Организация документооборота на предприятии. 2

Содержание

Введение………………………………….………………………………3

Организация документооборота на предприятии……..…………..….5

Электронный документооборот ……………. …………………….…12

Заключение………………………………………………………….….17

Источники информации………………………………………………..19

Введение

Информация, выраженная в документах, является полноценным ресурсом эффективного управления каждого предприятия. Ее недостача, наряду с избытком ненужной, искажает хозяйственную деятельность. Таким образом, основой в процессе работы с документами выступает организация документооборота на предприятии, хранение документов и их непосредственное использование в его текущей деятельности.

Правильно организованный документооборот  способствует оперативному прохождению  документов в управленческом аппарате, пропорциональной загрузке звеньев  предприятия и его должностных  лиц, исключительно важен в финансовом и управленческом учете хозяйствующих субъектов, т.е. положительно воздействует на процессы управления в целом.  
Организация документооборота на предприятии зависит от масштаба деятельности предприятия, его функций, количества звеньев и объема документопотоков.

Документооборот - это ни что иное, как постоянное и непрерывное движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения субъектом документационного обеспечения управления до момента окончания выполнения, отправки или уничтожения.¹

Данная тема актуальна, поскольку  роль документооборота в системной организации переоценить невозможно. Ведь с его помощью можно восстановить содержание любого вопроса предприятия, извлекая при этом опыт, или проанализировать определенную ситуацию, установив причинно-наследственные знания, т.е. правильно организованный документооборот – самый надежный архив компании. Кроме того, это возможность учитывать и контролировать результаты деятельности субъекта хозяйствования, технология, способствующая функционирование всего предприятия на высококвалифицированном уровне, и опять-таки, средство менеджмента организации.

Типичными ошибками в процессе планирования системы организации документооборота являются недостаточное интегрирование документооборота в систему управления, возложение обязанностей по ведению делопроизводства на другое должностное лицо, децентрализованное хранение документов, неправильная стратегия информационного обеспечения, отсутствие учета о движении документов и др.

1. Организация документооборота на предприятии

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

• первичная обработка поступивших документов
• предварительное рассмотрение документов
• регистрация
• рассмотрение документов руководством
• направление на исполнение
• контроль исполнения
• подшивка документов в деле
• формирование дел
• оформление дел
• передача дел в архив²

Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается  в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением  личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить  правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют  на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы  могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и  контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и  срочные из поступивших документов. Эти документы складываются в  специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные  документы, не требующие принятия решения  на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения  или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрация

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей  записью кратких данных о нем  в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения  сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная - при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная - при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.

Важным принципом регистрации  документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы  делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

• входящие документы
• исходящие документы
• внутренние документы
• коммерческие контракты
• документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные  способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный  номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого  января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы  должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения  структурного подразделения или  должностного лица, номера дела, в которое  будет подшит документ или его  копия.

В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

Рассмотрение документов руководством

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения  руководителю организации. Принятие управленческого  решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях. В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Если в резолюции указывается  несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для  одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник  документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции  первым.

Направление на исполнение

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным  исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости  фиксируется в журнале регистрации  или в регистрационной карточке. Документ все время до момента  исполнения находится в рабочей  папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании  которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно  оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный  проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты  документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Контроль исполнения

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Подшивка документов в  дела

В дело документ и все относящиеся  к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа  в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта дела формируют  и сотрудники структурных подразделений  организации. Методическое руководство  и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

2. Электронный документооборот

Существует множество определений  того, что такое электронный документ, СЭД, ECM... Самые понятные и емкие из них.

Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

ECM (Enterprise Content Management) – в переводе этот термин звучит как "управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)". Это понятие несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, для того чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать правила хранения документов и т.д.³

Преимущества  электронного документооборота:

Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Повышение исполнительской  дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система электронного документооборота напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Сокращение затрат времени  руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.

Легкость внедрения инноваций  и обучения. Благодаря системе оповещения, можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной  культуры. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

Достоверность и законность электронного документа

Определение достоверности и юридической  значимости бумажного документа  – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи  и печати. Но как определить достоверность  электронного документа?

Для этого создана электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении  механизм ЭЦП работает следующим  образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного  программного обеспечения генерирует так называемые "сертификаты ключей" для каждого пользователя. Ключ ЭЦП  – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого  ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может  подписать документ ЭЦП) и открытого  ключа (он доступен всем, с его помощью  можно определить, кто и когда  подписал электронный документ).

При использовании ECM-системы все "сложности", с которыми может столкнуться  пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать  нужную функцию: "Подписать документ" (документ, подписанный ЭЦП, будет  одновременно закрыт для изменений) или "Получить информацию о подписях".

Что касается законодательной основы работы с электронными документами, Федеральный закон N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" регламентирует работу с ЭЦП только в общих чертах. Поэтому тема создания законов, регламентирующих обмен юридически значимыми электронными документами между сторонними организациями, остается одной из самых актуальных.

При работе с электронными документами  также следует иметь в виду, что есть некоторые виды документов (кадровые документы, счета-фактуры  и др.), существование которых  пока допускается только в бумажном виде.

Однако внутри организации могут  действовать любые электронные  документы, подписанные ЭЦП. Нужно  только принять соответствующие  положения и преодолеть психологический  барьер у сотрудников, которые после  перехода на ЭЦП перестанут видеть живую подпись руководителя на документе.

Заключение

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.⁴

 Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.⁵

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот  исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого  учета, его нельзя рассматривать  в отрыве от специфических бизнес-процессов  конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления  полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого  типа документа определяется схема  движения по этапам развития от момента  его возникновения (создания или  получения) до списания и отправки в  архив. Каждый этап жизненного цикла  документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный  за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются  связи с документом-основанием и  дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга  документы и операции, ускорить работу над документами.

Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере

Автоматизация документооборота –  это современная тенденция по упрощению фиксированных повторяющихся (рутинных) операций связанных с  ведением документооборота систематизации информации.

Источники информации:

Нормативные документы:

1. Федеральный закон N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

Интернет ресурсы:

http://jucos.ru

http://dogovorum.ru

http://www.avacco.ru

http://slovari.yandex.ru

http://documentscirc.ru/

¹ http://jucos.ru

² http://dogovorum.ru

³ http://ecm-journal.ru

⁴ http://www.avacco.ru

⁵ http://www.avacco.ru