эпохам. В современных российских государственных  архивах исторически сложилось  деление всех документов Архивного  фонда РФ на документы периода  до 1917 г. и после 1917г. (дореволюционные  и советские).

Документами советской эпохи  считаются документы, образовавшиеся в деятельности учреждений советской власти, возникших в результате Октябрьской революции. Документы учреждений Временного правительства отнесены к досоветскому периоду.

При классификации документов учреждений фондообразователей, которые существовали до и после революции (заводы, фабрики, банки, научные и культурные учреждения и др.), разграничительной датой при делении по эпохам принята дата их национализации, конфискации и реорганизации.

Документы личного происхождения  относятся к той или иной эпохе  в зависимости от их конкретного  содержания и хронологических рамок.

По видам, способам и технике  закрепления информации.

С учётом вида носителей, способов и технике закрепления информации архивные фонды и архивные документы  хранятся в общих и специализированных отделах общих архивов.

Например, специализированными  архивами являются Российский государственный  архив кино-фото документов (РГАКФД), Центральный государственный архив кино-фото документов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД Санкт-Петербурга), Центральный архив аудиовизуальной документации Москвы (ЦААДМ), хранящие наиболее полные и ценные коллекции фотодокументов по истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и располагающие современным техническим оборудованием для проведения реставрационных работ с фотодокументами, изготовления их копий.

Фотодокументы Архивного  фонда Российской Федерации активно  используются для создания и обновления музейных экспозиций, выставочных проектов, фотоальбомов военно-патриотической тематики, монографий, энциклопедических, учебных  и справочных изданий и др.

По срокам хранения.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно - в государственных  архивах, музеях, библиотеках и  организациях Российской академии  наук;

2) временно - в государственных  органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в  течение установленных сроков, а  также в муниципальных архивах  в случае наделения органа  местного самоуправления муниципального  района или городского округа  отдельными государственными полномочиями  по хранению, комплектованию, учету  и использованию архивных документов, относящихся к государственной  собственности и находящихся  на территории муниципального  образования. 

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе  государственные академии наук, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается  Правительством Российской Федерации.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно - в муниципальных  архивах, музеях и библиотеках; 

2) временно - в органах  местного самоуправления, муниципальных  организациях и создаваемых ими  архивах в течение установленных  сроков.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в частной собственности, могут  храниться их собственниками или  владельцами самостоятельно или  могут быть переданы по договору на хранение в государственный или  муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия  хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами  с соблюдением норм Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации".

Установлены следующие сроки  временного хранения документов Архивного  фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы (ст. 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации"):

 1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

 2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

3) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному  составу, записей нотариальных действий, по хозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской  документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео - и фотодокументов - 3 года.

Принадлежность документов к определённым отраслям государственной  и общественной деятельности.

Это признак применяется  для организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных  архивов.

Пополнение АФ РФ идет непрерывно. При этом учитываются изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архивы и создаваемыми в настоящий момент.

Создаваемая в настоящий момент и в будущем современная документация с точки зрения ее отбора на хранение требует от нас решения ряда проблем, которые традиционно объединяются в две большие группы: определение источников комплектования архивов и определение состава принимаемых документов. Все остальные вопросы или входят в данные группы или непосредственно связаны с ними.

Система мероприятий по комплектованию архива включает:

1. Определение источников комплектования

2. Определение состава документов, подлежащих приему в архив

3. Подготовка документов и передача их на хранение в архив

Комплектование архивов осуществляется систематически: документы учреждений Федерального значения поступает на хранение через 15 лет, областного – 10 лет, районного – 5 лет.

В ведомственные архивы документы поступают ежегодно, хранятся временно, в пределах установленных сроков.

Если обратиться к истории, то можно проследить динамику наших представлений об источниках комплектования архивов. Зародившееся в конце 50-х гг. XX в. деление организаций на источники и не источники комплектования архивов уточнялось на протяжении 60-80 гг., достигнув своего апогея в 1987 г., когда вышли в свет "Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов" и "Примерные списки видов учреждений, организаций, предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования архивов". В 90-е гг. прошлого столетия произошел качественный скачок в развитии наших представлений об источниках комплектования архивов. Можно говорить о новом понимании роли и места организаций в обществе (ранее - в системе государственного управления, прежде всего). Широкое понимание отраслей народного хозяйства и культуры, представленных государственными и негосударственными организациями, воплотилось в критерий "функционально-целевое назначение организации". В отличие от критерия "значение организации" он оценивает место, которое организация занимает по своему происхождению (или предназначению), а не значимость, которая изменчива и может быть присуща любой организации с точки зрения определенных параметров. Что это дало нам в отборе? Прием целого ряда документов, которые в прежней ситуации, т.е. по старым критериям, не были бы приняты в состав АФ РФ. По сути дела, теперь все виды организаций с точки зрения их рода деятельности - источники комплектования (но не все организации).

Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения и организации.

Определение источников комплектования предполагает:

1. Изучение структуры и организационных основ отраслевой системы
2. Анализ состава организаций и их документации
3. Установление форм приема документов от организаций,
4. отнесенных к числу источников комплектования.

При изучении организационных основ и структуры организационной системы необходимо ознакомиться с особой и специальной литературой по вопросам управления и организации деятельности системы, организационно - распорядительными нормативными и методическими документами. В этих целях необходимо установить контакт со специалистами отрасли, изучить специальные материалы.

В ходе изучения структуры и организационных основ отраслевой ведомственной системы важно выявить все направления ее деятельности, степень централизации управления в системе, характер связей организаций отрасли с органами общей компетенции и межотраслевыми органами.

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами: принадлежности документов к составу Архивного  фонда РФ;

1. соблюдения прав собственности на документы;
2. происхождения и территориальной принадлежности документов;

Государственные и муниципальные  архивы комплектуются документами  Архивного фонда РФ, образующимися  в процессе деятельности государственных  органов, органов местного самоуправления, организаций, предприятий и граждан  и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в государственной или муниципальной  собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных  органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных  организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные  и муниципальные архивы.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в частной собственности, поступают  в государственные и муниципальные  архивы, музеи, библиотеки, организации  Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.